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用公章管理规定

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2020年4月19日
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平顶山市土产日杂工贸有限公司
公 章 管 理 规 定
（征求意见稿）
为保证公司公章使用的合法性、严肃性和安全性，依据规范使用、防范风险、维护公司利益的原则，结合公司公章使用实际，特制订本规定。
第一章 公章的刻制
第一条、企业公章包括公司及投资管理的分支机构的法人章（行政章）、法定代表人的单位专用私章、劳动工资专用章、财务专用章、合同专用章、计划生育专用章、部室公章及党委、工会、团委等党群组织的公章。各市场、分公司等分支机构除分支机构行政公章和党支部章及财务人员公用私章外一般不刻其它公章，已刻制的本规定下发后10日内缴公司办公室统一审核处理。
第二条、各部室、单位刻制公章，要写出申请，报董事长批准后，由办公室开具介绍信，按公安机关要求办理刻章的具体事宜，公章的形体和规格，按国家有关规定执行。
第三条、各部门、各单位刻制好公章后，必须先到办公室留样备案，方可启用，并由公司下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。现在用公章本规定下发后10日内报公司办公室留样备案。
第四条、因公章磨损或其它原因损坏，需要重新刻制的，要按照以上规定重新办理手续。
第二章 公章的保管
第五条、公司及投资管理的法人的公章由办公室专人保管，劳动工资、财务、合同、计划生育等专用章及各部门公章分别由各主管部室负责人（或其指定的专人保管）保管，各分支机构的公章由各分支机构负责人（或其指定的专人保管）保管，本规定下发后10日内将保管公章人员名单报公司办公室备案。
第六条、公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
第七条、公章保管人因事暂时离岗时，须由单位或部室负责人暂时代管，以免贻误工作
第八条、公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章严禁私自委托她人代管。
第九条、公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。
第三章 公章交接和停用
第十条、公章保管人调整时须及时办理移交手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样、用章档案等移交信息。
第十一条、有下列情况公章须停用：⑴单位部门撤销合并或名称变更；⑵公章使用损坏；⑶公章遗失或被窃，声明作废。⑷其它情况须停用时。
第十二条、公章停用时单位、部门负责人和公章管理人要及时将停用公章送交公司办公室，经董事长批准后进行封存或销毁，并在一定的范围内公告。办公室要建全公章上交、存档、销毁的登记档案。
第四章 公章使用
第十三条、实行“用章签批责任制”。公司的各类公章都具有法律效力，必须依规使用、严格管理，实行签字责任制，即公章使用谁最后签字批准，谁负责。
第十四条、严格用章审批程序。⑴公司所有业务合同、项目协议、人员调动、授权书、承诺书、以公司名义印发的公文（包括红头文件和非红头文件）、便函等，不论上报上级机关下发各部门还是发往其它单位，不论使用公司公章或是使用公司专用章，都须使用发文处理，先经单位或部门主管初核、公司分管领导复审，报公司董事长审批签字后方可用章；⑵部门或分支机构公章只能用于公司内部的经营管理或工作联系的用章，不准对外使用，否则按违规处理，对内需要使用部门或分支机构公章的，由部门或分支机构负责人审批。内部管理或内部工作联系需要使用使用公司公章的，由公司主管副职审批；⑶向公司以外的人员和单位提供的所有用章事宜或由内部人员经办但可能或能够用在公司以外或可能被公司以外的人员和单位使用的所有事宜用章（固定格式的报表除外），不论使用公司公章、专用章或是部门章，均必须经公司董事长审批签字。⑷除固定格式的报表、内部管理和内部工作联系外，所有使用公司公章、专用章的事项，均必须经公司董事长审批签字后才能盖章。
第十五条、建立公章使用档案。公司统一制发《公章使用登记表》，经审批符合规定的用章，审批人、经办人须在《公章使用登记表》上签字后管章人方可盖章（未签字追究管章人责任），特殊情况下审批人电话批准用章的，由管章人负责及时补签。每年年终各单位公章管理人负责将公章使用情况登记表送办公室存档，办理存档手续，并留复印件一份，
第十六条、明确公章使用范围，严禁超范围用章。⑴凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；⑵凡属部门或单位业务范围内的加盖部门、单位章；（暂无部门章的加盖公司公章）；⑶凡属合同类的用合同专用章（暂无合同章的加盖公司公章）；⑷凡属财务会计业务的用财务专用章；⑸部门或分支机构公章只能用于公司或分支机构内部的经营管理或工作联系用章，未经公司法定代表人批准不准对外使用。各市场对商户签订的合同用章按公司合同管理规定（另下文）执行。
第十七条、严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经公司法定代表人签字同意方可开具，待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，已开具或未使用的都必须立即收回。
第十八条、各类公章一般不得带出公司外，因特殊情况需要外出用印，需提出书面申请，经董事长批准，方可由管章人带出，用完应立即带回归还，并办理签批留档手续。公章外出期间，只可将公章用于申请事由，否则经办人对公章的使用后果承担一切责任；
第十九条、公司员工因公出差、联系工作，需要出具固定制式的行政介绍信，由各部门主管领导、办公室主任签字批准。此介绍信，只起证明持信人身份和联系工作内容的介绍作用，不作其它任何证明。
第五章 责任追究
第二十条、发生公章管理不严、使用不当、损坏遗失、越权盖章等违规行为时，要追究公章管理人和部门、单位负责人的责任。给公司造成损失的，要追究其经济、法律责任。
第二十一条、用印单位、部门在办理审核批准使用公章手续时，未认真审核的，要追究审批签字人的责任。给公司造成损失的，要同时追究其经济责任。
第二十二条、公章保管人对不符合规定审批程序或不符合本人保管公章使用范围的用章事项，拒绝用印并向公司报告，公司给予表彰和奖励。对未按本规定要求的审批程序、用章范围而使用公章的，要从严追究公章管理人和经办人的责任，给公司造成损失的，还要追究其经济、法律责任。
第二十三条、公章管理人未经审批私自用章，从重追究责任，一经发现，立即给予开除处理，给公司造成损失的，还要追究其经济、法律责任。无经办人无审批人的用章按公章管理人未经审批私自盖章处理。
第六章 附 则
第二十四条、本规定由公司董事会负责解释，适用范围包括公司所属单位及管理的投资单位，本规定实施的责任部门为公司办公室。
第二十五条、本规定自 1月1日起执行。