合同管理流程样本.doc

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合同管理流程

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1、 目的: 保证公司合同管理科学有效, 防范经济和法律风险。
2、 适用范围: 适用于公司项目开发涉及的工程类合同和其它类合同( 销售合同、 人事合同除外) 的管理工作。
3、 术语和定义
3.1 工程类合同: 指项目开发过程中签订的监理、 勘察、 设计、 总分包施工、 材料设备采购等合同或协议;
3.2 其它类合同: 指除上述工程类合同外的合同( 销售合同、 人事合同除外)
4、 各部门职责:
4.1 业务部门:
4.1.1起草标准格式合同
4.1.2组织洽谈、 签署合同
4.1.3提出合同会签需求, 提交给相关部门办理会签手续
4.1.4负责本部门合同台账登记和管理
4.1.5合同执行
4.1.6收集和提出合同变更解除申请
4.2成本部、 财务部
4.2.1负责标准格式合同的制定和合同签订前的相关条款审核
4.3公司管理层
4.3.1各分管副总负责审核所分管部门标准格式合同, 所分管部门签署的合同和合同的变更与解除申请;
4.3.2总办法务负责审核标准格式合同
4.3.3总经理负责审核标准格式合同、 各个部门签署的合同及合同变更解除申请。
5、 工作流程
5.1 标准合同文本的编制
5.1.1各业务部门组织编写标准合同文本 , 初步拟定后, 填写《合同标准文本审批表》报分管副总审核后, 提交成本、 财务、 法务审核会签。
5.1.2标准合同审核部门收到标准文本后2个工作日内必须提出审核意见, 会签时, 各相关部门对相关条款与业务部门进行充分沟通, 确认无误后进入下一阶段审核。
5.1.3业务部门根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订并与相关部门充分沟通, 确认无误后, 报分管副总审核, 总经理批准。
5.1.4批准后的标准合同文本由总办公布使用并存档。
5.1.5根据合同履行情况、 政府法规政策调整、 案例分析等结论, 应持续及时修改标准合同文本。
5.1.6标准文本仅供参考, 随业务情况, 应进行具体修订和调整。
5.2单项合同签订和执行
5.2.1确认合作方
5.2.1.1合作方必须按各类相应供应商选择管理流程的规定来选择;
5.2.1.2政府行为、 行业垄断的合作方可直接接洽后, 按本程序签约。
5.2.2合同草拟:
5.2.2.1合同按如下原则草拟:
①已制订并实施合同标准文本的, 按标准文本草拟;
②设计类合同由设计部起草, 组织洽谈、 签约, 成本、 财务、 总办等参加。
③工程、 设备类合同由成本部起草, 组织洽谈、 签约, 总办法务、 工程部、 财务部参加。
④营销类合同由营销部起草, 组织洽谈、 签约, 总办法务、 成本、 财务参加。
⑤管理类合同由相关部门起草, 组织洽谈、 签约, 成本、 财务、 总办法务参加。
5.2.2.2采用标准文本, 经双方协商, 可修改、 增加补充条款。
5.2.2.3政府有关部门有强制性规定, 可按政府有关部门要求合同文本签署。
5.2.2.4 公司未制定或不宜采用标准文本的业务, 应参照以往类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。
5.2.2.5业务部门在组织拟定合同条款或补充协议时, 应做到内容合法、 条款齐全、 文字清楚、 表述规范, 权利义务和违约责任明细, 日期、 期限、 数字准确, 应包括:
(1)合同名称;
(2)甲乙名称及地址, 经办人联系电话;
(3)甲乙方法人代表及合法代理人签字、 公司公章;
(4)合同签约日期;
(5)标的( 内容) ;
(6)数量、 质量;
(7)价格或酬金( 工程计价方式、 工程款支付方式)
(8)履约方式、 地点、 费用的承担
(9)违约责任( 双方权利及义务)
(10)生效、 失效条件
(11)争议解决方法
(12)合同份数附件
(13)保密条款( 如需要)
5.2.2.6如对方提供格式合同: 业务部门应检查是否与招标文件要求或投标文件的承诺一致, 再检查上述条款是否齐全。
5.2.3合同洽谈:
5.2.3.1当经过招标或其它合法途径确定合同谈判单位后, 业务部门经理及相关部门按以下规定进行合同洽谈;
(1)谈判前应复核: 签约对方: 法人资格, 资信情况, 经营范围、 过往业绩、 代理权限进行调查核实。
(2)代理人签约合同, 必须出具书面授权委托书, 对授权内容和期限审核。
(3)合同洽谈前, 需就谈判准备事项进行安排
①确认谈判目标
②确认必要时可做出让步
③确认我方及对方实际需求( 或目标) 和强制( 或约束) 条款
④确认初步谈判日程及谈判内容的先后次序
⑤确认谈判人选、 分工、 谈判原则等
5.2.3.2业务部门整理谈判资料及结论, 起草合同, 填写合同会签表报本部门分管副总审核, 同意后进行会签和审核阶段。
5.2.4合同会签和审核
5.2.4.1各相关部门、 成本部、 财务部、 总办法务对合同进行审核、 会签;
5.2.4.2各核人在各自职权范围内对合同提出修改意见, 业务部门根据修改意见整理出最终的合同文本, 各审核部门根据最终合同文本在审批表上签署意见。
5.2.4.3如审核部门对合同提出修改意见, 业务部门必须重新组织与供应商洽谈, 必要时各意见提出部门均应参加洽商, 双方取得一致后进行修改。
5.2.5合同审批和签署
5.2.5.1总办将会签后合同提交总经理审批
5.2.5.2总办负责跟踪相关部门和领导在审批时提出相关调整意见的落实情况, 并在合同盖章前做条款终审。
5.2.5.3合同内容在一页以上, 应在每页加盖骑缝章。
5.2.5.4合同双方一般应同时签字盖章, 如不能同时签字盖章, 应避免在我方先行签字盖章, 对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。
5.2.5.5法律法规规定合同应当办理登记、 备案的, 经办人员应及时办理有关手续。
5.2.5.6合同签字盖章后, 总办文员存档, 成本部对合同进行拆分后下发相关部门。
5.2.5.7合同按公司规定统一编号后, 总办建立合同台账, 并对该合同进行分发, 合同一式四份, 甲乙双方各两份, 分别为合同原件和副本, 总办保持合同原件, 财务保持副本一份, 各相应部门下发合同复印件, 各业务部门应及时在本部门《合同管理台账》内登记。
5.2.6合同履行和检查
5.2.6.1合同签订后, 业务部门负责合同的履行跟踪
5.2.6.2合同签订后, 总办负责合同的履行情况进行监督。
5.2.6.3在合同当事人发生或可能发生违约, 或合同可能发生有关争议时, 合同执行部门经办人员须及时向部门负责人报告, 并请示主管领导决定依法采取何种措施。
5.2.6.4合同履行过程中, 需对来往函件或单据进行签字的, 按合同规定办理。如合同未规定, 按合同审批流程办理。
5.2.6.5合同履行过程中, 对包括工程类各项付款按相关流程执行。
5.3合同变更和解除
5.3.1合同订立后, 因主观条件发生, 我方或对方提出变更或解除合同, 应先进行初步沟通接触
5.3.2合同执行经办人员向部门经理请示, 提交分管领导审核.
5.3.2.1如分管领导不同意, 则按原合同执行
5.3.2.2如分管领导同意, 则由业务部门填写《合同变更》提交审核。相关部门( 成本、 财务) 对变更或解除、 影响进行论证, 签署相关意见提交总经办审核后交总经理审批, 如总经理不同意变更, 则按原合同执行。如总经理同意, 则由业务部门组织相关部门根据申请需求提出方的不同负责后续事务办理。
5.3.3对于对方提出变更或解除合同需求的, 直接与对方重新签署合同或补充协议或解除原合同。
5.3.4对于我方提出变更或解除合同需求的, 还需与对方商洽, 如多次商洽无法达成一致, 则停止变更或解除, 仍按原合同执行, 如对方同意则与其重新签署合同或解除原合同。
5.3.5法律、 法规规定变更或解除合同应办理批准、 登记手续的, 合同执行部门经办人应该及时办理有关手续。
5.3.5.1合同签字盖章后, 总办文员存档, 成本部对合同进行拆分后下发相关部门。
5.3.5.2合同按公司规定统一编号后, 总办建立合同台账, 并对该合同进行分发, 合同一式四份, 甲乙双方各两份, 分别为合同原件和副本, 总办保持合同原件, 财务保持副本一份, 各相应部门下发合同复印件, 各业务部门应及时在本部门《合同管理台账》内登记。
5．4合同归档: 最终执行完毕的合同及合同审批过程中的合同拟稿、 修改审核意见、 合同会签表及合同原件统一归档。
5.5合同会签过程中各部门的审核审批职责和权限:
5.5.1工程类合同( 开发、 设计、 工程、 项目) 经办人, 部门经理、 分管副总在评审合同过程中, 应首先对合同可行性负责, 再针对不同的合同, 对施工过程中的技术指标, 技术施工风险控制点, 施工日期、 工艺、 工序、 质量要求, 验收标准、 对施工单位的特殊要求、 采购设备的规格、 型号、 材质、 质量和验收标准等负责。
5.5.2其它类合同( 营销、 成本、 财务、 物业、 行政) 应首先对可行性负责, 再对合同涉及的技术指标、 工艺、 对供方特殊要求负责。
5.5.3成本部: 负责对所有涉及工程、 装修、 物资采购、 市场营销等相关业务的工程价款进行预算审核, 即对合同中单价、 总金额及付款方式进行审核并承担责任, 同时对成本部作为发起部门, 签订的合同的可行性负责。
5.5.4财务部: 审核合同时应根据公司财务管理制度和资金预决算状况对合同草稿中涉及资金支付和税费问题进行审核, 签署书面意见, 同时对财务部作为发起部门签订的经济合同的可行性负责, 财务工作人员应严格按合同中约定的条款支付款项, 不得提前支付或多支付。
6、 总办、 法务主要审核如下方面:
6.1依据中国法律的相关规定对合同进行审核、 修改并签署意见, 并对合同防范法律风险承担责任。
6.2对总办作为发起部门签订的经济合同的可行性负责。
6.3主要对合同缔约方主体, 企业资质的时效和合法性; 合同标的的合法性, 合同条款的合法性及存在法律漏洞; 与合同业务有关其它法律问题进行审核。
附件: 《合同标准文本审批表》《合同会签表》《合同变更( 解除) 申请表》