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如何编写企业解决方案书232020年5月29日文档仅供参考如何编写企业解决方案书写作本文章时,我在跟踪一家中型服装公司的ERP项目,先拿这个Case来解剖,希望得到一点体会。当然该项目的实施是面队全国范围服装的原料采购、委托加工、生产、市场推广、分销、售后。 当然,这个Case仅仅来说明问题,在分析系统的架构时,同时也是我对我管理的项目相关的经验分析,一是蜂星(CELLSTAR)体系的全国分销系统、二是UT斯达康(UT STARCOM)全国(含东南亚部分地区)维修及售后服务系统。1引出问题项目上线一旦列进项目的计划时,总是需要一些关于项目的参考意见,那么关于项目的”硬件”和”软件”,硬件有谁提供,软件又由谁提供。我这里所说的”硬件”和”软件”是经济学上的概念,比如说”软件”包括我们下面将要叙说的由程序编码产生的软件,另外一方面有咨询管理、项目资源管理、人力资源的知本,林林总总,很多的。额外的一句话,现在的知识管理正在”大跃进”,我们在这里说几个简单的概念,还是能够的吗,也符合潮流。在这里我们就会感到茫然,不知道这个项目从那里下手,另又如此之知识体系,我们如何劈繁从简地来解决这个问题呢?第一, 编写项目的解决方案书。第二, 编写项目的可行性分析报告。编写可行分析报告一般是咨询公司的事情,但作为ERP的供应商和ASP(应用服务的供应商),我们还是提供一个全套的解决方案比较好。在编写解决方案的时候,首先需要考虑的问题是什么呢?1 针对行业ERP的实施是很困难的,在中国这个环境下,很难取得成功,这个我很有体会。因此,中国这个大环境我们需要考虑,就是要”有中国特色”。2 针对服装行业的问题又有那些?和物流是否相关?和区域地域相关?和进出口是否相关?和中国加入WTO是否相关?当然问题是很多的,这也是企业为什么舍得化许多钱来上这些东西。3 首先需要搞清楚该行业的供应链,供应链中的各个相关的因数,相关的知识结构体系。4 其次分析该公司在该供应链的地位,利益关系,利益来源。5 再次分析该公司的业务流程。6 最后讨论系统的可行性,提出可行性方案。我们首先考察一下服装行业存在的问题,根据这些问题我们来分析问题,解决问题。该服装行业存在的问题是从服装行业内的人事在最原始的需求开始了解的。因此系统分析员就是干这些问题的。项目的立案是在行业人事需要针对问题(投资、再发展和回报)的基础上,有针对地提出的,不是领导拍拍脑袋(据传长虹的ERP项目上SAP的就有一点领导拍拍脑袋的做法)。2.服装行业中小企业问题在当今信息经济时代,大环境的生成和进化既取决于市场主体的有序规范的市场行为,又能为各厂商构建低耗、高效、优质、多品种、广开放的共生环境和条件,直接决定着厂商的生存和发展。这种共生关系和合作要求更能促进信息、知识资源的共享,实现现代化配置和创新。因此,企业间的信息共享、商务协作将成为企业发展的主要战略。同时,当前的中小型分销企业由于实施”独特风格,连锁专卖,领导市场”的经营战略,同时在市场运作中,依靠产品质量和新颖的样式在用户中树立了很好的口碑,培养了较好的营销渠道和客户群体。可是,在新的市场竞争中,传统的软件商务运作模式已经成为企业进一步发展的瓶颈,主要表现在以下方面:1 公司采集的销售数据均是由各地分公司、专卖店从电话或传真给总部的记录统计,公司的各种数据流转不畅通,客户的需求信息不能快速响应,缺乏科学系统的数据分析。2 基于市场竞争的需要,公司须针对性的进行产品促销和调价,每个店铺均有一套自己的零售价和历史调价记录。3 仓库的所有出入单据均需带零售价。(包括内部之间的调拨单、退货单)4 为配合统计和盘点数据核实,希望能得到每个店铺每一天的进货数量及金额、退货数量及金额、销售数量及实收金额、正品折扣金额、赠品折扣金额的报表。5 由于配货部的工作需要,希望能更完善提供一些配货功能。具体能详细到每一个货号的在每个位置里的进销退存的情况。6 希望按照公司一向的习惯及作风制定工作单据格式。7 半成品的购销合成处理,由开始的订货合同,再自动统计布料的订购、付款、仓存情况。8 需对产品生产过程的具体进行分析统计,包括它的发外加工的物料、标准用量、发料、实耗料、实际进仓及净成本的统计。 如何整合这些资源,我们根据现在较为成熟的技术,提出应用条件:提出应用条件一定需要考察该企业的实际的资源,比如说现在正在使用的软件资源、硬件设备、网络设备、人力资源等情况。同时,也需要借助现有的社会环境,提出符合客户要求的方案(投资、收益及和投资其它方面收益的比较)。如此,企业对信息化的要求程度相对以前要高出许多。现在在大部分的连锁专卖店铺都有一台网络终端机,目的是把当时的交易记录实时地进行汇总,减少当日的人工报帐的有意识和无意识的错误性,同时也对各个区域的销售情况做出当日的统计。但这类采用用终端机的模式投资大,应用专业性强,不利于企业内部的资源合理利用和分配。图1:企业协同商务平台-中小型应用为了解决如此的资源浪费,减少企业投入,增加企业信息化程度,拓展企业的信息应用范围和应用趋向,我(基于公司的软件开发的采用的工具和人力资源的基本情况,同时也针对我本人在Microsoft 商业软件的应用经验)提出小型应用的企业协同平台,经过这样的一个平台,企业能够自由拓展自身的业务范围。企业级(主要针对中小企业)的在当前存在如下问题:1 企业门户管理:该问题大多数公司都已经达到了,只是门户的质量上有写问题,没有什么不断更新的内容。2 客户关系管理:需要的很多但公司(中小公司)使用的较少。3 供应商关系管理 :同上4 财务管理 :都有,但无非是财务软件,但和ERP的结合很不够理想。因此如用友推出了NC平台。5 人力资源管理 :需要的很多但公司(中小公司)使用的几乎没有。6 知识管理:刚提出的概念。7 战略管理:该提出的概念。企业级的模式建立企业门户,建立客户关系、供应商关系,采用EDI来交互双方的数据,节约开支,增加企业的核心竞争力。我为用户提出的方案基本上采用基于XML数据交互形式的平台软件,同时也根据自身的因数和从客户考虑采用Microsoft biztalk的平台3ERP协同电子商务解决方案以下说明我提出的协同解决方案和可扩展问题:何谓小型应用的企业协同平台:针对企业在各地设置有分公司或其它需要进行信息交互的企业,我们对企业内部平台进行了扩展,以现实远程应用和接入(该平台的扩展仅仅在服务层面上,并不涉及到硬件设施的投入)。图2:协同电子商务企业协同平台针对服装行业根据其实质的应用范围、应用模式、应用规模等该协同商务平台解决了以下问题:1、 销售数据的采集与处理销售数据的采集与统计三种方式:(1)销售记录,所有的销售记录都在Internet上填写。第一次确认记录销售数据,库存记录未经审核的数据。但只有经过第二次审核时,库存数据再被审批的真实数据更改(假如有更改的可能)。(2)若存在销售现场,则采用简单的条码采集设备,销售数据传给办事处,办事处再以Internet方式传给总部更新库存。(3)若店铺没有连接上Internet的设备,则每天销售数据电话或传真公司,由公司代填入系统,记录数据记录。2、价格管理每个店铺均有一套自己的零售价格及历史调价记录。另一方面,系统对定价的权限和级别有着既严格又灵活的方法,按照销量范围设定业务员定价的级别,在销售业务当中当销量大小在业务员的级别范围内,则该业务员被赋予定价的权力,但所定的价格也不得超过一个额定范围。经过对某一商品在不同时间段、销售地点的销售情况统计分析,经过对某一商品的产销比的分析、畅销商品排行榜等一系列统计数据的分析判断,能够为企业根据不同情况灵活制订合理的打折政策提供帮助。3、仓库出入单据均有零售价格(包括内部调拨单、退货单)由于每个分店均有自己的零售价格,在系统中能够实现其功能。对分公司间的调拨,公司一般可能存在三种情形,第一种:不涉及金额,只是仓库之间的移仓,存货所有权的简单转移;第二种地区之间以内部价进行调拨,主要考虑发生了仓储和运输费用;第三种则是地区之间以销售价进行调拨,需开据销售发货单和进货单。另外,若设立销售总公司,则上面第三种情形中的所有要货单和调拨单,由销售总公司确认,并进行分公司之间的协调,否则则由分公司之间自行协调和双向确认,系统自动与正常的客户销售进行区分。4、店铺数据报表由于所有单据均有数量和金额,在系统中能够实现其功能。5、配货处理根据配货中心的物流规程设计了入库、出库、出入库信息及总库存查询统计、网络通讯管理、代码管理及系统管理等模块。其中出入库两个模块包含了散件或整箱出入库功能,可由手工录入商品号或箱号,也能够扫描箱条码直接录入整箱商品信息,商品号或箱条形码均经过代码反映出商品的属性信息,判读十分方便。在查询统计模块中经过精确或模糊查询可生成各类统计报表及历史数据。数据通讯模块可完成由调配中心至工厂、营销中心、各办事处、专卖店等多个层面上的双、多向数据传输与接收,在局域网或广域网均可实现。6、公司习惯的单据格式系统提供了大量美观、大方的各种数据报表和柱、线、饼统计图,直观地显示企业的运营数据,而且能够自由定制需要的数据报表和统计图,满足公司实际和业务发展的要求。7、半成品的购销合成处理半成品(如布料)能够作为商品处理,统计到进销存中。8、单件商品的追踪采用条形码技术,给每一件产品编排一条形码,使企业的管理者能够掌握非常详尽的生产、市场信息,能够方便地查到每套衣服的特性、生产、销售的全过程。8、渠道内部事务处理充分利用Internet,将分布在全国各地的分支机构有机地联成一个网络。经过电子邮件,将业务数据库的更新信息自动同步到分布服务器上,达到了既及时、高效,又低运行成本。采取定制开发,充分实现成功企业的管理特色。财务存货系统是根据中国的财务制度和企业特色,并结合业务系统而设计开发,能较好地反映财务人员的需求;销售系统充分考虑到各种客户的不同情况,按自营、代销、经销、批发等,作不同的处理。借助于网络通信、Internet及分布数据库技术、采用集中与分布相结合的形式,实现经营管理信息的动态共享,提供分析、统计功能,为决策提供依据。严格的用户权限管理及信息的高安全性和可靠性。根据以上的问题,确立该行业的供应链的结构,确立该企业在该供应链上的位置,确立企业的现有资源,为企业提供一个完整的解决方案准备条件。问题存在的条件下,如何解决问题是一个主要的、关键的问题所在,因此我们针对各个企业的不同,提供供企业发展的战略负责人选择的具有可行性的解决方案。以下我为该行业的供应链管理提出一个提纲:4供应链管理的解决方案一. 软件软件环境与应用构架:1. 数据库服务是基于Microsoft SQLServer ,提供完整数据库服务和数据分析。2. Web 服务是基于Windows Advance Server /IIS4.0,提供良好的、简易的Web解决方案。3. MQ服务是采用Microsoft Biztalk Server ,提供平面数据翻译、平台间沟通、数据的交换等信息交互的功能。4. 邮件服务器是基于Microsoft Exchange Server ,提供完整企业级邮件服务,和信息系统有机相连。5. 信息服务,是我公司提供的系统增值服务,该服务一方面基于手机短信平台,该服务提供了最简洁、最快捷的信息。二硬件构架参见如下的建议构架。图3: 服装加工/分销体系电子商务系统架构为了适应信息快速发展的需求我们进行信息应用进行扩展:1 扩展而出的信息系统,在物理的设备上无须增加任何设备,仅在服务的项目上增添了可支持手持式的设备,一般如手机,PDA等。即系统可提供如短信平台、E_mail平台等向具有权限和需求的用户发送信息。2 扩展而出企业间的数据交换系统,因为本系统采用XML的标准数据格式,能够和具有可交换系统进行电子数据交换(EDI)。如此,大大地提高了信息交换的速度,也大大地提高了数据交换的准确性。经过有效扩展,该平台提供了完整的Web服务、邮件服务和信息服务,该信息服务涵盖手机短信息平台的应用、客户端订阅信息平台的应用、邮件信息平台的应用等。面对当前各家公司所需信息的细化、深化和泛化,企业的信息平台也针对性用于企业管理。该系统提供当前一切可能的人与人之间的信息交互、共享的途径和方法。同时系统为决策者提供直观的、冗余的分析信息,也实时把共享性信息,发布性信息经过各种渠道发布给需要了解该信息的人员。三. 供应链描述供应链管理(SCM)应用是在企业资源规划(ERP)的基础上发展起来的,它把公司的制造过程、库存系统和供应商产生的数据合并在一起,从一个统一的视角展示产品建造过程的各种影响因素。SCM的以其灵活性和上市速度而文明,SCM帮助管理人员有效分配资源,最大限度提高效率和减少工作周期。维持持续的通信和严密的集成是成功的关键,这一切都要从可靠的网络基础设施开始。在厂家-消费者-供应商的基本关系中,各个参与者在供应/价值/需求链中起着多种作用。她们之间的互动日益加快,变成关系重大的事务,对给予支持的网络基础设施提出额外的性能要求。着供应链的全球化,网络的复杂性也增加了。因此,网络基础设施必须确保供应链所要求的数据完整性和性能。SCM实施方案要求网络具有以下关键特性:互操作性:SCM必须能够支持很多不同的网络、应用软件和数据库资源。可靠性:及时的事件路由要求部分网络和服务器容错,并具有冗余。可扩展性:成功实施SCM会使销售量、定单和发运量大增,因此,基础设施必须提供灵活性和可扩展性。性能:由于SCM需要作出接近于实时的决策,因此,网络必须接受高级的服务质量(QoS)机制的指导。可管理性:网络必须定期监控QoS和应用性能,还必须支持各种分析工具,并能够管理信息流。安全性:SCM功能采用Internet来实现。这就要求增加全面的加密措施和审核措施。(下图为服装体系供应链)图4:服装加工/分销体系供应链:原材料供应商即为布料供应商,对于服装加工/销售的企业一定需要关注到上游的原料变化,如此才能保证商品的出货不短缺、不间断、不空白。半成品供应商则是承包生产某一类部分商品,在基本实施的基础上保证源头的货源和生产的期限。当然,信息系统的目的是管理好所有的客户,分销渠道上并不但是如是几种客户类型,仅仅是有代表性的,因此必须针对不同公司再添加新的类型和分析该类型对渠道影响。四业务的系统构架描述以下我们根据上面的供应链来实施系统。图5:服装加工/分销体系平台级应用进销存系统:进销存系统主要是对于业务数据的记录,关心业务本身的变化,例如,原布料的进货情况(当然也含有制造方面的资源过剩的来料加工),半成品的进货情况和承包加工厂商的加工情况(系统中考虑为库存的一部分)。财务系统:所有相对库存本身的有财务关联的进出货的情况,并由此产生的财务问题。信息系统:基于邮件服务、手机短消息服务、订阅信息服务等服务模式,向用户提供信息平台服务。5工作流的描述工作的流程是提出解决方案需要论证的重中之重,现在的上ERP软件的同时,也需要对企业流程进行重组。无论什么方面的应用软件,数据采集和数据的表示是系统的两个主要部分。系统在各个业务流程中采集数据,最后把数据采用各种报表的形式呈现给各个用户。1业务操作根据公司的业务流程,提供的业务操作。针对性的业务操作设定相关的权限、相关的约束条件,允许或禁止某人进行某项操作。比如不是本公司售出机器不能退货或进行其它操作。图6:服装加工/分销体系平台业务操作2帐务操作根据公司的财务规定,提供的帐务操作。根据公司和供应商、客户间签订的协议,由帐务人员协调各类财务需求而进行整合的一系列操作。比如:根据和客户达成的协议对客户的价格进行调节,或和供应商达成的协议进行对入库价格进行调节。图7:服装加工/分销体系平台帐务操作3营销日志数据流参见业务操作;1) 单件商品追踪:若单件商品存在不同的条码,则能够进行单件商品的追踪。2) 销售、调拨日志:对当天公司中业务、所有零售点业务、促销点的业务、分公司的业务、商场专柜业务进行详细记录。同时提供各类查询方式给销售经理和其它主管参考。3) 付款和收款日志:根据财务的资金出入进行记录。4报表图表数据流参见帐务操作;1) 库存资金表2) 呆滞商品记录及告警:对超过设定时间滞销的商品进行告警。3) 销售日报4) 销售月、年报图表:以棒图或饼图的形式显示各种查询的销售。5) 实时库存和历史库存:历史库存需要人工结转或设定时间进行结转。6) 下游点库存:提供各种查询方式,并能够查询到该商品的条码。7) 零售点销售日报:针对直属所有零售点的销售日报汇总。8) 销售毛利表:提供各种方式的查询。9) 各类盘点表:含盖库存盘点、资金盘点,按照盘点的结果和实际的情况对比,记录差异及差异原因。10) 调拨统计表:统计各个仓库间的调货、各个点之间的调货。11) 各类结转表:按照公司规定的会计期间进行结转,保存所得的结果记录。12) 其它各类业务操作日志:记录业务日常正常操作和异常操作。5物流物流是分销企业的重中之重。系统根据服装加工/分销企业的操作流程,提供应用操作。物流过程将产生商品在途等中间性不确定的信息,这些信息已经记录入系统中,为企业的销售、调拨、分库存放、配置转换提供数据和预数据。:XML/EDI数据仅仅在扩展而出的企业间的数据交换系统中使用,这个信息将提供企业协作的商务数据。图9:服装加工/分销体系平台物流操作7 总结(说的不该说的话)有人说我热衷于平台级解决方案,我的回答:”这个不是我的错,是我理解问题的偏差”,我的”偏差”在那里,我原为企业做平台时,企业内部的各个软件模块混乱,无法进行各个系统间的接口。以下为我的”偏差”做一些说明:1实施目的ERP的实施关键是支持企业持续性的发展和提高和把企业的各种资源、各部门关系整合在一起。如果公司有产供销各部门,实行的是OEM生产,因此要把各部门整合在一起是很困难的。因为各个部门的能力差别比较大,就能够采用木桶原理,把短的、长的分别找出来,进行资源的整合,这是企业上ERP系统最主要的目的。能够经过一些项目一期的实施,把公司所有的关键业务完全系统化,灾进行公司其它战略的关键的步骤。2制度整合解决方案的目的最重要的是对制度进行整合。以前公司也有各种规章制度,但人的随意性非常强,缺乏自律,今天做了,明天爱做不做,后天就可能不做,很多制度没办法彻底执行。但系统处理就非如此,若规定了如此执行,今天、明天、后天都得这样做。例如做一张生产订单,它的过程是什么样的,要经过谁审批,依据什么审批,审批的额度是什么,系统都定好了。就是把一些规章制度内化到了系统里面。个人将各尽其责,比如:销售经理就不用担心对不同的经销商有厚此薄彼的问题,能够专心去管理市场、开拓市场。3业务流程的改造ERP实施需要有一整套企业管理的规范和标准,企业业务流程需要不断地改进,ERP实施当中其公司的流程需要进行适当地改动。如当前财务管理中的以成本管理为中心,要转化到以利润为中心的角度去考虑。企业内数据信息的标准也将得到统一。比如:过去对于销售数据的界定,会有几种不同的看法,例如以订单为准,以订单发货为准,以开发票为准,以收到款为准,导致数据在各个部门的统计口径不一致。在系统上将得到统一,只有发货过账才算销售,才影响到信贷。4对分公司集中的管理分公司基本上也能够当成经销商来管理的。经销商和分公司各有自己的销售网络,有自己的专卖店。5协作商务以前,许多经销商的店面、库存分析也就是几张报表,有的还很原始,是手工的;送货、发货也没有一个规范。该系统,首先就是要做起一套店面管理的标准,前台用于店面管理,后台的就把相关的业务做起来,如退货、配货等简单的功能,还有库存的管理、销售的管理等。有些经销商用得比较好,能够每天把各个店的销售数据都存进MIS里,当天进行分析,决定第二天给哪些店配哪些货,能够做到大幅度地减少库存,提高库存周转率。建立电子商务系统的接口,将来我们全国各地所有零售商的资料都会定期地放到我们的ERP里来。所有的零售数据都能够经过它进入。那时,这里掌握的就不但仅是总公司本身的人、财、物的信息,还包括零售市场的信息。我们今年的目标是把零售系统和ERP系统整合起来,把原来分散在公司各个角落的信息用起来。在总公司和经销商信息互动方面,我们做到了总部会给经销商一些指导性的意见,帮助她们做一些分析。反过来,零售环节有关的产品信息、库存信息、客户信息能够做为总部开发新产品、制订市场策略的参考。当然,最后的情况就是对方案做个小结:(在以上实话实说上添加一点虚头。)从各家实施的案例能够看出,Internet和电子商务是一把”双刃剑”,建立Internet时代的高效运作和管理体系是当前加工/分销(特别是分销型企业)公司。电子商务依然是商务,仅仅前所未有高效率信息交流,当然这也不是简单商务网络化,相应企业需要员工在操作概念上进行相应的转变,对于该转变我们已经在实际的实施中取得其平稳过渡的良好经验。固然,此应用方案是立足于基础的业务操作,实施企业网络化过程中采用的是逐步深入的过程,这个过程在系统的实施案例中我们有很好的成功的经验。