高等教育AIS应用账务处理.pptx
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1、第一节 总账管理系统一、总账管理系统概述总账管理系统概述(一)总账系统的主要功能(一)总账系统的主要功能 P70-71 凭证管理、账簿管理、辅助核算、凭证管理、账簿管理、辅助核算、月末处理月末处理(二)总账系统与其他系统的数据关系(二)总账系统与其他系统的数据关系 P72 图图4-1(三)总账系统的应用流程(三)总账系统的应用流程 P73 图图4-2第一节 总账管理系统二、初始化工作二、初始化工作1、选项设置(系统参数设置决定企业的应用、选项设置(系统参数设置决定企业的应用模式和流程)模式和流程)2、录入期初余额、录入期初余额总账系统的选项总账系统的选项总账系统选项设置总账系统选项设置凭证页签
2、凭证页签账簿页签账簿页签凭证打印凭证打印预算控制预算控制权限页签权限页签会计日历页签会计日历页签其他页签其他页签P74-76总账期初余额录入总账期初余额录入总账系统期初余额录入总账系统期初余额录入(1)准备期初数据)准备期初数据年初建账(上年末余额)年初建账(上年末余额)年中建账(上一会计期期末余额年中建账(上一会计期期末余额+本年累计发生额)本年累计发生额)(2)基本数据录入)基本数据录入录入最末级科目的发生额和余额,非末级科目数据录入最末级科目的发生额和余额,非末级科目数据自动汇总自动汇总录入辅助账期初余额,自动带回总账录入辅助账期初余额,自动带回总账(2)试算平衡)试算平衡 试算不平衡,
3、不能记账;试算不平衡,不能记账;第一节第一节 总账管理系统总账管理系统三、日常业务处理三、日常业务处理(一)凭证管理(一)凭证管理1、填制凭证、填制凭证-新增凭证新增凭证 填写凭证的内容:类别、编号、日填写凭证的内容:类别、编号、日期、附单据数、摘要、会计科目、辅期、附单据数、摘要、会计科目、辅助核算信息、金额;助核算信息、金额;保存凭证保存凭证(一)凭证管理(一)凭证管理2、凭证复核、凭证复核(1)出纳签字:对涉及现金、银行存款的凭)出纳签字:对涉及现金、银行存款的凭证进行核对证进行核对(2)主管签字:取决于系统参数的设置)主管签字:取决于系统参数的设置(3)审核凭证)审核凭证具有审核权的操
4、作员对制单员填制的凭证具有审核权的操作员对制单员填制的凭证进行合法性检查进行合法性检查 任何操作员不能审核自己填制的凭证任何操作员不能审核自己填制的凭证 审核员不能直接修改错误凭证,交制单审核员不能直接修改错误凭证,交制单员修改后再重新审核员修改后再重新审核(一)凭证管理(一)凭证管理3、凭证记账、凭证记账记账原理:记账原理:从系统内部对数据的处理过程看,记账实从系统内部对数据的处理过程看,记账实际是会计数据在不同数据库文件之间的传际是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总。通过记账,形成账务系统基础递与汇总。通过记账,形成账务系统基础数据。数据。如果期初余额试算不平或上月未结账,则本如果期
5、初余额试算不平或上月未结账,则本月不能记账月不能记账记账没有次数限制记账没有次数限制(一)凭证管理(一)凭证管理4、修改凭证:、修改凭证:无痕迹修改:未记账凭证无痕迹修改:未记账凭证 未审核签字,制未审核签字,制单人直接修改;已审核签字,先由审核人单人直接修改;已审核签字,先由审核人取消审核签字,制单人修改取消审核签字,制单人修改有痕迹修改:已记账凭证有痕迹修改:已记账凭证-红字冲、蓝字补记红字冲、蓝字补记5、作废与恢复凭证、作废与恢复凭证6、冲销凭证:针对已记账凭证,冲销即生成、冲销凭证:针对已记账凭证,冲销即生成与原凭证相同的红字凭证与原凭证相同的红字凭证(二)出纳管理(二)出纳管理1、出
6、纳签字、出纳签字2、日记账及资金日报表查询、日记账及资金日报表查询3、支票登记簿、支票登记簿4、银行对账、银行对账自动对账:一对一自动对账:一对一手工对账:一对多、多对一、多对多手工对账:一对多、多对一、多对多对账依据:结算方式对账依据:结算方式+结算号结算号+方向方向+金额金额四、账簿查询四、账簿查询(一)基本账簿查询(一)基本账簿查询 总账、发生额余额表、明细账、序时账、日总账、发生额余额表、明细账、序时账、日记账、多栏账记账、多栏账(二)辅助核算账簿查询(二)辅助核算账簿查询 个人核算、部门核算、项目核算、客户核算、个人核算、部门核算、项目核算、客户核算、供应商核算供应商核算五、总账系统
7、期末处理五、总账系统期末处理(一)自动转账(一)自动转账 外部转账(从其他子系统转入总账),内部转外部转账(从其他子系统转入总账),内部转账(总账内部)账(总账内部)1、定义转帐凭证定义转帐凭证 定义规则:自动转帐序号(代码)、摘要、科目定义规则:自动转帐序号(代码)、摘要、科目编码、辅助项目,借贷方向、编码、辅助项目,借贷方向、金额公式金额公式2、生成自定义转账凭证、生成自定义转账凭证 进入自动转账凭证设置主窗口,进入自动转账凭证设置主窗口,选择自动转账选择自动转账条目,条目,确认(生成凭证),通过审核、记账,完确认(生成凭证),通过审核、记账,完成结转工作。成结转工作。五、总账系统期末处理
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