律师事务所关于档案管理的规定.docx

律师事务所关于档案管理的规定

　　律师事务所关于档案管理的规定
　　事务所设立档案管理制度。档案管理制度是记录和保存事务所发展历史、事务所行政及人事状况、客户信息资料、案件／项目卷宗不可缺少的制度，也是辅助事务所律师承办案件／项目的重要管理制度。
　　一、事务所设置专职档案管理员职位。任职档案管理员的人员，应具备相关档案管理的专业知识，并具有认真、负责、细致和可靠的品质。
　　二、事务所档案分三大类。即业务档案、人事档案及行政档案。业务档案包括事务所律师承办案件／项目的全部文件资料，以及与案件／项目有关的客户资料；人事档案是指事务所全部专职律师、法律助理、行政人员的有关资料，也包括兼职律师、顾问等的资料，还涉及应聘者、实习人员及曾经以不同形式在事务所工作的人士的有关资料；行政档案则通常指上级主管部门下发的文件、记载事务所行政工作的行政规章的相关文件
　　、事务所与外界交往联系的文件等。
　　三、档案管理员负责管理已结或待结的案件／项目的卷宗，并负责在该案件／项目的主管律师和承办律师完成“结案登记表”和结案报告后，进行装订归档；档案管理员负责管理由事务所人事主管交来的人事档案，并设置存档记录；档案管理员负责管理由事务所办公室主任按规定定期交来的行政档案，并设置存档记录。
　　四、档案管理员接收案卷或其他存档文件时，应按照《律师业务档案立案归档办法》及本规定清点案卷或存档文件，并办理归档登记手续。
　　五、档案管理员应将管理的全部档案分门别类、设置目录和清单，业务案卷应根据事务所立案员已设置的案件／项目编号按顺序排列。熟悉档案资料、管理有序、查找迅捷是档案管理员的职责。
　　六、事务所律师查阅／借用业务案卷，应经该案件／项目主管律师批准；事务所律师或行政人员查阅业务案卷以外的其他存档文件，须经事务所办公室主任批准，必要时应经事务所主任批准。
　　七、查阅／借用档案必须履行规定的登记手续，填写查阅／借用登记表。借用的档案文件应在规定期限内归还。一般情况下，借用档案应在当日归还。因特殊情况不能按时归还的，应办理申请延期手续。
　　八、档案管理员负有对其负责管理的档案保密的责任。严格执行档案查阅／借用制度，不与无关人员讨论档案情况，不向无关人员泄露档案内容／存档资料。
　　九、律师或行政人员对其所查阅／借用的档案负有保密、　　　　妥善保管及时归还的责任，不得向无关人员泄露档案／存档资料。
　　十、档案室是事务所重要的工作场所，无关人员无故不应进入档案室。
　　十一、档案管理员应定期对档案进行检查和清点，对于破损的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现因任何原因档案丢失的，应立即向事务所办公室主任报告，积极查找并采取防范措施。
　　十二、档案管理员离职或调动工作时，应在离职或调动工作前做好档案移交工作，办理交接手续。
　　十三、本规定将根据事务所发展需要及其他相关规章的制定、修正和完善，不时作出修订。
　　十四、本规定于______年______月经修订并执行。
　　律师事务所关于档案管理的规定