物业管理有限公司-人事行政管理制度.docx

光大物业管理有限公司管理体系文件 GDWY-QEC-BG-01 2004 A/0
目 录
1. 2004年度质量目标展开表
2. 行政办公室职责
3. 行政办公室人员任职条件与岗位职责
4. 行政办公室工作流程图
5. 工作要求
6. 行政管理制度
6.1 会议管理规定
6.2 文件管理规定
6.3 证件、图书、档案管理规定
5.4 印章管理规定
6.5 机动车辆管理规定
6.6 乘坐出租车管理规定
6.7 员工就餐管理规定
6.8 工服管理规定
6.9 日常报销管理规定
6.10 资源节约管理规定
6.11 制订各类计划/总结的管理规定
6.12 物资采购及管理控制程序
6.13 行政表格清单及样表
7. 人事管理制度
7.1 总则
7.2 招聘与辞退管理规定
7.3 考勤制度
7.4 分配制度
7.5 福利管理规定
7.6 奖惩条例
7.7 员工培训制度
7.8 员工考核制度
7.9附则
7.10 人事表格清单及样表
8. 环境因素清单

92

光大物业管理有限公司管理体系文件 GDWY-QEC-BG-01 2004 A/0
1. 年度质量目标展开表
CJ-BG-018 编号：
序
号

质量目标

目标值

落实措施

计划完成时间

责任部门

检查部门

备 注

光大物业管理有限公司管理体系文件 GDWY-QEC-BG-01 2004 A/0
2. 行政办公室工作职责

1. 负责管理体系的策划、运行.改进的归口管理;
2. 负责组织编制、评审修订管理体系文件；
3. 负责文件的控制，负责收集、登记、更新、传达适用的法律法规和其他要求的文件及其管理；
4. 负责公司记录的归口管理:
a) 负责形成公司“记录一览表”;
b) 负责编制公司通用记录格式;
c) 负责指导、监督各部门记录表格的形成、使用。
5. 负责推动管理方针的贯彻及管理目标、指标的完成
a) 通过会议、培训等方式宣传管理方针、目标指标；
b) 将质量目标分解至相关部门并组织制定落实措施；
c) 监督目标指标落实及完成情况。
6. 负责公司信息交流与沟通的归口管理工作
a) 办公会
b) 文件传阅
c) 信息沟通
7. 负责人力资源管理的归口管理和培训工作
a) 人事
b) 劳资
c) 培训需求的调研，培训工作的组织、实施及有效性评价；
d) 人员教育、培训，技能和经验记录的形成。
8. 负责组织各部门识别、评价、确定、更新环境因素。
9. 负责公司服务、环境运行活动的监督检查，负责内审和管理评审的组织工作；
10.负责工作环境的监督管理
11.负责公司办公设备、用品的采购管理
a) 采购
b) 库房管理
c) 物品发放
12.负责公司设备设施的综合管理；
13.负责参与新物业项目的筹备工作；
14.负责顾客满意的监督测量；
15.负责识别并实施公司各项持续改进活动，包括对不符合、纠正预防措施的归 口管理；
16.负责组织公司相关数据的收集、分析和利用；
17.负责公司行政后勤管理工作。

3. 行政办公室员工任职条件与岗位职责

岗位
岗位职责
任职条件

行
政
办
公
室
主
任
a) 负责制定人力资源的发展规划和年度计划；
b) 协助公司领导对中层管理人员的晋升或调整；
c) 负责制定员工的发展培训计划；
d) 负责提出薪酬体系建议；
e) 负责制定绩效考核具体指标和考核办法；
f) 负责制定制定福利政策；
g) 负责人力资源整体管理工作；
h) 负责督促检查公司决定的执行与落实；
i) 负责拟定公司人事行政各项规章制度；
g) 协助各部门编制公司年度工作计划及公司经营指标；
k) 负责组织起草各类公文函件并审核待签发的文稿；
l) 负责筹备股东会、董事会、总经理办公会会议的召开；
m) 负责协调、平衡各部门之间及公司内外的关系。
n) 负责本部门团队建设。
1. 具有大专以上或同等学历；
2. 具有三年以上人事行政工作经验；
3. 具有高度的责任感和严谨的工作态度；
4. 具有较强的沟通协调能力和独立解决问题能力；
5. 对物业经营略微了解。

人
力
资
源
管
理
岗
a) 协助组织员工招聘,负责员工入职、转正及离职手续；
b) 协助办公室主任制定培训计划；
c) 负责组织员工培训；
d) 负责考勤管理及工资的发放；
e) 负责办理员工档案、社会保险事项；
f) 负责人事档案的管理；
g) 协助制定福利制度，制作员工各项福利报表；h) 协助编写人力资源管理制度。
1. 具有相关专业大专以上学历；
2. 熟悉国家劳动法律法规
3. 具有一年以上人事工作经验；
4. 为人正直、原则性强、沟通协调能力较强。

岗位
岗位职责
任职条件
行
政
管
理
岗
a) 负责各类公文的起草,指导、监督、检查各项决议的落实；
b) 负责会议的安排及记录；
c) 负责行政档案的管理；
d) 负责公司内外部信息收集及信息沟通；
e) 负责印章及公司证件的管理；
f) 负责员工餐饮管理；
g) 负责行政文件的签收、呈送、分发；
h) 协助编制行政管理制度并整理公司各部门制度；
i) 负责重要环境因素的管理；
j).负责对机动车辆使用管理。
1. 具有大专以上或同等学历；
2. 具有一年以上工作经验；
3. 有一定组织能力和协调能力；
4. 了解物业经营状况；
5. 熟练掌握办公室软件的操作。
采
购
员
a) 负责采购计划及月资金计划的汇总；
b) 负责采购物资的市场调研；
c) 负责物资的采购；
d) 负责物品说明书、保修卡的收集
e) 负责收集、整理各管理中心工程档案、设备设施资料及相关图纸。

1. 高中以上学历；
2. 北京市户口；
3. 有驾照；
4. 能熟练操作EXCEL工作表
库
管
员
a) 负责对资产的定期盘点；
b) 负责库房的管理；
c) 负责对采购物资的收货及发货；
d) 负责劳务食堂的管理；
e) 负责公司各中心物资的协调。

1. 中专以上学历；
2. 有一定的统计能力；
3. 能熟练操作EXCEL工作表。

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4. 行政办公室工作流程图
行政办公室工作

环境管理
后勤管理
工程项目管理
采购
人力资源管理
文件记录管理
QMS/EMS工作

环境控制
管理体系策划
环境因素识别
设备环境管理
工作服管理
劳务人员食堂
新项目筹备
工程资料管理
发放
库管
采购
培训
劳资
人事
文件编制、审核、批准

文件记录管理
文件编写

管理体系运行

内审

有效性评价
管理评审
监视和测量

监督检查
持续改进活动

信息交流与沟通

记 录

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5．工作要求

5.1 行政管理工作要求
5.1.1 建立沟通网络平台,保证公司上下、内外信息交流通畅。
5.1.2 指导、督促各部门对公司决议和各项计划的实施状况,对各项工作进行有效的控制。
5.1.3 制订、完善行政管理制度及各项工作程序,监督制度的执行情况,做到严格控制工作程序。
5.1.4 加强集中采购,降低物资采购成本。保证物品质量的情况下控制较低的价格。
5.1.5 加强各类资料的管理。对档案进行分类及妥善保管,不得遗失、损坏并能简洁快速的进行翻阅；对资料的外借做好登记；做好档案保密工作。
5.1.6 对固定资产进行定期盘点,加强对库房的管理,严格控制物品质量验收及领用,控制物耗成本,避免资源浪费。
5.1.7 司机安全行使机动车,做到不犯交规,按时对车辆进行检修及年检。
5.1.8 热情接待公司客户及相关单位人员。
5.1.9加强企业文化建设,建立学习型组织,形成轻松舒适而又有条不紊的工作环境,树立良好的公司形象。

5.2 人力资源管理工作要求
5.2.1 依照国家法律法规和相关部门及公司的规章制度办理一切事务,做到办事有依据,不凭个人感情办事。
5.2.2 未经公开或讨论的事宜,不得擅自传播,做执行纪律的模范,提倡团结、严谨、求实、和谐的人际关系和工作作风。
5.2.3 对公司人事规划、员工工资、员工档案及考核评估结果要做到严格保密。
5.2.4 针对公司发展规划做好人员需求计划,并做好岗位分析,编写岗位说明书。
5.2.5 为公司招聘高质量、高素质人才,做到因岗设人,人尽其才。
5.2.6 为新员工做好入职培训,使全体员工全面了解公司的发展历史、规模、愿景及各项管理制度。
5.2.7 为加强员工专业技能培训,拟定年度培训计划,做好人力资源的开发与培训,加强员工自身提高。
5.2.8 严格遵循公司薪酬体系,认真发放员工工资,不得出现遗失或遗漏工资。
5.2.9 为新员工及时作好社保续接手续和档案调入工作,为离职员工妥善处理其社保档案和个人档案。
5.2.9 按时对员工做绩效考核,作好评估并及时反馈。考核应本着公平、保密的原则。
5.2.10 关心员工,了解员工,提高员工工作积极性。
5.2.11 公正、平和解决员工劳动纠纷。

6. 行政管理制度

6.1会议管理规定
6.1.1总则
为改进作风,减少会议、缩短会议时间,提高会议质量,特制订本制度。
6.1.2 会议分类及组织
总经理办公会。主持人:常务副总,参会人:公司副总、总经理助理、行政部办公室主任。
中心主任会。主持人:常务副总,参会人:公司副总、公司部门经理、中心主任。
中心例会。主持人:中心主任,参会人:中心各部门主管。
其它会议。
6.1.3 会议安排
为避免会议过多或重复,公司正常性会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。
参会人员及相关部门接到会议通知后,应做好有关准备工作。包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、布置会场等
6.1.4会议后续工作
文员做好会议纪要,上报公司领导并分发给各参会人员.行政办公室监督会议决议的落实情况。

6.2 文件管理规定
6.2.1 总则:
6.2.1.1目的：
为使文件管理制度化，增进文件处理之品质及效率，畅通信息沟通渠道，特制订本规定。
6.2.1.2 范围：
本规则所称文书管理,指公司各部门、中心之间及公司内部与外界来往的文书(包括信函、传真、电报、签呈等),自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
6.2.2 工作职责：
a) 总经理负责对外发文及对全公司发文的审批。
b) 行政办公室为公司层文书管理的归口部门,负责对往来文件进行核稿及收发、拆封、分文、稽催、校对、监印、记录、档案管理等事宜。
c) 中心主任负责本中心对公司层、本中心内部发文及对客户/业主发文的审批。
d) 中心文员为管理中心层文书管理的归口部门,负责对往来文件进行核稿及收发、拆封、分文、稽催、校对、监印、记录、档案管理等事宜。
e) 发文部门负责起草文件。
f) 收文部门负责文件政策的落实。
6.2.3 工作程序：
6.2.3.1 行文格式
6.2.3.1.1 公司行文主要分为以下几种格式:
a) 公告/通知:主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
b) 内部请示:下级对上级有所请示时使用。
c) 合同会签表:上级对签订合同审批时使用。
d) 公文处理单:公司外部来文处理时使用。
e) 公文传阅单:公司文件传阅时使用。
f) 公事通知单：公司内部同级部门之间发文时使用。
g) 表格式公文:政府机关规定的表格式公文及公司人事令、工程验收等,可依实际需要印为固定格式使用。
6.2.3.1.2 行文字体
a) 对外发文及内部《通知》：字体：仿宋体，标题为加黑三号字，文号为五号字，正文为四号字，行距：单倍行距，间距：标准。
b) 公司《制度/规定》：字体：标题为黑体小二号字，二级标题为四号加黑宋体字，正文为小四号宋体字，行距：1.5倍行距，间距：标准。一律按照质量管理体系文件格式编写。
c) 字迹清楚，易于辨认。
6.2.3.2 文件的审批及收发
a) 中心部门向本中心部门或中心主任发文：
发文部门起草文件 中心文员登记 中心主任审批 中心文员签发、存档接收部门签收、执行。
b) 管理中心向客户/业主发文：
发文部门起草文件 中心主任审批 中心文员登记、存档并反馈发文部门 发文部门分发
c) 管理中心向公司或其它管理中心及公司外部（不含客户/业主）发文：
发文部门起草文件 中心文员登记 中心主任审核 交中心文员送行政办公室登记 公司相关部门审核 总经理审批 行政办公室签发、存档、记录
d) 公司向外发文：
公司发文部门起草文件 总经理审核 行政办公室签发、存档、记录。
e) 公司向管理中心发文：
公司发文部门起草文件 总经理审核 行政办公室签发、存档、记录 中心文员签收、记录、存档并分发相关部门/人员
6.2.4 附则:
6.2.4.1如传真发文须立即电话确认对方是否收到文件及询问文件是否齐全或清晰。
6.2.4.2 管理中心对客户/业主发文的落款一律为“光大物业管理有限公司 ××管理中心”

5.3证件、图书、档案管理规定
6.3.1 总则
6.3.1.1 为加强本公司文书存档立卷工作,特指定本规定
6.3.1.2 归档的文件材料必须按年度立卷,本公司内部机构在工作中形成的各类有保存价值的文件材料及图书、证件,都必须按照本制度的规定,分别立卷归档。
6.3.1.3 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专(兼)文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
6.3.2 归档范围
大致分为：行政档案、人事档案、业主档案、工程档案、图书、证件。
6.3.3 存档要求
对存档文件进行编号,在记录表上详细记录其名称、存档日期、份数、页数、主要内容、存档人。
对存档文件按照时间或者性质等进行归类,以便随时便捷的翻阅。
存档文件需放置在防潮、防腐、防晒处,电子文件更应注意防磁。
6.3.4 证件年审
公司各种证件需按时到相关部门办理年审手续或更新手续,以确保其时效。
6.3.5 证件、图书、档案借阅规定
因工作需要借出档案、证件、图书,需经上级批准后到档案管理人员填写《资料借阅单》,写明借阅人、借阅时间,归还时间方可借出。
必须按时归还,如因故离职需归还借出资料。管理员做好归还记录。

6.4 印章管理规定
6.4.1 总则
为规范公司用章,特指制订本规定。
6.4.2 印章的使用
6.4.2.1 各中心、部门篆刻印章需在公司领导的批准后方可刻制。
6.4.2.2 刻制印章后及时到行政办公室备案。
6.4.2.3 使用部门需经公司领导的审批签字后到行政办公室盖章,印章管理人员需对盖章做好记录,并对盖章文件进行备案。
6.4.2.3 因工作需要将印章借出,需经上级领导许可,到行政办公室办理借用手续,使用完毕及时归还。

6.5 机动车辆管理规定
6.5.1 总则
为严格公司车辆的使用管理，特制定本规定。
6.5.2 车辆管理权限
6.5.2.1 机动车辆属于公司的固定资产，统一由总经理办公室管理。
6.5.2.2 总经理办公室负责统一调配车辆，对车辆维修保养状况、行驶里程及燃油核算进行管理。
6.5.3 机动车辆使用范围
6.5.3.1公司领导用车；
6.5.3.2 各部门公务用车；
6.5.3.3 外出办理限时完成的公务用车；
6.5.3.4 与本公司有工作联系外部人员需要接送用车；
6.5.3.5 员工因重病、急病需要送医院或回家用车；
6.5.3.6 其他特殊情况用车。
6.5.4 使用车辆的手续
6.5.4.1 公司领导用车可直接通知办公室安排；
6.5.4.2 各部门用车须事先填写《派车单》，由办公室根据公务缓急统一安排。
6.5.5 车辆管理
6.5.5.1 安排车辆首先保证领导和各部门公务用车，遇有车辆周转不开情况时，办公室根据轻重缓急、路程远近与实际情况妥善安排；
6.5.5.2 车辆由当职司机驾驶并保管、维护，除司机因事、因病不能出车外，任何人不得将车开回家中；
6.5.5.3 逢周末或法定节假日，司机必须在放假前将车辆放回公司，钥匙交值班人员保存。节假日期间确有公务需要使用车辆的，需向办公室说明情况；
6.5.5.4 外单位人员借用公司车辆，须公司主管领导签字批准；
6.5.5.5 除日常公务用车外，车辆使用超过2小时时，需由用车人签字确认；
6.5.5.6 机动车油票视同现金管理，须经办公室主任签字后方可支用。
6.5.6 机动车驾驶员岗位要求
6.5.6.1 驾驶员要严格遵守交通规则和操作规程，严禁酒后开车，严禁疲劳驾驶；
6.5.6.2 驾驶员不得直接接受个用车要求，不得私自出车。私自出车产生后果由本人负责；
6.5.6.3 驾驶同要认真保养车辆，定期检查车辆状况，做好日常保养维护，定期更换机油及易损件，并做好车辆维修、保养记录，保证车辆干净整洁运行正常；
6.5.6.4 驾驶员根据办公室安排完成出车任务。
6.5.7 事故处理
凡公司车辆外出，因驾驶员违章造成交通事故并致使车辆损坏，经交管部门认定是我方驾驶员责任的，驾驶员（责任人）须承担事故处理费用的20%。

6.6 乘坐出租车管理规定
6.6.1员工外出办事在公司没有车辆安排情况下，应乘坐公交车，遇特殊情况，经中心主任确认，可以乘坐出租车；
6.6.2 公司部门经理级以上人员乘坐出租车须事先报公司主管领导同意；
6.6.3 特殊情况经批准乘出租车的，一般只报单程费用；
6.6.4 出租车费的报销费：报销应注明承办具体事宜，单据经所在单位（中心、公司部门）负责人确认后报办公室主任审核，并报公司主管领导审批。

6.7 员工就餐管理规定
6.7.1 员工每天按照公司规定时间就餐,就餐时间为11:50至13:00。
6.7.2 行政办公室负责餐厅的具体管理,正常工作日由行政部、管理中心文员统一订餐。
6.7.3 员工集中在餐厅用餐,不得在办公室用餐。
6.7.4 应珍惜粮食,不得多取饭菜。
6.7.5就餐员工应注意餐厅的卫生,讲究秩序,不要随便乱扔乱倒饭菜,用餐完毕将餐盒放入指定的垃圾桶内,保持餐厅的卫生。
6.7.6 就餐时要爱护餐厅的桌椅,不要随便移动,不得损坏公物。
6.7.7 就餐时不要大声喧哗、打闹。

6.8 工服管理规定
6.8.1 工服的领用及退换
6.8.1.1 员工在办理录用手续后，到行政部办理工服领取手续，同时缴纳相应的押金，押金条由个人保管。
6.8.1.2 工服配置、价格、使用年限、收取押金办法

人员类别
工服配置
使用年限
价 格
收取押金
管理人员
西服两套，长短袖衬衣各两件
24个月

300元
工程人员
工程制服两套，长短袖衬衣各两件
24个月

100元
保安人员
保安制服两套，长短袖衬衣各两件
24个月

100元
保洁人员
保洁制服两套，短袖衬衣各两件
24个月

100元

在本公司工作已满一年的员工免交押金
6.8.1.3 员工工作满一年后凭押金条到行政部、财务部办理退还押金手续。
管理人员工服归个人所有；
保安人员、保洁人员、工程人员离职时一律退还工服。
6.8.1.4 管理人员自领工服之日起至离职时不足使用年限的，需按下列公式退还公司的工服制作费用。
应扣工服费=
工服价格×套数
（应使用年限－已使用月数）
应使用年限（按月计算）

6.8.1.5 因工作原因造成工服破损的，应及时自行修补，破损严重的告知行政部，并根据工服情况进行退换。
因个人原因造成工服破损或丢失的，应照价赔偿。
6.8.1.6 工服使用年限由行政部进行核定，员工工服使用期满后报行政部，由行政部根据工服使用情况统一进行调配。
6.8.2 工服的使用：
6.8.2.1 公司所有员上班时间必须穿工服。
6.8.2.2 工服要定时清洗，保证上班时工服干净整齐。
6.8.3 工服的检查权：行政人事部和各部门主管、经理及以上领导有权对工服进行检查及对着装不整的纠正。

6.9 日常报销管理规定
6.9.1 总则
6.9.1.1 为规范日常报销程序,特制订本规定。
6.9.1.2 日常报销主要包括通讯费报销、交通费报销、物资采购结帐、工程结帐、办公费报销。
6.9.2 通讯费报销
6.9.2.1 通讯费主要指手机费报销。
6.9.2.2手机费报销金额规定
除领导特批(如采购员、外联文员)之外，主管级以上员工享受手机费报销待遇。
主管级员工每月50元;
中心主任级员工每月150元;
高管级员工每月按照实际费用报销,最低每月300元。
6.9.2.3 每月20日将本月手机费发票交到中心文员,附上手机费报销明细表,经中心主任审核并填写《支出凭单》直报公司财务部进行报销手续。由中心文员领取现金按实际金额发放。
6.9.3 交通费报销
6.9.3.1 交通费管理规定见6.6 (乘坐出租车管理规定)
6.9.3.2 每月20日将本月出租车费发票交到中心文员,附上出租车报销明细表,经中心主任审核并填写《支出凭单》直报公司财务部进行报销手续。由中心文员领取现金按实际金额发放。
6.9.4 物资采购报销
详见GDWY-QEB-13 (物资采购及管理控制程序)
6.9.5 工程报销
6.9.5.1 工程报销主要包括小型工程维修费用报销、中型工程费用报销、大型工程费用报销。
6.9.5.2 小型工程维修费用报销填写《支出凭单》或者《支票申领单》,附上工程维修《内部请示》,经部门经理、中心主任审核直报公司财务部进行领款手续。
6.9.5.3 中、大型工程费用报销填写《支票申领单》,附上工程维修《内部请示》及《工程验收单》,经部门经理、中心主任、公司工程部经理审核按照工程合同付款方式直报公司财务部进行领款手续。
6.9.5.4 其它报销均应遵循财务制度进行报销。

6.10 资源节约管理规定
6.10.1 总则
为防止资源浪费,加强成本控制,特制订本规定。
6.10.2 适用范围
本规定适用于公司各部门及租户。
6.10.3 节约用电、用水
a) 最后离开办公室或者离开房间人员应检查所有电源开关、水闸并随手关闭房内所有闲置电源及未关或未关紧的水闸；
b) 电脑在未使用情况下应关闭显示屏或者关闭主机；
c) 如厕或洗手、洗澡后随手关闭水闸,节约水资源；
d) 房间照明灯能正常照明即可；下班后关闭地下办公室通道照明灯。
6.10.4 节约使用办公用品
a) 节约使用纸张。非对外正式文本均可使用废纸,将另一面作废内容划斜线以示作废,尽量使用双面打印；
b) 节约使用笔、文件夹等一切低值易耗办公用品；
6.10.5 节约使用电话
使用电话应长话短说,简洁明了,不可使用电话聊天。
6.10.6 作废报纸、杂志书刊、墨盒、硒鼓等废旧物品应收集以废品卖出。

6.11 制订各类计划/总结的管理规定
6.11.1 总则
6.11.1.1 为使各项工作有计划的顺利开展并加强管理控制力度,特制定本规定。
6.11.1.2主要包括工作计划、工作总结、支出计划。
6.11.2 工作计划应包含计划完成经营指标、工作重点及工作的开始时间和计划完成时间。
6.11.3 工作总结应包含已完成经营指标情况、已完成的主要任务及取得的结果、总结工作取得的心得、经验教训,以后工作中需要改善的方面。
6.11.4 采购计划及月资金计划
6.11.4.1 支出计划分为资金计划和物资采购计划。
a) 资金计划按月申报，包括：本月的资金支出、月物资领用计划。
b) 物资采购计划根据物资类别分别按月度、季度、半年、全年申报。
6.11.4.2 部门根据全年资金预算、物资需求量和物资保质期分别制定月采购 计划、季度采购计划、半年采购计划、全年采购计划。各类采购计划的物资不得重复申报（详见附录）。如申报的物料已提前出现缺少，则在半年、季度或月度采购计划中补充，并作出说明；如申报的物料比原计划有所节余则在下期采购计划中相应减少，各中心/部门对库存做好统计工作。
6.11.4.3 全年/半年采购计划、季度采购计划、月度采购计划、月度资金计划在申报前一个月的15日制订，20日报中心文员分别汇总，25日报公司审批。公司在当月5日前审批结束。（逢节假日提前进行）
6.11.4.4 月度资金计划应包含本月有关物耗、领用、人员及办公等可能发生的所有费用，有关工程改造项目在千元以上的应附带改造方案。
6.11.4.5 中心文员负责汇总本中心各部门采购计划及资金计划，制作“××中心×月（季度/半年/全年）采购计划汇总表”及“××中心×月资金计划汇总表”，行政部文员负责汇总全公司采购计划及资金计划，制作“公司×月（季度/半年/全年）采购计划汇总表”及“公司×月资金计划表”。
6.11.4.6 各中心/部门月资金计划中的人员支出预算由各中心主管会计提供。
6.11.4.7 新建项目筹建期的物资采购计划及月资金计划均按项目筹建期开办费预算执行。
6.11.4.8各中心各部门在制订物资采购计划和资金计划的表格均应采用统一的格式。

关于统一采购物资的说明

物资类别
采购计划类型
申报时间
办公用品
半年采购计划
1月、7月
清洁用品
半年采购计划
1月、7月
清洁药剂
季度/月度采购计划
1月、4月、7月、10月
工程工具
全年采购计划
1月
工程材料
（常备材料）
季度采购计划
1月、4月、7月、10月
工程材料
（非常备材料）
月度采购计划

商品
季度采购计划
1月、4月、7月、10月
食品、饮料
月度采购计划

低值易耗
半年采购计划
1月、7月
服装
两年一次采购

消防器材
半年采购计划
1月
固定资产
全年采购计划
1月
饮用水
季度采购计划
1月、4月、7月、10月
注：以上用品未列详尽，请各部门视实际情况作好采购计划，紧急采购物资按紧急采购预案进行采购。

6.12 物资采购及管理控制程序
按GDWY-QEB-13 (物资采购及管理控制程序)执行。

6.13 行政表格清单及样表

行政常用表格记录一览表
CJ-BG-005 编号：
序号
标 识
记 录 名 称
页数
归档部门
保存期限
销毁记录
(批准人/日期)
1
（CJ-BG-001）
更改记录表
1
行政办公室

2
（CJ-BG-002）
文件报批表
1
行政办公室

3
（CJ-BG-003）
文件清单
1
行政办公室

4
（CJ-BG-004）
文件发放记录
1
行政办公室

5
（CJ-BG-005）
记录一览表
1
行政办公室

6
（CJ-BG-006）
内部审核实施计划
1
行政办公室

7
（CJ-BG-007）
首(末)次会议备忘录
1
行政办公室

8
（CJ-BG-008）
会议签到表
1
行政办公室

9
（CJ-BG-009）
现场审核检查表
1
行政办公室

10
（CJ-BG-010）
不合格报告单
1
行政办公室

11
（CJ-BG-011）
不合格分布情况
统计表
1
行政办公室

12
（CJ-BG-012）
审核组内部沟通会议备忘录
1
行政办公室

13
（CJ-BG-013）
审核报告
1
行政办公室

14
（CJ-BG-014）
不合格(不符合)处理记录单
1
行政办公室

15
（CJ-BG-015）
法律法规登记评价表
1
行政办公室

16
（CJ-BG-016）
信息联络处理单
1
行政办公室

17
（CJ-BG-017）
信息登记表
1
行政办公室

18
（CJ-BG-018）
质量目标展开表
1
行政办公室

19
（CJ-BG-019）
管理评审计划
1
行政办公室

20
（CJ-BG-027）
公文处理单（收文）
1
行政办公室

21
（CJ-BG-028）
公文处理单（发文）
1
行政办公室

22
（CJ-BG-029）
公文传阅单
1
行政办公室

序号
标 识
记 录 名 称
页数
归档部门
保存期限
销毁记录
(批准人/日期)
23
（CJ-BG-030）
内部请示
1
行政办公室

24
（CJ-BG-031）
拟签合同会签表
1
行政办公室

25
（CJ-BG-032）
供方选择评价表
1
行政办公室

26
（CJ-BG-033）
供方重新评价表
1
行政办公室

27
（CJ-BG-034）
合格供方名录
1
行政办公室

28
（CJ-BG-035）
总经理办公会备忘录
1
行政办公室

29
（CJ-BG-036）
项目经理会备忘录
1
行政办公室

30
（CJ-BG-037）
通知
1
行政办公室

31
（CJ-BG-042）
环境因素登记评价表
1
行政办公室

32
（CJ-BG-043）
重要环境因素清单
1
行政办公室

33
（CJ-BG-044）
环境检查记录表
1
行政办公室

34
（CJ-BG-045）
整改通知书
1
行政办公室

35
（CJ-BG-050）
顾客（相关方）满意调查表
1
行政办公室

36
（CJ-BG-