作业标准化SOP流程图.pptx

教育部教育部1教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖）流程圖製作規範製作規範 主辦單位：國立科學教育館主辦單位：國立科學教育館 主講人：林騰蛟主講人：林騰蛟教育部教育部2教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 目目 錄錄壹、前言壹、前言貳、目的貳、目的參、流程圖符號參、流程圖符號肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則陸、範例陸、範例柒、問題研討柒、問題研討教育部教育部3教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 壹、前言壹、前言(1/2)標準作業流程的意義標準作業流程的意義 標準作業流程標準作業流程（SOP）是企業界常是企業界常用的一種作業方法，用的一種作業方法，其目的在使每一項作業其目的在使每一項作業流程均能清楚呈現，任何人只要看到流程圖，流程均能清楚呈現，任何人只要看到流程圖，便能一目了然，便能一目了然，有助於相關作業人員對整體有助於相關作業人員對整體工作流程的掌握。工作流程的掌握。教育部教育部4教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 壹、前言壹、前言(2/2)製作流製作流程圖的程圖的優點優點：（一）所有流程一目了然，工作人員能掌握全（一）所有流程一目了然，工作人員能掌握全局。局。（二）更換人手時，按圖索驥，容易上手。（二）更換人手時，按圖索驥，容易上手。（三）所有流程在繪製時，很容易發現疏失之（三）所有流程在繪製時，很容易發現疏失之處，可適時予以調整更正，使各項作業更處，可適時予以調整更正，使各項作業更為嚴謹。為嚴謹。教育部教育部5教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 貳、目的貳、目的一、為建立本部作業標準化（一、為建立本部作業標準化（SOP）流程圖之可）流程圖之可讀性及一致性，參考美國讀性及一致性，參考美國ANSI系統流程圖系統流程圖標準符號，及道勤企業管理顧問有限公司標準符號，及道勤企業管理顧問有限公司效率會議標準流程，製作符號及範例。效率會議標準流程，製作符號及範例。二、本規範流程圖繪製，採用由上而下結構化程二、本規範流程圖繪製，採用由上而下結構化程式設計（式設計（Top-down Structured Programming）觀念。）觀念。三、對於製作流程圖共通性目標，本規範亦列出三、對於製作流程圖共通性目標，本規範亦列出流程圖繪製原則。流程圖繪製原則。教育部教育部6教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 參、流程圖符號參、流程圖符號(1/2)選取圖示選取圖示 電腦的電腦的Word 軟體中，工具列軟體中，工具列插入插入圖圖片片快取圖案快取圖案流程圖流程圖教育部教育部7教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 參、流程圖符號參、流程圖符號(2/2)常用圖形常用圖形 符 號名 稱意 義準備作業（Start）流程圖開始處理（Process）處理程序決策（Decision）不同方案選擇終止（END）流程圖終止路徑（Path）指示路徑方向文件（Document）輸入或輸出文件已定義處理（Predefined Process）使用某一已定義之處理程序連接（Connector）流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口註解(Comment)表示附註說明之用 教育部教育部8教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(1/13)循序結構（循序結構（Sequence）（一）圖形：（一）圖形：（二）意義：處理程序循序進行。（二）意義：處理程序循序進行。（三）語法：（三）語法：DO 處理程序處理程序1 THEN DO 處理程序處理程序2教育部教育部9教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(2/13)循序結構（循序結構（Sequence）（四）實例：（四）實例：（五）運用時機：（五）運用時機：本結構適用於具有循序發生特性之處理程序，而繪製本結構適用於具有循序發生特性之處理程序，而繪製圖形上下順序就是處理程序進行順序。圖形上下順序就是處理程序進行順序。教育部教育部10教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(3/13)選擇結構（選擇結構（Selection）二元選擇結構（基本結構）二元選擇結構（基本結構）（一）圖形：（一）圖形：（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。（三）語法：（三）語法：IF 條件條件 THEN DO 處理程序處理程序1 ELSE DO 處理程序處理程序2條件處理程序3是否或教育部教育部11教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(4/13)選擇結構（選擇結構（Selection）二元選擇結構（基本結構）二元選擇結構（基本結構）（四）實例：（四）實例：教育部教育部12教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(5/13)（五）運用時機：（五）運用時機：1.本結構適用於須經選擇或決策過程，再依據選擇或決策結本結構適用於須經選擇或決策過程，再依據選擇或決策結 果，擇一進行不同處理程序。果，擇一進行不同處理程序。2.選擇或決策結果，可以用是、否、通過、不通過選擇或決策結果，可以用是、否、通過、不通過 或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。3.經選擇或決策結果之二元處理程序，可以僅有一個，例如經選擇或決策結果之二元處理程序，可以僅有一個，例如 ：僅有是或否的處理程序。：僅有是或否的處理程序。教育部教育部13教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(6/13)選擇結構（選擇結構（Selection）多重選擇結構（二元選擇結構變化結構）多重選擇結構（二元選擇結構變化結構）（一）圖形：（一）圖形：（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。（三）語法：（三）語法：FOR 條件條件 P CASE 1 DO 處理程序處理程序1 CASE 2 DO 處理程序處理程序2 .CASE n DO 處理程序處理程序n教育部教育部14教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(7/13)選擇結構（選擇結構（Selection）多重選擇結構（二元選擇結構變化結構）多重選擇結構（二元選擇結構變化結構）（四）實例：（四）實例：4.普通件處理程序3.速件處理程序2.最速件處理程序1.公文會簽會核時限判定教育部教育部15教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(8/13)（五）運用時機：（五）運用時機：1.本結構是二元選擇結構之變化，流程依據選擇或決策結本結構是二元選擇結構之變化，流程依據選擇或決策結 果，擇一進行不同處理程序。果，擇一進行不同處理程序。2.選擇或決策結果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同選擇或決策結果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同 路徑之處理程序。路徑之處理程序。教育部教育部16教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(9/13)重覆結構（重覆結構（Iteration）REPEAT-UNTIL結構結構 （一）圖形：（一）圖形：（二）意義：重覆執行處理程序直到滿足（二）意義：重覆執行處理程序直到滿足 某一條件為止，即直到條件某一條件為止，即直到條件 變成真（變成真（True）為止。）為止。（三）語法：（三）語法：REPEAT DO 處理程序處理程序 UNTIL 條件條件教育部教育部17教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(10/13)重覆結構（重覆結構（Iteration）REPEAT-UNTIL結構結構 （四）實例：（四）實例：教育部教育部18教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(11/13)（五）運用時機：（五）運用時機：1.本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當 停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一 個流程。個流程。2.本重覆結構是先執行處理程序，再判斷條件是否要繼續執本重覆結構是先執行處理程序，再判斷條件是否要繼續執 行。行。教育部教育部19教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(12/13)DO-WHILE結構結構 （一）圖形：（一）圖形：（二）意義：除了在執行處理程序之前，得先（二）意義：除了在執行處理程序之前，得先 測試條件外，測試條件外，DO-WHILE結構結構 和和REPEAT-UNTIL結構很相結構很相 似，若條件為偽（似，若條件為偽（False），就），就不不 再執行處理程序。再執行處理程序。（三）語法：（三）語法：WHILE 條件條件 DO 處理程序處理程序 END重覆結構（重覆結構（Iteration）教育部教育部20教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構肆、流程圖結構說說明明(13/13)DO-WHILE結構結構 （四）實例：（四）實例：（五）運用時機：（五）運用時機：1.本結構適用於處理程序依據條件需本結構適用於處理程序依據條件需 重覆執行的情況，而當停止繼續執重覆執行的情況，而當停止繼續執 行的條件成立後，即離開重覆執行行的條件成立後，即離開重覆執行 迴圈至下一個流程。迴圈至下一個流程。2.本重覆結構是先判斷條件是否成本重覆結構是先判斷條件是否成 立，再執行處理程序。立，再執行處理程序。重覆結構（重覆結構（Iteration）教育部教育部21教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則(1/8)一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文字請鍵入一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文字請鍵入 KEY WORD，各細部流程若需補充說明，請精簡條列以虛，各細部流程若需補充說明，請精簡條列以虛 線旁支說明，每點以不超過二行為原則。線旁支說明，每點以不超過二行為原則。二、各項細部流程有辦理期程者，應註明。二、各項細部流程有辦理期程者，應註明。三、各項步驟有選擇或決策結果，如（可、否）、通過、不通三、各項步驟有選擇或決策結果，如（可、否）、通過、不通 過或其他相對文字時，請回饋校正流程是否有遺漏，以避過或其他相對文字時，請回饋校正流程是否有遺漏，以避 免懸而未決狀況。免懸而未決狀況。四、注意各流程圖動線勾稽的合理性、並考量是否需建置分表或四、注意各流程圖動線勾稽的合理性、並考量是否需建置分表或 合成簡要總表，分表與總表應以符號、顏色或欄位等區隔，合成簡要總表，分表與總表應以符號、顏色或欄位等區隔，使人一目瞭然。使人一目瞭然。教育部教育部22教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則(2/8)五、流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。五、流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。六、處理程序請以阿拉伯數字，由六、處理程序請以阿拉伯數字，由1開始，依處理程序排列順序開始，依處理程序排列順序 編號，並以文字依處理程序功能命名。文字命名部份，以編號，並以文字依處理程序功能命名。文字命名部份，以 動詞受詞及簡明扼要敘述為原則。若須表示處理程序動詞受詞及簡明扼要敘述為原則。若須表示處理程序 之單位，則在編號之後，加上單位名稱。之單位，則在編號之後，加上單位名稱。【實例實例1】教育部教育部23教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則(3/8)【實例實例2】教育部教育部24教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則(4/8)七、處理程序須以單一入口與單一出口（七、處理程序須以單一入口與單一出口（Single-Entry,Single-Exit）特性繪製。）特性繪製。【實例實例】【修正前修正前】【修正後修正後】教育部教育部25教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則(5/8)八、流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁流程圖。八、流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，若流程較複雜，亦可使用連接符號來述明同一頁流程圖中，若流程較複雜，亦可使用連接符號來述明 流程連接性。連接符號內請以文數字標示，以資區別。流程連接性。連接符號內請以文數字標示，以資區別。九、相同流程圖符號宜大小一致。九、相同流程圖符號宜大小一致。十、路徑符號宜避免互相交叉。十、路徑符號宜避免互相交叉。【實例實例】1.2.是否3.1.2.3.否是【修正前修正前】【修正後修正後】教育部教育部26教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則(6/8)十一、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個。十一、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個。【實例實例】【修正前修正前】【修正後修正後】教育部教育部27教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則(7/8)十二、開始符號在流程圖中只能出現一次，但結束符號則不限。十二、開始符號在流程圖中只能出現一次，但結束符號則不限。若流程圖能一目了然，則開始符號及結束符號可省略。若流程圖能一目了然，則開始符號及結束符號可省略。十三、選擇結構及重覆結構之選擇或決策條件，文字敘述應簡明十三、選擇結構及重覆結構之選擇或決策條件，文字敘述應簡明 清晰，路徑並加註是及否或其它相對性文字指示清晰，路徑並加註是及否或其它相對性文字指示 說明。說明。十四、流程圖中若有參考到其他十四、流程圖中若有參考到其他 已定義流程，可使用已定已定義流程，可使用已定 義處理程序符號，不必重義處理程序符號，不必重 複繪製。複繪製。【實例實例】教育部教育部28教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則(8/8)十五、流程圖若一頁繪製不下，可以使用階層性分頁繪製方式，十五、流程圖若一頁繪製不下，可以使用階層性分頁繪製方式，並在處理程序編號上表示其階層性。並在處理程序編號上表示其階層性。【實例實例】【第一頁第一頁】【第二頁：處理程序第二頁：處理程序2的階層性分頁繪製的階層性分頁繪製】教育部教育部29教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 陸、陸、範例範例 兩種重覆結構的差異兩種重覆結構的差異教育部教育部30教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 柒、柒、問題研討問題研討 教育部教育部31敬敬 請請 指指 教教簡簡 報報 結結 束束