数字化档案馆网络安全策略研究_盛磊.pdf

办公自动化0 前言在数字化技术不断进步的形势下，社会中多个领域都在朝着数字化方向发展。其中数字化档案馆建设取得了一定的成就，随着数字化档案馆数量的不断增加，其规模也在持续扩大，数字化技术的应用对档案管理工作转型具有一定积极的作用，同时也为数字化档案管理工作带来一定的风险。大数据背景下，数字化档案馆建设网络安全已成为一项重要的研究工作。1 数字化档案馆建设的特点1.1 档案资源数字化存储的特点数字化档案馆建设一般是以二进制编码的方式来处理和存储各项数据信息，是通过计算机作为档案管理的终端，以网络传递作为数字化信息存储的技术支撑。信息化档案存储是档案馆开展数字化管理的基础条件，这也是与传统档案馆管理工作最大的区别。数字化档案馆建设一般采用信息技术对档案资料进行处理，之后借助网络传输构建数据库，将各种档案资料分类存储，通过网络使其相互联系，并且通过计算机等终端设备实现档案资料共享效果，提高档案管理工作的便捷性。1.2 数字化传输特点数字化档案管理建设之前，人们要想获取档案资料就需亲自去档案馆进行查阅，这个过程具有一定的繁琐性，既浪费时间又会消耗大量的精力。而数字化档案馆建立以后，只需通过信息技术终端就可获取信息，但是这需要通过信息传输平台完成，档案资料以数字化形式存在，网络传输平台为快速获取信息化提供便利。1数字化档案馆资料传递期间可实现多向传递，基于网络可实现多个终端同时传递，也可实现远程帮助，打破时间限制，实现任何地点、任何时间都可对信息进行检索和利用。1.3 数字化档案馆服务范围较大的特点档案馆数字化就是将传统纸质版档案信息通过录入、扫描的方式将其存储到数据库，以计算机存档的方式建立数字化档案馆，促使档案信息与终端用户间形成良好的关联，提高其服务范围。在不断扩大数字化档案管理范围的基础上，也可使数字化档案机构服务方式多样性、内容广泛性，促使我国数字化档案管理工作有序进行，管理模式能充分满足用户数字化要求，与此同时，档案数字化建设中也存在一定的数字化使用风险。2 影响数字化档案馆建设网络安全的因素2.1 互联网安全风险因素现阶段是大数据时代，数字化档案馆发展过程中，主要面临的风险就是网络安全使用问题，主要有以下几方面：数字化档案馆网络安全策略研究盛磊（滨州仲裁服务中心滨州256601）摘要：数字化技术得到越来越多行业的认可，在档案管理工作中，数字化技术也为其带来较大的帮助，数字化档案馆建设是必然的发展趋势。数字化档案馆建设依靠网络进行工作，在使用网络过程中依然存在一定的风险，提升数字化档案馆工作难度。基于此，本文从数字化档案馆建设特点出发，分析影响数字化档案馆建设网络安全使用的影响因素，并对网络安全优化对策进行探讨。关键词：数字化；档案馆；网络安全中图分类号:G271;G270.7文献标识码:B文章编号:221206-10364Research on the Network Security Strategy of Digitalized ArchivesSHENG Lei（Binzhou Arbitration Service CenterBinzhou256601）Abstract：Digitalized technology has been recognized by more and more people in the industry.In the archives manage-ment work,digitalized technology has also brought a great help to it,and the construction of digitalized archives is an in-evitable development trend.The construction of digitalized archives depends on the network for the work,and there arestill certain risks in the process of using the network,which improves the difficulty of the work of digitalized archives.Based on this,this paper takes the perspective of the characteristics of digitalized archives construction,analyzes the in-fluencing factors affecting the use of network security in the construction of digitalized archives,and discusses the opti-mization countermeasures of network security.Keywords：digitalization；archives；network security总第 491 期2023 年 3 月 15 日Documentation Security52办公自动化2.1.1 互联网开放性带来的风险数字档案馆建设需借助互联网技术向社会公众提供服务，这个过程很易导致病毒、黑客侵入等安全风险；2.1.2 区域网安全隐患数字化档案馆建设必然要依赖网络技术，无论局域网，还是专属网都具有一定的开放性，但档案馆的有些信息确实不宜对外开放，但区域网在使用中很有可能通过窃取、扫描信息的方式产生信息泄露风险。2.2 档案管理系统性风险因素数字化档案馆建设还需要数字化系统作为基础运行条件，如果出现网络中断、设备损毁、断电等问题都会导致档案信息无法正常运行，进而影响数字化系统使用的稳定性。存在这种问题主要有以下几个原因：2.2.1 信息技术设备自身因素数字化档案馆建设中系统硬件经常会因使用年限的原因而出现各种问题，导致档案馆管理系统瘫痪；2.2.2 管理系统设计不完善的因素数字化档案馆系统在设计过程中应充分考虑其容错设计，在用户操作出现错误后，系统需做到及时提醒，指导用户按正确步骤进行操作。22如缺乏这种设计，就很易导致管理系统出现闪退等无法使用的问题，甚至会导致数据丢失的问题；2.2.3 人为因素档案馆是需要保密的机构，具有庞大的数字化信息，在对档案数据采集、加工、存储过程中，如果存在人为错误操作系统日志管理的行为，也会引发数据丢失，系统崩溃的问题出现，进而增加档案馆信息化建设安全风险。2.3 信息技术安全风险数字化档案管理信息安全使用首先需确保电子文件的完整性、真实性，使其具备长期可读性。现阶段，电子档案信息化主要面临着以下几个挑战。2.3.1 数字档案建设不完善比如信息系统瘫痪或者使用中人为删除、破坏等问题导致数据缺失，再或者是由于系统稳定性差难以满足使用需求；2.3.2 数字化档案信息无法使用部分档案需要使用解压软件进行传输，但部分压缩文件在传输以后无法读取，甚至出现乱码；部分文件丢失或解密出现错误等问题；2.3.3 电子文档存在格式化风险数字化档案馆中电子文件都需通过数字编码进行存储和传输，但在大数据技术不断更新下，档案馆系统软件以及计算机更新速度较快，进一步提升了电子文件被格式化的风险发生率，更新以后很有可能导致老旧文件无法读取的问题；3另外，文件拷贝也会使用优盘等工具，如果优盘中存在病毒就是对计算机甚至整个系统进行攻击、破坏，甚至窃取相关信息，因此，大数据背景下，档案馆数字化建设中数据安全使用尤为重要。3 数字化档案馆建设形势下网络安全优化对策数字化档案馆建设中网络安全使用至关重要，安全性能够保证档案信息的完整性，实现资源安全共享和利用的目标，促使档案信息资源能充分满足社会发展需求。3.1 重视网络安全建设在大数据、云计算、物联网快速发展的背景下，数字化档案馆建设系统相对传统信息系统网络安全保护措施具有较大的差距，并应重视档案馆数字化建设网络安全建设力度。在档案信息技术安全使用的基础上，对这些新技术使用进行安全防护，促使档案馆网络安全建设能灵活运用。比如，档案馆中应用云计算使用中云服务技术、网络构架、供应链管理等技术都需选择安全系数较高的服务商；档案馆信息移动过程中，终端设备、无线接入点、档案移动软件等也都是需重点保护的内容。档案馆自身对信息技术使用相对较薄弱，对硬件、软件使用缺乏了解，虽可通过第三方咨询服务来弥补，但其效果并不理想，因此还需形成有效的网络安全使用方案。4档案馆网络安全使用等级保护一般分为五项档案安全技术保障措施，也包括各个档案安全控制点要求，因此在具体安全防控设计过程中，还需重视网络控制点间的互补性，重视档案系统功能之间的兼容性，避免出现冲突的问题，确保各项安全防护措施能有效用在被保护的对象上。以此形成点动成面的防护网，结合其它安全绳措施共同组成一套完整的安全防护体系；3.2 制定完善的数字化平台数字化档案馆建设中关键技术就是数字化平台建设，一定程度上数字化平台建设能有效提升档案管理工作效率，并有利于各个部门间的沟通协调，一般情况下，数字化平台建设通常会利用 OA 办公系统，在此基础上融入数字化档案管理平台，也可建立专门的使用平台，管理人员通过该平台对档案信息进行管理，如档案信息的上传、查阅、检索等功能，这样不仅提升档案信息管理效率，减少工作人员工作量，也可进一步确保档案管理工作的安全性。5比如，传统的表格、文档等日常工作工具，在该平台中可对日常工作内容实施自动存储，避免出现文件丢失的问题。通过不同模块对不同文件进行保存，借助多功能模块对不同用户使用权限进行管理，进而保证数字化档案平台工作效果，最大限度发挥出数字化档案平台使用的完整度和安全性。数字化平台建设可根据档案馆实际需求进行设计，增加其灵活使用效果，实现数据自动分析、统计、存储，进一步优化档案馆日常管理工作，使档案馆发展跟上时代发展的趋势；3.3 加大资金和人才的投入数字化档案馆建设过程中，要想促使管理工作安全使用就需在设计和使用过程中做好安全防护措施，这就需一定的技术设备和人才支持。各类数字化技术发展取得一定的成就，档案馆数字化建设的重要载体就是信息技术，档案使用的完整性、安全性都与其有着直接联系，因此，数字化档案馆建设还需要资金投入以及人才建设力度。数字化档案馆建设中，资金投入应以信息技术平台建设为主，围绕数字化平台存储功能、访问功能、数据分析等功能加大投入力度。6只有档案馆数字化平台功能良好，才能确保数字化档案馆建设质量，同时也能降低平台后期使用过程中维修成本。Documentation2023 年 3 月 15 日总第 491 期Security53办公自动化对人才建设方面，首先，档案馆可对现有人才进行培训，改变工作人员传统思想，使其积极学习信息技术等相关知识，可组织工作人员参加社会中相关培训班，也可聘请专业人士到馆内对工作人员进行培训，提高工作人员信息基础操作水平，在提升工作人员自身技能的同时，为数字化档案馆建设提供人才力量；其次，档案馆可扩大人才招聘范围，将数字化技术相关知识作为人才引进的标准，为档案馆建设提供新的活力，促使档案管理工作有序进行；最后，制定完善的人才引进制度，尽可能形成书面管理文件，明确数字化人才引进要求以及待遇。档案管理工作具有多职业属性的特点，从事档案管理工作人员需具备程序员技能、数据统计、信息技术操作技能等，因此，人才引进还需加大对人才复合型工作能力考核，制定相关制度。3.4 加快信息系统建设提高资源共享效果随着信息时代的到来，为积极迎合当前国家档案局对档案管理提出的数字化建设要求，很多档案馆积极将数字化档案管理建设提上日程，为降低资金成本支出，很多档案管理档案只是简单地将原本的纸质版档案表转为可读性图像、文本等格式，并没有针对档案管理建立信息化管理平台，因此整体上档案使用率依旧低下。基于以上，在进行档案数字化管理模式建设中，不能仅从表面进行改变，而应从顶层设计逐步强化。具体来讲：在进行档案管理信息系统建设时，对档案信息进行归纳整合，应结合单位自身需求购买档案管理信息系统，并在内部实现授权管理，与各部门端口进行对接，以使各部门能直接根据自身需求，进入档案管理信息系统，以此进一步提高工作质量。尤其是在当前互联网时代快速发展背景下，更倾向通过手机进行相应操作，对此可通过建立档案管理 APP 的形式，进一步提高档案管理平台的应用率，以生活化的方式开展档案管理工作；除上述之外，将档案内容上传至云平台后，还要注重电子档案安全保护工作，强化保护等级，切实保证电子档案的安全性。7对档案运用，还应特别注重其中的交互共享功能，采取虚拟化、动态化的形式进行档案管理演示，进而提升档案资料共享效率，如有条件和管理需求的情况下，还可将当前较先进的 3D 技术引进立体化档案管理，整合电影蒙太奇手法以及数字漫游技术，实现综合化管理，充分发挥档案管理的现代化特征，从视觉上带给人强烈的冲击感，以及超出现实的真实感。3.5 构建档案安全管理体系从整体上来看档案安全管理体系，对安全方面的功能要求，应分布在某一档案保护等级的所有层面，而这也就从侧面提出，确保当前安全等级保护对象各层面安全功能能够保持一致，避免因其中某层安全功能减弱，使得整个系统的安全防护性能随之被削弱。在数字化建设中，需按大档案馆的实际需求，安装专门的办公组件，虽然系统最初会安装部分组件，但这些组件安全系数不高，建议卸载旧的并安装更适合的版本。在采购硬件服务器过程中，需购置阵列卡，专门用于档案管理的系统盘以及存储器，以此确保档案管理工作系统和数据稳定运行，避免由于硬盘故障而出现系统崩溃的情况；在系统安装环节需分区建设，一般可以构建 3 个区域，一分区用来存储系统日常运行操作的日志文件，一般需要大于 100GB；二分区用来 IIS根目录；三分区通常用作 FTP 目录，这样无论哪个分区出现安全问题都不会对系统文件产生影响；此外，安装系统补丁也非常重要，且需及时更显系统补丁，最大限度避免黑客、病毒攻击，为数字化档案馆提供保护伞；另外，要想针对身份鉴别、档案访问权限进行有效控制，对此可基于通信网络、区域网、业务系统等多个层次逐步落实该措施，对身份鉴别所用密码技术、可信技术，应由统一技术平台在其中起到支撑性作用，这样做的目的在于促使系统内部与外部安全强度保持一致，以此构建整体性的安全防护系统。针对等级相对较高的档案安全保护对象，可对此采取集中式的安全管理、监控以及审计工作，并构建集中化的档案安全管理工作重心，针对档案安全等级保护对象采取集中化的管理模式，对安全保护对象中的安全控制组件应在定级对象各层处于分散状态，要求其不仅能基于统一指导下发挥安全防护功能；同时也能以独立状态发挥其所具有的应用价值，通过构建全面系统的档案安全集中化管理体系，能结合当前外部发展环境、档案馆安全管理实际，对档案安全集中管理模式与网络安全等级保护工作进行适当的调整和优化，以此不断提升档案网络安全管理质量。4 结论综上所述，数字化档案馆建设是在网络环境基础上对传统档案管理模式进行优化和完善，其重点工作在于数字化平台建设和网络进行安全保护。目前，信息技术使用面临一定的安全风险，导致档案信息在使用中始终处于危险状态，因此，加强网络安全措施尤为重要。加大数字化档案馆网络安全建设的重视力度，制定完善的数字化平台，加大资金和人才的投入，加快信息系统建设建成达成资源共享目标，构建全面的档案安全管理体系。参考文献1 孙晓冉.数字转型背景下档案信息化标准建设研究J.科技资讯，2022，20（23）：215-218.2 于奇慧.档案数字化背景下加强档案管理工作的探析J.文化产业，2022（31）：16-18.3 钱 艳.大数据背景下高校数字档案馆的建设路径J.黄河.黄土.黄种人，2022（13）：47-49.4 廖 丽，高如震.智能档案馆建设过程中的安全问题思考J.科技视界，2021（30）：175-176.5 刘一宁，韩清艳.数字时代高校档案工作者数字化素养提升策略研究J.山西档案，2020（05）：165-168+128.6 慕 童.关于我国数字化档案馆建设的几点思索J.理论观察，2020（02）：137-139.7 刘 进.基于大数据环境下电子档案管理措施的探讨J.中国民商，2018（10）：169.作者简介盛 磊（1983.3-），男，汉族，本科，工作单位：滨州仲裁服务中心，职称：网络工程师，研究方向：档案管理、网络安全。总第 491 期2023 年 3 月 15 日Documentation Security54