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福建分公司财务管理规定

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福建分公司财务管理规定

为了规范公司日常工作行为, 加强财务管理, 提高企业效益, 特制定本制度。
一: 借款的有关规定
1: 出差人员暂支差旅费款, 必须先到财务部门领取”领款凭证”, 填好该凭证后先经财务审核, 再由分公司经理或经理授权人签字后, 方可借支, 前次借支出差返回时间超过三天无故未报销者, 每延迟一天扣其所报差旅费金额的1%并不得再借款。
2: 公司员工一般不允许因私借款, 如有特殊原因需要借款的, 需注明理由和还款期限, 1000元以内由财务审核、 分公司经理审批, 1000元以上报总部由财务副总审批。还款期限内不还清欠款, 财务部门有权在当月工资中扣回。并视具体情况对当事人处以所借款额10%—30%的罚款。
3: 试用人员借支差旅费, 若借款人未能偿还借款, 由分公司经理或其委托人负连带责任。
4: 借款出差人员回公司后, 三天内应到财务部报帐, 报帐后结欠部分金额或三天内不办理报销手续的人员欠款, 财务部门有权在当月工资中扣回。并视具体情况对当事人进行其所欠款项的10%—30%的罚款。

二: 费用管理制度

( 一) : 差旅费的有关规定
1: 公司人员出差前都应填写”出差申请单”, 出差期限视具体情况核定, 不能核定的, 由出差人员在出差回来后补填。
2 :出差中途因特殊情况需要延时外, 不得因私事或借故延长差期, 否则除不予报销旅费外, 并依情节轻重按人事管理制度论处。
3: 出差旅费分为交通费、 住宿费、 餐费、 招待费、 杂费等, 其报销最高限额如下:

职位 经理 副经理 主任 主任以下
费用
交通费 实支 实支 实支 实支
每日住宿费 160 140 120 100
每日 早餐 10 10 10 10
餐费 中晚餐 20 20 20 20
每日杂费 10 10 10 10
说明:
1、 交通费以正规单据认定, 如单据遗失, 须同行人为证共同签字, 方可报销, 无同行人者由经理核准报销。
2、 分公司人员一般情况不得乘飞机, 如有特殊情况或合理成本考虑需乘飞机的需经主管副总审批, 未经审批而自行搭乘飞机的, 则以火车或客车的标准予以报销。
3、 因时间紧迫或交通不变或业务客观需要须出租车代步的, 由经理核准, 经理必须对出租车严加限制。打的费用必须在票面上写明从何处至何处、 办何事, 并注明日期。未注明或不合理的不能报销。( 福州市内出租车里程车费核定的标准: a、 凯旋商厦 汽车南站、 台江税务所、 好又多超市、 大利嘉城、 元洪城等地, 出租租车费定为8元。B、 凯旋商厦 东街直销处、 津泰路、 八一七路, 汽车北站、 火车站等地, 出租车费为15元。C、 其它地方视实际里程而定。)
4、 住宿费以凭证于给付标准内认定, 超过部分自付。本公司有住宿场所且能住宿的或出差在外有人支付住宿费的不得报销住宿费, 如低于标准的, 按实支和标准额的差额的50%奖励给当事人。住宿费额度以标准房认定即两个人的标准与一个人同。以此类推。
5、 低阶人员随高阶人员因公出差时, 其宿费可比照高阶人员的出差旅费标准。
6、 原则上应当日来回的出差, 不得报销住宿费。
7、 餐费在标准内以符合要求的票据( 正规发票和在客观上无正规发票时取得收款收据。) 报销, 超标准的自付。由公司、 代理商或其它个人供应餐饮或已报销招待费的, 不另报餐费。如无符合规定票据则改为补贴方式, 分别为早餐5元、 中晚餐各15元。
8、 杂费如包裹费、 电话费( 无手机费报销人员) 等, 金额控制在10元以内, 凭正规单据报销。无补贴。已报手机费者不得报电话费。
9、 费用报销必须填写下表:
差旅费报销明细单
项目 时间
自何处至何处
交通费
住宿费
餐费
招待费
杂费
合 计
月 日至月 日

月 日至月 日

月 日至月 日

合 计

10、 在费用报销上弄虚作假、 多开金额和冒领行为的, 一经发现, 按原发票金额的三倍处罚, 并上报总部由总部按规定作行政处理。
( 二) : 伙食费
根据福建分公司的实际情况标准如下:
1、 福州办事处共9人( 包括保姆和外雇人员一名) , 加上有时代理商在此吃饭, 每月定为2500元。
2、 龙岩办事处2人, 每月定为900元。
3、 莆田专卖店1人, 每月定为480元。
如超过以上标准的, 超过部分由办事处人员分担。
( 三) : 业务招待费
1、 业务开支以”业务客观需要, 节约”为原则, 非业务需要而发生的招待费不得报销。
2、 业务招待费开支必须与伙食费严格区分。
3、 业务招待费报销必须提供正规的单据, 同时写清事由、 请客对象、 人数等, 否则不允许报销, 审核者必须严格把关。如有特殊情况确不能取得正规发票的, 必须说清原由并经财务和经理审核无误后方可报销。
( 四) : 手机费
手机费以”实际需要”为原则, 根据分公司的实际情况作以下规定:
1: 金勇每月报销最高限额为900元。
2: 陈志艇每月最高报销限额为300元。
3: 包克淼每月最高报销限额为200元。
4: 晏清波每月最高报销限额为200元。
5: 王贤淼每月最高报销限额为400元。
6: 手机报销以正规发票为准, 低于最高限额的按实际报销, 超额自负。
7: 各分公司必须将符合报销条件的人员名单上报财务部。年内如有新增符合报销条件的人员必须先申请后报销, 报销起始时间以公司批准日为准。
( 五) : 电话费
1、 办事处电话遵循”公私分明、 私话自付、 长话短说、 严禁浪费”的原则。
2、 根据实际情况, 公司规定每月办事处人员私人用话限额30元, 超额自付( 按电话局明细单为准) 。
3、 通话时发现闲聊, 私话费用严重超额的处以超额部分的10倍予以重罚。
( 六) : 医药费
1、 办事处人员日常购买的药品, 花费的医药费一律不予报销。
2、 如遇大额医药费支出, 由本人提出申请, 经分公司经理签署意见后上报公司财务部, 由财务副总根据具体情况给予一定金额的补贴。
( 七) : 办公费
1、 购买办公用品应遵循实用、 适价、 节约的原则, 谁使用谁负责, 如造成毁坏, 由责任人赔偿。
2、 办事处需指定专人购买办公用品。

三: 仓库管理
1、 仓库管理必须落实到人, 职责不清者追究办事处负责人或分公司经理的责任。
2、 仓管人员要对每天的到货进行单货核对, 核对无误签字以示验收入库。
3、 核对有误者, 应尽快和相关部门联系, 查出原因做出处理。并经过验收入库调整单来作入库处理。
4、 仓库商品堆放应遵循利于找、 便于取的原则, 尽可能同一货号堆放在一起, 排列有序, 残次鞋与好鞋分开堆放, 以避免差错, 提高工作效率。
5、 对仓库存货需进行定期清理, 对需处理的鞋子应及时进行形态转换。
6、 仓管人员要对仓库库存的数量负责, 还要对仓库的质量负责, 如因管理不善而造成的损失, 仓管人员需承担相应责任。
7、 客户提货时, 仓管人员应根据单子上的货号、 数量发货; 同时在出库前必须进行单、 货复核。不得乱发、 错发。
8、 仓管员对客户退货要按规定把好关, 不能乱退货, 退货进仓时, 要把红单和退货逐个货号进行核对, 防止发生差错。
9、 仓管人员要及时做好仓库商品明细帐, 并定期与会计进行帐帐核对, 如有不符及时查出原因, 做出处理。并不定期地与仓库实货核对。
10、 库存盘点要定期进行, 进行帐实核对, 并做好公司指定的盘点表。如有帐实不符, 需做盘点溢缺报告单上报分公司经理, 若是个人原因造成库存短缺, 由责任人按厂价赔偿, 严重者开除。
11、 仓库员每日要做好畅销产品信息与计划, 向领导汇报, 以保证领导及时掌握库存有关信息, 做好供货工作。
12、 滞销产品与残次鞋, 定期搞好清单, 向领导汇报, 以尽可能及时处理, 防止积压。
13、 除仓管员外其它人不得随意进入库内, 因业务需要进入库内的需要仓管员同意, 仓库钥匙除仓管员外, 其它人不得配有。私自配有仓库钥匙者, 库内存货发生短缺由其负全责并立即开除。
14、 办事处人员自己穿的鞋, 一律经过开单, 并出钱购买, 一人一年二双以内厂价支付, 二双以上按批发价支付。( 处理鞋及残次鞋除外)
15、 仓库盘点二个月一次, 双月为盘点期。
16、 仓库管理人员要做好防盗、 防火工作, 库内禁止吸烟。
17、 不论什么类型的出库都必须要经过开单, 不得以白条抵库。发生白条抵库者由仓库员按批发价支付。
18、 有违上述规定者( 未有处理措施的条款) 对相关责任人视情节轻重处以100—3000元罚款, 严重者开除。
四、 现金管理
1、 各办事处、 分公司现金必须由专人负责, 出纳员的指定符合财务相关原则。
2、 出纳员收到现金时开具收款收据, 并加盖”现金收讫”章。
3、 出纳员必须严格掌握好差旅费和个人借款规定。
4、 出纳员要对每天的现金收支进行认真核对, 及时入帐, 做到日清月结。
5、 各办事处、 分公司必须及时把营业款汇入总部, 以加快资金周转速度, 一般起点为3万元。
6、 现金支出时, 出纳人员必须对各种支出的单据进行核对, 核对无误后方可付款, 并加盖”现金付讫”等。
7、 每日业务终了时, 出纳人员必须做现金日报表, 并根据当天的收付款凭据及现金日报表登现金日记帐, 同时进行帐实核对, 如发现帐实不符, 要及时查出原因, 因出纳个人原因造成现金短缺, 由出纳个人负责。
8、 现金收入当天就必须存入银行, 办事处备用金不得超过 元。因未及时将现金存入银行而遭突发事件造成现金损失, 责任由出纳员承担。
9、 出纳员不得擅自支付、 支出现金, 如有此行为者作贪污处理。
轻者除必须追回款项外罚款所支出金额的10%。重者予以开除。
10、 违以上规定者( 未有处理措施的条款) 视具体情况对责任人处以100—3000元的罚款。严重者开除。
本制度于9月1日实施