东莞市奇声电子实业有限公司上海事业部有关规章制度.doc

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东莞市奇声电子实业有限公司
上海事业部有关规章制度

上海事业部制

2007年6月20日

目录

一、总则 3
二、事业部组织架构 3
三、岗位职责 3
四、薪资方案、出差补贴办法 5
五、日常行为管理办法 6
六、业务管理制度 7
七、仓库管理制度 8
八、出货程序管理制度 8
九、费用管理制度及报销程序 8
十、事业部印信管理规定 9
十一、事业部文本管理规定 9
十二、车辆管理规定 10
十三、后勤保障制度 11
十四、办公文具用品管理办法 12
十五、事业部团队精神 13
为加强管理，提高效益，加速事业部的发展建设，根据国家相关法律法规及东莞市奇声电子实业有限公司（以下简称公司）的有关规定，特制定本事业部管理制度。
一、总则
上海事业部是一家专营奇声品牌系列产品的销售商，由借款人向公司贷款人贷款经营，公司贷款人委托公司投资管理部全权负责对事业部的经营、财务、人事等进行监控与管理。
上海事业部以公司的发展战略为导向，积极贯彻落实公司的各项方针政策，以最大化占领上海市场份额为目标，高起点规划、高要求管理、高速度建设，力争在两年时间内将上海事业部建设成为管理规范、业务娴塾、业绩突出、具有较强盈利能力的“一流事业部”。
二、事业部组织架构

公司投资管理部
业务主管
上海事业部经理
售后主管
后勤主管
保管员
文

员
促销员
出

纳
送货员
司

机
维修工
会

计

三、岗位职责
（一）事业部经理
1、以公司的发展战略为导向，全面统筹事业部的各项工作，并自觉接受公司投资管理部对事业部相关工作的监控与管理，搞好与公司投资管理部的对接。
2、负责组织相关业务人员共同制订产品价格体系、宣传、促销、营销政策，费用预算、订货等，并报公司投资管理部审核备案。
3、负责事业部各项费用的审批。
4、负责制订事业部各项管理制度、工作流程等，并报公司投资管理部备案。
5、负责仓库、售后服务各项工作的监督与管理，并定期对进出货、回款及售后服务情况进行检查。
6、负责事业部对外公共关系的处理。
7、负责事业部各级人员聘辞审核及相关报备工作。
8、负责奖优罚劣，调动事业部人员的工作积极性。
（二）业务主管
1、负责所辖区域内产品的销售和推广等具体经营活动。
2、协助事业部经理制订产品的价格体系、宣传、促销、营销政策、费用预算、订货等。
3、负责所辖区域内促销员的招聘、培训、管理和激励。
4、负责店内主管关系协调。
5、负责卖场货款回笼。
6、负责促销员工资核算。
7、负责商超验收单回收后与会计的核对与销帐。
（三）保管员
1、负责仓库各项工作的实施。
2、负责货物安全保障。
3、负责货物数量保障。
4、负责出入货物做帐。
5、严格按发货流程发货。
（四）后勤主管
1、负责物流车辆安排。
2、负责事业部各级人员日常工作制度执行情况的监督，并负责考勤检查。
3、会同保管员、售后主管监控仓库各项工作和售后服务工作的落实。
4、负责业务人员报表汇总的监督与考核。
5、协助事业部经理维护和处理对外公共关系。
6、负责事业部人员办公用房、住宿用房和办公设施设备的后勤保障。
7、负责事业部购置、租用车辆的使用管理及相关维修保障和驾驶人员的管理。
（五）售后主管
1、负责事业部各类经营产品的售后服务工作。
2、根据实际需要拟制零配件订购申请并报事业部经理审批。
3、负责包换期内产品的发出与发回统计工作。
4、监控零配件的使用及维修工日常工作管理。
（六）维修工
1、负责事业部经营产品的维修工作。
2、协助售后主管拟制配件订购。
3、负责维修产品日常统计工作。
（七）司机
1、负责开车、送货等相关工作。
2、负责车辆日常清洗、保养工作。
3、协助送货员保管出库产品。
（八）送货员
1、负责到库产品御货、出库产品装货工作。
2、负责送货、更换残机等相关工作。
3、负责保管出库产品。
（九）兼职炊事员
1、负责事业部人员晚餐饭菜的采购和烹制。
2、与宿舍卫生当值人员一起清洁和整理晚餐后的厨房、炊具、餐具、餐桌等。
（十）会计
1、负责事业部帐目、产品的统计与管理。
2、负责出库产品数量与金额的审核。
3、负责事业部费用使用情况的监督与审核。
4、负责事业部固定资产的管理与折旧核算。
5、负责事业部库存产品的监控与核实。
6、负责事业部财务报表的统计与申报。
（十一）出纳
1、负责事业部现金管理。
2、负责事业部财务报表中现金报表的统计工作。
3、负责事业部发货开单工作。
4、负责事业部日常用品购买。
5、负责商超验收单的核实与销帐。
四、薪资方案、出差补贴办法
（一）薪资方案
1、事业部经理（按公司规定）
2、财务人员、保管员
2.1财务人员工资构成：基本工资＋职责津贴＋话费补助+奖金
2.2保管员工资构成：基本工资＋话费补助+奖金
3、业务主管
工资构成：基本工资＋话费补助＋业绩考核奖金
4、售后主管
工资构成：基本工资＋职责津贴＋话费补助+奖金
5、维修工
工资构成：基本工资＋话费补助+奖金
6、后勤主管
工资构成：基本工资＋职责津贴＋话费补助+业务支持配合考核奖金
7、司机
工资构成：基本工资＋话费补助+奖金
8、送货员
工资构成：基本工资＋话费补助+奖金
（二）出差补贴标准
出差人员每天补助午餐费15元

五、日常行为管理办法
（一）考勤制度
1、事业部员工必须自觉遵守工作纪律，上下班按规定实行打卡考勤方式。
2、员工必须按时上下班，不迟到、不早退，上班时间不得擅自离开工作岗位。迟到、早退人员第一次扣1分，第二次扣5分，第三次（含）以后的所有扣分值每次均为前一次的两倍。
3、员工旷工2天内扣发双倍天数工资和奖金，连续旷工3天予以除名。
4、事业部安排后勤主管负责考勤检查，每天检查出勤情况；并于月底汇总后将员工《基本工资影响因素表》报事业部经理审批、交会计核算工资。
5、严格请、销假制度。员工请事假、病假等，均应事先填写《请假单》，经事业部经理批准后方可休假，并应于事后及时销假。病假应及时持有医院证明。未经批准擅离岗位的，按旷工处理。
6、工作时间：事业部上班时间为每天上午8：30-12：00，下午2：30-5：30，其余为休息时间。每月休息4天为满勤，每缺勤1天，扣除100%的缺勤工资。因工作特殊性，业务人员的休息时间，原则上可在周一至周五期间调整安排，但须提前向后勤主管提出申请，方可休息，否则，按旷工论处。
7、春节三天、国庆节三天、“五一”节三天、元旦节一天为有薪假日。
（二）日常行为操守
1、上班期间，事业部员工着装须为正统工作服装，干净整洁，大方得体。禁止穿戴奇装异服及与工作环境极不协调的服饰。
2、事业部员工在上班期间不得睡觉，不得从事打游戏、看碟片等娱乐活动。
3、事业部员工行为举止必须做到文明得体，在相互交流时，必须以礼相待，多用礼貌用语。
4、事业部员工在上班时间内禁止使用公司电话拨打私人电话。事业部员工的手机应保持24小时开机，如事业部经理发现员工手机关机，一次扣1分。
5、事业部员工禁止打架斗殴，打架斗殴者立即无条件开除。
6、事业部员工务必准时参加每周一晚的例会，严禁迟到、缺席。每迟到1次扣1分。
7、事业部员工必须严格按《卫生值日表》值日，原则上当天值日人员应提前半小时到达办公室当值，以保持室内的干净、整洁。当值未做一次扣1分。
8、事业部员工日常生活要洁身自爱，以维护个人和事业部的良好形象，凡损害事业部形象者一律开除。
9、事业部成员工作中要相互协调，相互帮助，建立和谐团体，严禁挑拨离间，对挑拨离间、分离向心力的员工，事业部一律开除。
六、业务管理制度
（一）促销员管理
1、商超促销员的确定，必须报请事业部经理面试，面试合格后填写《促销员登记表》，附本人身份证复印件，报事业部经理签字后，交后勤主管归档。并由业务主管确认其上岗时间。若促销员未经面试、未登记上岗，其未登记上岗期间工资事业部支付一半，其余从业务主管工资中扣除。
2、促销员离职，必须提前15天填写《促销员离职申请》交业务主管，由业务主管根据实际情况决定其离职时间后，交后勤主管登记，交会计核算工资。促销员不论主动辞职或是被辞退，业务主管均需向事业部经理汇报，待交接完毕并上交《促销员离职交接表》至后勤主管方可离职。未填写《促销员离职申请》、未上交《促销员离职交接表》者，其工资不予发放。
3、《促销员离职交接表》由原促销员、新任促销员、业务主管三方签字确认，缺少配件及产品的，由原促销员按事业部规定价格赔偿。暂无新任促销员的，由业务主管代签转交下任促销员。
（二）业务日常工作管理
1、业务主管必须每天上午9：00前将《日销量明细表》填写清楚（如：休息、无销量注明0，或未报）。未填写的，业务主管每次扣1分（业务主管休息可找人代填）；未报的，相应门店促销员每次罚款10元。
2、业务主管必须在每周一9：00前将《周销量汇总表》、《周库存汇总表》及《本周工作总结与下周工作计划》交至后勤主管，逾期未交者每份扣1分。后勤主管收齐后交文员统计，文员于每周一下午4点将所有表格汇总交事业部经理，迟交1份扣1分。
3、业务主管必须在每月1日10：00前将上月《月销量汇总表》、《库存汇总表》交至后勤主管，每迟交一份一次扣1分，后勤主管收齐后于每月1日下午4点将所有表格汇总交事业部经理，迟交1份扣1分。业务主管每月8日前交《商场各品牌销售明细表》至后勤主管处，每迟交1次扣1分，后勤主管收齐后于每月8日上午9：00交事业部经理，每迟交1次扣1分。
4、业务主管出差必须在后勤主管处填写《出差登记表》，如实填写出差日期、所去门店、返回时间等。事业部安排后勤主管随时抽查业务主管出差工作情况，如发现登记不实，每次扣1分。业务主管出差如系9：30后出发或16：00前返回，则无午餐补贴。业务主管应安排好出差与在办公室工作的时间比例，如系在办公室工作至午餐后，则应在办公室工作至下班为止。
5、业务主管必须在每月15日前将《促销员工资核算表》、《促销员考勤表》，交后勤主管核对并报事业部经理审核签字，迟交1天扣1分。
（三）回款要求（待定）
七、仓库管理制度
（一）保管员必须严格执行《出货程序管理制度》，见单发货，如因紧急情况或需借新机调换残机的，必须由当事人填写《借机单》方可发货，事后督促当事人销帐。
（二）保管员建立标准的进销存台帐，每天汇总后填写《库存表》，于次日交后勤主管及事业部经理各1份。未交1次扣1分。
（三）保管员每两天与会计对账1次，做到账物相符。
（四）保管员每5天盘库一次，确保账实相符。
（五）每月底保管员与会计进行月终盘点，月底仓库盘点《月结表》由保管员、会计共同签名确认，事业部经理审核后，报投资管理部审核备案。
（六）仓库摆放必须分区域、分品类、分型号规范摆放，同时遵循先进先出原则，正常机、维修机独立分开。
（七）以上工作均由后勤主管监督执行。
八、出货程序管理制度
（一）业务主管根据各卖场的实际需要，提前一天填写《送货计划单》，连同商超订单报后勤主管，后勤主管根据实际送货需求安排车辆行驶路线，并以车辆为单位，将《送货计划单》及商超订单交开单员开单
（二）开单员开具发货凭证，由会计审核并报事业部经理审批
（三）送货员签字，出纳登记单据号
（四）送货员持提货联到仓库提货
（五）送货员持客户联将产品送到卖场，收回商超验收单交出纳销账
（六）出纳确认商超验收单无误后注销该单据号
（七）出纳将记帐联和商超验收单一起交会计
（八）会计做账
九、费用管理制度及报销程序
（一）公关费用的管理
1、事业部一切公关费用均实行“审批制”。审批流程如下：相关人员填写《公关费用申请表》，报事业部经理审核，传真至公司投资管理部批准，获准后，在事业部经理与财务人员的监督及参与下实施。
2、公关费用的额度由事业部经理控制。
3、业务主管如需公费请客用餐，必须提前书面申请，报经事业部经理批准后方可执行，当日业务主管无餐饮补贴。
（二）交通及午餐补贴费用管理制度
1、业务主管交通费用采用固定额度制，每月以费用形式报销，其他人员实报实销。
2、紧急情况下，在征得事业部经理同意后，可乘坐出租车，并保留好相应票据。
3、交通费用报销：业务主管填写《费用报销单》，注明“交通补贴”，交会计、事业部经理审批后于每月25、26日报销。
4、午餐费报销：出差人员填写《费用报销单》，注明“午餐补贴及天数”，经后勤主管签字证明，交会计、事业部经理审批后报销。10天内出差低于6天按实际天数报销，高于6天按6天报销，报销时间为每月1、11、21日。
（三）装修费用管理制度
1、月装修费用计划在1万元以内的，列入每月费用预算表报公司投资管理部审批；月装修费用超过1万元时，由事业部经理做出计划报公司投资管理部审批后方可实施。
2、装修计划的实施，必须在事业部经理与财务人员的监控下进行，并签订书面施工合同。
3、装修完成后，事业部经理组织相关人员验收，并填写《工程验收表》，附上实拍照片，连同发票（收据）交会计审核、事业部经理审批后报销入账。
（四）其他费用的管理
其他费用的产生情况与报销均要提前知会事业部经理同意后方可实施并报销。报销时间均为每月1、11、21日。
十、事业部印信管理规定
(一) 事业部印章的刻制、启用、停用及销毁应报公司批准。
(二) 印信使用要求：事业部公章、合同章、介绍信等印信的使用，首先在出纳处登记，经由事业部经理批准方可使用。
(三) 事业部公章、合同章、介绍信等印信由事业部出纳负责保管。
(四) 印信保管人应恪尽职守、严谨细致,认真做好对事业不印信的保管工作，如有失职、差错、丢失或违章乱用,一经发现,事业部将严加惩处。如因违反事业部印信管理规定而造成的损失，由违规人个人承担。
十一、事业部文本管理规定
事业部内部的行政事务比较多,工作比较繁杂,文本管理的规范化,对于加强企业内部行政管理，提高事业部经济效益具有非常重要的意义和作用。
（一）各类模版详见《附件一、事业部文本模版》
（二）收文的管理
1、公文的签收：凡来事业部公启文件均由事业部经理亲自签收。
2、传真的接收：凡发送到事业部经理办公室的传真，一律由事业部经理本人阅览，其余人员未经事业部经理许可，不得阅览。凡发送到综合办公室的传真，一律由传真接收人本人接收。对象不明的传真一律交至事业部经理办公室，其余人员未经事业部经理许可，不得阅览。
3、文档的保管：事业部文档（公文、传真等）一律由事业部经理保管。事业部文档未经许可不得带离事业部办公场所。
(三) 发文的管理
1、凡以事业部名义发送的文档（公文、传真等）均应由事业部经理审核签字后方可发送，其余人员不得擅自以事业部名义发送各类文档资料。
2、对上级部门发送的各类文档，均由事业部经理本人亲自签发。
3、对外发文的原件、备份文件均应交由事业部经理办公室保管。
十二、车辆管理规定
（一）车辆管理
1、事业部所有车辆一律建立档案，并定期、定点对车辆进行维修、保养。
2、事业部所有车辆在晚上办完事，一律回事业部停放，钥匙交后勤主管保管。如确因工作需要，且情况特殊需将车辆停放在外时，须事先征得事业部经理同意，否则后果由驾驶员自负。
3、车辆维修、保养须事先填写《车辆维修保养申请单》，填明有关修理、保养项目及预算费用，并报事业部经理批准后方可送修。事后将维修保养情况如实及时记录入《车辆维修保养档案表》。
4、若车辆临时发生故障，可由当值司机采取应急措施处理，然后报告事业部经理。
5、公用车辆由经理办公室统一管理调度。
6、公用车辆原则上不得外借或私用，特殊情况须征得事业部经理批准。未经批准而私自用车，当值司机每次扣5分。
（二）车辆使用
1、事业部送货车由后勤主管统一调度安排。各用车人（业务主管等）应根据各卖场的实际需要，提前一天报后勤主管处，以便后勤主管根据次日实际送货需求，合理安排车辆和路线等相关事宜。
2、事业部车辆由事业部指定的司机驾驶，未经事业部指定的司机不得驾驶事业部车辆，特殊情况须经事业部经理批准。未经批准擅自驾驶车辆者每次扣5分，当值司机扣10分。
（三）驾驶员管理
1、驾驶员要重视交通法规学习，培养自觉遵守交通法规和增强交通安全意识的责任。
2、驾驶员应到经理办公室备档，认真填写《事业部员工档案表》，由事业部认定为可当值司机，方可驾驶事业部车辆，并与事业部签定《行车安全保证书》。
3、驾驶员要经常对车辆进行安全检查，及时排除不安全因素，确保车况完好;平时要对车辆进行维护和保养，保持车辆的整洁。
4、驾驶员出车要按用车人行驶路线行驶，中途不得私自处理其它事宜，并认真填写《车辆行驶记录》由送货员签字验收。
5、驾驶员要加强自我修养，提高职业道德，坚持安全礼让，中速行驶，做到不开快车、不强行超车、不酒后开车、不疲劳驾驶、不让非司机驾驶，做到不发生任何交通事故和违章。
6、驾驶员要自觉遵守交通法规，服从交通民警指挥，避免发生交通事故和交通违章。
7、驾驶员应严格遵守事业部的各项规定，严守保密纪律，不该说的不说，不该问的不问；未接到办公室通知，不得私自出车；坚决杜绝开私车。
（四）费用管理
1、出车费用管理：事业部购置车辆工作使用过程中所发生的油费、路桥费、停车保管费，由事业部负责核销。驾驶员必须按照工作出车的实际情况认真填写《车辆出车行驶记录表》，包括实际用车时间（年、月、日、时刻）、实际行驶里程（注明出车起始里程、回程终止里程），及此趟出车过程中发生的路桥费、停车费，并由送货员（业务主管等）签字确认，返回事业部后交后勤主管处备案。外租车辆工作使用时，一律加用90# 汽油，不许使用超标油；用油量按每行驶100公里用油不超过14公升计算，超量部分油费由司机自付。
2、加油卡由事业部出纳统一购买，并根据车辆用油情况负责发放，私人用车油费自理。
3、加油费的核实：车辆凭加油卡在所属区域事业部指定加油站定点加油(如因出车目的地路途较远、出车天数长时,经向后勤主管申请批准方可现金加油), 所有车辆油费报销由后勤主管统一核实后方可报销。次月5日前后勤主管根据司机出勤情况核实所有加油费用（注明油量、油费、加油时间）。
4、违规与事故处理费用：意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后，视实际情况由事业部负担；因个人原因发生交通事故，如需向受害当事人赔偿损失，扣除保险金额后，其差额由驾驶人负担；违反交通规则或发生事故在下列情形之一的，由驾驶员负担经济损失，并予以行政处分直至辞退：无证驾驶；未经许可将车借予他人使用；闯禁行标志标线的；违章停车导致罚款的；不按驾驶员规定要求操作导致罚款的；等等。
5、出车时，司机执行任务时必须持有核准的《车辆出车行驶记录表》，并严格遵守行车时间及行车路线。没有任务时，在规定区域做好车辆卫生，其它时间在办公室待命，不得擅离岗位或将车辆开出使用。司机未经后勤主管允许私自将车辆开出,一经发现一律解聘。
6、车辆费用核销：外租车辆由后勤主管核实出车费用。后勤主管次月5日前将《车辆出车行驶记录表》递交事业部经理办公室,由事业部经理办公室核实车辆每月的出勤里程数，并填写《车辆行驶里程及油费记录汇总表》，事业部经理办公室根据出车里程数与加油量做每辆车每个月的费用分析，以此作为车辆考核因素之一。
十三、后勤保障制度
（一）设备保障
本制度所指设备包括：电脑、打印机、传真机等事业部办公设备。
后勤主管应积极保障各类办公设备随时处于良好的状态，如有电脑软硬件问题、传真机缺墨等设备问题，发现人应立即告知后勤主管，由后勤主管负责安排相关人员进行维护或更换。
（二）房屋保障
1、本制度所指房屋包括：事业部办公场所、事业部员工宿舍、事业部仓库等事业部用房。
2、后勤主管应积极保障事业部用房随时处于良好的状态，包括：房屋的租约、房屋的用水、房屋的用电、房屋的物业费用等。
（三）其他保障（待定）
十四、办公文具用品管理办法
（一）分类管理
事业部将办公文具用品分为如下两类，实行分类管理：
1、低值消耗品：铅笔、胶水、回形针、报事贴、标签纸、橡皮擦、笔芯、订书钉、圆珠笔、涂改液、签字笔、墨盒、硒鼓、复印纸等。对这类办公文具用品，事业部实行领用登记管理，以控管领用频率，确保既实用又节约。
2、管制品：订书机、打孔器、计算器、直尺、剪刀、文件夹、文件袋、文具盒等。对这类办公文具用品，事业部实行移交管理。
（二）采购程序
1、事业部安排出纳负责办公文具用品采购工作，各职员如有特殊情况需要自行采购时，报经事业部经理审核授权各职员自行采购。
2、财务部门依需求计划并参考现有库存量及每月平均消耗情况,提出计划性请购,填写好《易耗品申购单》经事业部经理核准后进行采购。
3、办公文具用品采购到货后，财务部门应及时验收，登记入库。对验收不合格品由财务部门及时退货、更换。
（三）发放及领用办法
1、各职员使用办公文具用品时须本着节约、实用之原则。
2、办公文具用品均为个人领用。
3、低值易耗品仅限定各职员在工作需要场合使用。
4、管制类办公文具用品中打孔器、文件夹、订书机、计算器等列入移交,如有故障或损坏,必须以旧换新,如遗失应由各职员自行赔偿。
5、文具领用时，由会计填写《物品领用单》/《工具卡登记表》分别登记账本并入电脑统计，以控制领用量。
6、财务部门应严格记录管制类文具领用、发放情况，以备查询；财务部门亦应对个人领用物品文具认真进行登记，以便控管领用频率并为缴回离职人员的管制类文具提供依据。
7、会计要每月对办公文具用品盘点，填写《办公文具用品库存表》，每月5日前交事业部经理，以利查核或采购控管。
8、人员离职时，须将管制品缴回财务部门，如遗失，则照价赔偿，否则不予办理离职手续。
十五、事业部团队精神
本事业部倡导、培育如下“三十二字”团队精神：
爱岗敬业、主动积极；好学上进，诚信热情。团结友爱，和谐统一；精明强干，务实创新。
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