工程总承包项目合同管理规定.doc

管理体系文件

总承包项目合同管理规定

现行版本
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A

控制性质
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受控

受控号
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持有者
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总承包项目合同管理规定
1范围
为规范总承包项目合同管理工作，明确项目合同管理过程中各项工作内容和职责分工，确保项目合同管理的规范性、科学性，防范总承包项目合同风险，特制定本规定。本规定适用于 总承包项目合同管理工作。
2 规范性引用文件
GB/T50358-2005 建设项目工程总承包管理规范
3职责
3.1 工程承包管理部控制室
3.1.1 指导拟订并审核总承包项目建筑安装标段划分计划；甲供材料计划
3.1.2 指导拟订并审核分包合同签订计划。
3.2 项目控制部
3.2.1负责组织编制总承包合同管理计划
3.2.2 负责组织拟订总承包项目建筑安装标段划分计划；
3.2.3负责拟订分包合同甲供材料计划；
3.2.4负责拟订分包合同签订计划
3.2.5负责组织分包合同招标
3.2.6 提出分包合同变更申请；
3.2.7 拟订总承包合同变更方案；
3.2.8 组织及参与合同索赔证据收集。
3.3 项目采购部
3.3.1负责组织拟订采购计划；
3.3.2负责拟订现场物资采购合同计划；
3.3.3参与评审甲供材料计划
3.3.4负责组织采购招标
3.3.5参与编制总承包合同管理计划
3.3.6提出物资合同变更申请；
3.3.7参与评审总承包合同变更方案；
3.3.8审核乙方领用甲方供应物资的数额、规格、价格；
3.3.9组织及参与合同索赔证据收集。
3.3 项目设计部、施工部
3.4.1配合拟订总承包项目建筑安装标段划分计划；采购计划及各种合同签订计划
3.4.2配合总承包合同变更方案编制；
3.4.3参加合同评审
3.4.4参与合同索赔证据收集。
3.5项目质量部、安健环部、开车部、财务部、综合部
3.5.1 配合拟订总承包项目建筑安装标段划分计划；采购计划及各种合同签订计划
3.5.2 参与评审总承包合同变更方案；
3.5.3 参加合同评审
3.5.4 参与合同索赔证据收集。
3.6项目经理
3.6.1 负责审核总承包项目建筑安装标段划分计划；采购计划
3.6.2 批准合同签订计划
3.6.3 审核甲供材料计划
3.6.4 审核总承包合同管理计划
3.6.5 会签并批准权限内的招标文件及招标结果
3.6.6 会签并批准权限内的合同变更申请；
3.6.7 参与评审并批准权限范围内的总承包合同变更方案。
3.7 工程承包管理部采购室
3.7.1 配合拟订总承包项目建筑安装标段划分计划；甲供材料计划
3.7.2 负责拟订项目物资集中采购计划。
3.8 采购室经理。
3.8.1负责审核总承包项目采购计划；
3.8.2负责审核分采购合同签订计划；
3.8.3会签并批准物资合同变更申请
3.8.4 审核总承包合同变更方案。
3.9 工程承包管理部主任
3.9.1 负责审核总承包项目建筑安装标段划分计划；采购计划
3.9.2 会签并批准权限内的招标文件及招标结果
3.9.3 负责批准权限范围内物资合同变更申请；
3.9.4 负责批准权限范围内的总承包合同变更方案。
3.10 主管院领导
3.10.1负责批准总承包项目建筑安装标段划分计划；采购计划
3.10.2会签并批准权限内的招标结果
3.10.3批准总承包合同管理计划
3.10.4负责批准权限范围内的总承包合同变更方案。
3.11 党政联席会
3.11.1会签并批准权限内的招标结果
3.11.2负责审核权限范围内的合同
3.11.3负责审核权限范围内的总承包合同变更方案。
3.12 院长
3.12.1会签并批准权限内的招标结果
3.12.2 负责批准权限范围内的合同签订；
3.12.3 负责批准权限范围内的总承包合同变更方案；
4 管理内容和方法
4.1 一般规定
4.1.1合同的订立要有依据，管理要有部门，会审要有制度，领导要有签批；
4.1.2 合同的履行要有监督，支付手续齐全，变更要有审批，结算要有原则。
4.2 合同管理程序
4.2.1 合同谈判与签订
a) 具备招标条件的项目原则通过招标签订合同，由合同管理部门牵头组织，在中标通知书发出后进行合同谈判；
b) 合同谈判由合同管理部门负责提出商务条款并谈判，项目施工/设计部负责提出技术条款并谈判；合同谈判完毕，由合同管理部门负责形成合同初稿；
c) 合同签订之前必须通过合同评审/会签，合同评审有会议评审和传递评审，合同经办人应填写合同评审单/合同会签单，将合同草稿与合同有关的证明材料提请与本合同有关部门、项目领导审核并在评审单/会签单签署；
d) 合同评审完毕后，合同经办人根据评审意见修改并最终出版合同文本，报相关领导批准。合同批准后，由合同双方签署加盖公章后生效；
e) 合同文本应分类管理，按院有关档案管理规定统一编号。
4.2.2 合同执行与付款
a) 合同生效后，合同管理部门、工程技术部门对合同乙方的安全、质量、进度(工期)、造价、与工程有关资料进行管理，跟踪合同履行的全过程；
b) 根据合同约定的付款方式，合同经办人应及时、准确地办理合同付款，合同付款采用支付申请和支付审批手续。
4.2.3 合同变更与解除
a) 下列条件下可以进行合同变更与解除
1) 双方当事人经协商同意；
2) 因不可抗力致使合同部分或全部不能履行；
3) 另一方在合同规定的期限内没有履行；
4) 法律、法规规定的其它事由。
b) 变更或解除合同须符合法定和约定的形式及程序；
c) 合同变更一般采用签订补充协议形式；
d) 变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效；
e) 合同变更或解除的程序与合同签订程序相同；
4.2.4 合同纠纷处理
a) 合同发生纠纷时，应先采用协商调解方式解决。协商调解达成一致时，应签订书面协议。协商调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷；
b) 合同纠纷处理完毕后，应及时将有关材料汇总、归档，以备查验。
4.2.5 合同的监督与检查
a) 合同的监督与检查由合同管理部门和相关部门共同执行；
b) 合同正本由工程承包管理部保管，其它管理部门使用副本或复印件；
c) 合同要建立管理台帐，并录入计算机管理系统统一管理。
4.2.6合同归档
a) 合同归档由承包管理部控制室/项目控制部负责。合同归档文件内容包括：
1) 业主委托书、询价书、招标书与具有法律效力的书面函电；
2) 投标书、报价书；
3) 合同评审表/合同会签表、评审会纪录；
4) 合同文本及合同技术附件；
5) 合同评价终结报告。
b) 合同归档文件按年度分类整理成册后送工程承包管理部综合室归档。
4.2.7合同终止评价
合同终止后，总承包项目部控制部可根据具体情况组织对合同进行合同后评价，评价的内容包括：
a) 合同签订情况评价；
b) 合同执行情况评价；
c) 合同管理工作评价；
d) 对本项目有重大影响的合同条款的评价；
e) 其它评价。

4.3 合同的办理流程

4.4 总承包合同的管理
4.4.1总承包合同的评审按院《与顾客有关的过程控制程序》( -MS106-2008)进行产品要求评审。
4.4.2工程承包管理部控制室为合同管理部门，负责组织合同谈判、起草、评审、修改、签订、变更等一系列事务。
4.4.3总承包合同签订后，组建总承包项目部。由项目部对合同履行组织实施管理。
4.5 施工/服务采购合同的管理
4.5.1施工/服务合同的管理形式
a) 施工/服务采购合同由总承包项目部管理，组织实施履行。
b) 总承包项目控制部为合同管理部门，负责组织合同谈判、起草、会签、修改、签订、变更、履行等一系列事务。
4.5.2施工/服务合同的谈判签订
a) 合同的谈判工作由项目控制部组织并负责商务条款谈判，项目施工部负责技术条款谈判。合同谈判结果如与招标文件、评标结果有差异，需填写<施工/服务合同谈判差异表>。
b) 施工/服务采购合同签订前，应通过合同评审/合同会签。合同经办人将合同文本与合同有关材料提请有关部门进行评审/会签，并应根据评审会议编写<施工/服务合同评审单>，或填写<施工/服务合同会签单>提请有关部门、项目经理审核并在会签单签署，根据权限规定报工程承包管理部审核，主管院领导批准。
c) 合同会签完毕后，合同经办人根据评审/会签意见修改并最终出版合同文本，由合同双方有签署权限的领导签署后加盖合同专用章(含骑缝章)。
4.5.3施工/服务合同的执行
a) 合同生效后，合同管理部门、业务部门要根据规定的部门职责，对合同乙方的安全、质量、进度(工期)、造价、与工程有关的资料等进行管理。
b) 合同的付款根据有关制度及合同约定的付款方式，由控制部填写<施工/服务合同付款申请单>,办理付款手续。
c) 合同的变更一般可采用订补充协议的形式。其中补充协议的名称为XX补充协议X，其中XX为原合同名称，X为补充协议序号，补充协议作为原合同的一部分不再进行编号。
4.6 设备/材料采购合同的管理
4.6.1设备/材料合同的管理形式
a) 设备/材料采购合同由总承包项目部管理，组织实施履行。
b) 总承包项目采购部为合同管理部门，负责组织合同谈判、起草、会签、修改、签订、变更、履行等一系列事务。
4.6.2设备/材料合同的谈判签订
a) 合同的谈判工作由承包管理部采购室/项目采购部组织并负责商务条款谈判，项目设计部负责技术条款谈判。技术谈判是根据招标文件(或沿用招标成果)、技术评标文件进行，谈判完毕后，需填写<技术谈判中技术、方案及供货情况汇总表>，并签署合同的技术部分作为合同附录。项目采购部依据签署完毕的合同附录及技术谈判中技术、方案及供货情况汇总表和商务评标文件进行商务合同谈判，合同谈判结果如与招标文件、评标结果有差异，需填写<设备/材料采购合同商务谈判差异表>。
b)设备/材料采购合同签订前，应通过合同评审/合同会签。合同经办人将合同文本与合同有关材料提请有关部门进行评审/会签，并应根据评审会议编写<设备/材料合同评审单>，或填写<设备/材料合同会签单>提请有关部门、项目经理审核并在会签单签署，根据权限规定报工程承包管理部审核，主管院领导批准。
4.6.3设备/材料合同的执行
a) 合同生效后，应信守合同，认真、全面履行合同义务。若发现对方未按合同约定完全履行合同义务，要在法定或约定的期限内向对方提出要求；若收到对方关于履行方面异议的函电，应在法定或约定的期限内答复。合同管理部门要采取有效措施进行管理。
b) 合同的付款根据有关制度及合同约定的付款方式，由采购部填写<设备/材料采购付款申请单>,办理付款手续。
c) 设备/材料合同变更或解除，必须由申请部门填写<设备/材料合同变更审批单>。经项目经理签字同意后进行变更，并采用书面形式通知对方，进行合同变更。