北方光电科技股份有限公司Oracle实施采购业务方案样本.doc

北方光电科技股份有限公司
Oracle实行
采购业务方案

顾问: KPMG Consultant
生成日期: .10.16
最后修改日期:
控制号: NOROP-PO-2
版本: 2 .0
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审批:
北方光电项目经理

毕马威项目经理

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文档控制

修改记录

Date
Author
Version
Change Reference

.9.28
毕马威顾问
1.0
没有此前版本
.11.28
毕马威顾问
2.0
依照CRP更新解决方案

审查人

Name
Position

目录
文档控制 ii
修改记录 ii
审查人 ii
公司组织管理 1
1 采购组织管理 4
1.1 业务部门设立 4
1.2 业务人员状况 4
2 采购产品管理 7
2.1 采购产品 7
2.2 采购产品编码 7
2.3 采购产品分类 7
2.4 采购产品计量单位 8
2.5 采购产品库存控制 9
3 供应商管理 11
4 请购管理 14
4.1 请购流程 14
5 询价及报价管理 15
5.1 询价单 15
5.2 报价单 16
6 订单管理 17
6.1 订单生成 17
6.2 订单内容 26
6.3 订单安全性 28
7 采购接受与退货 29
7.1 采购接受控制 29
7.2 采购退货 30
8 审批管理 32
8.1 审批流程 32
8.2 审批人员 35
8.3 审批权限 35
9 采购与财务接口 37
9.1 采购和财务接口 37

公司组织管理
Oracle 系统采购模块功能概述
Oracle采购模块是Oracle分销系统重要功能模块之一，也是控制公司整个物流链条始端功能模块。它重要解决和控制公司采购业务，实现公司对采购流程、采购物品和供应商有效管理。

Oracle 采购管理系统重要功能概述如下：
对请购、采购业务流程监测和控制；
记录并运用询价和报价信息；
对供应商进行有效管理和评价等。

Oracle 采购模块功能重要特性有：
业务与财务集成（资金保存、与应付和总帐集成）；
运用工作流方式规范业务；
强大审批与权限控制；
多样化采购模式；
灵活外币解决；
丰富系统报表等等。

下图为本解决方案中，北方光电总部采购模块与其他模块关系：

生产基地中采购模块与其她模块之间关系如下图所示：

Oracle 采购业务解决方案概述
针对北方光电股份有限公司及其下属子公司现行采购业务特点，以及将来对采购管理和控制需求，采用各种经营单位、各种库存组织方式设立系统应用架构。
北方光电总部贸易一部、贸易二部、光电部销售合同导入采购模块生成销售请购，销售请购单由采购部门自动引入，分派给采购人员，由采购人员制定采购订单，并依照采购订单审批流程进行审批。通过审批采购订单打印并下达供应商。供应商货品送达后，按照采购接受流程接受货品。
生产基地年初时订立长期框架合同，由采购部门为生产基地生产物料制定一揽子采购合同，提交采购部门经理审批。
办公用品、低值易耗品采购由财务模块直接录入发票解决，不在业务模块中记录信息。固定资产请购由各部门在系统外填制请购单，采购部汇总后统一制作采购单进行采购，采购过程不在系统中进行记录和维护。
采购产品分类和编码与库存模块中物品分类和编码保持一致。
供应商信息建立和维护，以及对供应商评估，本方案采用了Oracle系统提供供应商建立、维护方案，可以有效地保证采购业务高效进行。此外，可以通过供应商服务、质量绩效等报表对供应商体现进行汇总分析；供应商信息由采购部门负责维护，财务部门负责系统外提供财务方面关于信息，应付模块与采购模块共享供应商信息库。
针对每一种详细采购单据（请购单、询价单、报价单、采购订单）设立访问层次和安全层次，保证只有有关人员可以浏览采购单据。只有具备特定权限人员才可以修改、取消单据，保证单据安全性。
采购会计期与总帐相似，本位币为人民币。
文档构造
本文档将从如下几种方面，对采购业务解决方案进行详细阐述：
1. 采购组织管理
2. 采购产品管理
3. 供应商管理
4. 请购管理
5. 询价及报价管理
6. 采购订单管理
7. 采购接受与退货
8. 采购与财务接口
9. 采购订单审批
有关文档
本文档设计基于如下文档内容：
北方光电Oracle实行采购业务需求分析
北方光电业务流程、操作手册

1 采购组织管理

1.1 业务部门设立
业务需求
北方光电
贸易一部、贸易二部负责轻工、机械、照明自营和代理贸易业务。下设采购小组、销售小组分别负责自营出口业务采购与销售。
采购部采购员负责采购光电部销售产品；专人维护北方光电总部与下属奥德光电、远达光学、中山精密供应商信息；制定下属子公司长期框架合同。
生产基地
生产基地生产部负责原材料采购、储运、库存筹划等。生产部采购经办将负责按照总部采购部框架性合同释放一揽子合同采购订单，或者自行制作不可以与供应商签定一揽子合同零星采购申请，创立原则采购订单。物料入库管理等由生产部库存管理员负责。
经BPR讨论以为，北方光电与生产基地固定资产、办公用品等采购无需在系统进行操作，直接在财务进行解决即可。
解决方案
Oracle系统可以通过灵活责任、菜单设立实现将采购功能菜单（询价和报价、采购、接受、供应商管理等）分派给采购部、贸易一部与贸易二部采购小组、生产基地相应人员；
通过预置文献设立，实现北方光电总部与生产基地各经营单位业务信息独立与完整。

1.2 业务人员状况
业务需求
北方光电
贸易一部、二部各有一名经理，采购小组业务员负责为本部门销售小组采购自营出口业务轻工、机械、照明等产品；其她类型业务不实行购销分离，由各业务员负责执行采购与销售整个贸易过程。
采购部设有采购经理，下属采购人员负责为光电部订立采购订单、为生产基地订立长期框架合同，专人管理供应商档案。
生产基地
生产基地生产部设经理一名，下属采购经办负责发放一揽子采购合同；或者制作零星物料采购申请，然后创立原则订单等。
当前生产基地采购由业务员按照产品分类负责订单制定与跟踪工作，每类产品由不同采购经办负责。
远达光学有4名采购经办，分别负责金工构造、光学、包装材料、橡胶件等采购。奥德光电有4－5名，2名负责金工件采购、1名负责包装材料与辅料采购、1名负责光学件（涉及光学毛坯、光学成品等）采购。
解决方案
以上需求在系统中通过如下几种方面方案实现：
q 职位
q 采购员
q 采购员与采购物品关系
职位
Oracle系统可以灵活地设立公司员工职位，并与每一位员工进行关联。详细如下：
1. 设立职位核心弹性域：由于北方光电与北方工业4家子公司共用一套系统，弹性域设立在所有经营单位之间是共享。因而北方光电职位弹性域将用一段，在名称中区别不同经营单位。详细如下：
北方光电：
依照BPR设计岗位职责，与采购有关职位如下：
采购部经理
采购部业务员
光电部经理
光电部业务员
贸易一部经理
贸易一部销售业务员
贸易一部采购业务员
贸易二部经理
贸易二部销售业务员
贸易二部采购业务员
财务部经理
副总
总经理
生产基地：
如下是某些采购业务有关职位列表：
生产部经理
生产部采购经办
生产部筹划员
生产部仓库管理经办
2. 采购员设定
在采购员定义窗口中定义采购员。
3. 采购员与物品关联
在物品定义中指定每一物品缺省相应采购员，在请购单中系统将自动选用该物品相应采购员，录入人员可以改选其她采购员。
2 采购产品管理

2.1 采购产品
业务需求
北方光电公司重要采购光电、轻工、机械、照明等产品；生产基地采购生产光电产品原材料，涉及光学件、金工件、橡胶件、包装材料等。
解决方案
运用库存模块在系统中定义采购物品。详细参见库存模块业务解决方案。

2.2 采购产品编码
业务需求
光电总部当前采购产品没有进行编码，业务员大多使用海关编码对物品进行标志有时也运用供应商产品编码。
远达光学生产基地：成品编码9位， 原材料10位， 光学胶片编码3位。工艺技术部调研问卷：有原则物品编码， 按零件类别， 产品型号， 普通为3段 ， 编码不定长，例如： M 58 111 S
但愿不同分类有定长编码，并保证编码唯一性。当前存在问题：公司内部不同部门各自文献中不统一， 存在同一件号， 不同编码。
奥德光电生产基地：当前没有原则物料编码， 但愿尽快编制物料编码，并且一定基于物料编码唯一性。
解决方案
财务物品编码采用与库存相似编码规则，并在库存模块定义物品时明确采购产品编码。

2.3 采购产品分类
业务需求
当前贸易一部、二部经营轻工产品涉及：灯具、钟、日杂、家用电器。也许在每大类下再细分（灯具按2头或3头分、日杂按一件套/二件套分、钟分为挂钟和台钟、家用电器按微波炉、咖啡壶、电饭煲分）。基本分两层，家用电器再细分则按升分 。机械产品涉及铸铁产品、灯具、不锈钢制品、汽配、设备零件、文体用品/医疗器械。再下一层分类十分繁多。
采购部为光电部采购成品涉及：望远镜、显微镜、天体望远镜、抢瞄、光学材料（其中显微镜分为生物和体视），其她产品分类根据《海关编码》；
生产基地采购原材料涉及：
远达光学生产基地：
原材料分：包装材料， 橡胶件， 光学件， 构造件
构造件分：金工，机加，塑料件，金饰件
奥德光电生产基地： 开发中心按照物品不同用途有分类，物品分类可以按照大、中、小类，并体当前物品编码中。
解决方案
系统可以在库存模块和采购模块运用不同物品分类。鉴于北方光电与生产基地没有区别职能采用不同物品分类规定，因而建议采用库存模块定义物品分类详细参见库存模块解决方案。

2.4 采购产品计量单位
业务需求
北方光电：
轻工部：出于退税规定，计量单位要按照海关报关规定定。基本上灯计量单位是盏、钟按台/只计量、日杂计量单位是套/公斤；家用电器是按个计量
光电部：基本上按具或个计量；光学材料有时采用“公斤、块”，依照客户规定。
机械部：从公斤、米、具、套、个等均有，且不拟定，当客户规定不同步会用不同计量单位。存在这样状况，即采购订单、销售订单、应收帐款发票按个计量，但在出口报关、供应商开具增值税发票上需要按照公斤等单位计量。
生产基地：
涉及件、公斤、瓶、米、片、双等。存在计量单位之间转换状况。
解决方案
在库存模块可以定义各物品基本单位，并明确基本单位与其她辅助计量单位之间换算关系。详细参见库存业务方案设计。

2.5 采购产品库存控制
业务需求
总部：
贸易一部、贸易二部采购品没有物理库存，不存在库位控制问题。但是对货品需要进行跟踪监控，规定采购订单、入库告知单、销售订单编号一致，以实现成本测算。
光电部贸易类物品有物理库存，但未对存储库位进行管理控制。光电部同样需要依照采购订单号跟踪采购物品。
都未使用序列号控制。
生产基地：
远达光学：当前有光学竣工库、光学毛坯库、工具工装库、辅料工具库、金工库（橡胶件、构造件、金工件）、光学棱镜库、易燃易爆库、包装材料库、成品库等。都没有库位、批号、序列号、版本控制。橡胶件有过期控制。
奥德光电：当前有光学竣工库、光学毛坯库、工具辅料库、金工库、包装材料成品库等5个仓库。没有库位、批号、序列号、版本控制。橡胶件有过期控制。
解决方案
总部：
贸易一部、贸易二部业务由于存在供应商提前开票结算，确认存货状况，因而将运用北方开发订单流程，由销售订单导出生成请购单，自动创立为采购订单，供应商开来发票规定付款时，在系统中接受入库。物品出口发运给客户获取有关单据后，在系统中进行发运确认操作。
光电部采购物品基本都先入北方光电自备库，因而光电部销售订单将采用开发流程，将采购物品接受入库后，再进行挑库发运操作（详细参见销售订单管理模块）。
采购部采购员、贸易一部、贸易二部采购人员将请购单中接受人附注中记录销售订单编码作为前缀，加流水号，作为采购订单编码，实现销售订单与采购订单之间联系。接受入库单可以依照采购订单进行查询，在采购定单查询界面实现。将采购订单查询菜单设定给销售员，销售员即可在系统中适时查询采购订单所处状态。
北方光电本部自营出口，投标，进料加工要进行成本盈亏测算.这某些业务中所涉及产品要进行批号控制。批号编码规则参见库存解决方案。其她业务产品考虑到后来会出口，也要进行批号控制。编码规则参见库存解决方案。
生产基地：
设立各种子库存，对物品进行分类管理与控制。无需对物料进行批号、系列号等控制。子库存与库位等设立详细参见库存模块方案设计。
3 供应商管理
业务需求
北方光电
供应商当前没有统一编码规则。既有点石系统中，供应商信息由业务员自己维护。业务员可以选取供应商信息不共享、部门内共享和部门间共享。
供应商分类按照部门分为轻工类、机械类、光电类、照明类等。
生产基地
远达光学供应商信息由生产部人员按照供应商产品类别分别由专人记录更新，统一至远达集团调度室进行汇总。供应商没有编码。
供应商按照产品分为：光学类、金工类、辅料类、包装材料类。
奥德光电供应商信息由生产部业务员按照类别收集，统一至远达集团调度室进行汇总管理。供应商没有编码。
供应商分类与远达光学分类办法相似。
远达集团总调度室每年对供应商进行考核，考核原则没有明确规定。远达光学与奥德光电采购员将收集供应商体现等信息汇集到总调度室进行分析。选取新供应商时，从规模、价格、质量、交货期上对供应商进行考量。公司仅与通过考核供应商订立采购合同。
BPR后来总部与生产基地供应商信息统一由北方光电采购部专人负责录入与维护。
解决方案
供应商信息内容：
Oracle系统可以记录供应商名称、编号、分类、地址、联系人、付款条件、应付款、预付款帐户等信息。
供应商信息维护：
供应商信息精确性依照BPR设计组织架构与部门职责，并保证供应商信息精确性，由北方光电采购部专人负责供应商信息维护。
供应商信息安全性：
系统供应商头信息在各经营单位之间共享，地址层信息在各经营单位之间屏蔽，在经营单位内部共享。考虑系统数据精确性与完备性，建议由北方光电采购部专人负责供应商信息在系统中维护。
供应商编码：
供应商编码可以采用自动编码或者手工编码，手工编码可以使用字符，最长30位。
通过讨论，初步拟定运用手工编码，编码规则参见北方工业总部编码规则。
供应商分类：
系统可以记录供应商分类信息，在采购快查码中定义供应商类别，录入供应商时就可以选取所属相应类别。
总某些类：贸易一部、贸易二部、采购部
生产基地分类：光学类、金工类、辅料类、包装材料
供应商评估与合格供应商管理：
1. 供应商评估信息收集
定期查看供应商产品目录，其中记录了与供应商发生每一笔交易信息。
运用报价查询和报价分析来协助评估供应商。
运营系统提供关于供应商信息报表，从不同角度收集评估信息：
序号
报表名称
报表内容
1
按分类采购汇总报表
按物品类别，供应商，采购员，订单日期打印采购订单汇总状况。
2
按供应商发票价格差别报表
按物品类别，供应商，期间打印采购订单和发票价格差别，只有采购订单和发票匹配才干记录。
3
采购订单及发放明细报表
按采购订单查看采购订单发放状况，注：只有筹划采购订单和一揽子采购合同有订单发放。
4
供应商采购汇总报表
按供应商打印采购订单汇总状况表。
5
供应商服务性能分析报表
按物品，物品类别，供应商等打印供应商到货日期同采购订单需求日期对比报表。
6
供应商过期发货报表
按供应商查看依照需求日期，过期未到采购订单及物品明细状况。
7
供应商质量性能分析报表
按供应商打印供应商物品验收状况表。
8
供应商暂挂报表
按供应商打印暂挂采购订单状况表。
9
过量发货报表
按供应商打印供应商发货数量超过订单数量过量发货状况表。
2. 依照收集数据进行供应商级别分类，针对供应商所属级别在系统中录入相应付款条件、接受方式等。做采购订单时，相应供应商信息会带入采购订单中，用来管理与供应商交易条款。
3. 系统可以维护合格供应商清单，并限制物料仅可从合格供应商处采购。详细是在库存定义物料时，规定“使用批准供应商”，在采购模块中定义合格供应商清单，明确某物料合格供应商是哪些。业务员将无法提交不合格供应商采购订单。

4 请购管理

4.1 请购流程
业务需求
北方光电
贸易一部、贸易二部采购组、采购部当前没有请购流程。
生产基地
依照BPR成果，当生产基地需要自行采购某些还不可以与供应商订立一揽子合同零星采购，请购流程如下：
1. 采购经办进行询价、报价等活动
2. 查询以往历史交易，选取最优报价，制作请购单，提交审批
3. 由部门经理、财务部经理审批，在超过审批范畴时，由公司总经理进行审批
详细参见BPR交付成果“采购申请（筹划）制定、审核及下达流程”
经BPR讨论拟定，固定资产低值易耗品采购申请与采订单等流程不在ERP系统中体现。
当前未采用采购预算控制。
解决方案
北方光电：
由于北方光电主营贸易业务，物品采购需求基本来自于订立销售订单，只要销售订单通过了审批，就可以采购有关物品，因而不存在手工录入请购单状况。
在本方案中，将运用直接发运或者开发工作流将销售物品信息传递至采购模块，系统将自动生成请购单，传递至采购部门进行采购。
生产基地：
运用系统原则请购单功能，在系统中定义相应审批层次，采购经办可以在系统中制作请购单，按照审批途径与审批权限提交审批。
5 询价及报价管理

5.1 询价单
业务需求
北方光电与生产基地询价都通过电话、传真等形式进行。
没有固定书面形式询价单。
解决方案
北方光电
总部询价活动涉及内部询价（即销售人员向采购人员询价）和对外询价（即老式意义上对供应商询价）。
1. 内部询价：
系统没有原则内部询价功能。考虑到运用请购单变通作为内部询价单，操作上比较复杂，并且依然需要手工业务配合，因而建议系统外进行。
详细操作环节：
1. 销售人员在获得客户意向后，将需求记录至手工内部询价单，传递给采购人员。
2. 采购人员进行对外询报价。
3. 采购人员与销售人员沟通询价成果。
4. 采购人员将沟通成果记录在内部询价单上，购销双方进行签字确认。
2. 对外询价：
采用系统原则询价单功能，记录对外询价状况。为了简化操作，可以从请购单行自动创立成询价单。并可以打印询价单，发给供应商。
生产基地
采用原则对外询价单功能记录采购询价信息，在系统中录入询价物品、数量、目的价位、向哪些供应商询价等信息。

5.2 报价单
业务需求
北方光电
供应商报价方式重要有电话、传真。
供应商报价时已经考虑了采购数量等因素，因而其报价中不涉及任何折扣信息。
报价无需审批即可生效。
但愿业务员可以查询以往报价历史纪录。
生产基地
供应商报价重要是针对价格合同，报价方式重要有电话、传真。
报价内容涉及物品编号、价格、图纸、模具等。业务执行过程中，存在价格更改状况，普通是价格下调。
报价需要通过总经理或生产部经理审批方可生效。
价格合同将保存在远达集团总调度室。
解决方案
北方光电：
系统中可以记录报价信息， 并可以由询价单自动生成报价单。
生产基地：
系统报价单可以记录物品编码、价格等信息，图纸、模具等信息如果有电子文本，可以挂为附件。
系统具备报价审批功能，可以在询价单上注明与否需要报价审批，针对该询价单所有报价都将需要审批；或者制作报价单时规定报价审批。鉴于系统中没有报价审批工作流，所有具备该界面操作权限员工都可以进行报价审批操作，控制意义不大，建议将通过审批生效报价录入系统，为后来业务提供参照。

6 订单管理

6.1 订单生成
业务需求
北方光电
贸易一部、贸易二部采购订单依照销售订单生成，采购部为光电部制定采购订单由销售订单生成，为生产基地制定长期框架合同依照生产筹划生成。
当前销售合同基本与采购合同一一相应。
生产基地
生产基地原则采购订单依照长期框架合同有关规定生成。采购订单无需与销售订单进行相应。
解决方案
北方光电：
总部采购业务分为三种类型：
1. 贸易一部、贸易二部、光电部等贸易类采购业务。
2. 总部销售生产基地物品业务。
3. 总部采购部为生产基地订立长期框架合同业务。
1. 总部贸易类采购业务类型:
编号
类型
描 述

1
自营出口业务
解决出口业务国内采购，在采购模块管理
2
自营进口业务
解决自营进口采购业务，在采购模块管理
3
进料加工不作价业务
涉及进料加工原料采购和加工费用解决，在采购模块管理
4
进料加工作价业务
解决进料加工原料采购与成品采购业务，在采购模块管理
5
来料加工业务
收取加工费用业务类型，在财务模块管理
6
代理进口业务
收取代理费业务类型，在财务模块与采购模块管理
7
内贸业务
解决内贸采购业务，在采购模块管理
注：
1. 这里所指代理进口业务是指纯代理状况，区别于北方光电以往代理业务范畴，这里代理业务在财务上反映不是结转收入和成本，而是代理费收入。
2. 这里所指出业务类型以及业务类型解决方案同样合用于远达集团业务解决。
自营出口业务解决
贸易一部、贸易二部、光电部出口业务中采购订单，普通规定记库存帐，再依照销售订单规定将物品发运至客户处，并结转销售成本。操作流程如下所示：
1. 运用开发销售订单流程，在销售模块录入销售订单，导入采购模块生成请购单。
2. 采购员创立采购订单。为了便于销售人员对采购订单状况查询，在系统中将建立销售订单与采购订单之间联系。采购员依照请购单“接受人附注”中记录销售合同号，将其作为采购订单编码。如果有各种采购订单为一张销售订单进行采购，则在销售订单编码后加流水号作为采购订单编码。
3. 在供应商将物品发运至客户时，采购员依照收到供应商传来单据在系统中进行物品接受入库操作，并在货品发运出口后在系统中进行发运动作。
详细系统流程如下：

自营出口业务需要在系统中进行盈亏测算严格控制，即需要将自营出口业务中预测费用以采购订单形式录入系统。建议由专人从系统里来录入费用采购订单，详细环节如下：
1. 销售业务员对销售订单进行确认后，由专人在系统中查询该销售订单；
2. 将销售订单后盈亏测算表附件打开；
3. 依照盈亏测算表预测金额在系统中录入有关费用采购订单。
1) 在系统设立时，预先依照不同部门，不同费用订单类型在系统中分别做好费用采购订单模版。
2) 需要通过复制费用采购订单模版生成各种费用订单。
3) 费用采购订单上显示单价显示1，数量输入金额。
销售订单相应采购订单编号规则如下所示：
采购订单类型
采购订单编号
外运费采购订单
销售合同号-F
佣金费用采购订单
销售合同号-C
杂项费用采购订单
销售合同号-Z
物料采购订单
销售合同号-1
注：
1) 不同外运公司需要做不同外运费用采购订单，如果预测一种出口合同项下发生不同外运公司外运费，那么外运费采购订单以销售合同号位前缀，后加-F1，F2等。
2) 物料采购订单如果存在多张，那么从-1开始向下续编。
自营进口业务解决
自营进口业务中，进口合同占据主导地位，同事自营进口业务量不大，可以不对销售合同与采购合同建立挂接关系，即分别在系统中录入采购订单与销售订单。制作进口采购订单流程与原则国内采购订单相似，注意币种需要选取外币。
关税及进口业务中发生费用解决：
方案一：平均成本更新

按照采购价格制作采购订单
平均成本更新(关税＋运保费)
销售发货时结转成本
在报关时接受入库

获得关税缴款告知书时在库存模块调节商品成本，分录如下：
借：库存商品
贷：材料成本差别
同步在应付模块录入关税发票，分录如下：
借：材料成本差别
贷：应付账款
再对关税发票进行付款
借：应付账款
贷：银行存款
长处：
1. 应付发票可以全额匹配采购订单，采购订单可以自动关闭
2. 录入采购订单时运用公司汇率，减少录入汇率发生错误也许
缺陷：
1. 平均成本更新时点与金额影响财务记帐精确性与及时性
2. 平均成本更新负责人待定
方案二：报关时作以含关税、运费、保险费价格制作采购订单
报关时按照含运费价格制作采购订单
接受入库

接受入库时：
借：材料采购 12（含税、费价格）
贷：应计负债 12
借：库存 12
贷：材料采购 12
发票匹配时：
借：应计负债12
贷：应付帐款 10（采购价格）
发票价格差别 2
长处：库存成本较为精确及时反映
缺陷：
1. 运用本方案前提是在报关时，业务员已经清晰地懂得需要计入成本运保费金额
2. 规定业务员在报关后，录入采购订单价格为手工计算含关税、运保费等价格，数额精确性同样影响财务记帐
3. 由于关税按照报关单汇率计算，需要在录入采购订单时输入顾客汇率
4. 采购订单无法全额匹配，只能手工关闭
5. 采购订单制定期间滞后，审批没有实际意义
通过讨论拟定，运用第一种解决方案，即业务员在拿到报关单后，在系统中进行接受入库，平均成本更新操作。并且保证平均成本更新数额与实际发生运费、关税金额相似，否则在日后运费发票到后，财务无法入帐。
来料加工业务解决
由于来料加工业务发生时不挤占我司资金，不存在物料货权转移，只向客户收取一定比例加工费用，向供应商支付加工费，建议此类业务通过财务模块进行解决。
进料加工不作价业务解决
进料加工业务存在物权转移，北方光电将原材料采购进来后，委托加工厂商进行加工，再将成品发运至客户。详细解决方案如下：
1． 合同协商成功后：在系统中做销售订单。同步将销售合同号录入销售订单题头界面。接下来操作同自营出口业务解决。
2． 进口原料：在系统中直接做采购订单。采购订单号以销售合同号为前缀，进口合同号在采购订单界面阐明字段中录入，然后进行采购接受入库等操作。
3． 加工：
1) 在系统中录入加工费用采购订单。
费用采购订单上单价是1，数量显示金额，加工费用item定义详细内容参见库存解决方案。(该业务合用于三个生产基地委外加工业务)
2) 在收到成品入库单据时，在系统中进行原料杂项出库解决。
注：如果成品是分批接受，那么按照比例将原料杂项出库。
出库原料数量=（收到成品数量/成品总数量）*原料总数量
· 杂项出库：为了便于查询，在参照字段录入“销售合同号-OUT”。出库时不输出库物料单位成本，采用系统缺省移动加权平均成本。
· 通过查询获得本次出库原料总成本。
3) 同步在系统中做成品杂项入库解决。
成品入库数量=收到成品数量
· 杂项入库，接受成品。输入成品单位成本：
按比例计入成品成本加工费用=（收到成品数量/成品总数量）*加工费用总金额
成品单位成本=（出库原料总成本+按比例计入成品成本加工费用）/收到成品数量
· 为了便于查询，在参照字段录入“销售合同号-IN”。
进料加工作价业务解决
该业务类型事实上是出口业务与自营进口业务两种业务结合。该种业务是以出口为导向，因此在系统中也以出口销售合同号为基准建立销售与采购关联。
1. 对外合同协商成功后，按照出口业务，制作销售订单，申请导出生成成品采购订单。
2. 进料时，业务员在系统中按照自营进口流程录入进口原料采购订单，订单编码为销售合同号加后缀，阐明字段为实际进口合同号，然后接受入库。
3. 将进口原料作价给加工厂商，在系统中录入销售订单，在客户PO字段记录出口合同编号。
4. 加工厂商将成品发运后，业务员依照有关单据进行接受入库、发运确认操作，产生相应财务信息。
该业务中单据编号规则如下所示：
订单类型
采购订单编号
进口原料采购订单
销售合同号-M
竣工成品采购订单
销售合同号-1
外运费用采购订单
销售合同号-F
佣金采购订单
销售合同号-C
杂项费用采购订单
销售合同号-Z

代理业务解决
这里所指代理业务仅涉及代理费用收取，不存在物权转移，不结转主营业务收入和成本，因而建议有关帐务通过财务模块来完毕，不由业务模块进行信息传递。但是出于风险控制考虑，建议代理进口业务需要在系统中录入筹划采购订单，并在订单题头弹性域中记录委托方名称。对该种订单将不进行发放或接受，因而不会产生财务信息。
注：如果不能获得明晰代理进口业务供应商信息，那么可以依照委托方选取虚拟供应商“代理供应商——委托加工方名称”。
代理出口业务详细内容参见销售业务解决方案。
内贸业务解决
内贸业务发生较少，无需建立销售订单与采购订单之间相应关系，销售订单订立与采购订单之间不存在任何关联关系，因而建议按照原则采购与销售订单流程进行解决。
总部销售生产基地物品业务：
方案一：
总部光电部与精密光电部订立对外销售合同之前，与采购部有关人员协商拟定与否从生产基地采购。如果是从生产基地采购，则在销售模块输入销售订单，指明从生产基地库存组织发货。采购部人员按照订单规定协调生产基地生产，运用发运告知单告知生产基地发运，由销售人员（待定）在系统中进行发运确认。系统将自动按照转移价格生成总部与生产基地之间应收应付发票。采购人员无需在系统中建立采购订单。详细流程如下图：

产生会计分录如下：
生产基地：
借：主营业务成本 借：应收帐款（公司间）
贷：存货 贷：主营业务收入
北方光电：
借：应收帐款 借：主营业务成本
应交增值税－进项税
贷：主营业务收入
应交增值税－销项税 贷：应付帐款（公司间）
方案二：
由于生产基地生产物品大多需要入北方光电自备库，并且开出发票规定北方光电付款。北方光电财务需要确认库存与应付帐款，待业务员拿到提单，再确认销售收入，结转销售成本。跨OU销售无法产生中转库存，因而建议如下环节：
1. 光电部业务员在系统中按照自营出口流程由销售订单生成采购定单，并下达至生产基地。
2. 生产基地生产筹划经办在系统中录入对北方光电销售订单
3. 在发运至光电自备库时，在系统中进行发运确认
4. 光电业务员进行接受入库操作，财务确认库存
5. 待发运至客户时，在光电部业务员依照提单在系统中进行发运确认
注：关于销售业务详细解决参见销售业务解决方案。
总部为生产基地进行长期框架性采购
由总部采购部人员在系统中录入一揽子合同类型采购订单，在订单中明确供应商、采购物品编码、数量、单价、到期日等信息。可以规定该物品价格与否可以更改，如果更改，价格上限是多少，并可以进行该一揽子合同采购总额控制。待生产基地需要该物品时在系统中对订单进行发放。
生产基地：
生产基地采购涉及对总部建立一揽子合同发放、零星物料采购等。采用系统原则流程进行，即创立采购订单/采购发放、接受、入库。

6.2 订单内容
业务需求
采购合同编码：
1. 总部当前几种部门存在不同采购订单编码规则，例如：
轻工部：
QG020514F－XX
QG：轻工部； 02：； 05：5月；
14：今年第14票号； F：业务员代码； XX：客户
机械部：
N――表达国内采购； M――表达出口； A――年份； B――月、日
JX――机械部； E――员工名称
组合规则：N/MABJXE
举例：N61220528JXF
表达：机械部员工张卓飞在5月28日采购合同号
照明部与光电部没有明确采购订单编码规则，业务员依照自己喜好进行编制。
当前点石系统可以打印采购订单文本。
2. 生产基地Page：34
生产基地编码规则？

没有采购订单编码。
采购订单编码规则有待统一。
采购订单普通不存在外币订单。采购价格是含税价，并且可以某些或所有退税。
解决方案
北方光电
1. 采购订单编号
不同于销售订单订单编号，采购订单编号可以用于手工输入，不但将不同采购业务类型分开，并且可以直接输入进口合同号或有关联销售合同号。采购业务类型编号:
编号
类型
描 述
订单编号规则

1
自营出口业务
解决自营出口业务国内采购业务
引入出口合同编号＋序号（－1）
3
自营进口业务
解决自营进口业务
自营进口合同号
4
进料加工不作价业务
解决不作价进料加工业务
引入出口合同编号-M（1，2…）
4
进料加工作价业务
解决作价进料加工业务原料采购和成品采购业务
原料采购：引入出口合同编号-M(1,2…)
成品采购：引入出口合同编号-I(1,2…)
5
代理进口业务
解决代理进口业务
进口合同号
6
内贸业务类型
解决内贸采购业务
实际内贸合同编号
2. 为生产基地制定长期框架合同编码：
由于长期框架合同不必跟任何销售订单关联，建议一揽子采购合同编码为采购员负责产品代码（2位）＋年月日（6位）＋两位流水号。
生产基地
1. 采购合同编号：
在发放一揽子采购合同时，系统将自动对发放进行流水编号
零星采购物料采购申请编码建议为采购员代码＋年＋月＋日＋两位流水号。其中采购员代码按照采购员负责采购物品类别拟定。
北方光电与生产基地：
1. 采购订单编号录入：
可以由业务员手工输入采购合同编号。系统提供两个字段输入编号：
1）采购订单号：重要业务和财务记录参照字段。
2）阐明：阐明字段，可以录入合同编号参照信息。
2. 原则合同文本打印
建议方案如下：
系统可以打印采购订单，但内容仅限于供应商、采购物品编码、单位、数量、单价、到货日期、收货地点等重要条款，并且格式较为较乱。
建议在外部系统中制作合同文本，例如WORD，然后作为订单附件附加在采购订单上。订单生成后，系统可以将订单数据导出，OFFICE支持导出TXT格式文献，然后可以粘贴在WORD或EXCEL模板上编辑，操作比较简便。

6.3 订单安全性
业务需求
北方光电
采购订单由业务人员建立，通过相应审批后，最后与供应商订立采购合同。
详细采购合同审批流程参见BPR有关流程与操作手册文档。
采购订单审批之前，只有制定采购订单员工可以修改、取消。
生产基地
采购订单由采购经办依照年初订立