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设计部门管理制度

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2020年4月19日
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设计部门管理制度
 本制度的制定目的是为了提高部门工作效率，规范工作程序，加强图档、文件、资料管理。特制定一下设计部内部管理制度，设计部员工除了日常应遵守公司的各项规章制度，培养良好的工作习惯之外，根据部门工作的特殊性，还应严格执行设计部内部管理制度，所有规定如与公司制度抵触，以公司制度为准。制度具体内容如下：
 一.    文件收发管理制度
1.       所有往来文件均应由资料员统一发送或接受，资料员必须填写《文件发放/接收登记表》。
2.       所有来文（包括设计院洽商、公司内部文件、传真）必须先交到资料员处，资料员认真预审文件是否符合要求和时效，如存在问题有权拒收。
3.       资料员预审文件符合要求后，填写文件联系单，交给部门负责人进行审阅，部门负责人应尽快签发审阅单。资料员应根据文件签发单上所勾划的具体执行、参阅、抄送人员交其签收，并留复印件给具体执行人备份。

4.       所有往来文件、图纸、传真等均是部门内重要的设计依据和资料，应妥善保管，资料员存档不允许外借或遗失。

5.       所有未按照程序直接交给当事人或其它工程师的文件，当事人应拒绝接收并向传递人员解释，所有不遵守规定的擅自接收文件的人员，部门不对其个人行为负责，如造成公司损失的，应由当事人个人承担。

6.       需要转发的文件，应在收到文件后立即发出。

7.       发送任何文件必须经部门负责人审核签字后，方可交给资料员统一发出，任何人不得私自签发文件，未经部门负责人签发的文件，均视为无效，发生的一切后果由个人承担。

8.       文件发放原则不应超过24小时，如有问题未能按时发放，须经部门负责人同意后向接受部门说明延迟原因。

9.       所有往来文件资料员应认真分类、编号、存档。

二.. 来文审阅执行制度

1.  专业人员收到文件时，如当事人为“参阅”，请在文件传递单上签字。文件传阅单中所有参阅人员不应是简单的审阅，应认真阅读文件，并承担相应的工作和责任。

2.  如当事人为“执行人”，请复印保存，源文件返回资料处存档。文件联系单中的执行人为具体落实文件事项的负责人，收到文件后应认真审阅并于24小时内回复或执行文件要求内容，完毕后型部门负责人汇报具体执行情况，实行八小时内向部门负责人回复制度，如遇到困难须及时向部门负责人反应。

3.  所有给各个部门、单位的意见或问题，均应以书面文件形式提出，尽量杜绝打电话、口头通知的形式。

4.  如遇特殊要求，执行人应认真审阅、备注要求，并按要求严格执行，如不能及时完成，应向部门负责人说明原因。

5.  文件传阅后，应返回资料员处保存，不得外借。

三.  变更洽商审核执行制度

    1.  有关设计修改的文件只有《设计变更通知单》以及《设计修改洽商单》，其它任何有关修改的文件均不能签发。

        注：《设计变更通知单》是由于甲方主动要求或由于施工存在问题，而由施工单位提出经甲方同意的修改，由设计单位为主动方要求进行的修改。

            《设计修改洽商单》由于设计错误，由设计单位为主动方要求进行的修改。

2.       所有《设计变更通知单》以及《设计修改洽商单》应首先递交到资料员处，由资料员签收和分发给相关专业人员审阅。

3.       专业工程师收到《设计变更通知单》和《设计修改洽商单》后，必须填写规定的《项目变更洽商审批申请表》和《设计变更审核表》。注明相关内容，变更原因，同时表格中所有项目为必填项，交部门负责人签字后方能生效，然后付印留底备案，同时抄送相关单位或部门。

4.       任何私自填写签发给施工单位的或无《设计变更审核表》的《设计变更通知单》和《设计修改洽商单》均为无效，如果由此发生的任何问题由签发人自行承担。

5.       如果《设计变更通知单》和《设计修改洽商单》有图面改动，必须要求设计单位以相同比例的A4形式出修改图，并应清楚标出修改部分，我部相关当事人应在审核签发后，将相应修改图福音，标上编号、日期贴于图上相应位置，下一次如有新的修改，应将新的修改图贴于前此的修改图上，不应将前次所贴的修改图曲调，以便了解图纸的修改过程。

四.        图纸审核发放制度

1.       所有设计单位完成图纸应首先交给项目建筑师，由项目建筑师统一填写《图纸发放转递审核单》，交部门负责人签字后，由资料员签收、存档和分发，同时交给相关专业人员审阅，并应及时传递给其它部门。

2.       《图纸发放转递审核单》的填写是为了明晰发放图纸的内容，作用，以及所替代的图纸，避免图纸发放程序上的混乱。填写原则如下：

①     如果为新图，只用填写图纸内容，即图纸设计的专业，图纸编号。

②     如果维修改图，必须填写修改原因，以及新图所代替的图纸及相关编号。

3.       专业工程师收到图之后，必须尽快对图纸进行技术审核，原则上审图时间不应超过一周。

4.       图纸审核完毕后应立即将图纸中问题进行整理，汇同审图意见填写《图纸审核问题表》，返回给设计单位修改，并要求必须跟踪设计单位回复修改意见。

5.       资料员负责《图纸审核问题表》编号和发送，《图纸审核问题表》的编号原则为

      WTD----XXX----XXX----XXX----XXX

             ↓     ↓     ↓     ↓

楼号   日期   编号   专业

专业： 建筑---AR

             结构---ST

             水  ---FDW

             电  ---EL

             暖通---HE

五. 图纸资料管理制度

1. 资料员均应认真按时间、顺序、专业分类保管资料，便于工程师查找。

2. 所有资料员保管的的图纸原则上不外借，能复印的复印，特殊情况的填写借阅单。

3. 所有往来文件资料员均应认真分类编号，存档。不能遗失。

4. 审阅完的图纸应及时整理归档，不应超过24小时。

5. 资料包括：传真、《图纸发放转递审核单》、《设计变更通知单》和《设计修改洽商单》等各种工作呈报单，联系单。

六. 传真管理制度

        为便于统一管理，保证传真文件的有序性，方便日后查找，所有传真，内部联系单，洽商审阅单的目录及格式在资料员的共享文件夹，发文编号或查询请仔细参照，文件发放之前，请复印保存，并交到资料员处一份备档，编号前请及时查询其它人当天上传的文件编号，并向资料员确定（目录整理要求不超过24小时）。文件发出后，请及时快速的将电子文件保存到资料员的“设计部存档”文件夹内。

七.        加晒图纸制度

1.       为节约晒图费用，避免浪费，所有额外需要加晒的图纸和印制的图片，加晒人或部门必须填写图纸晒图申请，并经部门经理或主管领导签字确认，我部才可受理。

2.       所有加晒图纸申请单交我部资料源存档和联系晒图单位进行晒图工作。

3.       需要加晒的图纸在晒图前，负责晒图单位必须填写加晒图明细清单，注明单价及总价并经我方确认，方可进行晒图。

4.       加晒图明细单一式两份，晒图单位和我部各执一份，在结算时，请晒图单位出具此单作为结算依据。

5.       加晒图明细单填完之后须交部门经理确认，并交资料员保存。

八.        工作周计划及部门例会制度

1.        《上周总结及本周工作计划表》的格式在资料员的“设计部存档”文件夹中“周计划“内，请每周五16：00前及时填写电子文档并在网上传至资料员相应文件夹中。

2.        所有工程师应认真填写下一个工作周的《周工作计划》，计划中应注明具体事项及完成日期，并于每周五交部门负责人审核汇总。之后交资料管理员整理打印。

3.        打印之后的《周工作计划》将发回个人，作为下周的工作目标并应切实执行。但部门负责人有权根据实际工作需要和公司整体工作计划中途调整每个专业工程师的工作计划和内容，专业工程师应服从公司和部门负责人的安排，如有异议，可与部门负责人提出意见。

4.        同时所有工程师应于每周五按本周实际工作完成情况填写公司本周报，本周为完成的注明具体原因。

5.        每周五下午16：00时召开部门工作例会，如无特殊原因，部门员工应准时参加。为节约时间，所有员工应有准备的、简洁的、清晰的汇报工作完成情况和下周工作计划。

九.        电子文件归档制度

1.       本制度是为了同一电子文件的管理制度、格式，使所有的员工共享资源，达到方便、快捷的查找文件，提高工作效率及准确性的目的。同时也便于电子文件整理及交接。

2.       资料员收到文件了解主题、接收人、执行人并将文件修改正确名称后放到相应的文件夹中。

3.       执行人处理回复文件后，将电子文件放入资料员共享文件夹中，由资料员整理归档。收、发数量要对应。

4.       专业工程师取得的人和电子文件，光盘均应将原文件交给资料管理员整理和保管，如专业人员有需要，能够复制，但不应取得原件。否则由于没有遵守以上制度造成不良后果的，将追究当事人责任。

十.        外出登记制度

1.       部门员工因公外出办事，应提前到资料管理员处填写“外出登记表”。

2.       部门员工因私外出或不能上班，应提前到资料管理员处填写“请假单”并征得部门负责人同意。如果来不及，应电话事先通知经理征得同意后，事后补办“请假单”。

关联产品工程资料收发及管理规定
为加强工程资料收发管理，理顺传递关系，解决资料传递环节不顺，按工程进度作好工程资料的提供利用，特制定本制度。
一. 工程文件、资料接收
1． 工程文件接收以书面和电子版文件，两种接收方式都是有效的，由产品主管负责统一接收。
2． 其它部门或个人从关联方带回或经过其它途径收到的工程文件，一律转交技术产品主管负责接收。
3. 产品主管人员对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐（簿式台帐和电子台帐），并对技术文件要进行存档管理，并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。
二. 工程文件、资料发放
1．分发关联产品的工程文件资料由技术资料室统一归口办理。
2 . 根据接到的工联单对产品进行设计，下发产品技术图纸，根据文件规定入库分发相关部门，做好分发签字手续。
3. 分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。
4. 为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料接收单位应指定领取人名单，并书面通知技术资料室，技术资料室按指定名单发放工程文件资料。
5. 登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按文件分发规定及时分发给有关单位和部门。