高等教育AIS应用账务处理.pptx

第一节 总账管理系统一、总账管理系统概述总账管理系统概述（一）总账系统的主要功能（一）总账系统的主要功能 P70-71 凭证管理、账簿管理、辅助核算、凭证管理、账簿管理、辅助核算、月末处理月末处理（二）总账系统与其他系统的数据关系（二）总账系统与其他系统的数据关系 P72 图图4-1（三）总账系统的应用流程（三）总账系统的应用流程 P73 图图4-2第一节 总账管理系统二、初始化工作二、初始化工作1、选项设置（系统参数设置决定企业的应用、选项设置（系统参数设置决定企业的应用模式和流程）模式和流程）2、录入期初余额、录入期初余额总账系统的选项总账系统的选项总账系统选项设置总账系统选项设置凭证页签凭证页签账簿页签账簿页签凭证打印凭证打印预算控制预算控制权限页签权限页签会计日历页签会计日历页签其他页签其他页签P74-76总账期初余额录入总账期初余额录入总账系统期初余额录入总账系统期初余额录入（1）准备期初数据）准备期初数据年初建账（上年末余额）年初建账（上年末余额）年中建账（上一会计期期末余额年中建账（上一会计期期末余额+本年累计发生额）本年累计发生额）（2）基本数据录入）基本数据录入录入最末级科目的发生额和余额，非末级科目数据录入最末级科目的发生额和余额，非末级科目数据自动汇总自动汇总录入辅助账期初余额，自动带回总账录入辅助账期初余额，自动带回总账（2）试算平衡）试算平衡 试算不平衡，不能记账；试算不平衡，不能记账；第一节第一节 总账管理系统总账管理系统三、日常业务处理三、日常业务处理（一）凭证管理（一）凭证管理1、填制凭证、填制凭证-新增凭证新增凭证 填写凭证的内容：类别、编号、日填写凭证的内容：类别、编号、日期、附单据数、摘要、会计科目、辅期、附单据数、摘要、会计科目、辅助核算信息、金额；助核算信息、金额；保存凭证保存凭证（一）凭证管理（一）凭证管理2、凭证复核、凭证复核（1）出纳签字：对涉及现金、银行存款的凭）出纳签字：对涉及现金、银行存款的凭证进行核对证进行核对（2）主管签字：取决于系统参数的设置）主管签字：取决于系统参数的设置（3）审核凭证）审核凭证具有审核权的操作员对制单员填制的凭证具有审核权的操作员对制单员填制的凭证进行合法性检查进行合法性检查 任何操作员不能审核自己填制的凭证任何操作员不能审核自己填制的凭证 审核员不能直接修改错误凭证，交制单审核员不能直接修改错误凭证，交制单员修改后再重新审核员修改后再重新审核（一）凭证管理（一）凭证管理3、凭证记账、凭证记账记账原理：记账原理：从系统内部对数据的处理过程看，记账实从系统内部对数据的处理过程看，记账实际是会计数据在不同数据库文件之间的传际是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总。通过记账，形成账务系统基础递与汇总。通过记账，形成账务系统基础数据。数据。如果期初余额试算不平或上月未结账，则本如果期初余额试算不平或上月未结账，则本月不能记账月不能记账记账没有次数限制记账没有次数限制（一）凭证管理（一）凭证管理4、修改凭证：、修改凭证：无痕迹修改：未记账凭证无痕迹修改：未记账凭证 未审核签字，制未审核签字，制单人直接修改；已审核签字，先由审核人单人直接修改；已审核签字，先由审核人取消审核签字，制单人修改取消审核签字，制单人修改有痕迹修改：已记账凭证有痕迹修改：已记账凭证-红字冲、蓝字补记红字冲、蓝字补记5、作废与恢复凭证、作废与恢复凭证6、冲销凭证：针对已记账凭证，冲销即生成、冲销凭证：针对已记账凭证，冲销即生成与原凭证相同的红字凭证与原凭证相同的红字凭证（二）出纳管理（二）出纳管理1、出纳签字、出纳签字2、日记账及资金日报表查询、日记账及资金日报表查询3、支票登记簿、支票登记簿4、银行对账、银行对账自动对账：一对一自动对账：一对一手工对账：一对多、多对一、多对多手工对账：一对多、多对一、多对多对账依据：结算方式对账依据：结算方式+结算号结算号+方向方向+金额金额四、账簿查询四、账簿查询（一）基本账簿查询（一）基本账簿查询 总账、发生额余额表、明细账、序时账、日总账、发生额余额表、明细账、序时账、日记账、多栏账记账、多栏账（二）辅助核算账簿查询（二）辅助核算账簿查询 个人核算、部门核算、项目核算、客户核算、个人核算、部门核算、项目核算、客户核算、供应商核算供应商核算五、总账系统期末处理五、总账系统期末处理（一）自动转账（一）自动转账 外部转账（从其他子系统转入总账），内部转外部转账（从其他子系统转入总账），内部转账（总账内部）账（总账内部）1、定义转帐凭证定义转帐凭证 定义规则：自动转帐序号（代码）、摘要、科目定义规则：自动转帐序号（代码）、摘要、科目编码、辅助项目，借贷方向、编码、辅助项目，借贷方向、金额公式金额公式2、生成自定义转账凭证、生成自定义转账凭证 进入自动转账凭证设置主窗口，进入自动转账凭证设置主窗口，选择自动转账选择自动转账条目，条目，确认（生成凭证），通过审核、记账，完确认（生成凭证），通过审核、记账，完成结转工作。成结转工作。五、总账系统期末处理五、总账系统期末处理（二）对账和试算平衡（二）对账和试算平衡 对账一般在结帐前进行。一月至少一次，对账一般在结帐前进行。一月至少一次，应该经常使用对账和试算平衡功能。应该经常使用对账和试算平衡功能。（三）结账（三）结账 终止本期的账务处理工作终止本期的账务处理工作 结账的前提：结账的前提：P87 结账步骤：结账向导结账步骤：结账向导 反结账反结账第二节第二节 会计报表系统会计报表系统一、会计报表子系统概述一、会计报表子系统概述（一）会计报表子系统的主要功能（一）会计报表子系统的主要功能P123-124 格式设计、数据处理、图表处理等格式设计、数据处理、图表处理等一、会计报表子系统概述一、会计报表子系统概述（二）会计报表的主要概念（二）会计报表的主要概念 P124-1261、格式状态和数据状态、格式状态和数据状态2、单元、组合单元、区域、单元、组合单元、区域3、表页、表页4、二维表和三维表、二维表和三维表5、固定区和可变区、固定区和可变区6、关键字、关键字一、会计报表子系统概述一、会计报表子系统概述（三）制作会计报表的流程（三）制作会计报表的流程 P1271、选择账套和会计年度，建立空白报表、选择账套和会计年度，建立空白报表2、在格式状态下，设计报表的格式、在格式状态下，设计报表的格式3、在格式状态下，定义单元公式、在格式状态下，定义单元公式4、在数据状态下，录入关键字的值，处理、在数据状态下，录入关键字的值，处理报表数据报表数据5、选取报表数据，制作图表、选取报表数据，制作图表6、打印报表、打印报表7、保存退出、保存退出会计报表样表会计报表样表资产负债表损益表现金流量表会计报表模板.xls二、报表格式设计二、报表格式设计（一）固定表或可变表设计步骤（一）固定表或可变表设计步骤1、设置表尺寸：行和列、设置表尺寸：行和列2、定义表头和关键字：输入表的标题、单位名称、定义表头和关键字：输入表的标题、单位名称、日期日期3、制作表体：输入各栏内容、定义行高列宽、制作表体：输入各栏内容、定义行高列宽4、画表格线、画表格线5、设置单元属性：数值、设置单元属性：数值6、定义公式：函数向导、定义公式：函数向导7、制作表尾：输入财务主管、报送日期等、制作表尾：输入财务主管、报送日期等8、数据处理：输入未定义公式的数据、数据处理：输入未定义公式的数据二、报表格式设计二、报表格式设计（二）快捷报表格式设计（二）快捷报表格式设计1、套用格式、套用格式 11种套用格式种套用格式2、报表模板、报表模板 16个行业，个行业，70多张标准财务报表多张标准财务报表三、报表公式定义与计算三、报表公式定义与计算（一）单元公式（一）单元公式 直接定义在报表单元中的计算公式，描述各直接定义在报表单元中的计算公式，描述各单元之间运算关系的表达式。单元之间运算关系的表达式。单元公式书写规则：目标区域单元公式书写规则：目标区域=算术表达式算术表达式 单元公式的定义方法：在格式状态，选中目单元公式的定义方法：在格式状态，选中目标单元，输入标单元，输入“=公式公式”单元公式的计算：进入数据状态，重新计算单元公式的计算：进入数据状态，重新计算三、报表公式定义与计算三、报表公式定义与计算单元公式单元公式“=报表函数报表函数”1、账务函数：采集账务处理系统的数据、账务函数：采集账务处理系统的数据2、统计函数：统计报表数据、统计函数：统计报表数据3、本表他页取数函数：从同一报表文件的其、本表他页取数函数：从同一报表文件的其 他表页采集数据他表页采集数据4、其他报表取数、其他报表取数三、报表公式定义与计算三、报表公式定义与计算（二）审核公式（二）审核公式利用报表数据之间的勾稽关系对报表编制利用报表数据之间的勾稽关系对报表编制的正确性进行检查的正确性进行检查三、报表公式定义与计算三、报表公式定义与计算（三）舍位平衡公式（三）舍位平衡公式报表数据经过舍位后，重新调整平衡关系报表数据经过舍位后，重新调整平衡关系的公式的公式四、报表管理四、报表管理（一）表页管理（一）表页管理1、表行和表列：插入、追加、交换、删除、表行和表列：插入、追加、交换、删除2、表页：增加、交换、删除、表页：增加、交换、删除（二）数据管理（二）数据管理1、数据透视、数据透视2、数据汇总、数据汇总五、图表功能五、图表功能（一）图表建立（一）图表建立（二）图表对象编辑（二）图表对象编辑标题、字体、图表格式、定义数据组标题、字体、图表格式、定义数据组（二）图表窗口（二）图表窗口显示、打开、多图表、删除、关闭显示、打开、多图表、删除、关闭本章练习思考题（一）思考题（一）思考题1、系统管理要做哪些工作？、系统管理要做哪些工作？2、新用户如何启用系统？、新用户如何启用系统？3、基础设置包括哪些内容？、基础设置包括哪些内容？4、简述总账子系统得主要功能？、简述总账子系统得主要功能？5、说明总账子系统与其他子系统的关系？、说明总账子系统与其他子系统的关系？6、简述总账子系统的处理流程？、简述总账子系统的处理流程？7、简述会计报表子系统得主要功能？、简述会计报表子系统得主要功能？8、说明编制会计报表的工作流程？、说明编制会计报表的工作流程？本章练习思考题（二）练习题（二）练习题1、建立一个新帐套、建立一个新帐套2、设置用户并赋予相应权限、设置用户并赋予相应权限3、设置帐套的基础数据，处理一套账。、设置帐套的基础数据，处理一套账。4、如何修改错误凭证？、如何修改错误凭证？5、练习资产负债表的编制、练习资产负债表的编制6、练习损益表的编制、练习损益表的编制