公司会计档案管理办法.doc

公司会计档案管理办法

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2020年4月19日
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会计档案管理规定（ ）

第一章 总 则
第一条 为了加强会计档案管理工作，确保会计档案的真实、完整、可用、安全，有效利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）等有关法律和行政法规，结合本公司实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于总公司及各级分支机构（以下统称各级机构），应当依照本办法管理会计档案。
第三条 本办法所称会计档案是指各级机构在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映本单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括经过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第二章 管理机构和职责
第四条 财务会计部是会计管理部门。总公司财务会计部负责制定会计档案相关管理制度，规范作业流程标准，有权监督和检查各级财会部门会计档案管理工作质量；省分公司财务会计部负责依据总公司规定监督和检查所辖分支机构会计档案的真实性、合规性和安全性；总省财务共享服务中心、地市分公司财务会计部负责具体实施会计档案收集、整理、移交归档等工作，负责会计档案归档移交至办公室前的借阅管理。
第五条 办公室是档案管理部门。负责制定公司档案相关管理制度，对会计档案管理各环节进行专业指导；负责会计档案的接收归档、保管、统计、利用等工作，有权监督和检查会计档案的真实可靠、安全规范和长期可读；负责会计档案归档移交后的借阅管理，负责组织会计档案鉴定及销毁工作。  
第六条 系统需求管理部是软件需求归口管理部门。负责统筹受理、审核和评估与会计档案管理相关的软件需求，组织进行需求的评审、确认，将审核经过的需求提交需求实现部门，并组织需求提出部门进行系统功能的验收。
第七条 信息技术部是电子会计档案技术管理部门。负责系统开发、功能改造、日常运行维护；利用信息技术手段满足电子会计档案存储、归档、移交、保管、利用、销毁等要求；采取可靠的安全防护技术和措施，保证电子会计档案的真实、完整、可用、安全。
第三章 归档和移交
第八条 下列会计资料应当进行归档：
　　（一）会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
　　（二）会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其它辅助性账簿;
　　（三）财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
（四）其它会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其它具有保存价值的会计资料。
第九条 同时满足下列条件的,各级机构内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　（一）形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
　　（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
　　（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其它纸质会计档案的检索关系;
　　（四）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
　　（五）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其它重要保存价值的会计档案。　
第十条 满足本办法第九条规定条件,各级机构从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第十一条 财会部门能够仅以电子形式归档保存的会计档案包括：记账凭证、总账、日记账、明细账、固定资产卡片、月度/季度/半年度财务会计报表、保费电子发票、内部自制电子会计资料，以及其它符合本办法第九条、第十条的会计资料。
第十二条 将纸质会计资料扫描为电子影像件或其它电子文件类型的，不能仅以电子文件归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存。
第十三条 财会部门按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，利用会计档案管理系统编制会计档案保管清册。
第十四条 会计档案的分类方法：
会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其它会计资料四类进行一级分类，具体档案可按照管理要求进一步细分类别，其中记账凭证明细分类应当与会计核算软件中分类标准保持一致。
第十五条 会计档案的立卷要求：
（一）记账凭证类：按核算单位、会计档案类别、所属会计期间（年月）和凭证明细类型立卷。财务共享服务中心可自行选择是否跨月、跨凭证明细类型立卷，但不得跨核算单位和年度立卷。
不含纸质原始凭证的电子记账凭证，由会计档案管理系统自动立卷，单独编制档号。含纸质原始凭证的电子记账凭证随实体会计档案一同立卷，使用相同档号。纸质原始凭证需经过收集、交接、组卷、装盒、上架入库流程完成财务归档，逐笔建立电子记账凭证与对应原始凭证的关联关系。
（二）会计账簿类、财务会计报告类、其它类：按核算单位、会计档案类别、年度和保管期限立卷。
第十六条 归档的会计档案应编制档号，作为档案的管理标识。档号设置规则：
核算单位的全宗号（HR机构代码取前4位，省略后4位数字0）+档案类别（KJ01=会计凭证、KJ02=账簿、KJ03=报告、KJ04=其它）+年月（6位，跨月时显示最大月份）+保管期限（2位）+电子/实体（1位字母，其中S=实体档案，E=接口传输的电子档案）+流水号（6位）
第十七条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财会部门临时保管一年,再移交办公室保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经办公室同意。
财会部门临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。
原则上，会计档案应由财务共享服务中心或同级办公室保管，地市及以下分支机构如有使用需求可办理借阅手续，使用完毕后应及时归还。如确因工作需要移交至地市分公司财会部门或办公室保管的，应履行审批手续，经省分公司单位负责人审批同意。纸质保费发票记账联能够由各出单中心及其分支机构临时保管，授权地市认证的增值税专用发票能够由地市分公司财会部临时保管，临时保管期限应符合规定，临时保管期限到期后直接移交同级办公室保管。
第十八条 财会部门在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。会计档案移交清册由财会部门和办公室各保留一份。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。移交电子会计档案管理权时，经过会计档案管理系统进行设置，移交过程中应当保证电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
第四章 保管和利用
第十九条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为 和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，能够比照类似档案的保管期限办理。
第二十条 信息技术部应对会计档案管理系统进行定期备份，原则上对于系统实施每周一次的数据库级备份、每月一次的系统级备份。对所有备份的数据，应每月进行不少于一次的数据完整性校验。对于需实施系统升级等变更的系统，在变更实施前后均应进行数据备份，必要时进行系统级备份。
第二十一条 信息技术部对磁性载体每满2年进行一次抽样机读检验（检查可读性），抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子会计档案，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。
第二十二条 办公室应每年对电子会计档案的可读取性进行评估，形成评估报告；如存在因软、硬件或其它技术升级、变动出现电子会计档案不可读取的风险，应对电子会计档案进行迁移。
电子会计档案迁移前应进行迁移可行性评估，包括目标载体、系统、格式的可持续性评估、保管成本评估等，并保证迁移过程中电子会计档案的真实性，过程可控，防止迁移过程中电子会计档案信息丢失，非法篡改。迁移后原载体保留时间不得少于3年。
第二十三条 各级机构应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。
借阅会计档案时，借阅机构经办人应当以电子邮件、函件、OA公文等方式向财务共享服务中心或地市分公司财会部提交借阅需求。借阅会计档案管理系统上线后的会计档案时，应由财务共享服务中心或地市分公司财会部在会计档案管理系统中根据借阅需求填写借阅申请单，写明借阅机构、人员和借阅用途等信息，约定归还时间，档案保管人在系统中办理会计档案出入库。借阅会计档案管理系统上线前的会计档案时，须在会计档案借阅登记簿上手工登记，约定归还时间，由借阅人和档案保管人共同签名或盖章。
公司接受外部审计检查或其它特殊原因需借阅会计档案时，应当根据档案存放层级，经财务共享服务中心主任岗或地市分公司财会部总经理审批。如需借阅已归档至办公室的会计档案，还应由同级办公室部门负责人审批。
如因特殊原因导致财会部门无法使用财务软件提供电子会计档案数据，需要调用已归档至办公室的硬拷贝载体时，应由财会部门根据借阅需求向办公室以OA公文形式申请借阅使用，办公室审批经过后方可复制使用，信息技术部负责协助技术处理。
第二十四条 会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。利用电子会计档案过程中，严禁篡改和损坏电子数据，严禁随意扩大利用范围和用途。
第五章 鉴定和销毁
第二十五条 各级机构应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，能够销毁。会计档案的鉴定周期应当根据每年到期档案量和库房空间的实际情况确定，能够每年开展一次鉴定工作，也能够几年鉴定一次。
第二十六条 会计档案鉴定工作应当由总省办公室牵头，组织同级财务会计部、监察部/审计部、合规部/风险管理部等机构或人员共同进行。
第二十七条 会计档案鉴定意见书应至少包含以下内容：
（一）被鉴定会计档案所属年度及保管期限、列入销毁档案的数据和主要内容、鉴定的概况；
（二）销毁或延长保管期限档案的主要理由；
（三）需要销毁档案的清册。
第二十八条 经鉴定能够销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：
（一）总省办公室牵头编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
（二）销毁总公司会计档案时，应由单位负责人、办公室主要负责人、财务会计部主要负责人、办公室经办人、财务会计部/财务共享服务中心经办人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁分公司会计档案时，应由省级分公司单位负责人、省级办公室主要负责人、省级财务会计部主要负责人、省或地市级办公室经办人、省或地市级财会部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见，以OA公文形式上报总公司办公室和财务会计部审批，审批经过后方可销毁。涉及公司股改上市前的会计档案，还需经集团公司审批同意。
（三）办公室负责组织会计档案销毁工作,并与同级财务会计部共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由办公室、财务会计部和信息技术部共同派员监销。属于保密范围的归档电子会计档案，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。存储在可擦写载体上的电子会计档案，应采用可靠的擦除方式，以确保彻底擦除。不属于保密范围的电子会计档案可进行逻辑删除。
第二十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其它未了事项（包括未了结诉讼案件、未结案违规违纪案件、因固定资产后期维修等需要使用购买固定资产原始票据等）的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第六章 其它特殊情况
第三十条 单位因撤销、解散、破产或其它原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处理。
第三十一条 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其它方能够查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处理,各方能够查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。
单位因业务移交其它单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位能够查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。
第三十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其它方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。
第三十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。
第三十四条 单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第三十五条 会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。
第七章 附 则
第三十六条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。
第三十七条 本办法由总公司财务会计部、办公室负责解释。
第三十八条 本办法自印发之日起施行。

附表1

会计档案保管期限表

序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证

1
原始凭证
30年

2
记账凭证
30年

二
会计账簿

3
总账
30年

4
明细账
30年

5
日记账
30年

6
固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年
7
其它辅助性账簿
30年

三
财务会计报告

8
月度、季度、半年度财务会计报告

9
年度财务会计报告
永久

四
其它会计资料

10
银行存款余额调节表

11
银行对账单

12
纳税申报表

13
会计档案移交清册
30年

14
会计档案保管清册
永久

15
会计档案销毁清册
永久

16
会计档案鉴定意见书
永久

附表2

会计档案保管清册（参考格式）
单位名称：
案卷号
类别
题名
起止时间
保管期限
卷内张数/件数
备注

自 年 月
至 年 月

【填表说明】
单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。
案卷号:是案卷的顺序编号，用以固定和反映档案的排列顺序。
类别：分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其它会计资料四大类。
题名：会计凭证类档案能够空缺题名，其余档案的题名能够由整理立卷的会计人员自拟。案卷题名应准确概括会计档案的形成单位、时间、内容、类别。文字力求简练、明确。
起止时间：填写本案卷会计档案的起止年月。
保管期限：按照本办法附表1《会计档案保管期限表》填写保管期限。
卷内张数/件数：纸质会计档案在此填写本案卷内所含张数，不能按照粘贴或装订后的整页或整本填写数量。例如：5张发票粘贴在一张A4纸上，卷内张数应为5张而不是一页；一份会计报表有10页，卷内张数应为10而不是一份。电子会计档案以件为单位整理，一份电子文件即为一件。
备注：填写需要特别说明的情况。实行会计档案电子化归档的单位，需在此标示电子会计档案和纸质会计档案。

附表3
会计档案移交清册（参考格式）

年度
会计凭证
会计账簿
财务报告
其它
光盘
备注

移交部门： 接收部门： 监交人：
移交人： 接收人： 移交时间：
【填表说明】
会计档案移交清册应当至少一式两份，移交时应在纸质移交清册上履行签字手续，移交方和接收方各留存一份。
年度：填写移交的会计档案所属会计年度。
会计凭证、会计账簿、财务报告、其它：按照移交会计档案的类别分别对应填写本次移交档案的盒或卷的数量。
光盘：填写移交光盘的数量。
备注：填写需要特别说明的情况。实行会计档案电子化归档的单位，需在此标示电子会计档案和纸质会计档案。
移交部门：填写交出会计档案的单位或部门名称。
移交人：由移交部门的经办人员签名或盖章。
接收部门：填写接受会计档案的单位或部门名称。
接收人：由接收部门的经办人员签名或盖章。
监交人：由监督人签名或盖章。
移交时间：填写移交会计档案的日期。

附表4
　会计档案销毁清册（参考格式）
编制部门：
序号
档案名称
起止年度
档案编号
卷内文件
应保管期限
已保管期限
备注
件数
页数

单位负责人：
档案机构负责人：
会计机构负责人：
信息系统管理机构负责人：
监销人：
档案机构经办人：
会计机构经办人：
信息系统管理机构经办人：
【填表说明】
会计档案销毁清册应当一式多份，档案管理机构、会计管理机构、信息系统管理机构方（如涉及电子会计档案销毁）在纸质会计档案销毁清册上履行签章手续，并各留存一份。
编制部门：填写编制本表的单位档案管理机构。
序号：填写销毁档案的顺序号。
档案名称：填写拟销毁档案的题名。例如：“北京市财政局二○一六年基金管理总账”。
起止年度：填写拟销毁档案所属会计年度起止区间。
档案编号：档案的分类编号。
卷内文件件数：填写拟销毁档案卷内包含的文件件数。
卷内文件页数：填写拟销毁档案案卷内包含的文件页数。
应保管期限：按照本办法附表1《会计档案保管期限表》，以及《关于新旧<会计档案管理办法>有关衔接规定的通知》（财会[ ]3号）有关规定填写拟销毁档案保管期限。
已保管期限：填写拟销毁档案实际已保管期限。
备注：填写需要特别说明的情况。实行会计档案电子化归档的单位，需在此标示电子会计档案和纸质会计档案。
单位负责人：由本单位负责人签字或盖章。
档案机构负责人、会计机构负责人、信息系统管理机构负责人：由档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构负责人签字或盖章，其中信息系统管理机构负责人仅在涉及电子会计档案销毁时签字或盖章。
档案机构经办人、会计机构经办人、信息系统管理机构经办人：由档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构具体办理档案销毁程序的工作人员签字或盖章，其中信息系统管理机构经办人仅在涉及电子会计档案销毁时签字或盖章。
监销人：由监销人员签字或盖章。