excel表格的基本操作实用技巧大全样本.doc
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1、Excel表格实用技巧大全1、让数据显示不同颜色 让数据显示不同颜色:选中某一列(总分)列开始样式条件格式在弹出列表中选取突出显示单元格规则选取相应条件设立数值选取填充颜色;取消设立规则:选取数据有效性清除规则。在学生成绩分析表中,如果想让总分不不大于等于500分分数以蓝色显示,不大于500分分数以红色显示。操作环节如下:一方面,选中总分所在列,执行“格式条件格式”,在弹出“条件格式”对话框中,将第一种框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“不不大于或等于”,然后在第三个框中输入500,单击格式按钮,在“单元格格式”对话框中,将“字体”颜色设立为蓝色,然后再单击添加按钮,并以同样办法设立不大于
2、500,字体设立为红色,最后单击拟定按钮。 这时候,只要你总分不不大于或等于500分,就会以蓝色数字显示,否则以红色显示。 2、将成绩合理排序 将成绩合理排序:选取数据列数据排序重要核心字添加条件次要核心字顺序列可选取自定义序列 自定义排序列表:excel选项惯用编辑自定义列表输入序列中输入自定义序列添加拟定3、分数排行:如果需要将学生成绩按着学生总分进行从高到低排序,当遇到总分同样则按姓氏排序。操作环节如下:先选中所有数据列,选取“数据排序”,然后在弹出“排序”窗口“重要核心字”下拉列表中选取“总分”,并选中“递减”单选框,在“次要核心字” 下拉列表中选取“姓名”,最后单击拟定按钮 4、控制
3、数据类型 控制数据类型:选取特定单元格数据数据有效性设立容许下拉选取在输入工作表时候,需要在单元格中只输入整数而不能输入小数,或者只能输入日期型数据。幸好Excel 具备自动判断、即时分析并弹出警告功能。先选取某些特定单元格,然后选取“数据有效性”,在“数据有效性”对话框中,选取“设立”选项卡,然后在“容许”框中选取特定数据类型,固然还要给这个类型加上某些特定规定,如整数必要是介于某一数之间等等。此外你可以选取“出错警告”选项卡,设立输入类型出错后以什么方式浮现警告提示信息。如果不设立就会以默认方式打开警告窗口。怎么样,当前处处有提示了吧,当你输入信息类型错误或者不符合某些规定期就会警告了。5
4、、如何在已有单元格中批量加入一段固定字符? 在已有单元格前面批量加入一段固定字符:在需要加入数据列(A列)后右键插入一列(B列)在B2单元格输入:=需要加入字符(如13)+&+A1后回车,即:=13& A2回车,最后填充B列其她单元格。在已有单元格背面批量加入一段固定字符:=A2&13回车。 6、如何设立文献下拉窗口最下面近来运营文献名个数? 设立文献下拉窗口最下面近来运营文献名个数:打开“工具”“excel选项”“高档”“显示”在“近来使用文献清单”下面文献个数输入框中变化文献数目即可。7、在EXCEL中输入如“-”、“-”之类格式后它即变成月日,月日等日期形式,怎么办? EXCEL中输入如
5、“-”、“-”之类格式后即变成月日,月日:开始单元格格式设立单元格格式将数字标签下分类选为文本拟定。8、在EXCEL中如何使它象WORD同样自动定期保存文献? EXCEL中自动定期保存文献: 工具excel选项保存自动保存恢复信息时间间隔修改时间。 9、用Excel做多页表格时,如何像Word表格那样做一种标题,即每页第一行(或几行)是同样。但是不是用页眉来完毕? 在EXCEL文献菜单页面设立工作表打印标题;可进行顶端或左端标题设立,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范畴即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定某些作为表头。 10、在Excel中如何设立加权平均? 加权平均在财务核算和
6、记录工作中经惯用到,并不是一项很复杂计算,核心是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出单位平均值,而不是简朴将各个单位值(如单价)平均后得到那个单位值。在Excel中可设立公式解决(其实就是一种除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应各个数量之和,它成果就是这些量值加权平均值。11、如果在一种Excel文献中具有各种工作表,如何将各种工作表一次设立成同样页眉和页脚?如何才干一次打印各种工作表? 一次操作各种工作表:鼠标移到工作表名称(sheet1、sheet2)处右键在弹出菜单中选取“选取所有工作表”即可。12、修改工作表保持序号列不变:在序号列和背面数据列之间插入一列,为了
7、美观可以将此新插入空白列隐藏。 隐藏列:(1)选中隐藏列右键选取隐藏;(2)选中隐藏列开始单元格格式选取隐藏和取消隐藏。取消隐藏列:(1)选中隐藏列相邻两列右键选取取消隐藏;(2)将鼠标移动到隐藏列相邻两列分界线右侧,当鼠标变成了一种可移动图标时,拖动鼠标向右即可;(3)选中整个工作表开始单元格格式选取隐藏和取消隐藏。即取消所有隐藏列、行。13、工资表中每个人工资条都打印显示条头:(1)页面布局打印标题选取顶端标题行页面布局分页符每行都插入分页符;(2)复制第一行工资细目数据,从工资表最后一条数据之后任一行粘贴,并使用填充柄拖动复制和工资表数据相似行在工资表第一列前插入两列第一列使用填充柄输入
8、序号,从1始终拉到N(N基本上只要不不大于工资表中数据两倍即可),重要用来打印工资条后下次重新做工资时恢复表格顺序第二列从第二行开始,依次输入1、3、5、7,然后选中这四个单元格,使用填充柄填充至员工数据结束位置在下方工资细目数据区,从第一行依次输入2、4、6、8,然后选中这四个单元格,使用填充柄填充至结束“数据”“筛选”“自动筛选”命令单击B列下拉按钮,在弹出下拉菜单中选取“升序排列”,工资条已做好,打印时将插入两列隐藏,个月需要使用这张工资表格重新计算工资时,只需要将隐藏A、B两列取消隐藏,使用“自动筛选”,然后按照A列“升序排列”即可还原本来顺序;(3)在工资细目右侧两列中,交叉输入任意
9、数字选中交叉四个单元格,双击右下角“填充柄”,使这种格式始终填充至工资表结束行执行“开始”“查找和选取”“定位条件”“空值”“拟定”“开始”“插入”“插入工作表行” 复制表头工资细目数据,选中工资表A列数据区域,执行“开始”“查找和选取”“定位条件”“空值”“拟定”“开始”“粘贴”。14、在xcel中小数点无法输入,按小数点,显示却是逗号,无论如何设立选项都无济于事,该怎么办?xcel中小数点无法输入,按小数点,显示却是逗号:设立控制面板区域和语言选项数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“,”)按“拟定”按钮结束。15、如何迅速选用特定区域?Excel中迅速选用特定区域:按F5浮现定位窗口
10、引用位置处输入需要选用区域,如:A2:B。16、如何迅速返回选中区域? 按Ctr+BacksPae(即退格键)。17、如何迅速定位到单元格? 迅速定位到单元格:(1)按F5键,浮现“定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到单元格地址,单击“拟定”按钮即可。(2)单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。18、“Ctrl*”特殊功用 “Ctrlshift+*”特殊功用:通过选定表格中某个单元格,然后按下 “Ctrlshift+*”组合 键可选定整个表格。19、如何在不同单元格中迅速输入同一数内容? 在不同单元格中迅速输入同一数内容:选定单元格区域输入值按 Ctrl Ener键。20、只记得函数名
11、称,但记不清函数参数了,怎么办? 记得函数名称,但记不清函数参数:在编辑栏中输入一种等号其后接函数名按 Ctr A键。21、如何把选定一种或各种单元格拖放至新位置? 把选定一种或各种单元格拖放至新位置:选定单元格按下Shift键移动鼠标指针至单元格边沿,直至浮现拖放指针箭头(空心箭头)按住鼠标左键进行拖放操作。22、如何让屏幕上工作空间变大?让屏幕上工作空间变大:(1)视图全屏显示;(2)将不用工具栏隐藏。23、如何使用快显菜单?快显菜单中涉及了某些操作中最惯用命令,运用它们可以大大提高操作效率。一方面选定一种区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,依照操作需要选取不同命令。24、如何防止Ex
12、cel自动打开太多文献? 当Excel启动时,它会自动打开Xlstart目录下所有文献。当该目录下文献过多时,Excel加载太多文献不但费时并且尚有也许出错。解决办法是将不该位于Xlstart目录下文献移走。此外,还要防止EXcel打开替补启动目录下文献:选取“工具”“选项”“普通”,将“替补启动目录”一栏中所有内容删除。 25、输入大量数据时自动插入小数点:(1)excel选项高档勾选自动插入小数点勾选框修改位数,位数为正数表达减小相应倍数,位数为负表达增大相应倍数(此办法合用于整个工作表);(2)在工作表空白处任意单元格输入100(解决数据所需数据)复制该单元格选取需要解决数据右键选取性粘
13、贴运算条目下选取适当运算,该办法合用于选定特定区域。26、如何去掉网格线?去掉网格线:视图网格线取消勾选。除去打印时未定义表格线:页面布局网格线取消勾选。27、如何迅速格式化报表? 为了制作出美观报表,需要对报表进行格式化。有快捷办法,即自动套用Excel预设表格样式。办法是: 选定操作区域,选用“格式”菜单中“自动套用格式”命令,在格式列表框中选用一款你满意格式样式,按“拟定”按钮即可。要注意是,格式列表框下面有涉及“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项,若某项前面“x”不浮现,则在套用表格样式时就不会用该项。 28、如何迅速地复制单元格格式? 要将某一格式化操作复制到另一
14、某些数据上,可使用“格式刷”按钮。选取具有所需源格式单元格,单击工具条上“格式刷”按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化单元格即可将格式拷贝过去。 29、如何为表格添加斜线?为表格添加斜线:(1)一条斜线表头:选中一单元格,输入字段1ALT+ENTER输入字段2在字段1前面通过空格键使数据靠右右键设立单元格格式边框选取斜线表头;或者插入直线;(2)双斜线表头:和两栏斜线表头第一步类似,输入三个字段、换行并加适量空格【插入】-【形状】-【直线】,自单元格左上角画出两条分隔线就完毕了三栏斜线表头制作;30、如何迅速地将数字作为文本输入?迅速地将数字作为文本输入:在输入数字前加一种单引号“
15、”,可以强制地将数字作为文本输入。31、在Excel中自定义函数:自定义一种计算梯形面积函数: 开发工具Visual Basic插入模块插入一种新模块模块1 在代码窗口”中输入如下代码: FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction 关闭窗口,自定义函数完毕。 后来可以像使用内置函数同样使用自定义函数,提示:用上面办法自定义函数普通只能在相应工作簿中使用。 32、如何在一种与自定义函数驻留工作簿不同工作簿内工作表公式中调用自定义 函数? 可在包括自定义函数工作薄打开前提下,采用链接办法(也就是在调用函数时加上该函数所在工作簿名)。假设上例中自定义函数Zm所在工作
16、薄为MYUDF.XLS,现要在另一不同工作簿中工作表公式中调用Zm函数,应一方面保证MYUDF.XLS被打开,然后使用下述链接办法: =MYUDF.XLS! ZM(b2) 33、如何迅速输入数据序列?自定义序列:EXCEL选项惯用编辑自定义列表输入序列中输入自定义新序列,注旨在新序列各项之间要输入半角符号逗号加以分隔列表添加拟定 。34、使用鼠标右键拖动单元格填充柄 使用鼠标右键拖动单元格填充柄:在某单元格内输入数据,按住鼠标右键沿着要填充序列方向拖动填充柄,将会浮现包括下列各项菜单:复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充;序列此时,可以
17、依照需要选取一种填充方式。35将工作表中已有某个序列定义成自动填充序列以备后用:选定包括序列项单元格区域, EXCEL选项惯用编辑自定义列表点击“导入”按钮将选定区域序列项添加至“自定义序列”对话框,按“拟定”按钮返回工作表。36、已有序列项中具有许多重复项,解决使其没有重复项,以便使用“导入”办法迅速创立所需自定义序列:选定单元格区域,选取“数据”“筛选”“高档筛选”,选定“选取不重复记录”选项,按“拟定”按钮即可。 37、对工作簿进行加密:office按钮准备加密文档输入密码;或者使用加密软件。工作簿(表)被保护之后,还可对工作表中某些单元格区域重要数据进行保护,起到双重保护功能:选定需保
18、护单元格区域,“开始”“单元格” “格式”选用“锁定单元格”“开始”“单元格” “格式” “保护工作表”,依照提示两次输入口令后退出。 38、如何使单元格中颜色和底纹不打印出来? 对加了颜色和底纹单元格,在打印时不显示出底纹:页面布局打印标题工作表勾选单色打印。39、建立分类下拉列表填充项建立分类下拉列表填充项:选中需要设立分类下拉列(如A列)数据数据有效性设立容许下拉选取序列来源手动输入,各元素之间用英文逗号分开,或者点击右侧按钮选取拟定;选取某列(如B列)数据数据有效性设立容许下拉选取序列来源处输入:=indirect(A1)拟定选中A列任意单元格(如A4), 单击右侧下拉按钮,选取相应类
19、别填入单元格中选中该单元格相应B列单元格(如B4),单击下拉按钮,即可从相应类别列表中选取需要名称填入该单元格中。 4O、建立“惯用文档”新菜单在菜单栏上新建一种“惯用文档”菜单,将惯用工作簿文档添加到其中,以便随时调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签中,选中“类别”下“新菜单”项,再将“命令”下面“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单“命名”框中输入一种名称(如“惯用文档”)。 2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(惯用文档)中,并仿照上面操作对它
20、进行命名(如“工资表”等),建立第一种工作簿文档列表名称。重复上面操作,多添加几种文档列表名称。 3.选中“惯用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出快捷菜单中,选“分派超链接打开”选项,打开“分派超链接”对话框。通过按“查找范畴”右侧下拉按钮,定位到相应工作簿(如“工资.xls”等)文献夹,并选中该工作簿文档。重复上面操作,将菜单项和与它相应工作簿文档超链接起来。 4.后来需要打开“惯用文档”菜单中某个工作簿文档时,只要展开“惯用文档”菜单,单击其中相应选项即可。 提示:尽管咱们将“超链接”选项拖到了“惯用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“惯用”工
21、具栏上“插入超链接”按钮功能。41、在编辑专业表格时,经常需要输入某些特殊专业符号,为了以便输入,可以制作一种属于自己“专业符号”工具栏。 (1)视图宏录制新宏,输入宏名,如:符号1,并将宏保存在“个人宏工作簿”中拟定,开始录制,选中宏使用相对引用将需要特殊符号输入到某个单元格中单击宏停止录制,完毕宏录制。(2)打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称“专业符号”,拟定后,即在工作区中浮现一种工具条。切换到“命令”标签中,选中“类别”下面“宏”,将“命令”下面“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。 (3)选
22、中其中一种“自定义按钮”,仿照第2个秘技第1点对它们进行命名。 (4)右击某个命名后按钮,在随后弹出快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选中相应宏(如fuhao1等),拟定退出。 重复此步操作,将按钮与相应宏链接起来。 (5)关闭“自定义”对话框,后来可以像使用普通工具栏同样,使用“专业符号”工具栏,向单元格中迅速输入专业符号了。 42、用“视面管理器”保存各种打印页面 用“视面管理器”保存各种打印页面:(1)打开需要打印工作表,选中不需要打印行(或列)右击鼠标隐藏,将不需要打印行(或列)隐藏起来; (2)视图自定义视图,打开“视面管理器单击“添加”按钮,弹出“添加视面”对话框
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