办公室管理制度.docx

办公室管理制度(2)

　 侨鑫服务、教育产业行政事务事务管理制度
　侨鑫服务、教育产业行政事务事务管理制度之
　《办公室管理制度》
　办公室安全管理
　 办公室防盗安全管理制度
　服务、教育产业总部办公室实行封闭式管理，所有外来人员一般不能内进，因工作需要须进入的，必须经前台确认后，由前台或被访部门人员带领下方可入内。
　各部门应做好防盗管理工作，非办公时间应将办公室内所有文件资料必须妥善等锁好。
　各部门应落实各项防盗措施：
　财务室要安装防盗门窗和自动报警器及安装监控系统，下班时要接通报警器电源；
　重要部门的房间要设置防盗门窗，办公房间无人时要关好门窗和电灯；
　企业财物不得随便放置，重要文件及贵重物品必须锁好；
　要有高度的责任感，经常检查、督促安全保卫措施的落实情况，发现问题，及时消除隐患。因对工作不负责任而造成事故的，一律追究责任；情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。
　服务、教育产业消防安全管理制度
　为加强服务、教育产业本部的消防管理，创建一个良好的消防安全环境，根据《中华人民共和国消防法》、《广东省高层公共建筑消防安全管理规定》和《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》精神，制定本管理规定。
　落实二级防火责任制。确保消防安全防范工作落实到位。
　遵守国家的消防法规和技术规范，自觉接受消防部门和物业管理处安防部消防中心及产权单位的管理。
　遵守电器安全使用规定，不得超负荷用电，严禁乱拉电器设备。
　在物业内任何部位动用电、气焊等明火作业，都必须经本单位/企业领导同意，并申报管理处安防部消防中心取得动火证方能作业。
　所有员工一律不准在工作岗位或办公室吸烟，如要吸烟必须到指定的吸烟室或地方，吸烟完毕后一定要将烟头熄灭。
　所有员工下班离去前，应关闭自己责任段的电源，并做好本岗位的清扫、检查工作。
　办公场所的改建、扩建、装修必须符合消防法规和技术规范及管理处的消防安全规定。做到先报建、后施工，工程竣工后，必须经公安消防监督机构验收合格后，方可投入使用。工程中配置的消防设备、器材，必须持有广东省公安消防总队颁发的生产许可证和产品鉴定合格证。对省外的消防产品，必须持有经广东省公安消防总队批准发给消防产品销售许可证，否则，不能采用。
　消防设施、器材和自救面具要按消防法规要求配置，不得挪作他用，严防损坏、丢失；做好消防设施、器材的管理、维护工作。
　室内不得存放、使用易燃易爆危险品。
　楼梯、通道和安全出口等部位应当保持畅通无阻，不得擅自封闭，不得堆放物品。
　学习消防常识，做到“三懂三会”，即：懂得本岗位的火灾危险性、懂得预防火灾的措施，懂得扑救火灾的方法，会报警、会使用消防器材、会扑救初起火灾。对发现的火灾隐患必须及时解决。
　发现他人违章用火、用电或损坏消防设施、器材的行为，要及时劝阻、制止，并向物业管理处或消防中心报告。
　消防二级防火组织及责任人职责
　切实执行消防工作“谁主管，谁负责”的原则，设二级防火组织，实行逐级防火责任制，任命二级防火责任人：一级防火责任人由产业负责人担任；二级防火责任人由各部门及企业负责人分别担任；各级防火责任人的主要职责分别是：
　一级防火责任人职责
　贯彻消防法规和上级有关消防管理的规定以及本单位的消防安全管理规章制度；
　结合服务、教育产业总部具体情况，建立健全防火制度和安全操作规程，组织防火检查、消除火险隐患；
　主持防火领导小组的工作，把消防工作列入议事日程。指导和检查各职能部门和下个层次的消防安全工作；
　指定专人负责消防管理工作，制定消防安全管理制度及消防器材的添置计划，改善消防安全条件，管理、维护好消防设施和器材，使其经常处于良好状态，一旦发生火灾能发挥作用。从人、财、物、环境以及它们互相匹配方面制定并实施消防安全对策；
　根据季节特点和加强消防安全工作需要，组织开展消防宣传教育和防火安全检查工作，督促整改火险隐患；
　在新建、扩建、改建和装修工程项目时，应责成有关部门将工程项目报公安消防部门办理建筑设计消防审核手续；
　组织指挥火灾的扑救工作和对火灾事故的追查处理；
　对在消防工作中做出成绩的行为给予表彰，对违法违章行为进行批评教育或处分；
　代表服务、教育产业与大厦管理处签定《防火责任人合同书》，负责指导、落实各项防火工作，共同履行乙方责任。
　二级（各部门主管）防火责任人的职责
　贯彻执行单位布置的消防安全工作任务和防火安全责任制和规章制度；
　组织部门建立岗位防火责任制，并督促落实；
　落实周检查制度，发现火险漏洞要及时整改，如属无力解决的问题，应及时上报；
　负责部门员工的消防安全教育，领导本部有计划地组织业务学习和训练，使每个员工明确消防基本知识；
　定期向服务、教育产业本部防火负责人汇报消防工作情况。
　办公室环境与秩序管理要求
　办公环境和秩序的合理性常常会影响工作整体质量与效率，改善办公环境，维持良好秩序，已经成为企业健康发展的一个战略性要素，特制订以下办公环境与秩序管理要求，由行政事务部负责定期对办公区域的环境和秩序进行检查，并公布检查结果：
　环境卫生：应该自觉维护室内公共环境及个人办公座位的周围环境整洁，每个岗位必须统一放置《职位说明书》，私人物品应妥善处置，不得随意摆放，不得在办公区域内吸烟、吃零食、就餐和化妆。
　职业形象：办公区域内应该呈现着装整洁、仪表大方、行为端庄，言辞文明的职业形象，杜绝聊天、喧哗等影响工作的行为。
　进出管理：外来人员应该由前台引见/通知相关人员前来迎接，不得带领与工作无关的人员进入企业。
　公共安全：自觉维护公共安全，做好防或防盗措施，最后离开的员工必须负责本部门的公共区域的门窗和水电设备。
　离开办公室前应做到：文件存档，电脑关机、抽屉上锁、桌面整洁、座椅归位；未经许可，不准随意翻动、阅览他人办公桌上的文件和使用他人电脑。
　公共信息：各部门应该自行设立信息发布栏，不得随意在公共区域内张贴信息。
　公共位置：应该保持公共通道畅通，不得在公共位置摆放物品。
　公共洗手间及茶水间：自觉保持环境卫生整洁，提倡环保节约，严禁浪费。
　办公室网络使用管理
　为规范企业计算机系统的管理和加强计算机信息系统安全保护，做到合理、高效、安全
　的使用。根据产业员工工作特点和信息系统之特点，特制定如下管理规定：
　员工应当爱护企业的计算机信息系统，严格按照使用说明进行操作，企业信息系统包括计算机硬件系统和软件（应用程序）：如程序、资料。
　由集团信息中心和企业的计算机信息系统维护员，全面负责企业所有信息系统安装、维护和安全使用，行政事务部负责监督。
　只有应用系统软件和企业许可使用的磁盘或软件才能在企业计算机上使用。严禁使用游戏和未经集团信息中心许可的外来软件。
　任何员工不得试图登录宣传淫秽、色情、暴力、反动、宗教以及危害国家安全的网站。
　所有含敏感或保密性资料的计算机必须带有特别安全装置或程序，以防止不当使用安全装置或程序，应防止一切对计算机或资料的不当接触，特别注意：
　员工不得将计算机信息媒体带回家或带离工作现场，移动这些设备时必须谨防偷窃、丢失、损坏或误用。企业有权向员工要求赔偿所有因其疏忽造成的未经保险的损失。
　所有重要的文件必须有存盘并定期整理备份文件，正在处理的文件应当至少每十分钟存盘一次，以免造成工作时间的浪费。
　未经许可从企业计算机内复制任何资料或上传至网络将被视为偷窃行为。
　未经行政事务部许可，任何人不得私自移动计算机设备和进行硬设备的调配。
　员工离职时，不得带走任何商业资料。
　员工应严格执行上述规定，否则将视情节轻重，参照〈〈员工手册〉〉奖惩条例中“甲类”“乙类”“丙类”进行分级处理。
　本规定执行中具体问题由集团信息中心和产业行政事务部负责解释。
　办公室电话管理
　电话的使用
　企业电话主要是开展业务之用，员工不得在企业内接打私人电话。
　员工非因工作需要打国内长途电话每次罚款100元；打港澳台长途电话者，每次罚款200元；打国际长途电话的每次罚款500元；屡教不改者视情节给予扣发工资直至辞退处理。
　电话的管理及维修
　各电话由直接使用人负责保管，因人为原因造成话机损坏的，损失程度确认后，由直接责任人承担相应的赔偿。
　发现通讯故障，须及时向有关部门报修。
　办公手机的管理
　 办公手机卡的管理
　入网登记单红色联、领用公司配备手机声明书、SIM卡的初始密码卡（不需要刮开密
　码）由服务业财务部统一归档管理。
　员工需小心保管、爱护手机、不得遗失。因个人原因而造成公司所配发的手机及SIM
　卡丢失或者损坏，一切损失由个人承担。
　使用及退回
　凡使用公司所配发手机及号码的员工在离职时必须将其交回公司方可办理离职手续，如遇特殊情况需向联通公司申请办理此号码停用手续。
　员工参加入网之后号码与姓名绑定，担保期内不能变更，两年后可以自由转户。如员工离职，需上交手机及电话卡，由公司另行安排给其接任员工，产业人力资源部需协助为接任员工办理个人划扣业务；因入网24个月内不可更名原因，允许接任员工以“职位+手机号码”在限额内报销话费补贴，超出部分自负。
　由于其他原因造成职位空挡无人接手期间套餐话费须由公司承担；产业人力资源部需按排员工每月做好无人使用的手机的缴费工作，确保按时缴费。如有问题可直接向服务业财务部汇报。
　离职上交的手机及对应的SIM卡由企业产业人力资源部负责人负责保管，代接任员工到岗再交接给接任员工；如员工直接交接需由产业人力资源部负责人监交；必须做好各个环节移交签收手续。
　公司因工作需要给予经理级别（话费补贴200元或以上）在职人员配发手机及SIM卡使用，如果在职人员拒绝使用，而使用个人电话则需要相关负责人签字确认后方可不配备公司电话。
　公司因工作需要所配备之手机及号码其所有权归公司，公司有权因业务需要随时将手机及SIM卡收回。
　办公手机话费报销标准
　办公室资产物品管理
　日常办公用品以满足基本工作需要，厉行节约为原则。
　日常办公用品采购遵循企业采购程序由各部门制订请购单，经批准后由采购部统一采购、仓管员统一发放。
　各部门需要使用的印刷品，应先呈交审批，再交由采购部统一采购或印刷。
　原则上，办公用品每周只领用一次。
　各员工使用的资产、物品由行政事务部负责统一管理，员工领用资产、物品列明详细清单并由使用人、部门负责人签收后交行政事务部、财务部存档，作为盘点依据。