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物资管理制度

为进一步规范中心物资库存管理、 保证库存物资不流失不浪费, 减少积压, 控制成本, 提高周转及材料物资的利用率。根据中心《中心财务管理制度》《采购管理制度》规定, 结合中心实情实际, 特制订本规定制定本制度, 适用于中心、 站。

一一、 管理对象
中心物资管理对象主要包括固定资产、 疫苗、 药品、 医用耗材、 办公用品、 日常见品等。药品及医用耗材。
二二、 管理原则
实行统一管理、 归口管理、 责任到科室、 责任人的管理原则, 办公室、 设定仓管员, 门诊、 防保科和卫生服务站室指定专人负责科室物资管理工作。
三、 固定资产及办公用品库存物资管理
库存物资要按照”计划采购、 定额定量供应”的办法进行管理。合理制定储备定额标准, 按供应计划组织订货和采购, 要使库存物资的数量、 质量、 规格、 型号、 性能符合单位业务活动的需要, 防止盲目采购, 造成积压、 浪费; 要尽量做到零库存, 随买随用。
固定资产类物资
中心固定资产是指通用设备单位价值超过1000元( 含本数) 或专用设备单位价值超过1500元( 含本数) , 且使用年限在一年以上, 并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。固定资产分房屋和建筑物、 专业设备、 通用设备、 其它固定资产类。
1.入库
采购小组接到供应商发来的设备, 或者承包商发来的”竣工验收通知单”后, 通知验收小组及中心仓管员一起进行验收入库。
验收入库分为资料和设备两部分。
( 1) 资料验收入库。根据验收制度和经批准的订货单、 合同等采购文件, 由采购员、 仓管员、 使用科室指定专人将设备的商检报告、 进口许可证、 设备使用说明书、 维修手册、 合格证等资料收齐, 并根据设备配置清单逐一清点。
( 2) 设备验收入库。通电操作, 对设备所要完成的医疗或办公目的进行检测, 功能参数是否能设定完成、 报警设置是否灵敏、 日常的维护有哪些, 并对具体科室人员进行现场培训和指导等。验收完成后, 填写验收报告, 对设备登记编号, 登记入库。
2.出库
( 1) 固定资产验收合格后, 由资产管理人员移交使用科室投入使用。
( 2) 资产管理人员开具一式三联的固定资产调拨单, 经资产管理人员和使用科室双方签字后, 一联由资产管理人员留存, 一联交使用科室作为填制固定资产登记卡的依据。
( 3) 固定资产领用时, 由使用科室( 站) 填报”固定资产领用单”, 经分管领导审批后领用。”固定资产领用单”是中心办公室及使用科定用以登记”固定资产明细账”的依据。科室使用的固定资产, 未经办公室同意不能外借或自行拆改变形。
3.储存管理
( 1) 中心办公室为本单位的固定资产管理责任部门, 办公室设专人负责固定资产管理, 建立健全固定资产三账一卡。定期或每年11月对固定资产进行清点、 核实, 做到账账、 账卡、 账物相符。各科室( 站) 配有专门的资产管理员, 负责科室固定资产的日常管理工作。
( 2) 固定资产如需内部调整, 须经中心办公室审核并报分管领导批准, 办理移交手续, 科室间不得私自互相转让、
( 3) 使用设备类资产的科室要对设备进行定期检查、 保养、 维修, 保证性能完好, 防止由于保管不当造成损失。精密贵重仪器使用科室必须指派专人负责管理, 非专管人员使用需在专管人员指导下进行, 未经允许不得擅自使用。
( 4) 固定资产的报废、 转让、 变价处理, 严格执行有关报废的程序和规定, 及时上报相关主管部门审批后方可处理。
疫苗
1.入库
防保科应该设定专人负责疫苗的入库工作, 接收疫苗或购进疫苗时, 应查看疫苗的冷藏条件。在规定的冷链要求下运输的疫苗,方可接收;疫苗购进验收记录, 切实做到票、 账、 货相符。 购货数量、 供货单位、 购货日期、 质量情况 (温度) 及验收人签名等。购进验收记录的填写,必须真实、 完整,不可漏项,并妥善保存 2年备查。
2.出库
疫苗出库遵循近效期先进先出的原则, 避免造成疫苗过期浪费。出库复核时, 应做复核记录, 包括疫苗的名称、 生产企业、 规格、 批号、 数量、 有效期、 购货单位、 质量状况、 复核人员签字等, 做到出入有登记, 账物相符。
3.储存管理
( 1) 3、 疫苗的贮存要使用专门存放疫苗的医用冰箱, 并要按疫苗的品种、 批号和规格分类码放, 不得混放。
( 2) 贮存疫苗的冰箱、 冷柜内应留有冷气循环通道, 存储疫苗的库房要有上下水和通风设施
按照标准配置。
( 3) 储存疫苗时避免阳光直射, 冰箱内部干净整齐, 不得存放食品和杂物。
( 4) 过期或已损坏疫苗应上报中心领导后统一上报市疾控中心统一集中销毁, 严禁私自处理过期或损坏疫苗。
药品及医用耗材类物资
1.入库
( 1) 各科室站指定质量验收人员对购进的药品、 医用耗材、 检验试剂, 及时进行质量验收, 特殊管理的和需冷藏的药品( 疫苗) 应随到随验。验收时应根据原始凭证, 严格按照有关规定逐批次对来货药品及医用耗材品名、 剂型、 规格、 批准文号、 生产企业、 生产批号、 有效期、 数量、 供货单位及药品合格证明等逐一进行验收, 并按规定对其外观性状、 包装等进行检查。验收整件药品, 包装中应有产品合格证。医用耗材要查验生产批准文号。严禁不合格药品及医用耗材进入仓库。
( 2) 质量验收员验收药品应详细填写验收记录, 验收记录内容应真实、 完整, 包括供货单位、 数量、 到货日期、 品名、 规格、 批准文号、 生产批号、 生产厂商、 有效期、 质量状况、 验收结论和验收人员等项内容。
( 3) 验收记录应妥善保存至超过药品有效期一年, 但不得少于三年。
2.出库
( 1) 中心药房、 卫生站领取药品按每月用量做好领用计划, 报门诊部审核, 报分管领导审批后, 方可开据出库单, 并由科室负责人或科室指定专人到药库领取。
( 2) 领取医用耗材、 检验试剂由临床、 医技科室或卫生站按月用量拟定计划, 报分管领导审批后, 方可开据出库单。
( 3) 药库保管人员凭出库单认真核对品名、 规格、 剂型、 产地、 单价及数量等, 并确认无误签名后方可发放。
( 4) 严禁无票出库或代领出库。
3.储存管理
( 1) 药品储存
①按储藏温、 湿度要求, 分别储存于阴凉库或常温库、 冷藏库内, 阴凉库温度不高于20℃, 常温库温度保持在0℃—30℃, 冷库温度保持在2℃—10℃; 各库房相对湿度保持在45%—75%之间。
②依据药品性质, 按分库、 分类存放的原则进行储存保管, 保持库房、 货架的清洁卫生, 定期进行清理和消毒, 做好防盗、 防火、 防潮、 防腐、 防鼠、 防污染等工作。
③根据季节、 气候变化, 做好温湿度调控工作, 坚持每日上、 下午各一次观测并记录《温湿度记录表》, 并根据具体情况和药品的性质及时调节温湿度, 确保药品储存质量。
④中药材、 中药饮片的性质设置相应的储存仓库, 合理控制温湿度条件。对于易虫蛀、 霉变、 泛油、 变色的品种, 应设置密封、 干燥、 凉爽、 洁净的库房; 对于经营量较小且易变色、 挥发及融化的品种, 应配备避光、 避热的储存设备, 如冰箱、 冷柜。
⑤药品仓储保管人员每月底应定期做好库存盘点工作, 做到帐物相符。
( 2) 医用耗材储存
按照其类别、 剂型、 理化性质和特殊保存要求进行分类存放, 保持清洁卫生, 每月进行清查盘点, 做好防盗、 防火、 防潮、 防腐、 防鼠、 防污染等工作。对接近失效的药品及医用耗材, 必须提前个3月上报门诊主任及分管领导。
( 3) 检验试剂储存
①按储藏温、 湿度要求, 分别储存于阴凉库或常温库、 冷藏库内, 阴凉库温度不高于20℃, 常温库温度保持在0℃—30℃, 冷库温度保持在2℃—10℃; 相对湿度保持在80%以下。
②依据检验试剂性质, 按照分开存放、 取用方便、 保证质量、 注意安全的原则进行储存保管, 保持库房、 货架的清洁卫生, 定期进行清理和消毒, 做好防盗、 防火、 防光、 防潮、 防挥发、 防腐、 防鼠、 防污染等工作。对存储条件有特殊要求的检验试剂须严格按照要求进行保管, 严防储存不当引起变质或失效。
③根据季节、 气候变化, 做好温湿度调控工作, 并根据具体情况和试剂的性质及时调节温湿度, 确保试剂储存质量。
④试剂保管人员应建立台账, 专人管理, 每月定期清查盘点, 看有无过期或将近到期的试剂, 或作报废处理或排列优先使用, 避免浪费, 然后记录试剂的详细保存情况, 另外不得使用过期或变质试剂。

办公用品、 日常见品类物资
( 一) 1.入库
( 1) 采购员购回的1、 所有物资均需当天验收, 不得拖延。验收入库须由采购和仓管人员同时验收, 采购人员负责物资的质量、 规格和型号等质量指标, 仓管员依据物资清单所列的名称、 数量进行核对、 清点, 遵循先验收后入库的原则, 验收完毕签字确认。
2、 大型设备、 仪器先试用, 待验收小组验收合格后方可办理入库登记。
( 2) 3、 对无清单, 或清单内容不健全的( 如没有规格、 商品名等) , 应将货物退还, 待补充清单后再验收入库。
4、 对不符合合同规定的, 应当及时向供货单位提出来赔偿、 退货或换货要求。
5、 因验收不仔细, 造成规格不符、 质量问题、 数量超量、 采购错误, 以及无用途商品的, 造成损失的, 由采购人员、 仓库双方具体验收人承担损失。2.出库
( 1) 严格遵循先进先出的原则。
( 2) 科室、 站每月10日、 25日15日前做好领用计划交至中心仓管员汇总, 每月251日、 16日( 遇节假日顺延) 指派指定人员至仓库领取并登记。除特别紧急的, 直接造成工作不能开展的, 否则未经审批的采购计划外的物资或其它不按规定时间领用的, 一律不给领用和配送。
( 3) 以旧换新的物资一律交旧领新。
( 4) 任何人不办理领用手续不得以任何名义从库内拿走物资, 不得在货架或货位中乱翻乱动, 仓管员有权制止和纠正其行为。
( 二) 3.、 储存管理
1、 ( 1) 合理安排仓库库容, 采取合理的保护措施, 防止物资因各种原因受到损坏。物资入库后, 按不同类别、 性能、 特点和用途分类分区码放, 做到”二齐、 三清、 四定位”( 二齐: 物资摆放整齐、 库容干净整齐, 三清: 材料清、 数量清、 规格标识清, 四定位: 按区、 按排、 按架、 按位定位。)
2、 ( 2) 仓管员对常见或每日有变动的物资要随时盘点, 若发现数量有误差须及时找出原因并更正。
3、 ( 3) 定期盘点仓库物资, 年终必须进行全面清查盘点, 检查帐实是否相符, 对于盘盈、 盘亏、 毁损等情况, 应查明原因, 分别就情况及时处理。
( 4) 严格管控物品的存量、 有效期。杜绝积压、 防止断档, 以及物品失效。
( 三) 、 出库
1、 严格遵循先进选出的原则。
2、 由科室做好领用计划, 指派指定人员至仓库领取并登记。除特别紧急的, 直接造成工作不能开展的, 其它不按规定时间领用的, 一律不给领用和配送。
3、 以旧换新的物资一律交旧领新。
4、 领料人员所需物资无库存, 库管员应及时通知使用者, 使用者按要求填写采购申请报批后交采购人员及时采购。
5、 因计划领用数量不当, 造成浪费的, 经查实确认的, 从科室奖金、 或个人绩效中扣除。
6、 任何人不办理领料手续不得以任何名义从库内拿走物资, 不得在货架或货位中乱翻乱动, 库管员有权制止和纠正其行为。
7、 设立固定的废品回收区, 定期进行报废处理。
四、 药品及医用耗材管理
药品管理严格执行《药品管理法》、 药品价格政策的有关规定, 并遵循”计划采购、 定额管理、 加速周转、 保证供应”的原则。制定合理的储存定额, 在保证医疗业务活动正常需要条件下, 尽量节约资金占用, 做好验收工作, 把好质量关;
( 一) 、 入库
1、 各科室指定质量验收人员对购进的药品及时进行质量验收, 特殊管理的和需要冷藏的药品( 疫苗) 应随到随验。验收时应根据原始凭证, 严格按照有关规定逐批次对来货品名、 剂型、 规格、 批准文号、 生产企业、 生产批号、 有效期、 数量、 供货单位及药品合格证明等逐一进行验收, 并按规定对其外观性状、 包装等进行检查。验收整件药品, 包装中应有产品合格证。医用耗材要查验生产批准文号。严禁不合格药品及医用耗材进入仓库。
2、 质量验收员验收药品应详细填写验收记录, 验收记录内容应真实、 完整, 包括供应单位、 数量、 到货日期、 品名、 规格、 批准文号、 生产批号、 生产厂商、 有效期、 质量状况、 验收结论和验收人员等项内容。
( 二) 、 储存管理
门诊、 防保科指定专人负责对购进的药品、 医用耗材进行管理, 并对药品和医疗耗材的领用、 使用环节进行监督管理, 严格做好工作日志登记, 门诊、 防保科室应建立耗材台账, 对每天使用的药品和医疗耗材的领用、 实际使用情况、 库存容量进行统计, 加强医用耗材在使用科室的管理。
1、 药品和医用耗材按失效期的先后分类别存放, 禁止与其它物品混放, 不得将标识不清、 包装破损、 失效、 霉变的产品发放到临床使用。
2、 药品和医用耗材入库后, 要定期检查, 并根据气候情况和特殊品种, 进行不定期检查, 发现问题, 及时处理, 以减少损失和防止蔓延。
3、 疫苗的贮存要按疫苗的品种、 批号和规格分类码放, 不得混放。贮存疫苗的冰箱、 冷柜内应留有冷气循环通道, 存储疫苗的库房要有上下水和通风设施
4、 每月进行全面清查盘点, 及时清理废旧物资并做好登记, 按程序报废。
( 三) 、 出库
1、 本中心药房、 卫生站领取药品按每周用量做好领用计划, 报门诊部审核, 报分管领导审批后, 方可开据出库单, 并由科室负责人或科室指定专人到药库领取。
2、 领取医用耗材由临床、 医技科室或卫生站按月用量拟定计划, 报分管领导审批后, 方可开据出库单。
3、 药库保管人员凭出库单认真核对品名、 规格、 剂型、 产地、 单价及数量等, 并确认无误签名后方可发放。
4、 严禁无票出库或代领出库。
四五、 附则
( 一) 、 以上规定制定下发之日 4月1日起执行。
( 二) 、 凡违反规定的, 记入个人年度绩效考核, 造成损失的由相关责任人承担。
( 三) 、 本规定由办公室负责解释。

附: 流程图

1.固定资产管理流程图

分类储存使用科室填写固定资产领用单
领取并 登记
验收并登记入库
采购员完成采购
物资
发放固定资产下发
固定资产及办公用品管理

清理废旧物资并登记作好报废处理

定期
盘点
发现
短缺
及时
上报
2.疫苗管理流程图
采购员完成采购
使用
领取并 登记出库复核
分类储存
验收并登记

清理废旧物资并登记作好报废处理过期或损坏报疾控中心统一销毁

定期
盘点
发现
短缺
及时
上报

3.

药品及医用耗材管理
采购员完成采购
使用
领取并 登记
分类储存
验收并登记

清理废旧物资并登记作好报废处理过期或损坏报上级部门统一处理

定期
盘点
发现
短缺
及时
上报

4. 办公用品、 日常见品类物资
采购员完成采购
使用
领取并 登记
分类储存
验收并登记

清理废旧物资并登记作好报废处理
过期或损坏报上级部门统一处理

定期
盘点
发现
短缺
及时
上报