软件公司文书管理制度样本.doc
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1、XX软件股份有限公司文书管理制度第一章 总 则第一条 为保证公司文书事务正常顺利进行,增进与提高组织管理工作效率,特制定本制度。第二条 本制度所指文书,涉及如下内容:1、 高层决策文献以及对基层下达文献2、 会议文献、纪要与传阅文献3、 公司规定各项基本制度4、 业务工作往来公文、信件、传真5、 公司购买图书、报刊、杂志第三条 所有文书归公司所有并收藏,任何个人不得占有。第四条 必要严格保守公司文献机密。第五条 凡公司重要事宜批示、请示、报告、报告、传达、答复等等,一律以书面形式进行。第六条 文献起草、领取与寄送,原则上由公司行政部负责。第二章 文献起草第七条 凡公司内公务文献,除有特殊规定外
2、,一律依照本制度制作。发往公司以外文献除有特殊规定外,也合用本制度。第八条 公务文献应简要扼要,一事一议,语言措辞力求精确规范。第九条 文献起草必要征得主管批准,并且在主管有了明确决定之后进行。文献起草只是一种“文书化”过程与成果。第十条 文献上应有公司制发单位规定编码,还应标明与此份文献关于核心词及复文文献号码和年月日,以便解决。第十一条 在文献有必要加盖公司印章时,须经主管批准批准后,去印章保管员处申请加盖公司印章。第十二条 公文印章加印在发文日期中间。第十三条 制作文献用纸,除特殊状况外,原则上采用A4规格。第十四条 保密文献注明密级。第十五条 附件位于正文之后、印章之前,注明附件序号、
3、标题。第十六条 文献书写需符合公文种类,使用规范格式,详见附表1。第三章 文献签发第十七条 公司文献按类别分为公司经营管理类文献,财务业务档案类文献,组织人事档案类文献,普通文献等。第十八条 公司经营管理类文献(如公司股东会议文献、决策委员会文献、执委员会文献、行政人事任免调节告知、经营筹划书、合同书、公司制定规章制度等)原则上由行政办公室起草,公司董事长或总经理审核签发。 第十九条 公司类财务业务档案文献(如年度决算报告,软件注册证等业务用公文等)由财务部门起草,公司董事长或总经理审核签发。第二十条 公司组织人事档案类文献(如短期劳动合同书、劳动合同书、保密合同等)由行政办公室起草,公司董事
4、长或总经理审核签发。第二十一条 公司普通文献(如部门提案、会议纪要、告知、申请等)由各部门负责起草、办公室审核编号,部门负责人签发。第二十二条 文献签名按下列规定进行:1、 公司内文献,普通往来文献只需主管签名;单纯上报文献,或者不涉及各部门且内容不重要文献,只需部门签名;重要文献,按责任范畴由董事长、总经理、常务董事签名,或者署关于部门主管姓名与职务。2、 对外文献,如合同书、责任状、回执、公示等重要对外文献,一律署董事长职务与姓名。如果是董事长委托事项可由指名责任者签名。第二十三条 文献经审核、签发,由行政办公室校对无误后方能复印、盖章。第四章 文书收发第二十四条 公司所有文书收发管理工作
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