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物业公司财务管理制度(讨论稿)

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2020年4月19日
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财务管理制度(讨论稿)

目 录

第一章 概述 2
第二章 财务系统组织框架图 3
第三章 财务岗位职责 3
(一)财务部长岗位职责 3
(二)主管会计岗位职责 4
(三)其它岗位人员职责 5
第四章 财务管理制度 6
第一节 财务管理制度总则 6
第二节 财务管理制度实施细则 7
第一部分 会计核算制度 7
第二部分 预算管理 15
第三部分 资金管理 16
第四部分 采购、存货管理 24
第五部分 资产管理 31
第六部分 合同管理 34
第七部分 发票管理 35
第八部分 应收款项管理 36
第九部分 费用管理 37
第十部分 税务管理 45
第十一部分 财务报表管理 47
第十二部分 财务分析 49
第五章 档案管理制度 49

第一章 概述

完善财务管理体制是集团战略的重要组成部分,建立企业集团财务管理体制是集团总部为界定各方面财务管理的权责利关系,管理规范整个财务行为所确立的基本制度。本制度以集团财务管理为管理核心,实行集团公司董事会领导下的物业公司总经理负责制,同时为适应集团公司对下属子公司的全面管理及发展需要,特设计本制度。以做到事前计划(预算控制),事中实时监控,事后接受集团公司审计监督的管理模式。
本制度由集团统一制订,其具备的主要特点:
1、 物业公司一切经营活动都不能游离于集团财务控制之外;
2、 服从集团公司在财务管理上的集权化,从集团整体发展的战略高度统一安排母子公司的各项经营活动,以集团利益最大化为目标;
3、 集团财务系统有权对物业公司业务进行控制与指导,即由集团财务部门设计和调整内部控制各环节流程;
4、 服从集团财务管理执行监督职能,统一全集团的财务核算体系;
5、 资金的收支统一筹划和使用,实现收支两条线管理(指一条收入线,主要体现在所有收入必须全额汇入集团财务结算中心,另外一条线是支出由集团按照预算资金收支计划审核后拨付);
6、 物业公司接受集团远程审计,跨年度查询,追溯原始凭证,实现集团对下级单位的直接监控;
7、 集团财务对物业公司财务人员实施集中统一管理,具体管理财务人员的上岗资格、职务任免、业绩考核、后续教育、岗位轮换以及业务档案管理等事项。
第二章 财务系统组织框架图
物业总经理

集团董事会
财务部长－兼
其它部室
主管会计
出纳员
其它岗位
略

第三章 财务岗位职责

(一)财务部长岗位职责
1、掌握和贯彻国家财经法规和财经制度,选择适合企业的核算方法并组织实施,全面负责本部门各项工作,直接对集团财务总监负责;
2、参与企业管理和重大决策,组织公司的财务管理工作,协助集团财务部制定和完善财务管理制度和操作流程、协助总经理进行经营管理;
3、制定本部门工作计划,组织本部门完成公司的财务工作,实施会计监督,报告经营成果,做好财务分析,送总经理及集团财务部审阅;
4、拟订资金筹措和使用方案,有效地控制使用资金,做好资金预算,合理安排调度资金;
5、审核公司各部门费用开支,合理安排各项费用支出;
6、指导和规范员工队伍,考核、调配下级工作,听取下级述职,做出工作评价,审核本部门员工收入,定期向上级领导述职;
7、在集团公司决策层领导下,牵头做好本企业的全面预算及财务预算工作;
8、协调与政府职能部门的关系,接待有关部门对企业财务工作的检查;
9、负责本公司财务报表的审核,保证及时准确编制并定期向总经理及集团
公司上报财务分析报告;
10、对财务机构的设置拿出主导意见;
11、检查、监督各项收入的及时收缴,保证公司资金的正常周转;
12、其它领导交办的事项;
13、财务部长对财务报告的真实性、合法性、完整性负责,对本公司财务管理、会计核算工作组织不力承担相应责任;对参与制定的计划、方案、重大
决策失误承担相应责任;对未能发现违反国家财经法规及集团公司规章制度的行为承担相应责任。
(二)主管会计岗位职责
1、协助财务部长安排和落实本部门各项工作;
2、负责会计制证和帐务处理,编制内外部报表并报送各类会计报表;
3、审核收费通知单,保证收费标准无误,并做好催缴工作;
4、组织、指导本部门员工的培训;
5、抓好本公司核算业务,监督各部门对于现金的借、还款等财务制度的贯彻执行;
6、审核各项费用支出,执行财务预算,执行集团财务下达的各项指令;
7、接待有关部门对企业财务工作的检查;
8、检查银行、库存现金、资金帐目,发现问题监督改正调帐;
9、登记账簿,妥善保管会计凭证、帐本、会计报表和其它财务档案资料;
10、审核企业纳税申报表;
11、年(季)末所得税汇算调整及报表的报送;
12、为领导提供各项数据、编制和报送各种临时报表;
13、管理往来明细帐目,负责往来帐的清理,做龄分析,催收应收帐款等;
14、负责收据和发票等票据的管理;
15、其它领导交办的事项。
(三)其它岗位人员职责
物业公司财务其它岗位按照分工不同分别设置:出纳员、发票开票员(兼)、审核员(兼)、办税员(兼)、档案管理员(兼)等。(当前除出纳员外均由财务主管会计兼任)
〈1〉出纳员岗位职责
1、根据审核后的会计凭证办理现金收、付的业务;
2、负责现金的管理,登记和核对现金日记账,做到日清日结;
3、超限额库存现金及时存入银行,支票及时进帐,同时保证日常报销所需要的备用金的支取和款项的收取和支付;
4、及时向主管领导汇报库存现金情况、填制货币资金日报;
5、负责银行票据的管理和使用;
6、办理支票、汇票等银行业务,以及相关票据的传递;
7、编制与资金相关的临时报表,随时掌握银行存款状况并上报主管领导;
8、登记银行存款日记账,协助银行出纳办理银行业务;
9、核对银行对账单,按月编制银行存款余额调节表;
10、计算和发放员工工资;
11、其它领导交办的事项。
〈2〉办税员岗位职责(兼)
1、购买发票、办理发票购买及相关涉税业务;
2、填制并申报各项纳税报表,在规定日期内交纳税款;
3、负责培训本企业财务、业务人员相关涉税知识,指导、监督纳税;
4、接待税务部门对本公司的业务检查,做好协调和沟通工作。
〈3〉发票开具员
1、租金收入发票的开具;
2、填制上报发票使用情况申报表;
3、领取、保管和整理发票;
4、填制发票开据登记簿,负责整理装订。
〈4〉档案管理员(兼)
1、保管财务档案资料,对凭证、账簿、报表按期归档和整理;
2、负责领用、返还收据的登记。
第四章 财务管理制度
第一节 财务管理制度总则

一、为适应物业公司发展需要,使资金做到合理分配及有效运用,规范公司
内各项财务行为、加强财务管理和经济核算,以不断提高经济效益,特制定本套财务管理制度实施细则。
二、本制度根据中华人民共和国财政部颁发的<企业会计准则>和财政部关于物业管理企业的会计核算”应在<房地产开发企业会计制度>的基础上,再按
照”物业管理企业会计核算补充规定”执行。同时遵循集团企业发展目标和管理要求,并结合公司实际情况制定。
三、物业公司实行集团董事会领导下总经理负责制的财务管理体制,由集团财务统一安排部署财务核算,资金的筹集等各项财务管理工作。
四、物业公司遵照集团要求实行预算管理,财务管理应做到规范性、计划性、效益性,以最小投入,获得最大收益,要做好各项财务收支计划、监督、核算、分析和考核工作。
五、加强财务管理和财务核算基础工作,以提高财务核算与管理的质量,在经营活动中都应做好完整原始记录。接受集团财务部门定期的财产检查。
六、实行内部独立核算和业绩考评。
七、集团公司会计年度是按照<企业会计准则>规定,以自然年度作为会计年度,每年一月一日至十二月三十一日。集团公司内部财政年度同上。
八、本制度内容由集团财务部负责解释及修改。

第二节 财务管理制度实施细则
第一部分 会计核算制度

一、 科目设置原则:
科目设置及核算内容要求符合国家财政部统一的规定,新科目启用应上报集
团财务中心备案,不得私自乱用科目。
二、 主要会计科目及使用说明
(一)预收账款
1、本科目核算企业按合同规定向有关单位和个人预收的各种款项,如向承租人收取的房租、公共卫生清洁、公用设施的维修保养和保安、绿化等预收的公共性服务费等。
2、企业向有关单位和个人预收的款项,借记”银行存款”科目,贷记本科目;收入实现时,借记本科目,贷记”经营收入”、”其它业务收入”科目。有关单位和个人补付的款项,借记”银行存款”等科目,贷记本科目;退回多付的款项,作相反会计分录。
3、预收账款情况不多的公司,也能够将预收的款项直接记入”应收账款”科目的贷方,不设本科目。
4、本科目应按有关单位和个人设置明细账。
5、本科目期末贷方余额,反映企业向有关单位和个人预收的款项;期末如为借方余额,反映应由有关单位和个人补付的款项。
(二)代收款项
1、本科目核算企业因代收代交有关费用等应付给有关单位的款项,如代收的水电费、电话费等。
2、企业收到代收的各种款项时,借记”银行存款”等科目,贷记本科目;交给有关单位时,借记本科目,贷记”银行存款”等科目。收取代办手续费等服务收入时,借记本科目,贷记”经营收入”科目。
3、本科目应按代收代交费用种类设置明细账。
4、本科目贷方金额,反映企业尚未支付的代收款项。
(三)其它应付款
1、本科目核算企业应付、暂收其它单位或个人的款项,如承租人进行装修时,企业向其收取的可能因装修而发生的毁损修复、安全等方面费用的保证金等。
2、发生的各种应付、暂收款项,借记”银行存款”等科目,贷记本科目;支付时,借记本科目,贷记”银行存出”等科目。
3、本科目应按债权人或应付、暂收款项的类别设置明细帐。
4、本科目期末余额,反映企业尚未支付的其它应付款
(四)经营收入(主营业务收入)
1、本科目核算企业在物业管理(主营业务)活动中,为承租人或使用人提供维修、管理和服务等劳务而取得的各项收入,包括房屋出租收入、物业管理收入。房屋出租收入是指企业将房屋出租向承租人所收到的租金收入;物业管理收入是指企业向使用人收取的公共性服务费收入、公众代办性服务费收入和特约服务收入。
2、企业取得的各项收入,应按下列原则确认:
租金收入的确认应当根据出租双方当事人签订的合同或者协议所规定的付款日期并实际收到款项时确认为营业收入的实现。
企业应当在劳务已经提供,同时收讫价款或取得收取价款的凭证时确认为营业收入的实现。
3、本科目应按经营收入的种类设置明细账,如”租金收入”、”物业管理费收入” 等,其中”物业管理收入”,企业能够根据实际管理需要,按照物业管理收入的组成内容(如来源渠道等)设置明细账,进行明细核算。
4、物业管理是一个系统工作,催交管理费也不是孤立的。进行上述工作的同时,物业管理方应会同建设单位应召开各种形式的座谈会、联席会,通报各项工作进展、征求承租人意见、互动交流,以解决拒交租金及管理费等问题为突破口,贴近承租人、明辨是非,充分协调各方关系,实质性地推动承租方和出租方之间矛盾和问题的解决。出租人也应以此为契机,展开大规模的公关活动,切实树立诚信负责的良好企业形象,彻底扭转被动局面,争取物业遗留问题的全面妥善解决。
5、期末,应将本科目的余额转入”本年利润”科目,结转后本科目应无余额。
(五)经营成本
1、本科目核算物业管理、物业经营、物业大修等应结转的经营成本。
公司在经营中发生的管理人员的工资、奖金及职工福利费、固定资产折旧费及修理费、水电费。取暖费、办公费、差旅费、邮电通讯费、交通运输费、租赁费、财产保险费、劳动保护费、保安费、低值易耗品摊销及其它费用等间接费用,记入”管理费用”科目,不在本科目核算。
2、公司为承租人提供公共性服务所发生的直接费用,直接记入本科目,借记本科目,贷记”银行存款”、”库存材料”、”应付账款”等科目,月份终了,及时结转已完物业工程成本,借记本科目,贷记”物业工程”科目。
3、本科目的明细核算应与经营收入的明细核算相对应。
4、期末,应将本科目余额转入”本年利润”科目,结转后,本科目应无余额。
(六)其它业务收入
1、本科目核算除主营业务以外的其它业务活动所取得的收入,包括材料物资销售收入、废品回收收入及无形资产转让收入等。其它业务收入的确认原则,与主营业务收入确认原则相同。
2、公司取得的各项其它业务收入,借记”银行存款”、”应收账款”等科目,贷记本科目。
3、本科目应按其它业务的种类设置明细账,如”物资销售收入”、”废品回收收入” 等。
4、期末,应将本科目的余额转入”本年利润”科目,结转后本科目应无余额。
(七)其它业务支出
1、本科目核算除主营业务以外的其它业务所发生的各项支出,包括提供劳务而发生的相关成本、费用、以及相关税金及附加等。
2、公司发生的其它业务支出,借记本科目,贷记”应付工资”、”银行存款”、”应交税金”、”其它应交款”等科目。
3、本科目应按其它业务的种类设置明细账,如 ”物资销售成本”、”废品回收成本” 等。
4、期末,应将本科目的余额转入”本年利润”科目,结转后本科目无余额。
(八)库存现金
1、在核算现金时,应设置现金总分类账户及现金日记账,用以记录每笔现金
的收支情况。
2、财务应按照现金实际发生的原始凭据及其它相关科目填制记账凭证。
3、公司财务部主管应在审核无误的记账凭证的审核栏内签署姓名。
4、财务据审核无误的记账凭证,按照账簿登记的相关方法登记现金总帐。
5、出纳员应在每日下班前,结出现金日记账的余额,并与库存现金实存数进行认真核对。
6、月未财务会计应按照账簿余额核正确相关要求,将现金总分类账的余额
现金日记账余额核对,对于不一致的的情况要立即查明原因进行处理。
7、经核对有误,应按照错账更正的相关要求进行更正。经核对无误,应
按照”账簿结账”的相关要求在账簿上进行结账处理。
(九)银行存款
1、公司应设置银行存款总分类账户及银行存款日记账进行总括与序时核算。
2、财务应根据银行存款实际发生的原始凭据及其它相关科目,按照记账凭证的编制要求编制记账凭证。
3、公司财务部主管应按照原始凭证的审核要求及记账凭证填制要求,进行记账凭证的审核。
4、月末出纳员应按照中国人民银行关于银行存款帐户管理的相关规定,将银行存款日记账与银行对账单进行核对,并根据核对结果,编制”银行存款余额调节表”。
5、月末银行存款总账余额与银行存款日记账的余额进行核对不符的,应按照错账更正的相关要求予以更正。
三、 业务核算内容主要包括:租金收入、报销各类费用支出、应付工资等。
(一)租金收入
1、流程
缴费通知单—综合管理办公室核对金额及合同—出纳或收费员收款—开票—票据传财务—财务审核票据—制单、入帐
2、票据审核的主要项目:
1)缴费通知单是否与合同厂家单位名称及所盖公章一致 。
2)缴费通知单是否有办公室相关确认人员签字。
3)复核缴费通知单是否与合同管理台帐一致。(合同台帐格式另附)
3、制单:原始附件为缴费通知单、发票,分录为:
借:现金或银行存款
贷:主营业务收入—租金收入
--物业管理费

缴费通知单格式如下:
租金缴费通知单

编号:
致: 承租人 先生/女士:
您好!根据本公司记录,贵方承租的场地 月份之租金 尚未支付,唯恐阁下公务繁忙,一时遗忘,现特函通知。租金等款项请于每月下发通知之日起七日内缴付。恳请阁下尽快前来我公司办公处缴费。
如阁下有疑问,可到办公处或致电办公处查询,电话:
专此奉达,敬祝商安!
本物业管理公司综合办公室
年 月 日 

再次催款通知

编号:
致:承租人 先生/女士:
您好!本处于上次致阁下的专函中提及  月份之租金共人民币  元,至今仍未付清。截至本函日期为止,贵单位之总欠款额为人民币  元。本公司唯恐阁下公务繁忙,一时遗忘,现特函再次通知。恳请阁下尽快前来我公司办公处缴纳。 
另外,凡超过7日未付款的,将按月息 %的滞纳金并采取有关程序追讨。为避免不必要的附加费用之损失,本处恳请 阁下早日缴清上述欠款。 
请鼎力支持为盼! 
专此奉达,敬祝商安! 
本物业管理公司综合办公室谨启
年 月 日 

编号: 
致:承租人 先生/女士

最后催缴通知 

您好!本处已两次致函于阁下请付清  月份之租金共人民币  元、水电费 元,共人民币  元,至今仍未清付。截至本函日期为止,贵单位之总欠款额为人民币  元(其中滞纳金  元),请阁下务必于本月 日前付清。 
如届时贵方仍未缴纳上述款项及滞纳金,本处在不得已的情况下,将采取相应措施。敬请谅解。 
特此通知!敬祝商祺! 
本物业管理公司综合办公室谨启
年 月 日 

(二)预付购货款
1、流程
采购部门(或维修部门)提供需求--部门经理签订货合同订货、制订资金计划—上报总经理审批—上报集团审批资金计划--采购填制预付款单--财务筹款审核付款—制单、入帐
2、票据审核的主要项目:
1)资金审批单签字是否完整;
2)预付款单填写及签字是否完整;
3)银行付款凭证是否是机制;
4)现金支付有无领款人签字。
3、制单:原始附件为预付款单、银行付款凭单、已签字的借款单。分录为:
借:应付帐款或预付帐款—供应商明细
贷:银行存款或现金
(三)维修材料入库及结款
1)入库流程:厂家送货—库管验收入库单—采购员填金额---财务制单
2)结款流程:厂家与采购员对帐—采购填制欠款单加入库单—财务付款
3)票据审核的主要项目:
(1)入库单的名称、金额是否与发票一致;
(2)入库单上是否有库管、采购部门负责人、厂家送货人员签字;
(3)付支票的领款人有无在支票存根及登记本上签字。
4)入库制单:原始附件为自制入库单及发票,分录为:
借:周转材料——明细
贷:应付帐款——供应商
结款时:原始附件为自制欠款单、入库单,分录为:
借:应付帐款——供应商明细
贷:银行存款或库存现金
(四)借款及还款
1、要求:
1)实行3天还款制。(特殊借款在取得发票后立即还款)
2)现金借款人必须亲自到现场办理,领款时在凭证上签字。
3)支票借款,借款人在支票存根、登记本上签字。
4)借款人在出差或者进货回来后,立即将剩余现金返回财务。
2、流程:
借款人填写借款单——各级部门领导签字—预算外支出要填申请书上报总经理签字—财务制单——审核——取款
3、制单:
1)借现金的账务处理(附件为审批后的借据)
借:其它应收款—部门—个人
贷:库存现金—支付的其它与经营有关的现金
注:如果借款属于购料款,现金流量为:购买商品或接受劳务所支付的现金。
2)还款会计分录为:填制一式两联的还款单
(1)还款为现金(附件为还款单)
借:库存现金---支付的其它与经营有关的现金
贷:其它应收款——部门——个人
注:如果还款属于进货余款,现金流量为:购买商品或接受劳务所支付的现金。
(2)还款为费用类(附件为费用审批报销单、合格的发票、还款单)
借:销售费用/管理费用——二级科目——部门
贷:其它应收款——部门——个人
(3)进货还款(附件为购货结算单、发票、还款单)
借:周转材料
贷:其它应收款——部门——个人
(五)费用报销
1、要求:
1)原始票据按照类别、性质分别粘贴,而且与费用报销审批单金额一致。
如果为差旅费报销,需要每个出差人分别签字。
2)采购需要二人以上经手。
3)现金出纳员付款后在发票上加盖”现金付讫”章。
4)支票报销,在票据登记本以及支票存根上分别签字,银行出纳付款后在发票上加盖”款已付”章。
2、流程:
1)填制报销单——财务审核——各级领导签字—财务制单—审核—领款
2)报销会计分录为:(原始附件为合格发票、费用审批单)
借:营业费用——二级科目——部门(计入经营方面费用)
管理费用——二级科目——部门(计入办公室费用)
贷:库存现金——支付的其它与经营有关的现金
(六)工资的发放以及分配的账务处理
1、工资的发放:
借:应付职工薪酬—工资—部门
贷:库存现金/银行存款——支付给职工以及为职工支付的现金
其它应付款——养老保险(个人)——部门
——医疗保险(个人)——部门
——失业保险(个人)——部门
应交税费——代扣个人所得税——部门
2、按实际发放金额进行分配:
借:销售费用——工资——部门
管理费用——工资——部门
贷:应付职工薪酬—工资-部门

第二部分 预算管理
全面预算的意义:预算是计划工作的成果,决策的具体化,控制经营活动的依据,是各级部门工作的奋斗、协调工具、控制标准,使企业资源获得最佳获利的一种管理方法。
一、预算管理总要求
(一)预算部署
集团董事会根据董事会确定的工作目标和任务指标,按照财政年度前两个月份部署全集团下年度的全年预算工作,由集团财务部预算中心设计细化预算方案、表格、填报说明,并下发各编报公司和部门。物业公司应按照集团要求进行预算工作的开展。
(二)组织保障
按集团要求成立预算编制领导小组,由总经理牵头,相关职能部门负责人共同参与,分工负责,完成本公司的编制工作。
(三)编报范围
公司范围内各内部考核部门、管理部门等职能部门、运作机构等均应参与编制预算的工作。
(四)编报方法
编制预算采用上下结合、综合平衡方法,自上而下分解目标、明确任务,自下而上层层填报、逐级审核把关认真填报,最后上传至集团汇总。
(五)关于集团预算程序和审批
集团董事会根据长期规划,提出企业一定时期的总目标----下达规划指标-----基层自行草编预算-----集团财务预算中心汇总部门预算---上报董事会平衡各预算-----得出总预算-----不合格驳回修改-----审查批准后下达
(六)预算控制
各编报部门要发挥预算指导、约束作用,根据审批后的预算开展日常经营管理活动,以发挥预算指导、约束作用,由集团公司进行预算和实际执行情况的分析、考核、评价。
(七)编制原则
1、必须考虑到逐步逼近本公司发展中长期目标。
2、要保证自己增长要高于主要竞争对手增长。
3、在综合考虑投入前提下,利润增长必须高于费用增长。
4、要考虑人工成本占利润合适比例,保证具有竞争力人均创利水平。
二、预算内容:
(一)预算种类
1、租金收入等盈利预算
2、期间费用预算
3、资本预算(固定资产添置预算表、新项目投入预算表等)
4、资金预算指现金流量预算表
5、财务预算:损益预算表、资产负债预算表。
(二)编制预算表格式样按照集团统一下发的表格填制。
第三部分 资金管理
一、 资金管理规定
1、 原则上应在国有商业银行开设银行帐户,开设或撤销银行帐户时,必须
报集团批准。确需在非国有商业银行开户的,在申请开设帐户的同时,须报审帐户资金最高限额。财务负责人必须监督帐户资金限额的执行情况,并对执行结果负责。
2、必须按银行及公司规定使用现金。库存现金限额,按开户银行的规定执行。开户银行没有核定限额的,最高不得超过 元。
二、货币资金管理原则
定义:货币资金包括库存现金、银行存款和其它货币资金。
1、支付出差人员随身携带的差旅费,因公借款,必须是集团公司正式员工。
2、坚持前账不清、后账不立的借款原则;
3、货币资金收支必须及时全额入账,做到日清月结;
4、所有借款、对外付款事前必须坚持主管审批,财务审核手续;
三、现金管理
(一)现金使用范围:执行国务院财务部颁发<现金管理暂行条例>。
1、支付给职工、劳务工资、奖金、福利、劳务费等。
2、因公出差必须携带差旅费。
3、确实需要支付现金的必要支出。
4、支付各种社会保险和社会救济费,如退职金、离退休金、抚恤金等;
5、支付结算起点以下的零星支出。
6、中国人民银行确定需要支付现金的其它支出。
(二)库存现金量实行限额管理制度
公司日常零星开支所需现金由开户银行根据企业的实际情况,核定最高限
额,一般为三天至五天的日常零星开支所需的库存现金限额。库存现金限额一经确定必须遵照执行。库存现金不足时,可向银行提取,库存现金超过限额时,应及时解存银行。由于情况变化,需增加或减少库存现金限额时,应向开户银行申请,经银行审查同意后才能调整。
(三)现金日常收支的管理
公司在办理有关现金收支业务时,应当遵守以下几项规定:
(1)现金收入要及时全额入账,于当日或最迟下一工作日上午前送存银行,
未经银行核准一般不得坐支,对确需坐支公司除经银行核准外,还必须在日记账中进行完整记录和反映,送款入行开户要有银行现金交款单。
(2)公司支付现金,能够从库存现金限额中支付或者从开户银行提取,不得从
公司的现金收入中直接支付(即坐支)。因特殊情况需要坐支现金的,应事先报经开户银行批准。
(3)公司从开户银行提取现金,应当写明用途,由财会部门负责人签字盖章,
经开户银行审核后,予以支付现金。
(4)公司因采购地点不固定、交通不便以及其它特殊情况必须使用现金的,应
向开户银行提出申请,经开户银行审核后,予以支付现金。
(四)现金的内部控制制度
(1)将经管现金和会计记帐分开。经管现金收支的出纳员不得进行会计记帐,
进行现金收付记帐的会计人员不得经管现金。实行钱帐分管是现金内部控制的最基本要求。为了使经管现金的出纳员能随时了解现金结存情况,一般可由出纳员兼管日记帐。
(2)对现金收付的交易必须按原始凭证编制收付款凭证,并要在原始凭证与收
付款凭证上盖上”现金收讫”或”现金付讫”章。
(3)会计人员根据”收款或付款单据”和”银行存款回单”等,经核对无误后,编
制凭证、登记有关帐簿。
(4)出纳人员应定期进行轮换,不得一人长期从事出纳工作。
(五)坚持现金盘点制度。每日下班前出纳必须进行现金盘点,填制现金盘
点表,并与账面余额核对,发现差异及时查明原因上报财务部长或主管解决。财务部长或者财务主管负责检查出纳盘点工作。
现金盘点表格式如下:
库存现金盘点表

单位: 编制人: 日期:

货币资金 复核人: 日期:

会计期间或截止日:

查 证 核 对 记 录
现 金 盘 点 记 录
项 目
行次
金额
币种:人民币
面额
张(枚)数
金额
一、盘点日账面余额
1

100元

盘点日未记账收入金额
2

50元

盘点日未记账支出金额
3

20元

盘点日账面应存金额
4=1+2-3

10元

二、盘点日实存金额(盘点数)
5

5元

白条抵库金额
6

2元

盘点日实存金额
7=5+6

1元

三、盘点日应存与实存差额
8=4-7

5角

四、追溯至报表日账面结存金额
2角

报表日至盘点日支出总额(含第3行)
9

1角

报表日至盘点日收入总额(含第2行)
10

5分

报表日应存金额
11=4+9-10

2分

报表日实存金额
12=7+9-10

1分

报表日实存与应存差额
13=12-11

实点合计

五、调整数
14=15-16

存放地点:
调整增加金额
15

盘点日期:
调整减少金额
16

出纳人员:
六、调整后余额数
17=11+14

会计主管:
监盘人员:
调整说明及调整分录:
结论:
(六)现金借款、报销规定
1、定额借款:现金(人民币)、支票;限额借款:支票。
2、支票电(信汇)借款范围。
(1)费用类。
(2)资产类(固定资产、低值易耗品)。
(3)采购付款。
3、报销(报销单据种类:报销单、差旅费报销单、支出凭证等)。
外帐:公司支付费用要有合法单据(加盖有国税局和地税局发票章,开单方财务专用章等)。
内帐:支付费用要有合理单据。
4、现金借款或报销超过 元以上需提前一天预约。
(1)按约定时间、金额准时足额提取,遇特殊情况不能提取,请及时通知
出纳并写出情况说明并由主管领导签字。
(2)改日领取须另行预约。
5、在财务部借款须填写借款单(格式另附)按借款单内容完整填写,经上
级领导批准签字并经财务审核签章后才借款。未经批准和审核单据出纳员有权拒
绝受理。
6、借款现金票据(不包括差旅费)报销,必须在票据注明日30天之内报账。
7、在财务有借款现金(不包括差旅费)报销,应在借款后10日内报销。
8、差旅费票据应在返回公司后3天内报销,并交清尾款。
9、所有现金单据报销时均需填写报销单,经领导审批签字并经财务审核签
章后方可报账。
10、超过规定期限有借款不报账,财务部将定期发布名单,上报各主管部门
领导实行黄牌警告或缓发工资。过期未报财务未进行有效催还,对财务经理或财
务主管集团内通报批评。
11、丢失车票、发票者,报销人应写出书面说明,经主管领导批准后,只给
予报销70％,个人承担30％。取得发票复印件并有对方单位签章,可全额报销,
但财务人员必须对票据进行核对登记。凡丢失发票给公司造成损失,其损失由本
部门全额承担,并处责任人50%的罚款。
(七)建立内部控制制度,财务负责人要定期或不定期地对现金核算工作进
行检查,以保证现金安全与完整。
四、银行存款管理
(一)银行账号管理
1、财务部应按<银行结算办法>规定,结合公司管理、经营需要,在银行
开设基本账户、结算账户。
2、开设帐户必须报集团公司财务部备案,未经财务部批准各公司不得自行
设立、变更账号。
(二)印章管理
1、财务专用章和法人名章必须分开管理,一般出纳和财务部长各持一枚。
2、发票专用章由发票开据人专人管理和使用。
3、所有印签、专用章、法人名章的印膜和使用人均需在集团财务中心备案。(三)银行票据管理:财务部门应严格遵守<票据法>规定,加强银行票据
监管,确保票据安全。
1、支票
(1)请购支票要结合需要合理确定数量。
(2)对外签发支票必须填列实际用途、当天日期、金额或限额,小写金额
栏前必须加封￥。定额支票或超过万元限额支票必须填列收款单位全称。五万元
以上(含五万元)不许签发限额支票。不得签发远期(10日以上)支票。所有
对外签发支票均需在<支票登记簿>中进行登记。对违反规定给集团公司造成直
接经济损失的对出纳,财务部长或财务主管进行行政通报批评和经济处罚,处罚
标准为损失额的50％。
(3)5万元以下金额借款,能够开具限额支票。
(4)5万以上金额借款不能开具限额支票,必须填写实际结算金额。
(5)空白支票必须与财务专用章、法人名章分别存放和保管;对外签发未
用或过期退回支票必须加盖作废戳记,剪角后并与存根粘贴妥善保管。
(6)收到支票送存银行要有银行送款单,编制银收字凭证,提取现金要有
支票存根,编制银付字凭证。
(7)票据领取人在领取支票时,必须在票据登记本和支票存根上签字;
(8)不准出租出借和签发空白支票、空头支票;
(9)不准签发低于结算起点票据(100元的转账支票、500元的汇票)。
2、银行汇票:对外办理汇票在未交到经办人之前要妥善保管,转交时在交
接簿中进行登记时间,收款单位、金额和经办人等内容。
(1)公司对外付款时暂不使用商业汇票、银行本票。
(2)公司对所收的支票、汇票认真复核其真实性和有效性,于当日或
最迟于次日送存银行;不能当日或次日送存期票,应由出纳收款员专人保存,
按结算期(收票日后10日内)送存银行。
(3)应建立银行退票登记备查簿,记录银行退回的支票、汇票。如银行通
知发生退票在接到银行通知当日取回,进行登记,并及时通知经办人与出票单位
联系换票。如超过一周以上仍未换回退票,由出纳上报财务部长催促经办人解决。对因换票不及时造成经济损失由经办人承担,并对主管领导进行通报批评。
3、银行转帐支票是否合法有效的核对:
①支票开具时间是否在有效期内,填写方式是否正确;
②印章是否清晰、规范;
③大小写金额是否一致;
④支票的填写有无涂改痕迹;
⑤是否有开户银行名称和账号;
⑥支票是否平整。
⑦验证持票人身份证是否为本人、是否在有效期内(登记持票人身份证号码)。
4、假支票识别:
1)假支票的种类包括:
(1)支票是真的,印章也是真的,账户无余额或余额不足,即透支支票。
(2)支票是真的,印章是假的。不法分子常见手段,参照<常见单位支票票样>(去
银行要一张)核对,印章一般为非防伪刻制,即无编号和印章外围无对应条纹。
(3)支票是假的,印章也是假的。
2)责任:
(1)收款人发现可疑支票应及时上报主管领导。
(2)收款人对支票的真伪性负责,收到假支票责任自负。
(四)借款、报销规定
1、在财务部借支、汇款等业务时均需详细填写借款单,写明收款单位、用
途、金额或限额、日期等,经主管领导审批签字并经财务审核后才办理,内容
不全或未经签字审核财务部拒绝办理。借款人必须按借款单用途使用款项,不得
超额和改变用途用款。对私自改变款项用途者,-经发现立即上报集团,并相关
主管领导进行批评教育。
2、所有借款均应在规定期内报账,支票应在借出后10天内报账。未使用支
票,应在借出后有效期内返还财务部。汇票、汇款30天内报账。财务部