东古城日常费用管理制度根据集团公司修改样本.doc

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山西煤炭进出口集团左云东古城煤业有限公司
费用支出及报销管理制度( 试行)
第一章 总则
第一条 为规范山西煤炭进出口集团左云东古城煤业有限公司的费用支出及报销管理, 明确各项费用的开支标准、 范围和报销审批程序, 特制定本制度。
第二条 本制度所指的费用主要是指以现金、 支票、 汇款方式支付的日常管理费用、 资产购置费用、 基本建设支出等。
第三条 本制度适用于东古城煤业有限公司各科室、 生产队。
第二章 报销审批程序及费用报销规定
第四条 审批程序
( 一) 日常费用报销审批程序:
1.各部门人员根据费用支出及报销内容填写相应的单证。
2.各部门负责人核实并签字。
3.财务部门审核。
4.各部门主管领导签字。
5.财务总监签字。
6.总经理签字。
( 二) 借款及领用支票审批程序
1.各部门人员根据费用支出内容填写现金借款单或支票领用单; 差旅费借款需注明出差地点及时间, 其它借款需注明用途。
2.各部门负责人核实并签字。
3.主管领导签字。
4.财务科长签字。
特殊事项及规定:
3000元以上的现金借款, 必须经财务总监签字批准, 0元以上的现金借款, 必须经总经理签字批准。
( 三) 异地汇款支付审批程序
1.各部门人员根据汇款内容填写汇款申请单;
2.各部门负责人核实并签字。
3.财务部门审核单据。
4.各部门主管领导签字。
5.财务总监签字。
6.总经理签字。
( 四) 报销规定
1. 费用报销时间为每周二、 三、 四上午。
2. 财务审核单据时间为每周一、 二、 三、 四上午。
3. 费用报销一般为当日审核次日报销, 特殊情况除外。
4. 差旅费及大额现金借款( 三万元--五万元以上) 需提前一天预约, 并在工作结束后7个工作日之内报销并结清余款, 前次借款未报销者, 一般不得再次借款。
5.各部门人员在本市发生的一次性费用开支在一千元以上的, 原则上使用支票结算方式。申领支票时, 必须向财务部门提供收款人信息。财务部门根据收款人名称、 付款金额、 款项用途开具支票并加盖财务印鉴; 如无法准确提供收款人名称或金额, 必须将支票小写金额( 预计消费金额上限) 前加标人民币符号, 禁止签发未注明用途、 未限制金额的空白支票。获取发票时, 必须要求开票方将原始发票各项内容填写完整。
经办人在取得支票后尽快办理结算报销手续。属于提前质押类的, 在工作项目完成后的7个工作日内应及时结算并报帐, 质押期限不得超过6个月, 由于特殊原因工作还未结束的, 可先行结算已发生的费用, 然后再次申领, 以免造成核算跨期或使费用分摊起伏过大。对于借用支票2张以上未及时报帐者, 财务部门将不再对其签发支票。
6.现金及支票借用人, 必须是公司正式职工, 非公司正式职工, 不得以正式员工名义借款。

第五条 费用报销单据
按照不同用途, 我公司费用报销及付款单据分为6种类型。各部门人员根据不同项目及内容填写相应的费用报销单据。
1. 山西煤炭进出口集团有限公司现金借款单
主要用于各部门人员出差借款、 临时借款时使用。出差借款需标明出差时间、 地点, 临时借款需标明用途。
2．山西煤炭进出口集团有限公司差旅费报销凭证
主要用于各部门人员报销差旅费时使用。报销时按照单据格式及内容准确填写, 单据上没有的项目不得随意添加。出差人委托她人代为办理报销手续时, 经办人处必须填写经办人姓名, 不能代签出差人姓名。
3.山西煤炭进出口集团有限公司支票领用单
主要用于各部门人员以同城( 左云县以内) 转账支票方式支付各项日常费用时使用。使用时必须注明用途、 张数、 计划开支金额。支票使用后将支票存根及原始发票一并报销, 如申领支票时可同时提供发票等原始凭据, 则能够直接使用费用报销单据按照审批流程一次性完成领用、 报销手续。
4.山西煤炭进出口集团有限公司费用报销凭证
主要用于各部门人员以支票或现金方式支付各种日常费用后报销时使用。使用时必须写明报销人所在部门、 姓名、 报销日期、 费用项目、 金额、 支付方式、 附件张数等内容, 审批栏按照审批程序由各级领导签字时使用。
5.山西煤炭进出口集团有限公司汇款付出凭证
主要用于各部门人员以异地( 左云县以外) 汇款方式支付各种日常费用时使用。各项日常费用需要异地汇款时, 经手人需同时提供领导批示、 相关合同协议、 发票等原始凭证, 并按照审批流程办理汇款手续。属于预付性质的款项, 经办人需在款项汇出后十个工作日内将正式发票交回财务部门, 逾期未交回者预付款将转为其个人借款逐月从工资中扣回。
6.山西煤炭进出口集团有限公司单证粘贴单
主要用于各部门人员报销各项费用粘贴单据时使用。使用时, 单据粘贴不要超过粘贴单内部粗框线( 单据较多时, 不得超出内部虚框线) , 票据粘贴时每张不得粘贴过多, 以免影响凭证的装订。
上述单据的填写要求书写规范, 字迹清晰, 将支出及费用发生的时间、 事由、 金额( 大小写金额必须一致且不允许涂改) 等要素填写齐全, 并在报销凭证上签署姓名; 报销时要求提供真实、 合法、 有效的票据, 票据各项目要填写正确、 齐全, 印章清晰可辨, 发票抬头必须填写单位的全称。
第六条 审核
审核包括部门审核和财务审核。部门审核由部门负责人负责, 部门主管领导签字, 财务审核由财务部门指定专门人员负责。
( 一) 部门审核内容包括:
1.审核支出及报销内容是否真实、 合法、 合理。
2.审核支出及报销费用的归属。
3.必要时部门负责人应对支出及报销费用的内容做出合理的解释。
4.必要时部门负责人应对支出及报销费用的内容提供证明资料。
( 二) 财务审核及付款审批内容包括:
1.原始凭证是否真实合法, 内容是否完整, 书写是否规范, 数量、 单价、 金额填写是否正确。
2.购买实物的原始凭证, 是否有手续完备的验收证明。
3.购买固定资产、 无形资产、 支付中介费等重大支出的合同要件是否齐全。
4.相关的各级审批手续是否齐全。
5.票据粘贴是否规范。
6.如发现虚报、 瞒报和使用非法票据等不法行为, 会计( 财务) 部门将不予报销, 情节严重者将追究其法律责任。
第七条 报销责任界定
各部门人员对所报销项目的真实性、 准确性、 及时性, 单据的合法性、 完整性负责。
部门负责人、 部门主管领导、 财务总监、 总经理对报销内容的真实性、 完整性、 必要性负责。
会计( 财务) 部门对报销项目审批手续的完整性、 单据填写的规范性、 费用计算的准确性、 付款的安全性及单据的真实性负责。
第三章 职工薪酬
第八条 薪酬的构成
职工薪酬主要包括发放给在职职工的各类工资、 奖金、 津贴、 福利; 按照国家规定比例计提和缴纳的养老保险、 医疗保险、 失业保险、 工伤保险、 生育保险、 住房公积金、 工会经费和职工教育经费; 与职工解除劳动关系给予的补偿等。
薪酬的发放与扣缴
工资发放以月为单位, 考勤日为上月20日至本月20日, 每个月9号公司发薪日, 如遇法定节假日或双休日则提前一天发放。人力资源部门负责根据经理办公会的工资分配方案核定职工各项薪酬标准并制作薪酬发放表, 财务部门负责审核并发放。
各类奖金、 福利及津贴的发放, 由人力资源部门根据考勤制作发放名单, 经总经理签字, 财务总监签字, 财务审核及财务负责人签字后方可发放。节假日加班工资标准统一由人力资源部门制定并审核, 财务部门发放。
根据国家有关规定, 公司作为代扣代缴义务人, 将从工资中扣回以下费用: 个人所得税, 个人医疗保险, 个人养老保险, 个人失业保险, 住房公积金以及其它扣款。
第九条 五项社会保险及住房公积金由人力资源部门负责计算并缴纳, 财务部门根据回单进行账务处理, 并根据代付明细扣款或挂账。
第四章 差旅费
第十条 差旅费是指公司职工因公外出, 发生的城市间交通费、 住宿费、 订退票手续费、 托运费、 寄存费及各项出差补助等。
各部门人员出差, 提前向财务部门办理差旅费借款, 差旅费借款需经部门负责人, 主管领导, 财务总监审批。
第十一条 交通费、 住宿费报销标准
交通费在规定标准内据实列支, 出差人员可根据不同情况选择火车、 汽车、 轮船、 飞机等交通方式, 价位选择要适中, 不得铺张浪费。
出差人员乘坐交通工具标准如下:
公司副总以上人员出差可乘坐飞机头等舱、 火车软卧、 轮船头等舱。
公司副科以上人员出差可乘坐火车软卧、 轮船二等舱。
公司一般员工出差可乘坐火车硬卧、 轮船二等舱。
出差人员乘坐飞机要从严控制, 公司副总以下人员出差原则上不允许乘坐飞机, 如确因路途遥远或任务紧急需乘飞机者, 经主管领导及总经理批准方可乘坐。未按规定乘坐交通工具而发生的超支费用自行承担。
住宿费实行限额管理。限额内凭住宿费发票据实报销, 超限自负。
北京上海等一类城市住宿费标准为: 副总以上每人每天不超过500元, 科级每人每天不超过260元, 一般人员每人每天不得超过200。( 一类城市主要指直辖市、 省会、 自治区首府及计划单列市)
其它城市住宿费标准为: 副总以上每人每天不超过300元, 一般人员每人每天不超过180元。
原则上应选择其在当地的协议酒店办理优惠住宿以节约住宿开支。
住宿费报销均需提供正规发票, 并完整填写单位名称、 住宿日期、 天数、 单价、 金额等要素。
住宿安排本着适度的原则, 既要维护公司的对外形象, 又要保持勤俭的作风, 不得搞排场, 铺张浪费。
第十二条 差旅费补助标准及相关规定
我公司差旅费补助分为: 伙食补助、 交通补助、 通讯补助及出车补助等。
补助标准:
赴省会城市、 直辖市等一类城市出差, 伙食补助每人每天35元, 交通补助每人每天20元, 通讯补助每人每天5元, 合计每人60元/天。
赴其它城市出差, 伙食补助每人每天25元, 交通补助每人每天20元, 通讯补助每人每天5元, 合计每人50元/天。
相关规定:
1.伙食、 交通、 通讯补助按实际出差天数计算, 带车出差不享受交通补助。享受每月话费额度补助的人员, 不享受出差通讯补助。
2.市内学习、 开会, 赴境外考察、 谈判不享受伙食、 交通、 通讯补助。
3.赴外地出差人员享受伙食补助的, 不得另行报销当地餐费。
4.外出参加会议、 培训, 其食宿已由会议主办方统一负责, 公司不再另行报销伙食补助, 但可按规定领取交通及通讯补助。
5.出差中赴机场、 车站、 码头等地发生的往返交通费, 凭相应票据据实报销。除此之外, 不得在差旅费中报销本市出租车费。确因工作需要而发生的本市出租车费由主管领导审批后填写费用支出凭证报销。
6.赴外埠出差期间因工作需要而发生的当地出租车费, 可凭票据实报销, 但不再享受定额交通补助。
第十三条 出差返回后, 应在十个工作日内到财务部门办理报销手续, 在报销时要结清借款余额。
第五章 会议费
第十四条 会议费是指公司各部门召开会议发生的各项费用。
会议费开支项目包括会议伙食费、 资料办公费、 住宿费、 会场租赁布置费、 会议交通费、 礼品费、 专家费等。
第十五条 公司会议费实行预算审批制度, 会议组织部门应在召开会议前向公司领导提出会议计划及综合预算报告。财务部门根据领导批示以及会议预算报告, 准备支票或汇款。
会议费采取收支双向管理。各参会人员需交纳的会议费统一由会议所在酒店出具发票。
第十六条 会议各项大额支出由会议承办部门领取支票统一支付, 异地召开的会议可先行借支部分现金或预付会议所在酒店一部分会议费, 并在会议结束后7个工作日内到财务部门办理报销手续, 将全部会议费统一结算, 财务部门不再受理零星会议支出。
第十七条 各部门要坚持勤俭办会的原则, 严格控制会议规格、 规模、 时间, 降低会议成本, 减少会议费支出。

第六章 业务招待费
第十八条 业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的交际应酬费用。
业务招待费包括招待来访客人的烟酒、 茶叶、 水果费; 宴请客人( 包括工作餐) 的用餐费; 赠送客人的礼品费和陪同客人赴旅游景点的参观门票费等。
各部门宴请来访客人, 原则上在职工食堂就餐。就餐标准为一般客人100元/人, 重要客人300元/人, 需各部门分管领导批准, 综合办根据就餐通知单安排就餐。
外出招待费实行向总经理, 不执行请示制的, 费用自理。
招待费应遵循对等接待、 厉行节约、 控制人数、 减少次数的原则。
第七章 办公费
第十九条 办公费是指公司各部门购买办公用品, 书报资料, 印刷品, 电脑耗材等所发生的费用。
第二十条 办公用品统一由办公室购置、 管理和发放, 办公用品包含笔、 纸、 本、 电池、 计算器、 公文包、 文件夹等。其它部门不得自行购买上述办公用品。
各部门领用办公用品时需填写”办公用品领用卡”并由部门负责人签字。
办公室报销办公费时, 需提供办公用品购置清单, 标明数量、 单价、 金额, 并加盖供货单位公章。
第二十一条 印刷资料、 报刊资料统一由办公室管理。报销时需向财务部门提供相关明细表。
第八章 职工教育经费
第二十二条 职工教育经费是指用于职工学习先进技术和提高文化水平而支付的费用。开支范围包括( 1) 学历教育培训费、 安全技术培训费、 继续教育培训费以及公司统一组织的各类学习支出。( 2) 聘请专家的鉴定费、 授课酬金。( 3) 培训教材的编印和培训设备的购置等。
第二十三条 坚持”专款专用”的原则。各部门发生的培训费由各级领导批准并经人力资源部门签字备案后方可到财务部门报销。
第二十四条 以单纯提高学历为目的的学历继续教育, 公司一律不负担报销学费和杂费等任何相关费用。
第九章 车辆运行费
第二十五条 车辆运行费是指公司领导及各部门因公务需要配备的车辆而发生的各种费用。
车辆运行费包括车辆维修费、 燃油费、 通行费、 保险费及各类缴费等。
第二十六条 车辆运行统一由公司办公室管理、 调度。各部门因公用车, 应先向办公室申请, 说明用车事由、 时间、 地点, 办公室根据需要统筹安排派车, 一般不得自行向外租借车辆。如因特殊情况对外租车发生的费用, 应由办公室签署意见, 部门凭有效报销凭证, 办理报销手续。
公司的车辆一律不得向外租借。
第二十七条 办公室应当对车辆实行定点维修, 所维修的项目由修理厂列出清单并由驾驶员签字确认, 办公室批准后按程序到财务部门报销。
第二十八条 车辆用油实行”一车一卡、 定点定量”制度。公司每月将燃油费转入各车辆的购油卡中, 公司车辆一律凭卡到各中石化加油站加油( 长途出差异地加油除外) 。
公司车辆由办公室进行管理及办理报废手续。
第十章 邮电通讯费
第二十九条 邮电通讯费指办公室固定电话和移动电话话费支出以及特快专递费用。
第三十条 办公室固定电话费每月由综合办公室提前一星期缴纳, 缴纳标准为经理150元/月, 副总每人100元/月, 科长每人50元/月。移动电话费标准为: 经理每人400元/月, 副总每人300元/月, 科级每人200元/月, 副科级每人100元/月, 超支不补。上述人员名单需经人力资源部门提供, 公司领导批准, 由综合办公室具体办理, 人员姓名、 电话号码报财务部门备案。
移动电话费由办公室根据话费额度按规定缴纳, 财务部门根据发票报销。

第三十一条 各科室需邮寄的特快专递由综合办公室统一办理统一付费。
第十一章 固定资产
第三十二条 固定资产是指为生产经营管理而持有, 使用寿命在一年以上的资产。
公司固定资产分为四类: 房屋建筑物、 机器设备、 运输工具、 其它。
（一） 房屋建筑物。指房屋、 建筑物及其附属设施。
（二） 机器设备。包含机械设备、 电子设备、 化验设备、 办公设备等。
（三） 运输工具。包括铁路运输设备、 机动车、 非机动车等。
（四） 其它。包括家具用具、 厨房设备、 文体设备等。
第三十三条 公司各部门购置固定资产时, 须填写请示报告。1万元以上的固定资产需要签订购销合同。50万元以上的固定资产采购需履行招标程序。
购回固定资产后应到资产管理部门办理出入库手续并将出入库单随发票一起报销。货物发票上必须注明资产品名、 规格、 数量、 单价。
第三十四条 公司的固定资产实行由使用部门、 管理部门、 财务部门分工负责的原则。固定资产使用部门负责对本部门占有、 使用的固定资产进行合理、 有效使用和日常维护管理; 负责向固定资产管理部门提出本单位添置固定资产预算以及固定资产报废处理意见; 配合固定资产管理部门做好清产核资工作。即使用部门、 管理部门负责资产的直接管理, 财务部门负责核算、 监督和清查。管理部门、 使用部门、 财务部门要分别建立固定资产卡片账, 反映其增减变动情况, 而且要定期核对, 做到账实相符。
各固定资产使用单位必须指定一名固定资产管理员( 专职或兼职) , 并报固定资产管理的相关部门备案。固定资产管理员负责办理本单位固定资产领用、 登记、 保管、 清查等工作, 建立本单位固定资产登记簿。
固定资产报废处理: 由使用部门提出书面报告, 填写登记表, 注明报废资产名称、 数量、 单价、 金额, 由资产管理部门及财务部门出具意见后, 报告公司领导批准实施。
固定资产更新处理: 原有固定资产如无法使用或需更新换代, 由使用部门提出书面报告, 注明资产实际状况, 说明更新原因, 由资产管理部门及财务部门出具意见后, 报告公司领导批准实施。
固定资产归口管理部门为供应科或综合办公室。
第十二章 低值易耗品
第三十五条 低值易耗品是指不够固定资产标准又不属于物料消耗范围的, 单价在500元以上 元以下的办公家具、 劳保用品、 管理用品、 办公用品、 办公设备等。办公用品类、 办公家具、 劳保用品类的归口管理部门为办公室。
第三十六条 公司各科室根据工作需要购置低值易耗品时, 应填写购置计划经分管领导同意, 由供应或综合办负责购置。报销时货物发票上必须注明品名、 规格、 数量、 单价、 金额。
第三十七条 低值易耗品由使用部门按类别设置台账进行管理, 财务部门负责数量、 金额核算。低值易耗品的耐用时间若在一年以上, 不论每次购置数量多少, 均视同固定资产管理。
第十三章基建支出
第三十八条 基建费用报销经手人必须是公司指定的专门人员。
第三十九条 基建负责人员必须将基建工程预算、 工程项目合同( 正本) 交财务部门留底。
第四十条 基建项目的结算, 经手人首先应对工程进度及付款情况进行审核, 基建办负责人签字。大型项目需由施工监理人员签字。财务人员根据合同及付款情况再次审核。
基建项目结算及工程预付款必须开具真实、 合法、 有效的发票, 不得使用收据入账。
第四十一条 基建项目审批程序
1.基建办人员根据费用支出及报销内容填写相应的单据;
2.基建办负责人核实并签字;
3.财务部门负责基建核算的人员审核单据及报销手续;
4.主管领导签字;
5.财务总监签字;
6.总经理签字;
第四十二条 基建项目预算、 工程审计及决算
项目启动需完成工程预算, 施工中需进行工程审计, 项目完工后, 财务部门根据基建项目决算审计报告, 进行相应帐务处理。
第十四章 附则
第四十三条 本制度经公司总经理办公会经过试行。
第五十三条 本制度由公司财务部负责解释。
第五十六条 本制度从 4月1日起试行。

附:

出差人员乘坐飞机审批单
部门:
姓 名
职 务
出差事由
目的地
往返时间

总经理: 分管经理: 部门负责人: 经办人: