Excel培训教材全.doc

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Excel培训教材
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1 Excel简介6
1.1 Excel界面简介8
1.2 输入和编辑数据14
1.2.1 选定操作区域14
1.2.2 定位的使用15
1.2.3 复制、移动和删除16
1.2.4 撤消和恢复18
1.2.5 查找和替换18
1.2.6 在单元格中输入数据20
1.2.7 其他填充式23
1.2.8 简单的计算25
1.2.9 相对引用和绝对引用27
1.2.10 名称的使用29
1.3 添加、删除单元格、行和列30
1.4 改变列宽和行高31
1.5 设置工作表的格式33
1.5.1 单元格的格式设置33
1.5.2 数据表的美化35
1.5.3 样式的使用和设置37
1.5.4 格式的复制和删除39
1.5.5 条件格式的设置39
1.5.6 隐藏行和列40
1.5.7 拼音的设置40
1.5.8 自动套用格式41
1.6 改变字体44
1.7 设置页面属性、预览和打印45
1.7.1 打印预览45
1.7.2 页面设置46
1.7.3 设置打印区域53
1.7.4 打印选项54
2 Excel的自定义功能56
2.1 启动选项56
2.2 设置Excel选项58
2.3 自定义屏幕60
2.3.1 调色板的使用62
2.3.2 使用全屏视图64
2.3.3 储存当前工作簿中的视图64
2.4 录制和使用宏66
2.4.1 定义宏的键盘快捷键66
2.5 保存自定义工具栏的布局71
2.5.1 创立常规自定义工具栏71
3 EXCEL先进的浏览和选择功能73
3.1 移动浏览73
3.1.1 知道所处的位置73
3.1.2 键盘浏览74
3.1.3 跳转到定义名称76
3.1.4 用滚动条浏览77
3.2 选择的技巧78
3.2.1 Shift键的使用78
3.2.2 Ctrl键的使用79
3.2.3 在选区浏览79
3.2.4 进展选择的快捷键80
3.3 数据输入82
3.3.1 正确输入82
3.3.2 从邻近的单元格复制数据83
3.3.3 充分利用“记忆式键入〞功能83
3.3.4 自动填充85
4 Excel先进的浏览和选择功能87
4.1 重新整理信息87
4.2 格式化87
4.3 添加批注87
4.3.1 添加批注87
4.3.2 隐藏批注88
4.3.3 修改批注格式89
4.3.4 删除批注89
5 公式和函数90
5.1 应用公式中的函数90
5.1.1 SUM函数的使用90
5.1.2 AVERAGE函数的使用90
5.1.3 MAX和MIN函数的使用91
5.1.4 SUMIF函数的使用92
5.1.5 SUBTOAL函数的使用93
5.1.6 MODE函数的使用95
5.1.7 INT函数和TRUNC函数的使用96
5.1.8 IF函数的使用97
5.2 公式的技巧和窍门98
5.2.1 创立公式的法98
5.2.2 公式的命名的法99
5.2.3 隐藏公式100
5.2.4 时间和日期的使用101
5.2.5 数组公式的使用102
6 图表103
6.1 创立图表103
6.1.1 使用[图表]工具栏创立简单的图表103
6.1.2 使用图表向导创立图表104
6.2 编辑图表105
6.2.1 更改图表类型105
6.2.2 更改数据系列产生式105
6.2.3 添加或删除数据系列106
6.2.4 设置各种图表选项109
6.2.5 向图表中添加文本109
6.3 图表类型110
6.3.1 柱形图和条形图110
6.3.2 折线图111
6.3.3 面积图111
6.3.4 饼图和圆环图111
6.3.5 XY散点图112
6.3.6 三维图112
6.3.7 自定义图113
6.4 设置图表格式113
6.4.1 设置图表区和绘图区格式113
6.4.2 设置图表数据系列的次序114
6.4.3 格式化图例114
6.5 使用趋势线114
6.6 使用误差线116
7 分析数据117
7.1 筛选数据117
7.1.1 自动筛选117
7.1.2 创立自定义筛选119
7.1.3 使用高级筛选121
7.1.4 在共享工作簿中保存筛选122
7.1.5 操作数据清单的便捷函数122
7.2 数据透视表和数据透视图123
7.2.1 创立数据透视表124
7.2.2 设计字段126
7.2.3 透视数据127
7.2.4 使用数据透视表工具栏和快捷菜单129
7.2.5 调整数据透视表129
7.2.6 创立数据透视图136
7.3 共享工作薄137
8 调试工作表137
8.1 使用“公式审核〞工具栏137
8.1.1 附属关系
8.1.2 使用“公式审核〞工具栏进展追踪
8.1.3 只想查看引用单元格？
8.1.4 快捷键
8.2 单元格错误140
8.2.1 一般单元格错误信息的含义140
8.2.2 追踪错误141
8.3 单元格错误141
9 Excel的编程功能简介141

1 Excel简介
Excel 2000是Office 2000的一个组件，是功能强大的电子表格处理软件，它与文本处理软件的差异在于它能够运算复杂的公式，并且有条理的显示结果。与老版本相比，Excel 2000进一步加强了数据运算的能力及数据统计功能，使用起来更加便快捷。针对计算机网络的飞速开展，增加了多的网络功能，可是用户更便地进展网络操作。
电子表格的特殊性在于其中的单元格之间有着密切的联系，当一个单元格的数据发生变动时，就有可能直接影响到其它单元格的数据，也就是说，电子表格是一个动态表格。
与Lotus 1-2-3一样，Excel集表格处理、数据管理和统计图绘制三项功能于一体〔三合一〕。除了能完成表格的输入、统计和分析外，还可以生成精巧的报告和统计图，可以各种流行的PC机数据库。
在美国、西欧和日本已经习惯了“一切皆表格〞的思维式。近年来Excel在我国迅速推广，已成为Word之外最常用的办公软件。
1.1 Excel界面简介

图1.1
启动Excel后可看到它的主界面如图1.1。最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前翻开的工作簿的名称；标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。标题栏下面是菜单栏，Office 2000的菜单栏比拟特殊，单击菜单栏上的工程通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以翻开全部菜单了。因为在Office 2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在翻开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更便查找了。菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。
工具栏的下面就是Excel比拟特殊的东西了，左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的容，如公式或文字及数据等。在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：左边的错号是"取消"按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是"输入"按钮，就是确定输入栏中的容为当前选定单元格的容了；等号是"编辑公式"按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。
名称框下面灰色的小块儿是"全选按钮"，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。全选按钮右边的A、B、C...是列标，单击列标可以选中相应的列。全选按钮下面的1、2、3...是行标，单击行标可以选中相应的整行。中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格容的地；工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻开工作表查看容用的。
在工作表区的下面，左边的局部用是用来管理工作簿中的工作表，如图1.2所示。我们把一个Excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。Sheet1，Sheet2……等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好似我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。 左边是工作表标签，上面显示的是每个表的名字。单击"Sheet2"，就可以转到表Sheet2中，同样，单击"Sheet3"，"Sheet4"，都可以到相应的表中。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从Sheet2开场显示，单击带竖线的向右箭头，最后一个表的标签就显露了出来；单击向左的箭头，下面的整个向左移动了一个表，单击带竖线的向左的箭头，最左边的b表就又是Sheet1了；而且这样只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表是没有改变的。

图1.2
界面的最下面是状态条。Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态，右边有一个“NUM〞的标记，表示现在的Num lock是翻开的，按一下键盘上的“Num Lock〞键，这个标记就消失了，表示不再是Num Lock状态，按一下“Cap Lock〞键，就显示出CAPS，表示Caps Lock状态是翻开的，再按一下Cap Lock键，它就会消失。
我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如图1.3所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。

图1.3
有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮，如图1.4所示。

图1.4
1.2 输入和编辑数据
1.2.1 选定操作区域
选定操作区域的法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮〔表格左上角的第一个格〕可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。
如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开场的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。
如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。
同样的法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。

图1.5
1.2.2 定位的使用
使用定位通常是批量选择一定围符合一定条件的单元格，尤其是不连续的单元格。如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话，可以使用名称来选择单元格。如果把这一个局部单元格命名为“first〞，然后翻开“定位〞对话框〔可以使用快捷键Ctrl+G〕，可以看到“定位〞列表中就出现了我们命名的单元格。选择刚刚设置的名称，单击“确定〞按钮，可以直接选中命名的单元格。如果要结合定位条件，只需要在选择了区域名称以后单击“定位条件〞按钮设置定位条件就可以了。
1.2.3 复制、移动和删除
复制单元格的法：选中要复制容的单元格，单击工具栏上的“复制〞按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴〞按钮就可以了。
现在的Office 2000为我们提供了一个屡次剪贴板，可以进展12次剪贴操作：在工具栏上单击右键，从翻开的菜单中选择“剪贴板〞，把剪贴板工具栏显示在了界面中。

现在我们把要复制的容一一复制到剪贴板中来。进展复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。
有时我们会对表格或局部单元格的位置进展调整，此时用移动单元格是很便的。选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在适宜的位置松开左键，单元格就移动过来了。
如果单元格要移动的距离比拟长，超过了一屏，这样拖动起来就很不便了，这时我们可以使用剪切的功能：选中要移动的局部，单击工具栏上的“剪切〞按钮，剪切的局部就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴〞按钮，单元格的容就移动过来了。
1.2.4 撤消和恢复
如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消〞按钮，把操作撤消。
如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复〞按钮。
不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否那么“恢复〞就失效了；再就是你可以使用屡次撤消。单击工具栏上的“撤消〞按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。
1.2.5 查找和替换
下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。
有这样一个表，我们要把其中的 “可乐〞替换成“可口可乐〞，这时就用得到查找和替换功能了。翻开“编辑〞菜单，单击“替换〞命令，翻开“替换〞对话框，在上面的“查找容〞文本框中输入“可乐〞，在下面的“替换值〞输入框中输入“可口可乐〞，然后单击“查找下一个〞按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换〞按钮。如果直接单击“全部替换〞按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。

现在我想看看“雪碧〞都在哪些地有，翻开“编辑〞菜单，单击“查找〞项，翻开“查找〞对话框，在文本框中输入“雪碧〞，在下面的下拉列表框中选择“值〞一项，单击“查找下一个〞按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。

1.2.6 在单元格中输入数据
我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比方表头有什么容，标题列是什么容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开场是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。
首先把表头输入进去：单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开场输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。
输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。

按F2键可以直接在当前单元格中输入数据，其效果与双击单元格类似。
如果你不希望双击单元格可以输入数据，可以把这个设置去掉：翻开“工具〞菜单，选择“选项〞命令，翻开“选项〞对话框，单击“编辑〞选项卡，去除“在单元格容直接编辑〞前的复选框，单击“确定〞按钮，这样就不能通过在单元格中双击来编辑单元格容了，按F2也只能在编辑栏中进展编辑了。

有时使用Excel进展一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的容，按回车的作用并不是在单元格中进展分段，在一段的完毕按住Alt键按回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。
1.2.7 其他填充式
用鼠标拖动进展填充时可以向下进展填充，也可以向上、向左、向右进展填充，只要在填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可以了。
除了使用鼠标拖动进展填充外，还可以使用菜单项进展填充：选中要填充的单元格，翻开“编辑〞菜单，单击“填充〞项，从翻开的子菜单中选择填充的向，就可以了。
有时我们需要输入一些等比或等差数列，这时使用填充功能就很便了，在上面输入“1〞，下一个单元格输入“2〞，然后从上到下选中这两个单元格，向下拖动第二个单元格的黑色块进展填充，可以看到所填充出来就是一个等差数列了。
等比数数列的填充需要这样来做：首先在单元格中填入数列开场的数值，然后选中要填充数列的单元格，翻开“编辑〞菜单，单击“填充〞项，选择“序列〞命令，选择“等比数列〞，步长值设置为“2〞，单击“确定〞按钮，就可以在选定的单元格中填入了等比数列。如下列图：

使用菜单项翻开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的向是横向或竖向，也可以填充日期。如果我们要填充的日期的变化不是以日为单位的话，就要用到这里的日期填充来做了；有时我们不知道要填充的东西到底有多少个单元格，比方一个等比数列，我们只知道要填充的开场值和终值，此时我们就可以先选择尽量多的单元格，在“序列〞对话框中设置步长和终值。如下列图：

1.2.8 简单的计算
在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很便。现在我们来看一个表格，把每人每次的购置总额计算出来：选中“总值〞下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5〞，在这里，不用考虑大小写，单击“输入〞按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式。

输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种法各有各的用途：有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开场加一个等号，这样就相当于在开场单击了“编辑公式〞按钮。
现在，单击E5单元格，然后用鼠标拖动边框右下角的小块，向下填充就可以了。
1.2.9 相对引用和绝对引用
随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。
下面讲一下“C4〞、“$C4〞、“C$4〞和“$C$4〞之间的区别。
在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4〞，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的容就变成了50，里面的公式是“=C5〞，将D4向右拖动到E4，E4中的容是60，里面的公式变成了“=D4〞。

现在在D4单元格中输入“=$C4〞，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4〞，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5〞。

如果在D4单元格中输入“=C$4〞，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4〞，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4〞。

如果在D4单元格中输入“=$C$4〞，那么不管你将D4向哪个向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4〞。 原来谁前面带上了“$〞号，在进展拖动时谁就不变。如果都带上了“$〞，在拖动时两个位置都不能变。

1.2.10 名称的使用
命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进展选择，并直接在公式中进展调用。
命名法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下列图：

在编辑栏中直接输入公式“=E5*折扣〞，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列的结果是完全一样的，使用名称对单元风格用是绝对调用。

1.3 添加、删除单元格、行和列
对工作表的构造进展调整，可以插入行、列、单元格。
右键单击左边的行标选中一行，然后从翻开的菜单中选择“插入〞命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了，然后就可以输入数据了。
插入列和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。
还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从翻开的菜单中选择“插入〞命令，翻开“插入〞对话框，选择“活动单元格下移〞，单击“确定〞按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。

有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除〞命令；列那么可以选中列，从右键菜单中选择“删除〞，单元格也是一样，只是会弹出“删除〞对话框，选择“下单元格上移〞，单击“确定〞按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。
1.4 改变列宽和行高
调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如下图的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的容给这一列设置适当的宽度。

这样自动设置，比自己拖动简单多了。
我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能到达准确的效果，下面的法可以准确的设定行高和列宽。
行的高度设置：翻开“格式〞菜单，单击“行〞项，从翻开的子菜单中选择“行高〞，可以翻开“行高〞对话框，设置好行高，按下“确定〞按钮。 选择“格式〞菜单的“行〞子菜单中的“最适合的行高〞命令，其效果和双击行标间的横线一样。

列宽的设置：翻开“格式〞菜单，单击“列〞项，从翻开的子菜单中选择“列宽〞，翻开“列宽〞对话框，在这里输入列宽的数值，单击“确定〞按钮。 选择“格式〞菜单中“列〞子菜单中的“最适合的列宽〞命令，其效果同双击列标中间的竖线效果是一样的。
1.5 设置工作表的格式
1.5.1 单元格的格式设置
格式设置的目的就是使表格更规，看起来更有条理、更清楚。
合并后的单元格还可以分开。翻开“单元格格式〞对话框，单击“对齐〞选项卡，把“合并单元格〞前面的复选框去除，单击“确定〞按钮，单元格就分开了。
我们可以把“进度〞栏中的数字都设置为百分数的形式：选中这些单元格，单击工具栏上的“百分比样式〞按钮，这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。
我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，翻开“格式〞菜单，选择“单元格〞命令，翻开“单元格格式〞对话框，单击“数字〞选项卡，选择“分类〞列表中的“自定义〞，从右边的“类型〞列表中选择“0.00〞，单击“确定〞按钮，数字的样式就设置好了。

我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：单击工具栏上的“货币样式〞按钮，在所有选中的数字前面就都出现了一个“￥〞符号。
1.5.2 数据表的美化
我们如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的，这里先来把边框设置好：选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框〞按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线〞按钮单击，边框就设置好了。

接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色：选中第一行的单元格，单击“填充颜色〞按钮的下拉箭头，选择“宝蓝〞，将单元格的底色设置为宝蓝的颜色。

单击“字体颜色〞按钮的下拉箭头，选择“紫色〞，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。

还可以给工作表设置一个背景：翻开“格式〞菜单，单击“工作表〞项，选择“背景〞命令单击，弹出“工作表背景〞对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入〞按钮，背景就设置好了。
如果你又不想要背景了，就翻开“格式〞菜单中的“工作表〞子菜单，选择其中的“删除背景〞命令就可以了。
不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。
1.5.3 样式的使用和设置
Excel中有很多预先设置好的格式，根本上我们平时使用的格式都可以从这里找到。
我们还可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式，以便调用：先将单元格的格式设置好，然后翻开“格式〞菜单，单击“样式〞命令，翻开“样式〞对话框，对话框中前面有复选框的这些是样式所包含的格式容；我们在对话框的“样式名〞输入框中输入“我的样式〞，单击“添加〞按钮，选定单元格的格式就作为样式保存了起来，单击“取消〞按钮关闭对话框，选择工作表中的另外一个单元格，翻开“样式〞对话框，翻开“样式名〞下拉列表框，从中选择我们新建的样式“我的样式〞，单击“确定〞按钮，样式就应用了过来。

样式建立以后是可以修改的：翻开“样式〞对话框，选择要修改样式，单击“更改〞按钮，可以翻开“单元格格式〞对话框，在这里对样式中的格式进展设置就可以了。
1.5.4 格式的复制和删除
我们前面给单元格设置了很多种的格式，比方字的大小、字体、边框和底纹、数字格式等，这些都是可以复制的，也是可以删除的。
选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的“格式刷〞按钮，然后在要复制到的单元格上单击，鼠标变成时，就可以把格式复制过来了。
选中要删除格式的单元格，翻开“编辑〞菜单，单击“去除〞项，选择子菜单中的“格式〞命令单击，选中的单元格就变成了默认的样子了。
1.5.5 条件格式的设置
条件格式就是根据不同的条件设置格式。
隐藏行和列
有时一个表太长或太宽，我们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以便查看：例如拿列来看，选定要隐藏的列的任意单元格，翻开“格式〞菜单中的“列〞子菜单，单击“隐藏〞命令，就可以把这一列隐藏起来；行的隐藏也是一样的；如果要取消隐藏，只要单击子菜单中的“取消隐藏〞命令就可以了。

1.5.6 拼音的设置
在Excel中可以给中文设置拼音。选中要设置拼音的单元格，翻开“格式〞菜单，单击“拼音信息〞项，从子菜单中选择“编辑〞命令，就可以直接在单元格的上输入文字的拼音了，拼音输入完后，适当调整一下文字之间的距离，把拼音和文字对应起来就可以了。

翻开“格式〞菜单中的“拼音信息〞子菜单，选择“显示或隐藏〞命令单击，可以显示或隐藏单元格的拼音信息。
1.5.7 自动套用格式
“自动套用格式〞可自动识别Excel工作表中的汇总层次以及明细数据的具体情况，然后统一对它们的格式进展修改。Excel一共通过“自动套用格式〞功能向用户提供了简单、经典、会计、彩色、应用和三维格式等6大类、20余种不同的置格式集合，每种格式集合都包括有不同的字体、字号、数字、图案、边框、对齐式、行高、列宽等设置工程，完全可满足我们在各种不同条件下设置工作表格式的要求。
具体来说，利用“自动套用格式〞功能快速格式化Excel工作表的格式，可采用如下步骤：
选定需要套用格式的工作表围〔用户假设不事先选择套用围，那么Excel将自动对整个工作表的格式进展设置〕。
执行“格式〞菜单的“自动套用格式〞命令，翻开“自动套用格式〞对话框。
在参考“例如〞栏所显示格式样式的根底上从“格式〞栏中选择适宜的工作表格式集合。
单击[选项]按钮，然后从弹出的“应用格式种类〞对话框中选择允采用该种格式集合中的那些不同格式工程。
单击[确定]按钮，关闭“自动套用格式〞对话框。
这样，我们就完成了利用“自动套用格式〞快速地为Excel工作表定义格式。当然，自动套用格式之后，我们仍可按照正常法对这些工作表的格式进展修改，应用非常灵活。
另外，用户假设对Excel自动套用的格式不满意，那么可采用下述法将工作表的格式恢复到“自动套用格式〞之前的状态：选择含有要删除自动套用格式的区域，执行“格式〞菜单的“自动套用格式〞命令，从弹出的“自动套用格式〞对话框的“样式〞栏中选择“无〞选项，单击[确定]按钮后，关闭“自动套用格式〞对话框。
1.6 改变字体
选中要改变字体的单元格，然后选择“格式〞菜单，单击“单元格〞项，会显示如下的窗口：

然后选中“字体〞页面，在此配置页面中就可以设置字体了。
也可以在工具栏中直接设置字体格式，主要工具见下列图：

1.7 设置页面属性、预览和打印
1.7.1 打印预览
一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览〞按钮，就可以切换到“打印预览〞窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放〞按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印〞按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭〞按钮那么可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到页面设置功能。
1.7.2 页面设置
选择“文件〞菜单，单击“页面设置〞，可以翻开“页面设置〞对话框，要想解决刚刚的问题有两种方法，一是可以选择一种宽度较大的纸；再就是把纸横过来使用：单击“纸大小〞下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比拟宽的纸型，单击“确定〞按钮，这样就可以了。

可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸横过来打印：翻开“页面设置〞对话框，在“向〞栏中选择“横向〞，将纸设置回来，然后单击“确定〞按钮，整个工作表就都可以打印出来了。 这个表还不是在纸的中间，有些难看，再翻开“页面设置〞对话框，单击“页边距〞选项卡，选中“居中式〞一栏中“水平居中〞和“垂直居中〞前面的复选框，单击“确定〞按钮，表格就居中显示了。

这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求；再就是直接设置打印的比例。
设置打印比例很简单，翻开“页面设置〞对话框，先将纸的向设置回去，然后在“缩放〞一栏的“缩放比例〞输入框中输入80，单击“确定〞按钮，从预览中可以看出来，已经可以全部打印出来了。这是EXCEL 2000提供的新功能，比以前便多了；我们可以让表格根据页边距自动调整：先单击“页边距〞按钮在这个视图中显示出页边距；翻开“页面设置〞对话框，将“缩放〞一栏选择为“调整为1页宽1页高〞，然后单击“确定〞按钮，图中的这个表就变成了紧贴页边距来放置了。

我们也可以通过调整页边距来调整表的位置；在预览视图中拖动这些标记调整页边距，还可以通过改变“页面设置〞对话框中页边距的数值来实现。
给打印出来的工作表设置页眉和页脚:翻开“页面设置〞对话框，单击“页眉/页脚〞选项卡，单击“页眉〞下拉列表框中的下拉箭头，选择这个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉，从预览框中可以看到页眉的效果。

页脚也可以这样来选择，但我们这里还是自定义一个：单击“自定义页脚〞按钮，翻开“页脚〞对话框，可以看到页脚的设置分为左、中、右三个局部，现在光标停留在左边的输入框中，我们输入“万事无忧〞，选中输入的文字，单击“字体〞按钮，翻开“字体〞对话框，把字体设置为隶书，单击“确定〞按钮，回到“页脚〞对话框；单击“右〞输入框，输入“第页，共页〞，然后把光标放到“第〞字的后面，单击“页码〞按钮，在这个地插入当前页码，把光标定位到“共〞字的后面，单击“总页码〞按钮，在这里插入一个总页码，单击“确定〞按钮回到“页面设置〞对话框；单击“确定〞按钮我们就可以看到我们设置的页眉和页脚的效果了。

现在我们看这个表：单击“打印预览〞按钮，可以看到只有第一页中有表的表头，而其它的页中都没有；这样打印出来的表看起来会很不便，我们可以通过给工作表设置一个打印表头来解决这个问题。
由于这个功能不能在预览视图中设置，单击“关闭〞按钮回到正常的编辑视图，翻开“文件〞菜单，选择“页面设置〞命令，翻开“页面设置〞对话框，单击“工作表〞选项卡，单击“顶端标题行〞中的拾取按钮，对话框变成了一个小的输入条，在工作表中选择数据上面的几行作为表头，单击输入框中的返回按钮，回到“页面设置〞对话框，单击“确定〞按钮，现在单击“打印预览〞按钮，所有的页中就都标题了。

1.7.3 设置打印区域
在计算数据时经常会用到一些辅助的单元格，我们把这些单元格作为一个转接点，但是又不好删除，此时可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一局部数据：选择要打印的局部，翻开“文件〞菜单，单击“打印区域〞项，从子菜单中选择“设置打印区域〞命令，在打印时就只能打印这些单元格了，单击“打印预览〞按钮，可以看到打印出来的只有刚刚选择的区域。

单击“关闭〞按钮回到普通视图，选择“文件〞菜单“打印区域〞子菜单中的“取消打印区域〞命令就可以将设置的打印区域取消了。
1.7.4 打印选项
翻开“文件〞菜单，单击“打印〞命令，就可以翻开“打印〞对话框了，第一个用处就是：在这里我们可以设置一次打印几份工作表。 在对话框中的“份数〞栏的“打印份数〞输入框中输入“3〞，单击“确定〞按钮，就可以一次打印三份工作表了。我们还可以设置其它的一些选项，比方，可以设置打印开场和完毕的页码，在“围〞一栏中选择“页〞项，然后在后面填上开场和完毕的页码就可以了；再就是可以设置打印时是打印选定的工作表还是整个工作簿或者是选定的区域。

另外的一个用处：单击“取消〞按钮回到编辑状态，选中全部的工作表，然后选中当前编辑的工作表的一局部，翻开“打印〞对话框，选择“打印〞为“选定区域〞，然后单击“预览〞按钮，可以看到打印的是所有工作表中当前选择的局部。

2 Excel的自定义功能
与Word相比，Excel提供的自定义选项较少，但用户仍可以自如地操作程序运作的式及其在屏幕上的样式，或更重要的是，在新的工作簿中，用户可以轻松享用它自动添加的信息、格式以及各种特殊的功能。
2.1 启动选项
如果经常用到一个或多个工作簿，那么，当启动程序时就可以用Excel直接翻开它们，只需把工作簿的快捷式〔或者工作簿本身〕添加到XL Start 文件夹中〔使用“开场〞―＞“搜索〞－＞“文件或文件夹〞来找到它〕即可。
如果其他的文件夹更加适宜，或是要在网络中自动翻开储存好的工作表，就将其完整的路径输入到“启动时翻开此项中的所有文件〞框中，以进展定位。这个位置位于“工具〞－＞“选项〞对话框中的“常规〞选项卡里。每次启动时Excel就会同时翻开位于用户指定的文件夹以及XL　Start文件夹中的文档。这个文件夹可以放置共享的工作簿，这样每个使用者就不再需要一个单独的副本。
可以将工作区文件放置在启动文件夹中，这亲就能同时翻开上次使用过的一组工作簿〔关于工作区文件的详细容将会在第24章中进展介绍〕。要确定在启动文件夹中只放置工作区文件，而不要再放置工作簿的快捷式。
储存在启动文件夹中的Excell模板显示在“文件〞－＞“新建〞对话框里的“常用〞选项卡中，与Templates文件夹中的模板放置在一起。

2.2 设置Excel选项
正如Word一样，Excel的“工具〞－＞“选项〞对话框是配置程序的主要控制面板。如下图：

“选项〞对话框中的设置分别放置在13个选项卡中。稍后我们会介绍其中的一些选项，其他的的与在Word 中的对应项功能一样，但仍有一些问题值得注意。
“常规〞选项卡提供了多种影响整个程序操作的设置：
建议将“使用的工作列表〞设置为最大值9。这样就可以用快捷菜单项选择项再次快速翻开文件，而不用再借助“翻开〞对话框。
可以把放置在每个新建工作簿中的空白工作表的数量设置为最大值255。然而设想一下，如果将其设置为1〔对于多用途，一个工作表就足够了〕，这样就能够节省存和磁盘空间，用户也能在需要时随时添加更多的工作表。
这里指定的“用户名〞也会应用于其他的Office应用程序。

“1－2－3的帮助〞选项卡中的设置主要是为使用户能在Lotus 1-2-3和Excel之间轻松转换而设计的。然而自从Excel赢得了电子表格软件的统治地位以后，使用这些选项的人就将越来越少了。但是如果要与其他使用Excel早期版本或者不同程序的人共享文件，“将Excel文件保存为〞的设置就会非常有用。
2.3 自定义屏幕
在“工具〞－＞“选项〞对话框中，“视图〞选项卡里的绝大局部控件都是用来自定义Excel显示式的。这其中绝大多数设置都不用解释，只有少量需要介绍一下：
要控制在屏幕上显示哪些Excel用户界面的元素，可以使用“显示〞和“窗口选项〞中的设置。不管翻开的是哪一个窗口，4个“显示〞选项都应用于整个Excel。而“窗口选项〞中的设置只应用于当前的工作表或制图表，或者当前的工作簿。
选择“自动分页符〞，会显示由点组成的横线，意味着打印时当前页面会从这里分开，　管用户是否已经改变了Excel自动设置的分布符。这不影响分页符在“分页符预览模式〞中的显示〔详细容请参见第25章〕。
如果选择了“零值〞，每个包括零值的单元格中就会出现一个0。否那么，即便