电商部财务管理办法新.doc

电商部财务管理办法新

8
2020年4月19日
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
LOGO

文件编号

版本号

生效日期
20 年 月 日
密级
（无则不填）

电商部财务管理办法（初稿）

分发号：
编制人

编制日期
/08/24
审核人（会签人员）

审核日期
20 / /
批准人

批准日期
20 / /
文件修订记录
顺序号
版本号
修订日期
签报号
修改人
生效日期
1
1.0
/
/
/

目 录

一、 总则 1
二、 适用范围 1
三、 电商部财务职责 1
四、 电商部财务人员组织架构 1
五、 淘宝店铺和支付宝账户管理 1
六、 电商部资金管理 2
七、 电商部费用报销管理 2
1. 费用报销规定 2
2. 费用报销流程 3
八、 电商部借款管理 3
九、 电商部账务处理方法 4
1.价值量考核指标模式（或利润考核指标模式） 4
2.从量模式和客服模式 4
十、 电商部财务对账与结算 5
十一、 其它说明事项 5
十二、 附件 5

一、 总则
为促进企业规模化大发展，发挥财务在电商部经营管理和提高经济效益中的作用，使本部门的财务活动做到有章可循，参照有关规定，制定本办法。电商部相关工作人员须依照本办法开展工作。
二、 适用范围
本办法适用于电商部所有工作人员，以及与电商业务相关的所有其它部门人员。
三、 电商部财务职责
负责建立、健全公司相关财务制度，监督各项制度的实施与执行。负责本部门的财务预算、公司支付宝账户收支及银行结算业务。负责本部门记账、对账、财务报表、财务分析及财务档案管理工作。
四、 电商部财务人员组织架构
财务负责人

会计

出纳

五、 淘宝店铺和支付宝账户管理
1. 公司网上销售产品必须启用企业店铺，原已存在的个人店铺需及时清理，未经法人授权的个人店铺，不允许使用。
2. 企业店铺相关信息包括店铺账户名称、登录密码、绑定手机号、绑定邮箱及邮箱登陆密码须到财务做纸质资料备案，并有电商部门负责人的签字。
3. 企业店铺支付宝分为店铺直属支付宝和企业支付宝两种。店铺直属支付宝与淘宝店铺紧密相连，承载店铺所有的收支业务；企业支付宝账户在申请企业店铺的时候，仅用于验证企业身份，在店铺经营过程中产生的收支业务，不经由企业支付宝账户办理。
4. 公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定手机号，一律使用同一专用手机号，公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定邮箱，一律使用同一专用企业邮箱。专用手机号码和邮箱需报集团监察部门做备案登记，员工离职和办理工作交接需将手机卡和企业邮箱账号密码交回公司，由新的接任人接收管理。
5. 公司支付宝账户由财务指定专人进行管理，并在接收账号后重置登陆密码和支付密码，严禁向她人泄露支付宝账户信息。
6. 公司支付宝所绑定的银行账户均为同一名称下的企业银行账户，严禁使用任何个人或其它公司银行账户。
7. 需由支付宝付款的一切支出，包括但不限于店铺装修、维护以及缴纳各种业务保证金，均需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可付款。
8. 公司对公账户与支付宝之间的转账业务，涉及到缴纳业务保证金的款项，需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可转账。
六、 电商部资金管理
1. 电商部以向集团借支业务备用金的方式取得流动资金，用于电商部门日常经营活动，并按集团规定的利率结算利息，有偿使用。借支备用金需按照集团财务相关流程进行审批，且所借备用金不归还亦不核销，申请新的备用金时，电商部需将上笔备用金的用途做详细说明并上报集团财务备案。
2. 淘宝店铺所有货物销售必须走公司流程，所有销售收入必须进入公司指定账户，严禁其它途径销售产品或将货款打入其它账户。
3. 财务人员应于每月1-3日核查支付宝余额，按业务类型分别提现到所绑定的银行账户。由于退货和退款的业务时有发生，支付宝提现业务需在每笔订单销售收入到达支付宝账户15天之后方可办理，当月不能办理提现的销售收入，延期至下月提现。
七、 电商部费用报销管理
1. 费用报销规定
1.1 每周1、3、5下午为财务审核和报销时间，其它时间不予办理费用报销业务。
1.2 本部门所发生的日常费用（办公费、招待费、差旅费、培训费、交通费等）以及货物运输产生的运输费用，均需取得正规合法的票据方可报销，费用发票由于个人原因未及时索取或丢失，财务不予报销。
1.3 员工报销招待费时，除正规合法发票外，还需将消费详单和刷卡联（如用银行卡支付）同时交财务备案，单据不齐全的，财务不予报销。
1.4 财务人员需对每张发票金额及内容的真实性、合法性、有效性进行审核，并对有关财务制度及财经纪律规范性进行审查。
1.5 出纳人员付款时需检查各项单据是否完成所有审批手续，审批手续齐全后两个工作日之内支付报销款，并在原始单据上加盖“现金付讫章”。
1.6 经办人需在费用发生后30天内办理报销手续，超过时间财务不予报销。如取得发票与公司规定不符且需重新取得发票，必须在7日内到财务部备案，取得发票时间最长不得超过30天，否则财务不予报销。
1.7 关于招待费和差旅费的标准需严格按照集团财务相关制度执行。
2. 费用报销流程
经办人取得正规合法票据→财务人员审核签章→部门负责人审批→主管副总（总监）审批→财务负责人审批→总经理审批→董事长审批→到出纳处办理领款/核销欠款
八、 电商部借款管理
1. 淘宝店铺活动返现款和刷单款以及电商部日常业务支出，由经办人员先向本部门财务借款，活动完成后到财务履行报销手续并归还剩余款项。
2. 借款人因公需要借支的临时性款项及备用金、押金，借款时需填写借款单，并在借款单中注明归还日期。
3. 对于单笔借款金额超过5000元的款项，需提前一天通知财务进行备款。
4. 借款人应自办理事项结束后，按照相关规定，凭相关手续、发票、报销单等有效单证尽快到财务部门办理报销手续并冲销或归还借款。报销所提供发票内容必须与原借款用途一致，不一致时需在报销时书面说明原因，否则财务不予报销。
5. 借款人的借款时间最长不超过30天（从借款之日开始），特殊事项不能在30天内办理完毕的，经财务负责人批准同意后办理未清借款延期说明，方可延长借款期,但最长不超过三个月,每年底会计结帐前对个人借款进行清理。
6. 本部门所有员工调岗、离职时，必须由公司人力资源部书面通知财务清查个人借款。如有借款未清偿的，公司人力资源部停止办理相关手续，并停发其在岗时未发放的所有工资，通知本人限期清理借款，借款清理完毕后方可发放剩余工资。
7. 借款流程
借款人填写借支单→部门负责人审批→主管副总（总监）审批→财务负责人审批→总经理审批→董事长审批→到出纳处办理领款
8. 借款审批权限
单位：元
分类及手续
经办人
部门负责人
主管副总
财务负责人
总经理
董事长
签批责任说明
电商部相关人员

借款审批单
单笔金额≤300元
√
√

√

部门负责人、分管副总：对所属部门是否同意经办负责；财务负责人：对资金预算负责
300＜单笔金额≤1000
√
√
√
√

1000＜单笔金额≤3000
√

√
√
√
√

单笔金额＞3000
√

√
√
√
√
√

九、 电商部账务处理方法
根据本部门战略定位及销售模式不同，电商部账务按以下两种方式分别进行处理：
1. 价值量考核指标模式（或利润考核指标模式）
1.1此种模式相当于视同买断方式代销商品，本部门财务由集团财务进行监管。公司需将电商部的业务活动单独设立账套进行核算，电商部独立进行财务核算并执行与集团财务相一致的财务制度，定期按集团要求编制财务报表并上报。
1.2电商部财务需严格按照预先设定好的内部转移价格，核算采购成本，并据此与各供应单位和部门结算。商品发货时，与商品相关的价值和风险同时转移给电商部，由电商部核算商品成本、收入和利润。
1.3电商部日常业务费用和产品销售费用由电商部门自行承担。
1.4电商部财务人员需定期向上级部门和领导提交财务分析报告，分析本部门的投入和产出情况，并对本部门的长远发展提出建设性意见和建议。
2. 从量模式和客服模式
2.1此种模式相当于以收取手续费的方式代销商品，本部门财务由集团财务分管，集团设专人负责电商部财务工作。电商部门不专设财务人员，亦不独立进行财务核算。
2.2集团财务应对电商部门所发生的支出单独进行归集，分品种核算商品盈亏。
2.2电商部所发生的非专属于本部门的费用支出，包括物流运输费用、活动返现以及其它销售费用，由财务人员按照实际归属于各产品的费用分配给各供应单位和部门，并制作调账通知单，由双方领导签字后作为调账依据。
十、 电商部财务对账与结算
1. 物流对账与结算
电商部财务人员应于每月25日至下月3日前对当月所发生的运输费用和物流公司对账，对账依据为运输公司传递的明细单以及发货人员移交财务的发货单。对账完成后，根据业务人员与物流公司协商的结算周期将款项结算给各物流公司。
2. 在途商品对账
电商部财务人员应于每月25日至下月3日前核对当月销售数据，将在途商品与未完成的订单进行核对，并将比对结果报各供应单位和部门，各供应单位和部门核对无误后完成对账。
3. 销售对账与结算
电商部财务人员应于每月25日至下月3日前核对当月销售数据，将支付宝余额与上月销售成功的订单一一核对。对已完成销售而且已过退货期的订单（支付宝收款15天后）方可提现。提现后按照不同业务类型，将销售收入按预先确定的价格结算给相应货物供应单位和部门。
十一、 其它说明事项
1.公司所有线上产品的定价经相关领导批准后，均需将报价单到财务做备案登记，未到财务备案的产品一律不准上线销售。
2. 本管理办法自发布之日起施行。
十二、 附件：财务流程
1. 财务结算流程
2. 退货、退款流程
3. 费用报销流程
4. 借款流程
5. 流程节点说明
电商部
8月24日