年会预算注意事项.doc

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企业年会( 联欢晚会) ( 客企联欢晚会) 预算注意事项
企业年会有各种不同的类型, 有的是答谢客户的, 有的是员工总结大会, 因此在计划之前需要明确职责任务, 不同的会议需要不同的环境, 召开企业年会要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息, 经过收集这些信息能够制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

制订预算: 制定可行预算或按既定预算安排有关工作; 确定各项工作的时间安排。

一般而言, 年会预算包括以下几个方面:

1、 交通费用

交通费用能够细分为:

(1)、 出发地至会务地的交通费用——包括航班、 铁路、 公路、 客轮, 以及目的地车站、 机场、 码头至住宿地的交通

(2)、 会议期间交通费用——主要是会务地交通费用, 包括住宿地至会所的交通、 会所到餐饮地点的交通、 会所到商务交际场地的交通、 商务考察交通以及其它与会人员可能使用的预定交通。

(3)、 欢送交通及返程交通——包括航班、 铁路、 公路、 客轮及住宿地至机场、 车站、 港口交通费用。

2、 会议室/厅费用

具体可细分为:

(1)、 会议场地租金——一般而言, 场地的租赁已经包含某些常见设施, 譬如激光指示笔、 音响系统、 桌椅、 主席台、 白板或者黑板、 油性笔、 粉笔等, 但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、 临时性的装饰物、 展架等, 需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、 会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备, 如投影仪、 笔记本电脑、 移动式同声翻译系统、 会场展示系统、 多媒体系统、 摄录设备等, 租赁时一般需要支付一定的使用保证金, 租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是, 在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求( 一般可向专业的会议服务公司咨询, 以便获得最适宜的性价比) , 否则可能影响会议的进行。另外, 这些会议设施由于品牌、 产地及新旧不同, 租赁的价格可能相差很大。

(3)、 会场布置费用——如果不是特殊要求, 一般而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求, 能够与专业的会议服务商协商。

(4)、 其它支持费用——这些支持一般包括广告及印刷、 礼仪、 秘书服务、 运输与仓储、 娱乐保健、 媒介、 公共关系等。基于这些支持均为临时性质, 如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话, 其成本费用可能比市场行价要高, 如果让专业会议服务商代理, 将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持, 主办方应尽可能细化各项要求, 并单独签订服务协议。

3、 住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格, 而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言, 住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商一般能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、 房型等因素有关外, 还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、 洗换、 迷你吧酒水、 一次性换洗衣物、 互联网、 水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、 餐饮费用

会议的餐饮费用能够很简单, 也能够很复杂, 这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、 早餐

早餐一般是自助餐, 当然也能够采取围桌式就餐, 费用按人数计算即可( 但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备, 因此预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％, 否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

(2)、 中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐, 能够采取人数预算——自助餐形式, 按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供, 餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、 酒水及服务费

一般, 如果在高星级酒店餐厅就餐, 餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的, 如果能够外带酒水消费, 餐厅一般需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会, 一般在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

(4)、 会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的, 预算时可提出不同时段茶歇的食物、 饮料组合。承办者告知的茶歇价格一般包含服务人员费用, 如果主办方需要非程序服务, 可能需要而外的预算。一般情况下, 茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、 红茶、 西式点心、 水果等为主, 中式则以开水、 绿茶或者花茶、 果茶、 水果、 咖啡、 水果及点心为主。

(5)、 联谊酒会/舞会

事实上, 联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂, 宴会只要设定好餐标与规模, 预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持, 其预算可能需要比较长的时间确认。

(6)、 其它——点心、 水果及调制色酒

5、 视听设备

除非在室外进行, 否则视听设备的费用一般能够忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行, 视听设备的预算就比较复杂, 包括:
●设备本身的租赁费用, 一般按天计算
●设备的运输、 安装调试及控制技术人员支持费用, 可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择, 主办者可自带, 也可委托代理

6、 演员及节目

一般能够选定节目后按场次计算——预算金额一般与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出, 那预算就很简单, 与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

7、 杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用, 包括打印、 临时运输及装卸、 纪念品、 模特与礼仪服务、 临时道具、 传真及其它通讯、 快递服务、 临时保健、 翻译与向导、 临时商务用车、 汇兑等等。杂费的预算很难计划, 一般能够在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

( 一) 设备租赁
舞台搭建、 珩架租赁、 升空气球、 充气拱门、 皇家礼炮、 灯箱布喷绘、 写真KT板、 舞龙舞狮、 横幅制作、 迎风彩旗、 会务桌椅、 舞台灯光、 大型帐篷搭建、 泡泡机、 烟雾机、 雪花机、 追光灯、 话筒、 卡通人物服装、 放飞小气球、 旋风彩虹机、 花篮、 儿童气垫床,活动策划执行,气球拱门,礼花礼炮、 盆花植物、 绢花拱门、 艺术插花、 彩色气球、 地毯、 绶带彩旗、 各类旗帜、 音箱,投影仪等;