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宾馆酒店内控制度

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2020年5月29日
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<宾馆酒店内控制度>

第一章 总 则 2
第二章 财务预算管理 2
第三章 会计政策管理 4
第四章 收银员/货币资金管理 6
第五章 采购工作管理 14
第六章 财产物资管理 17
第七章 营业收入管理 22
第八章 成本费用管理 24
第九章 销售折扣及款待管理 26
第十章 往来账款管理 28
第十一章 差旅及会务费管理 31
第十二章 经济合同管理 32
第十三章 会计档案管理 33
第十四章 财务分析管理 34

第一章 总 则
为加强企业财务管理和经济核算,规范财务行为,提高经济效益和管理水平,维护投资者利益,保证企业资产的安全完整、保值增值,根据财政部<企业财务制度>、<企业会计准则>和<管理有限公司财务管理办法>的要求,结合本公司实际情况,特制定<****有限公司内控制度>。
第二章 财务预算管理
(一)预算的编制程序:
宾馆饭店预算的内容包括年度、季度、月度预算,反馈以及检查分析、考核制度。年、季、月度预算采用以管理公司下达的年度总经营目标为基础,宾馆饭店各部门围绕总目标编制部门预算,宾馆饭店预算委员会审核、修改和汇总,报管理公司批准后再下达给各部门,即采用以总目标为基础、自下而上、自上而下的预算编制程序。
(二)预算的管理机构和主要任务:
宾馆饭店成立预算委员会。成员由总经理、财务经理、各部门经理及有关人员组成。总经理负责预算委员会的全面工作,财务经理负责预算控制并对预算的执行实施过程监督以及预算委员会的事务工作。预算委员会的主要任务是:
1． 建立和完善适应本宾馆饭店的预算控制制度。
2． 掌握尽可能多的信息和资料,根据管理公司的目标,结合宾馆饭店的实际情况起草预算方针、经营方针、经营策略、目标利润、资金利用、设备更新标准,最终编制年度预算。
3． 指导各部门预算草案的编制及据此进行宾馆饭店预算草案的编制。
4． 向管理公司提交预算报告,经批准后,负责预算的执行、检查和监督。
5． 审议预算执行结果,进行差异分析,研究改进措施。
(三)预算的编制:
1．资本预算:
宾馆饭店的资本预算是根据管理公司的投资决议,由总经理牵头,会同工程部、财务部及有关人员制定资本预算项目,由财务部汇总制定包括目的、项目、详细内容、概要、效果、工期、金额等内容的预算开支。
2．利润预算:
利润预算是经过部门预算的编制,经财务经理汇总后,成为宾馆饭店的年度预算。
3．部门预算的责任人及预算要求:
预算名称
责任人
预算内容
应准备的资料
预算期
客房销售预算
客房部经理
营业收入
客房出租率、平均房价
月/季/年
客房部预算
客房部经理
营业费用
营业成本
消耗及费用定额
月/季/年
餐饮销售预算
餐饮部经理
营业收入
营业成本
营业费用
客数、平均消费、饮食成本率、消耗及费用定额
月/季/年
其它销售预算
相关部门经理
营业费用
营业成本
收入预算、有关消耗及费用定额
月/季/年
能源及维修预算
工程部经理
能源消耗
维修保养
能源消耗量及维修计划、能源单价、预计排污费开支等
月/季/年
劳动工资及福利预算
人事部经理
财务部经理
工资及福利养老金等
职工人数、工资水平及与员工有关的福利费等
月/季/年
广告宣传及交际应酬预算
办公室主任
广告宣传公关交际等
广告宣传、交际应酬费、
业务推广费、差旅费支出等
月/季/年
管理费用预算行政费用预算
各行政部门经理
宾馆饭店管理费用行政管理费用
历史数据预测及行政部门消耗及费用定额

预算委员会应对部门自编的预算进行审核、更改和修订,然后由财务经理根据预算委员会审定的部门预算,汇总和编制宾馆饭店年、季、月度总预算。下年度预算的编制,应在每年12月底之前完成,并于年底前报管理公司,由管理公司批准后下达。
(四)季度预算会议的时间安排:
根据已经批准的年度预算,预算委员会应于每季度召开一次本季度预算执行情况检查和下季度预算的修订会议。季度预算的修订必须能保证年度预算的完成,影响年度预算的,须提请宾馆饭店管理当局更改年度预算指标,并报管理公司批准。
工作内容
时 间
下季度部门预算的修订
下季度部门预算的确认
每季末的20日
下季度综合预算的修订
下季度综合预算的确认
每季末的24日
总经理批准
每季末的28日

(五)预算表格的填制:
预算表的内容应尽可能同浙江省电信实业集团公司要求统一上报的合并预算及年终决算的会计报表的有关格式、内容口径一致,以便于对比、分析。
1．宾馆饭店利润预算表:
包括:－客房部经营情况预算
－餐饮部经营情况预算
－其它部门经营情况预算
－能源及维修费用预算
－广告宣传/业务费用预算
－公司费用/行政费用预算
2．资金预算表:
包括:－采购预算
－借贷预算
－现金流量预算
(六)预算报表说明,包括:
－行业竞争情况
－国家政策影响
－经营方针确定
－员工人数/用工性质/结构及分布情况
－设备维修、更新改造内容
－成本率、费用率
－资金状况
(七)预算的检查和监督:
宾馆饭店预算委员会应定期(每季、每年)进行预算检查,分析实绩与预算的差异并提出差异分析报告,差异分析报告的内容应有:
1． 差异原因:
－外部条件的变化(如客源、供应、价格等客观原因变化造成的差异;
－费用的失控(如定员、定额费用等无控制或控制无力);
－失误(如预测、经营方针、策略等主观上造成的失误);
－提出纠正差异或修订预算的建议和措施。
第三章 会计政策管理
（一） 会计准则和会计制度:
执行<企业会计准则>和<企业会计制度>及其补充规定。
(二)会计年度:
会计年度自公历1月1日起至12月31日止。
(三)记账本位币:
采用人民币为记账本位币。
(四)记账基础和计价原则:
以权责发生制为记账基础,以历史成本为计价原则。
(五)坏账核算方法:
1、用备抵法核算坏账。
对应收账款和其它应收款按应收账款余额百分比法计提坏账准备。计提比例为:3‰。
2、坏账确认标准:
根据会计准则确认标准,对无法收回的应收账款,经批准后作为坏账损失,并冲销提取的坏账准备。
(六)存货核算方法:
1、按实际成本计价。购入并验收入库的原材料等,按实际成本入账,发出原材料采用实际成本计价;领用低耗品按一次摊销法摊销。
2、存货数量的盘存方法采用永续盘存法。
(七)固定资产核算方法:
1、 固定资产计价:按取得时的成本入账,即购入固定资产以买价+运输费+途中保险费+包装费+安装成本+缴纳税金等计价,其它自建、改建、融资租入、接受捐赠等固定资产的计价按照<企业会计制度>处理。
2、 固定资产折旧采用平均年限法,按浙江省电信实业集团公司浙电实业发( )第131号执行。折旧年限为:
l 房屋建筑物:主楼及附楼　 折旧年限40年
其它房屋及建筑物　 折旧年限30年
l 房屋配套设备　　　　　 折旧年限
l 运输设备　　　　　 　　折旧年限8年
l 计算机及配套设备　　　 折旧年限4年
l 其它固定资产　　　　 　折旧年限5－8年
l 残值率3%
(八)在建工程核算方法:
在建工程达到预定可使用状态时,根据工程实际成本,按在建工程性质及价值分别转入固定资产或相关费用。
(九)无形资产核算方法:
1、无形资产按取得时的实际成本入账。
2、无形资产自取得当月起,在预计使用年限内分期平均摊销,计入损益。
(十)收入确认原则:
1、 商品销售:在商品所有权上的重要风险和报酬转移给买方,公司不再对该商品实施继续管理权和实际控制权,相关收入已经收到或取得收款证据,且销售商品有关的成本能可靠计量,确认营业收入实现。
2、 提供劳务:劳务在同一年度内开始并完成,在劳务已经提供,收到价款或取得收取款项的证据时,确认劳务收入。
(十一)所得税会计处理方法:
采用应付税款法核算。
(十二)税费核算方法:
按税务部门核定税种及税率执行。具体为:
1、 营业税:舞厅及KTV、游戏机为营业收入的20%;餐饮、客房、桑拿、足浴、商场、大堂吧、商务中心、游泳池、保龄球、台球健身为营业收入的5%;棋牌室为营业收入的3%。
2、 城建税:为所缴纳营业税的7%。
3、 教育附加税:为所缴纳营税的4%。
4、 水利基金:为酒店全部收入的0.1%。
5、 文化事业费:为营业税20%征收项目收入的3%。
第四章 收银员/货币资金管理
一、收银员管理制度:
(一)适用范围
本制度适用于酒店除承包点以外的所有营业点,包括:餐饮、总台、商场、大堂吧、商务中心、舞厅及KTV包厢、棋牌室、台球健身、游戏机等。
(二)招聘、上岗
1、 招聘
酒店收银员的招聘,由人力资源部和财务部统一负责。各部门需要招聘收银员时,应口头或书面及时通知人事部及财务部。招聘时,人力资源部对应聘人员的基本素质负责,财务部对应聘人员的业务素质负责。经两部门同意后,应聘人员才可正式录取为本酒店实习员工(或正式员工)。收银员一经录用,必须经过人力资源部和财务部的基本业务培训后方可上岗。
2、 岗位调动、转正
因酒店内部需要需调动岗位的,如果系收银员之间的调动,则必须由财务部对相关人员进行必要的基本业务培训后方可上岗。实习期收银员转正式员工时,需本人提出申请报告,经财务部同意后,方可转为酒店正式收银员。
（三） 收银操作规范及要求
1、 上班要准时,上班后充分做好收银准备工作:零钱、印章、计算机、发票、验钞机、表单等,备好酒水、饮料等库存商品;
2、 收银员交接班时,应认真阅读前班记录;营业结束时,应做好本班记录,并将当天的票、款、账表核对准确无误后,方可下班;
3、 熟记所在收银台的各种商品、食品、菜肴等收费项目的价格,海鲜、酒水、香烟等原则上不打折,更不能以成本价销售;正确计算应收营业款,各种序时账单要及时逐笔登记;
4、 熟记各协议单位及相关的有效签单人、折扣额度、要求等;
5、 收银员根据相关部门规定收取客人定金,并开具票据,不按规定收取定金所产生的损失由当事人承担;退还定金时应将客人联附在原收据上,如客人不能出具收据时,应由本人签字说明;
6、 酒店消费结算单据(如结算单、酒水单、住宿登记单等)应逐号连续使用,不得缺号、涂改、撕毁,作废的单据应有部门负责人签字,一并上缴财务部;消费结算单据填具后,必须签上经办人姓名;部分收银点(主要为康乐部各收银点,如:桑拿、棋牌、健身房、KTV包厢等)应在客人进场后即填具相关消费单据(有的还必须填写起始钟点),不得事后补单;
7、 熟练操作所使用的电脑、打印机、POS机、压卡机、计算器、验钞机等设备,并按要求做好清洁保养工作;
8、 准确打印各项收费账单,填写发票;及时、快捷收妥客人应付费用,在收款中做到快、准,又不错收、漏收;对各种货币必须认真验明真伪,对挂账结算,必须有依据;
9、 每日收入的现金,必须切实执行”长缴短补”的规定,不得以长补短,发现长款或短款,必须如实上报;如客人拒付消费款尾额的,事后应有当值领班以上人员签字;
10、 每日收入的现金、票据必须与账单核对相符,视不同项目分别填写营业日报表,不得以任何理由截留收入;
11、 备用金必须天天核对,不得以白条抵库,未经总经理(副总经理)或财务经理批准,不得将现金借给任何部门或个人;如确因紧急情况需借用现金的,应电话报请总经理(副总经理)或财务经理(或值班经理),允许先借后办,但必须让领款人当场写具借条,并于事后及时办妥相关手续;
12、 遇客人要求将消费转入总台时,应查看客人的房卡,问清登记客人的姓名,然后与总台沟通联系以确认真实性及是否超押金,还应及时将转移单送交总台;
13、 总台在收到其它部门的转移消费单据时,应当签收,并立即输入电脑;住宿客人离店结账时,立即与房务中心联系,防止酒水、洗衣等费漏单;如发现跑账缺单等问题要查清原因,分清责任;客人用外币作定金或结算的,应认真填具<外币结算登记表>,并按当日汇率填具外币兑换结算单,收到的外币不得兑换给任何人,必须于缴账当日上缴财务部;
14、 常规收费以外的打折,要严格按酒店”内部折扣权限”规定执行;各营业点收银员折扣及权限应以所属部门及财务部的最新通知为准;对手续不全或未按规定权限折扣及款待的,一律有权拒绝办理;
15、 收银员不得将私人物品带入收银台,非工作需要其它任何人员不得进入收银台,各营业点营业结束后不得留宿任何人员;不允许客人在收银台寄存酒饮等商品(餐饮喜宴、酒店特殊规定的除外);
16、 对有些已消费但尚未结账的未达款项,必须于缴账时一同上报财务部;如3天内仍未处理的,必须以谁经手谁负责为原则,办妥相关手续,作为应收款上缴财务部;
17、 按规定由酒店款待的消费应填具”内部结算单”,内部结算单仅用于酒店内部部门经理以上可签单人员的消费结算,收银员应根据规定(门市价康乐五折,客房六折,餐饮点菜八折、实吃不打折)结算,由经手人签单后附手续完备的<款待申请表>在2日内上交总经理签批;大堂副理及营销员因工作需要也能够在大堂吧以茶水款待相应客人;各收银点对手续不全或未按规定权限折扣及款待的,一律有权拒绝办理入账手续;
18、 外单位的应收款项,应填具应收款清单,填写清单时应对客人的消费项目和折扣情况填写清楚、明晰,并附上相关的消费单据;外单位可签单人员原则上控制在已定的名单范围内,非有效签单人签单的,应执行谁授权谁签字的原则,特别应注意要列明对方单位名称、电话号码并由对方经手人签名,以利催收。
19、 能够受理信用卡的收银点在受理信用卡时,应仔细查验该卡的有效期,核对客人身份证是否与信用卡相符,准确填写客人的身份证号码和消费金额并请客人在签购单上签名认可;
20、 餐饮点菜单一式四联,由服务员填写菜名,酒水单另填,其中划菜一联,收款一联,厨房一联,服务员一联。收银台接单后,复核并计算总价,结账后序时逐笔填写<餐饮部营业收入记账单(序时账)>。划菜员应将划菜联妥善保管,并于次日上缴财务部;外包单位送交的<外包项目结算单>应当签收,并附在收银联后作为财务审核、汇总、结算的依据;
21、 大堂吧服务员不受理收银,收银业务由商场收银员受理,双方都应及时作好相关登记手续;商务中心在收到电话、文稿处理、上网等收入时,应立即记入流水账;
22、 各收银台要每日登记商品领用、销售、结存明细账,每十天盘点库存实物,便于及时纠正差错,月底总盘,并必须于每月27日向财务部上报< 月份原材料、物料用品收、发、存月报表>,做到账、表、物相符,如有不符应查明原因,必要时责成当事人赔偿;
23、 如遇商品短缺且无法到仓库领用时,允许各收银台之间借用,但必须出具相关手续,并于次日及时归还;无正当理由不得向任何个人或单位借用酒店商品;
24、 各收银员必须熟悉财务部印制的各类消费券及其使用要求,接受客人使用的消费券时,应注意辨明券的有效期及真伪(如有疑问应立即与财务部联系),收受后必须立即打”×”作废;
25、 无论营业收入多少,各收银点都必须及时缴账;各收银点营业结束,账、款核对无误后即由当班收银员将钱箱上锁后通知保安,由保安陪同放入总台保险箱,并妥善保管好钥匙,于次日15点前将款表等上缴财务部;如营业点无营业收入,也必须及时报告财务部;
26、 各收银员应时时注意提高自身的业务素质和职业道德素养,遇有问题时要及时与所属部门及财务部沟通;
27、 其它未尽事项以财务部即时通知或解释为准。
（四） 发票管理
发票管理是酒店财务管理中的重要一环,各收银台、营销员、收款员及发票管理员必须按照以下要求使用并管理好财务部核发的各类发票:
① 发票应及时领用,防止使用时短缺;领用时发票管理员必须做好号码的登记,有经办人签字;
② 开具发票时,应看清发票种类和填写限额,逐号使用,按规定写清消费日期、项目,大小写要规范,开票人姓名必须填写;客人为挂账或签单结算时不得开具发票;
③ 发票应放在钱箱或带锁抽屉中妥善保管,开具后记账联和存根联不得缺少;作废的发票应在各联盖”作废”章或复写”作废”两字,一式三联不得缺少;
④ 发票开具金额应与客人的消费金额一致,不得多开、高开、大头小尾,更不能开具与消费无关的发票及将空白发票赠与她人;
⑤ 发票使用后,必须随同当天营业款(或应收款回收清单)一起缴到财务部审核并签章;整本发票使用完毕后,应及时上缴财务部,由发票管理员对发票进行检查认可后申领新发票;
⑥ 发票管理员必须经常性地对各收银台的发票使用、保管情况进行检查,经常对各收银员进行指导和培训;与税务部门做好沟通联系工作;
⑦ 除营销员、收款员因工作需要可将发票带出酒店收款,其它部门一律不得将发票带出酒店,营销员及收款员完成收款工作后应及时返回酒店,如发现发票丢失,应及时向财务部汇报并处理;
⑧ 对丢失发票或违反发票使用规定的行为,将从重处罚直至追究法律责任;未尽事宜以财务解释为准。
（五） 培训、检查
1、 培训
收银员的培训分为岗前培训和岗中培训。收银员在上岗前必须参加以下全部或部分培训:
① 所在岗位的表单填写要求及规范,业务流程;
② 发票的使用、保管;
③ 计算机操作及维护;
④ POS机使用及保养;
⑤ 货币真伪的辨识;
⑥ 其它临时性培训。
岗中培训的实施由财务根据需要定期或不定期进行。
2、检查
财务部负责对各收银点的检查,检查分为日常经常和不定期检查。日常检查一般为对收银员的表单记录、缴账的准确性和及时性进行记录和评价,有无违反日常操作规范及岗位职责要求,并作出相应考核和处罚;不定期检查为财务部根据收银员工作情况对各收银点进行的突击检查,财务部根据检查结果对收银员的工作情况作出相应评价和考核,如有必要,应作出相应的奖罚处理。
二、现金支付范围:
l 支付员工工资、奖金、差旅费、各种补贴、医药费等。
l 支付不能转账的集体、个人的劳动报酬。
l 支付个人收购农副产品及其它农贸市场物资的价款。
l 支付不足转账起点的零星开支,一般在壹仟元以下。
l 不属于以上范围的开支、原则上不得用现金报销或支付。
三、现金支出管理:
l 各部门物品采购一律按批准的支出预算由采购部门统一办理;各部门零星急用或特殊情况需用款,可经过<借款单>借取现金,由部门经理签字、财务经理审核、总经理批准后,于一周内报销。各部门因营业需要,经财务经理审核及总经理批准,可在限额内领取备用金。
l 差旅费预支必须填写<借款单>,注明出差事由、随行人员、地点、天数、金额等方可支取;差旅费使用后,必须在回店一周内办理报销,按差旅费开支标准填写<差旅费报销单>,由部门经理签字、财务经理审核、总经理批准后报销,预支款以多还少补形式补齐。
l 会务费报销,必须附上会议通知单。
l 其它现金报销,必须按现金支付范围严格控制,报销人按报销内容填妥<曹娥江大酒店费用支出报销汇总表>,注明报销部门、经手人、付款理由及金额等,经部门经理签字、 财务经理审核、总经理批准后报销。
l 签批手续齐全后的付款申请单,财务部应及时安排资金给予报销。
l 严格审核现金原始凭证的真实性、完整性、合法性,对于凭证手续不全、大小金额不符,未经批准报销或发现涂改,伪造发票等,应追究当事人责任。
四、库存备用金管理:
l 核定总出纳用于支付零星开支的库存备用金为 0元;餐厅600元;舞厅400元;棋牌200元;台球健身200元;商场350元;商务中心300元;员工食堂 元。
l 核定采购部门备用金10000元,规定购物后应及时报销,最迟叁天内需办理报销手续。
l 驾驶员因业务需要核定备用金1000元,规定出差后叁天内应办理报销手续;日常的维修及加油等发生后叁天内报销。
l 备用金不得以任何理由挪作它用,总出纳对领用备用金的各部门人员每月一次核查,违者报财务经理追究处理。
l 备用金限额根据实际经营情况可作增减,调整前各部门营业点会同收银领班提出书面申请,经财务经理、总经理批准后,使用新的限额。
五、现金的日常管理:
l 不得以白条抵库,现金日记账日清月结,每天和库存现金相符;
l 保险箱钥匙、抽屉钥匙必须随身携带,做到人离柜锁;
l 大量现金的解交和提取,必须有二人同行,宾馆饭店保安接送;
l 在现金结算中,长款作为营业外收入处理,短款由经手人承担;
l 在宾馆饭店提供验钞设备、用具的前提下,收到的假币由经手人承担损失;
l 现金收支应日清月结,并与库存现金核对一致。对无合法凭证、无合规手续的,不得支付现金。
六、银行存款管理:
1、 由总出纳保管现金支票和转账支票及法人章等,并办理支票的签发、登记、入账、销号等手续,签发支票人不得保管、签盖全部银行预留印鉴,财务专用章由主办会计妥善保管。
2、 根据已获批准的采购单/付款单,分二种情况付款:
第一种情况:
l 带空白支票外出采购其它付款:适用于不能事先确定收款单位和付款金额的情况,由经办人填写<空白支票申请单>,注明支票用途、限额及日期等,经财务经理审核、总经理批准后,开出限额支票。
l 空白支票购货后,货到时按收货程序办理验收并入库,采购经手人待发票、收货记录齐全后,填制<付款申请单>,经部门经理签字,成本费用会计复核、财务经理、总经理批准后,编制付款凭证。
l 总出纳在核销支票时,应核对<空白支票申请单>内容,正确无误后,将申请单附在凭证后面作附件。
l 非物品采购须使用空白支票,如体检费、招工费,宾馆饭店排污费、清卫费、治安费等等,须事先填妥<空白支票申请单>,此类费用无需经过收货员验货,费用发生后,由相关部门经手人填写<付款申请单>向财务部报销。
第二种情况:
l 由供应商按采购申请单送货到店,收货员凭采购单验收直送或入库物品。按供货协议隔月或分期付款的,收货员首先应将收货记录转成本费用会计,由成本费用会计复核、汇总入账,并编制应付转账凭证。
l 所有隔月或分期支付的货款,无论发票是否与货物同到,应付转账凭证后面只附有效的收货记录、不附发票;已到发票而未付款的,发票由采购部门经办人保管,作为日后报销原始凭证。
l 一般每月下旬为货款付款期,<付款申请单>上应注明付款单位、付款理由、付款金额等,由成本费用会计复核,财务经理审核,总经理批准后,总出纳开出支票。
3、 严格按银行规定办理银行存款收付手续,不得签发空头支票、远期支票,不得出借银行账户;对无合法凭证、无合规手续的,不得支付现金(包括支票、汇票等)凡无合法凭证、无合规手续的结算业务,应拒绝办理。
4、 总出纳应按业务发生顺序逐日逐笔登记银行日记账,做到日清月结;月末核对银行对账单,及时编制银行余额调节表,每月报财务经理审核并存档。
6、 领用的空白支票因故作废,总出纳要及时注销,加盖”作废”章,并妥善保管;支票遗失应立即挂失。
7、 出纳要及时清查各部门支票领用情况,及时催交。各部门月末应清查已使用但尚未报销的支票费用,月末要及时报销,以便财务部入账。
七、宾馆饭店一切货币资金收支业务均需接受管理公司的日常监控。
第五章 采购工作管理
(一)采购部门职能:
1、 宾馆饭店所有采购活动必须遵守国家有关法令法规及财务制度。
2、 采购部门是饭店物资采购的专业部门,饭店所需物品原则上由其统一购买,其它部门有参与、监督、支持及配合权,但一般不得自行采购。
3、 相关人员在采购、收货过程中,必须遵守职业道德,努力提高采购业务水平,以饭店利益为重,互相监督及互相配合、共同把好”粮草”关。
(二)申购程序:
1、 凡需仓库储备的物资,均由仓库提出补货申请,填写<物资请购单>。请购前,须根据经营情况,认真检查库存数量及消耗量的变动。
2、 仓库储备以外的物资,由各使用部门(必须经所属部门经理审核签字)提前5天直接提出采购申请,申请之前须查询仓库是否有该项储备或可替代品。
3、 仓库补货申请时间:本市供货须提前5天;外地供货需提前10天上报采购部门(需定制的物品需提前15至20天),并注明要求到货日期。
4、 厨房每日直送鲜活水产类、荤菜蔬菜类,应于前一天晚营业结束前,根据当日剩余量及明日营业情况,由厨房责任人或授权人填好原材料采购清单,经厨师长签字确认后,交采购部门通知供应商供货。
5、 所有采购清单、补货单需经财务经理审核、总经理批准后执行(每日厨房直送采购单除外),紧急采购可由总经理批准后直接采购。
6、 经审核批准后的采购申请单、补货单统一交采供负责人,由采购负责人下达采购指令。
(三)定价程序:
1、 库存物资的采购,原则上都应到合格供方采购,采购人员须货比三家,经权衡物品价格、质量、送货日期及付款方式后,初步拟定采购方案,递交总经理或授权财务经理审定。
2、 供应商每日直送厨房的海鲜,实行每十天定一次价,供应商于定价前一天上报下一期菜价至采购部门,报价单上,贵重河海鲜必须标注规格。采购部门会同厨师长在调查市价基础上,在定价日与供应商报价作比较,择其最低价作为定价。定价单分别报总经理、财务部、财务餐饮成本核算员、餐饮部、采供部及供应商各一份。
3、 其它荤蔬菜、水果因品种繁多,且时令季节性强,由采供部随时掌握市价动态,价格升降变动均由采供人员调查核实后,报采供负责人、财务经理、总经理审批后执行。审批后价格报财务部、餐饮部各一份
4、 厨师长应及时掌握市价变化信息,经常与采购部门保持联系,对降幅较大的荤蔬菜类,应会同餐饮部大力促销,以最低成本价提供每周特价菜肴。
(四)采购程序:
1、 采购部门按采购单上报时间先后顺序,分轻重缓急安排采购计划。每日厨房直送菜食在厨房上班后,准时送达,不得耽误部门营业;仓库补货采购须5天内到货;市内零星采购须当天或隔天到货;外地采购须5至10天内到货;需定制的物品按供应商供货的最短周期计算到货日期;紧急采购,采购部门需尽最大努力满足要求,保证供应。
2、 确认采购事项后,采购部门须将采购单分送至仓库,以便仓库作好验货准备;对于直送菜食,厨师长必须派主管厨师每天到收货现场验收质量。
3、 规定时间内未能采购到的货物,采购部门应及时与相关部门联系与沟通,告之情况及采用其它办法,如选择替代品等。
(五)收货程序:
1、 仓库保管员/验收员必须根据采购单,按质、按价、按量验收,对不符合要求的货物应坚决退回,严把质量关。
2、 验收合格的货物,必须认真填写<入库单>或<原材料采购清单>,注明供货单位、货物名称、规格型号、单位、单价、金额、保质期等,原材料采购清单需由使用部门签字确认,此单作为财务入账的原始凭证。
3、 验货时发现有质量等问题,验收员需请采购员到场验货,由采购员通知供应商采取补救措施。
4、 已到货物,仓保员要及时通知相关部门共同验货;应到未到的货物,应及时通知采购部门进行催货。
(六)采购其它工作:
1、 饭店购入物品,一旦确定了颜色、款式、用料、价格等,原则上不得更改,如使用部门要求变动,应及时书面通知采购部门并报总经理批准。
2、 确定每日鲜活类供应商,必须慎重,应经过一段时期考察,对其供货的质量、价格、时间等都符合饭店营业要求情况下,签署供货协议,对不能保质、保量、按时供货的,采购部门有权另择供应商。
3、 物品采购任务落实后,采购部门必须跟踪检查到货情况,接受仓保员及各使用部门的信息反馈。
4、 建立供应商档案,详细记录供应商名称、地址、电话、供货内容及信誉情况;建立供货协议档案,详细记录货物价格、付款方式、付款期限等,为饭店物资采购及财务成本费用管理积累资料。
5、 对主要原材料供应商都应签订供货协议,对其质量、价格、售后服务、付款期限等作出明确约定,由采供部经办,需经使用部门、财务经理、总经理会签。所有合同或协议须呈报办公室、财务部各一份。
(七)宾馆饭店的采购业务均需接受管理公司的日常监控。
第六章 财产物资管理
（一） 宾馆饭店财产的分类:
1、 固定资产:是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器/机械、运输工具和其它与营业有关的设备、器具、工具等,以及不属于生产经营主要设备,但单位价值在 元以上,而且使用年限超过两年的物品。
2、 低值易耗品:是指单位价值较低、使用年限较短,不能作为固定资产核算的各种用具、设备,且单位价值在200元以上、 元以下(不包括 元)。如:工程工具、管理用具、非一次性营业用品等。
3、 原材料:是指宾馆饭店餐饮/娱乐/MINI吧等部门直送、入库、代销的河海鲜、荤蔬菜、主食、调料、食品、酒水、香烟等。
4、 物料用品:是指宾馆饭店各部门入库的工程用品、客房用品、餐饮/厨房用品、玻瓷器皿、洗涤用品、办公用品、印刷品等。
5、 库存商品:是指宾馆饭店商场/小卖部入库的食品、饮料、香烟、百货、服装等。
6、 工程改造材料及设备:是指专门为工程改造项目购置的材料及设备。必须由专门部门及人员保管与核算。
7、 废旧物资:是指企业已经管理公司批准报废的机器设备、家具用具和其它各类财产物资。包括棉织品、各种器材以及从建筑物及机器设备上折除下来,未使用/不再用的旧物资、零/配件,各种包装物、废报纸等。
8、 其它物品:赠送的礼品、宾客遗留的物品(不能归还者)、拣拾的物品、退还的赃物等。
(二)固定资产管理:
1、固定资产管理部门及责任:
l 购入或建造的固定资产,必须并按固定资产规定程序验收交接合格,并投入使用部门使用,同时落实使用地点及部门资产责任人。
l 财务部负责固定资产账务管理和折旧计提。
l 工程部负责固定资产维修保养,固定资产使用培训,资产报损技术鉴定等。
l 使用部门负责固定资产实物保管、使用与盘存,各部门的资产负责人为部门经理。
2、固定资产验收/启用/建账/维修等程序:
l 宾馆饭店固定资产购入或建造完成后,必须办理验收交接手续。固定资产通知单一式四联,一联:存根,二联:记账,三联:所属部门,四联:工程部(附所有购入固定资产操作说明书、保修单、自建固定资产工程验收单等)。
l 财务部负责建立固定资产明细账及卡片。
l 工程部负责保管全部固定资产说明书及保修单,并分类存档;同时还要建立固定资产维修记录和定时保养制度,确保宾馆饭店机器设备的完好无损。
l 使用部门凭固定资产验收交接单,建立固定资产备查簿,以便于以考核、盘点、清查、移交等。
l 固定资产按类别/品种建账,并按类别/品种/使用部门建卡,财务部设专人建账核算;工程部设专人维修/保养及技术鉴定。
3、每年年末,财务部会同使用部门/工程部, 对宾馆饭店全部固定资产(包括低值易耗品)作一次全面清查。对固定资产的盘盈盘亏,必须由使用部门填制盘盈盘亏报告,说明盈亏原因、由工程部作出技术鉴定,报财务经理和总经理,由总经理提请并上报管理公司批准后准予核销,具体按母公司”各项资产减值准备和损失处理的内部控制制度”执行。全面清查宾馆饭店资产后,要保证账实一致。
(三)低值易耗品管理:
1、 低值易耗品因购进时作为流动资金占用、而领用时作为费用列支。故对低耗品要同固定资产一样,作好管理工作,操作方法同固定资产管理。
2、 控制低耗品采购的审批手续,及具体的采购、验收、入库、领发、保管、维修、保养、赔偿、报损、建立备查账等手续。建立健全使用部门低耗品备查簿。
3、 财务部按低耗品使用部门建立备查账,年末各部门进行低耗品全面清查。
4、 低耗品报损手续,同固定资产报损手续相同。
(四)库存管理:
宾馆饭店存货包括:原材料、燃料、低值易耗品、物料用品、库存商品。
1、宾馆饭店仓库分类:
宾馆饭店仓库分为:食品库、酒水库、工程库、客用百货库、办公百货库等。
具体仓库二级分类:
食 品 库 酒 水 库 工 程 库 客用百货库 办公百货库
海鲜水产 国 酒 工具/器械 客房用品 客用印刷品
肉类家禽 洋 酒 电器/照明 餐饮用品 自用印刷品
罐头调料 啤 酒 管道/五金 厨房用品 办公用品
粮食制品 饮 料 设备配件 针棉织品 劳保用品
蛋类乳制品 香 烟 其 她 清洁用品 员工制服
干货副食品 茶 叶 玻瓷器皿 其 她
其 她 其 她 其 她
2、入库验收:
l 凭有效物资申购单购入的入库物品,由仓保员与使用部门共同验货,对质量、数量、保质期等验收合格后方可入库;不符合补货要求的,一律拒绝入库。入库以后发现不合格的,应将物品单独存放,不得发出,同时及时通知采购部门退货或换货。
l 不论是现购还是赊购物品,也无论是直送部门使用,还是入库存放,一律需凭有效采购单及补货单进行验收,并开具<直送验收单>或<入库单>,该单需由采购部门负责人签字。成本会计凭该单入账,计入相关成本费用或存货账户。
l 供应商凭该单副联及发票,按供货协议,每月或隔月向采购部门提出付款申请。采购部门核实供货协议及发票、<直送验收单>、<入库单>等真实无误后,由负责人签字确认。
l 入库物品应及时登记货卡,注明到货日期,对食品酒水要特别注明有效期。
l 未经采购批准或与供货协议内容不符的不验收;对其中某项内容不符的必须告知使用部门及采购部门,由使用部门决定是否验收入库。
l 属于贵重物品和需要经过技术鉴定的物品,应由使用部门和工程部或专业人员共同验收入库。
l 低耗品库存明细账与其它库存物品明细账要分开建账。
3、出库提货:
l 宾馆饭店各部门领用日常经营及办公物品,须填妥〈领料单〉,经部门经理审核签字后(餐饮部厨房领用物品需由厨师长提出,部门经理审核),由财务经理或总经理批准后方可领用与本部门对口的库存物品。
l 非正常物品领用指跨部门领用客用物品(含业务招待领用)、领用贵重物品、礼品及低耗品等,除部门经理批准外、还需财务经理及总经理批准。
l 各部门应根据营业预测领料,特别是对餐饮酒吧的每日领料,必须根据昨日酒吧消耗数补货(指正常情况下),保证酒吧铺底数正常。
l 每次进出货物,仓保员须及时填写货卡,并作出结存,做到”有货必有卡、货卡必相符”。
l 仓保员对任何部门、任何人员的提货均需先办手续后发货,严禁先发货后补领料单或以白条代替领料单的做法。
l 各部门储存的库存物品不得自行外调处理。已领出物品部门间调拨使用,需填制<内部调拨单>,经双方部门经理签字后调拨,该单交成本会计进行成本费用互转。
4、库存物品保管:
l 库存物品应按品种、规格等选择固定位置使用货架排放,便于盘点。不能使用货架的物品,应整齐叠放于地铺上。易燃易爆等危险物品应按消防安全要求,隔离存放。
l 对库存物品,仓保员应按”先进先出、定期翻垛”原则,经常巡查,做好防潮、防晒、控温、防盗等工作,确保库存物品质量完好无损。对贵重物品应随时盘存并做特别防护。
l 发现变质、变味、变形、过期、破损等物品应及时采取下列措施处理:
－符合供货协议规定可退货的,必须及时通知采购部门联系供应商退货或换货;
－属于仓库管理不善造成的,由仓库保管员承担