采购价格与合同、协议管理规定.doc

采购价格与合同/协议管理规定
文件编号：TY-GL-046
1目的
为规范采购价格管理，确保所购产品价格的合理性；为加强采购合同管理工作，防范采购风险及维护公司的利益，特制定本规定。
2适用范围
本规定适用于公司各类物资的采购活动，包括：采购价格管理、采购合同的编写、评审、签订、执行、修改等工作。
3定义
3.1常规物料：非首次订购的物料统称为常规物料。
4职责
4.1采购部负责采购价格的管理与合同/协议的编写、评审、签订、执行、修改等工作。
4.2法务部适时参与合同/协议的评审。
5内容
5.1采购价格
5.1.1询价与议价
5.1.1.1询价对象：
a) 对于新物料(即将首次订购)，采购人员一般应选择两到三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。关键物料在可行时，尽可能选择三家以上询价。
b) 对于常规物料：在寻找备选供应商时，一般选择一至两家作为询价对象。
5.1.1.2报价单应要求供应商按《询价/报价单》进行规范填写。
5.1.1.3报价后，与供应商议价时，应注意品质、交期、服务兼顾。
5.1.1.4供应商提供报价的产品与请购规格不同或属代用品时，采购人员应打样送需求部门确认。
5.1.1.5适当时，采购部应分析或收集资料，了解和判断市场价格趋势，作为议价的依据。
5.1.1.6必要时，采购部可邀请研发部参与新物料的共同询价与议价。
5.1.2价格调查
5.1.2.1采购部有责任向供应商索取详细的价格资料，同时通过其它途经收集相关产品的价格，调查价格信息，建立价格信息体系，便于对产品价格的分析和查找，确保采购产品价格的合理性和适当性。
5.1.2.2采购人员要随时关注相关产品的主要原材料的价格趋势，分析价格的变化趋势，利于采购价格的谈判。
5.1.3报价审批
5.1.3.1询价、议价完成后，采购人员应在《询价/报价审批表》填上报价详细内容、选择合作单位与申请审批原因，必要时附上书面说明，由采购部经理审批。
5.1.3.2对于新供应商的报价，提交《询价/报价审批表》时还应准备新供应商准入的相关资料一同审批，审批后的文件应予以保持。
5.1.3.3采购部经理对议价结果进行审查，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价。
5.1.4现有物料价格变更时，需要以《询价/报价审批表》形式经采购部经理批准后方可执行采购。
5.1.5新物料或新供应商供货产品的报价单应由财务部门在《询价/报价审批表》出具结算方式的意见。现有供应商的结算方式需要改成预付或增加预付比例时，也应由财务部门在《询价/报价审批表》出具结算方式的意见。
5.2采购合同/协议管理规定
5.2.1合同/协议的编写
5.2.1.1选择供应商：必须从《备选供应商一览表》或《合格供应商一览表》中选取。
5.2.1.2谈判：采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。
5.2.1.3拟定合同/协议草案：采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同/协议草案，按评审方式的规定进行报批。
5.2.1.4拟写正式的采购合同/协议：采购部应根据评审结果或意见确定正式的采购合同/协议,正式的采购合同/协议应包括以下几个方面的主要内容：
a) 合同签订双方主体的名称、地址和联系方式。
b) 采购物料的品名、数量与规格型号。
c) 采购物料的包装方式、品质、技术要求和验收标准。
d) 采购物料的交货期限、交货地点和发货方式。
e) 单价及结算方式与程序。
f) 违约责任和解决争议的方法：必要时要包括对知识产权与保密协议的违约罚则。
g) 合同变更、解除的约定条件
h) 当其产品或服务发生变化时，通知公司，由公司相关职能部门确定其更改是否对最终器械的质量产生影响。
5.2.2合同/协议的评审
5.2.2.1评审方式：采购部经理直接审核或评审小组评审
5.2.2.1.1评审小组成员组成：采购部、法务部。
5.2.2.1.2主要职责：
a) 审查合同供方的资质、选择来源。
b) 审查合同/协议的信息的完整性、结算方式的合理性和可行性，确保所规定的采购要求是充分与适宜的。
c) 审查合同/协议条款是否符合国家法律法规、是否符合公司合同/协议签订基本原则。
d) 对评审过程认真做好记录，并存档备查。
5.2.2.2评审方法
按物料的新旧程度及其对应重要性或金额加以区分，如下:
a) 首次订购的新物料：
1) A类：由合同评审小组组织成员按照评审范围及内容对采购合同/协议进行评审并记录，评审结果报总经理批准。
2) B类、C类：由采购部经理按照评审范围及内容直接对采购合同/协议进行审核。
b) 常规物料：
1) 采购合同金额≤50万元：由采购部经理按照评审范围及内容直接对采购合同/协议进行审核。
2) 采购合同金额＞50万元：采购部经理按照评审范围及内容对采购合同/协议审核后,总经理或其授权人批准。
5.2.2.3合同/协议评审
5.2.2.3.1评审范围及内容
5.2.2.3.1.1供方的选择与资质审核
只有经批准列入《备选供应商一览表》的供方才具有供货资格，具体应可追溯到新供应商准入的相关环节记录。
5.2.2.3.1.2合同/协议要素：
a) 合同/协议签订双方主体的名称、地址和联系方式。
b) 品名、规格和数量
合同/协议品名、规格应具体规定(颜色、式样、尺码和牌号等)；数量应在《请购单》请购数量范围内。必要时，可附上品名、规格、数量明细表。
c) 交货期限、地点和发货方式
合同/协议须注明交货期限、地点和发货方式；交(提)货期限(日期)要并考虑双方的实际情况、产品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确货物的发送方式是送货上门、物流上门，还是物流点自提。
d) 质量标准和包装
合同/协议中应规定产品所应符合的双方达成一致的验收标准，注明是国家或行业标准，如是企业标准，则需双方达成一致并签章；对有质保期或有效期的产品，应写明具体条款与对应处理方法；对产品包装的办法，使用的包装材料，包装样式、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。
e) 单价及结算方式与程序。
f) 违约责任和解决争议的方法：必要时要包括对知识产权与保密协议的违约罚则。
g) 合同/协议变更、解除的约定条件。
h) 当其产品或服务发生变化时，通知公司，由公司相关职能部门确定其更改是否对最终器械的质量产生影响。
5.2.2.3.1.3价格和结算方式
采购单价应为《询价/报价审批表》中批准的价格；规定结算方式和结算程序。
5.2.2.3.1.4违约责任
签约一方不履行合同/协议，因负违约责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定。
供方有以下四种情况时应付违约金或赔偿金：
a) 未按合同/协议规定的数量、品种、规格交货；
b) 不按合同/协议中规定的质量标准交货；
c) 逾期交货的；
d) 违背知识产权保护与保密协议的。
需方有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。
5.2.2.3.1.5合同/协议的变更和解除方式
合同/协议中应注明变更和解除的条件：合同/协议交期变更，需要在原合同/协议上修改并双方在相应地方签字盖章；其他合同/协议内容变更或取消合同/协议，需要另立“补充说明”并签字盖章。
5.2.2.3.1.6需对拟采购的产品的采购信息进行评审，适当时包括：产品、程序、过程和设备的批准要求；人员资格的要求；质量管理体系的要求。
5.2.2.3.2评审工作程序
5.2.2.3.2.1评审依据物料的特性按以下两种方式进行:
a) 常规物料与首次订购的B类、C类新物料：由采购部经理按照评审范围及内容直接对采购合同/协议进行审核，金额大于50万元的由总经理批准。
b) 首次订购的A类物料：评审采取召开专题会议的形式。专题会议由采购部负责组织，邀请相关职能部门参加。
5.2.2.3.2.2合同/协议评审工作开始前，先由采购部起草合同文件，合同文件应采用受控表单的合同文本；特殊事项，则可结合实际情况起草或与供方共同起草合同文本。
5.2.2.3.2.3采购部原则上应至少提前1个工作日将需评审的合同及相关文件传送一份至法务部。
合同/协议评审需要的相关文件(包括但不限于以下文件)：
a) 供应商资质证明文件；
b) 《新供应商前期调查表》；
c) 《询价/报价审批表》；
d) 《样品测试报告》；
e) 《备选供应商一览表》；
f) 《请购单》或《采购申请单》；
g) 《采购合同》或《采购协议》。
5.2.2.3.2.4合同/协议评审专题会议应做好以下工作：
a) 关于供方资质、询价比价、样品验证等情况的介绍；
b) 审查合同/协议具体内容；
c) 评审合同/协议的条款：重点评审合同/协议价款、送货期、违约责任、损失赔偿等条款。
5.2.2.3.2.5对被评审的合同/协议提出结论性意见。参会人员均应在合同/协议评审记录上签字。合同/协议评审通过后，采购部应将合同文件和汇总后的评审意见报请公司总经理批准。采购部负责依照经批准的合同文件与供方办理签约事宜。
5.2.2.3.2.6如果合同文件未得到评审小组的同意，则采购部应根据评审意见继续完善合同内容，并与供方进一步协商后形成修订后的合同文件，再次报请评审小组评审。
5.2.2.3.2.7评审记录的保存。采购部负责保存书面的合同/协议评审记录。
5.2.2.3.2.8合同/协议文件变更、解除的评审
发生合同/协议条款变更(如价格条款、支付条款、质量条款、运输周期条款、违约条款变更等)或解除时，应采用书面形式(如补充协议形式)由采购部经理审核，合同/协议金额大于50万元的应报总经理审批。
5.2.3合同/协议的签订
5.2.3.1评审通过的，采购部与供应商完成合同/协议的正式签订。采购合同/协议金额在10万(含)元以上的，采购部必须存档双方盖章的原件。
5.2.3.2评审未通过的，采购部应根据评审意见对采购合同/协议草案进行修订并与供应商协商，达成一致后并据此形成正式的采购合同/协议。未达成一致的，需再沟通协商，交由评审小组评审通过后确定正式的采购合同/协议。
5.2.4合同/协议的执行
5.2.4.1采购部应及时做好物料的跟催工作，降低逾期交货的风险。
5.2.4.2采购部应配合仓库、质控部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同/协议所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。
5.2.4.3根据物料的到货情况与约定的接算方式，按期与供方进行结算。
5.2.5合同/协议的修改
5.2.5.1合同/协议的修改应按以下方式的要求执行:
a) 交期变更：需在原合同/协议的基础上做出修改，修改的地方需要双方签字盖章。
b) 数量、规格型号变更：需采取书面合同/协议补充说明形式，书面说明内容应该包含：合同号，原合同/协议变更原因，变更内容，双方经办人签字，审批人审批。
c) 其他变更：应保留合同/协议原件，并附书面补充说明，需双方经办人签字，审批人审批后盖章存档。
5.2.5.2任何修改都应保存相应的记录。
5.2.6合同/协议纠纷的处理与合同/协议管理
5.2.6.1当公司与供应商所签订的合同/协议出现纠纷时，其一般采取如下处理方法：
a) 与供应商协商解决(优先采取协商方式) 。
b) 由仲裁机构进行仲裁。
c) 通过法律途径解决。
5.2.6.2采购部应对采购合同/协议予以妥当的保存，采购合同/协议的签订人员与资料管理人员要遵守合同/协议的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理：
a) 泄露合同/协议内容。
b) 私自更改合同/协议内容。
c) 丢失合同/协议。
d) 在合同/协议签订、资料保管中损害公司利益的其他行为。
5.2.6.3参与采购合同/协议履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。
6相关/支持性文件
无
7质量记录
7.1询价/报价单
7.2询价/报价审批表
7.3备选供应商一览表
7.4合格供应商一览表
7.5请购单
7.6新供应商前期调查表
7.7采购申请单
第 6 版
第0 次修改
生效日期：2014-04-01
分发号：
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