信息化下的企业档案管理改革思考.docx
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1、信息化下的企业档案管理改革思考摘要当今社会已经全面进入信息化时代,企业面临的 境况日益复杂,挑战与机遇并存,企业的经营决策需要加强 对信息的利用,做好信息的加工与处理工作。企业档案是企 业经营开展和日常管理的真实记录,是非常重要的信息资源。 在企业的开展中,不仅具有重要的参考作用,还具有重要的 凭证价值。因此,信息化时代,企业要加强档案管理信息化 建设,进一步提高档案管理效率,切实发挥档案信息资源的 价值,确保企业的长期开展。对此,本文分析了现代企业档 案管理信息化建设的必要性,提出了基于信息化背景的企业 档案管理改革措施,供档案同仁参考。一、现代企业档案管理工作信息化建设的必要性(一)不断增
2、长的档案数据规模企业生产经营中,企业的 档案管理工作需要对生产经营中各环节的数据和操作进行 记录和存档,随着企业生产经营规模的不断扩大,传统的纸 质档案管理方式已经落后,档案管理效率低下,难以满足企 业的开展需要。同时,信息技术开展越来越快,企业各部门 的工作也需要进行信息化转型。企业档案管理工作必须要及 时收集档案数据,并对档案数据进行高效的整理,才能确保 档案数据的准确、可靠,能够及时、有效地提供给相关部门。 随着档案数据规模的不断增长,档案类型也越来越复杂多样, 企业档案管理部门必须加强档案管理信息化建设,提高档案 管理信息化水平,提升档案管理效率。(二)信息技术对企业办公环境的影响随着
3、信息技术的进 步与开展,信息技术已深入到各行各业,极大地改变了工作 方式,提高了工作效率。对于现代企业来说,采用信息化办 公方式,不仅有利于提升办公效率,确保各部门的工作内容 及时有效地衔接,还能进一步提升企业的生产经营效率。对 于档案管理工作来说,将档案管理系统与企业0A系统进行 有效对接,能够对企业的财务数据进行自动归档,使档案数 据得到实时的传递与提供,由此提升档案数据的收集、分类、 处理、分析、归档及使用等环节的工作效率,是今后档案管 理工作的开展方向。(三)档案对提高企业生产经营的作用企业生产经营过程 中,企业所掌握的生产经营环节的数据越详细,做出的生产 经营规划就越全面具体,越有利
4、于企业今后的开展。传统的 档案管理工作对于档案数据的利用缺乏,为企业开展所提供 的有价值的信息也相对有限,无法发挥档案管理工作的作用。 而信息化档案管理能够实现对档案数据的充分利用,并且也 能确保信息传递的及时性、有效性,确保档案发挥对企业生 产经营的积极作用。因此,对于现代企业来说,建立信息化 档案管理模式是企业档案管理工作必须要实现的目标。二、基于信息化背景的企业档案管理改革措施(一)重新构建档案业务流程档案管理工作主要包括收集、 整理以及利用等环节,企业进行档案管理信息化建设,就必 须对这些工作内容进行改革优化,重新构建档案业务流程, 使档案业务能够朝着信息化的方向开展。第一,改革优化档
5、 案信息的收集环节。档案管理人员在收集档案信息时,要合 理利用企业内部信息系统,将任务下到达各部门,并做好分 工,部门人员要通过信息管理系统来上传档案信息,以便信 息的及时接收和收集。第二,改革优化档案信息的整理环节。 档案管理人员要对档案信息进行集中管理,根据档案信息的 具体情况,做好归类和划分,然后建立不同的文件夹进行保 存,为了防止丧失,还要做好备份。档案信息梳理完后,档 案管理人员需要根据档案的所属部门、档案的具体类型以及 档案的形成时间等特征逐一进行录入,并设立对应的平安管 理权限,以提升档案信息的平安性。第三,做好档案信息的 检查工作。档案管理人员要定期进行档案信息的检查工作, 如
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