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媒体公关的管理制度

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2020年5月29日
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媒体公关(发文)管理制度

1、 主题内容及适用范围
1.1本制度规定了如何制定媒体发文计划,如何准确、有效报告以及如何评估媒体发文效果的相关程序。
1.2本制度适用于XX公司总公司及下属各分公司。
1.3本制度的内容包括①媒体发文计划的制定办法; ②媒体发文执行办法; ③媒体发文效果评估办法; ④媒体关系维护办法。

2、 目标和原则
2.1目标:规范媒体发文流程,更有效发挥及整合公司媒体资源。
2.2原则:有效评估、适时维护、持续优化。

3、 本制度的执行管理机构及执行管理职责
3.1公共关系部是本制度的主管部门,各分公司是本制度的具体执行部门,在公共关系总监的领导下由公共关系部公关经理负责具体工作。
3.2公共关系总监是公共关系部媒体发文工作的主管领导,负责媒体发文及执行工作的审核,管理制度的内容及流程的制定、调整,考核的确定等工作。

4、 媒体发文工作的具体操作办法
4.1媒体发文计划的制定办法:
①公共关系部公关经理根据市场环境的变化、国家政策法规的制定需求以及业务拓展的需要,拟定发文题目并撰写提纲,同时估算此文章需在各类媒体中的发表字数,按照<XX公司发文计划申请函>(见附件一)上报公共关系总监。由公共关系总监审核调整后,上报集团总裁。经总裁批准后实施。
②总裁或公司核心领导层直接提出发文要求,公关经理根据领导要求填报<XX公司发文计划申请函>,按4.1①的程序报批。
4.2媒体发文执行办法:
①根据总裁对<XX公司发文计划申请函>的批复,公关经理自行撰写或由鹟总裁指定专人撰写发文内容。文章经总裁审核同意刊发后,方可见报。公关经理需将总裁审核后同意刊发的文章转印至公司发文纸中并进行编号以便存档。
②根据总裁对<XX公司发文计划申请函>的批复,公关经理绘制<媒体发文执行进度表>(见附件二),及时通知各分公司经理,告知需发文的当地媒体,并要求分公司在通知后二个工作日内反馈各媒体联系情况,包括初步谈定的发文时间、内容、字数、费用及媒体 记者的其它需求等情况。公关经理在一个工作日内将以上信息汇总成<XX鹟NO. 号发文计划预统计表>(见附件三),上报公共关系总监。
③公共关系总监可根据各分公司上报的实际情况程度调整本次发文计划上。
④公关经理需及时从分公司总经理处了解发文情况,并及时填写<媒体发文执行进度表>;每周一向公共关系总监上报一次<媒体发文执行进度表>。
⑤媒体记者为我公司发文在见报前必须传真或Email至公共经理,经公关经理审阅后上报公共关系总监,经总监审阅没有问题后,方可见报。
⑥已有媒体发文的分公司需及时从媒体记者处索要样报20份,一级媒体需索要50份,如媒体记者处不能索取到,需由分公司总经理指定人员购买,样报需寄至公司公共关系部,发生的一切费用 由公共关系部承担。
⑦一般一次发文同期不超过一个月,公关经理需在通知分公司发文计划后一个月内,对发文结果进行总结评估。
4.3媒体发文的总结及效果评估办法:
①公关经理需将此次发文的结果制成剪报(剪报格式见附件四)。
②公关经理需对每次发文做<XX公司NO. 号发文评估报告>(见附件五),对每一个媒体 的发布文章内容及形式、发布媒体、发布版面进行评估分析,对整合的发布媒体范围、覆盖地区、传播效果以及在整个发文过程中遇到的问题、媒体反馈信息、行业变化情况等进行分析评估。
③公关经理将评估报告完成后上报公共关系总监,公共关系总监根据公关经理的评估分析结果提出下一步媒体公关的建议和传播目标,以便为企业制定持续有效的公关传播策略奠定良好的基础。
④<XX公司NO. 号发文评估报告>最终报集团总裁阅批。
4.4公司对当前国内媒体的分类办法:
①公司发文媒体主流媒体分析(见附件 )
②公司发文媒体及辆主流媒体关系维护情况(见附件 )
③公司发文媒体及国内主流媒体基本分类(见附件 )
④公司发文媒体及国内主流媒体发文价格标准(见附件 )
4.5媒体关系的维护办法:
①一般,媒体的公关及维护原则以媒体总部处于XX各分公司所在地域由分公司总经理就近维护为基准。
②对于重要的媒体,除其所在地的分公司总经理维护之外,公关经理和公共关系总监也必须参与,一同维护。
③公共关系部在每年春节、中秋按媒体的重要程度安排各媒体的记者及其它重要联络人的节日贺礼。
④公共关系部每年五一、十一长假前夕向重要媒体的记者改进旅游邀请,提供全程服务。
⑤以上③、④两项在执行前,公关经理需填报<XX公司发文媒体维护计划表>(见附件六),公共关系总监提出意见,报总裁批准后实施。

5、 媒体发文工作的监督、管理原则
5.1公共关系部每个发文项目不少于四次,媒体公关发文及媒体关系维护的预算费用 需包含在年度整合传播预算费用中。
5.2在公司的公共关系部相关人员尚未到位之前,媒体发文工作暂由市场部负责,由市场总监分管,市场部市场推广主管暂代公关经理的工作。
5.3公关经理需妥善保管全部发文样报,并建立年度公司媒体发文档案(见附件 ),以便日后查阅。

6、 违反制度的处罚规定
6.1对未按本制度规定及程序操作的相关人员予以经济处罚,视情节的严重性,扣罚相关责任人相应的绩效考核工资。
6.2分公司总经理未经公共关系总监批准擅自发文,扣罚分公司经理1%的绩效考核工资。再次违反规定处罚加倍。
6.3未经公共关系总监或集团总裁批准,媒体记者单方面篡改我公司发文的核心内容及主题思想,分公司总经理有失察这责,扣罚分公司总经理3%的绩效考核工资,同时公共关系部公关经理有督导不到位之责,扣罚公关经理2%的绩效考核工资。再次违反规定处罚加倍。

7、 媒体公关发文制度的调整
7.1本制度属于试用阶段,如果公共关系部或其它部门发现更优化的管理办法,以书面工作函形式直接上报公共关系总监,经总监批准后,由公共关系部公关经理修改制度,经公共关系总监审核后下发。
7.2公司组织结构调整变动后,由公共关系总监指定相应人员的工作并指定人员修改本制度的相应内容。经公共关系总监审核后下发。

8、 本办法解释权归公司公共关系部。

9、 本办法处 3 月1日起执行。

附件清单:
附件一:XX公司发文计划申请函
附件二:媒体发文执行进度表
附件三:XX公司NO. 号发文预统计表
附件四:剪报格式
附件五:XX鹟公司NO. 号发文评估报告
附件六:XX公司发文媒体维护计划表
附件七:公司发文媒体主流媒体分析表
附件八:公司发文媒体及国内主流媒体关系维护情况表
附件九:鹟发文媒体及国内主流媒体发文价格表
附件十:公司发文媒体及国内主流媒体发文价格表
附件十一: 年度公司媒体发文档案整理办法

附件一:
XX公司发文计划申请函
申请人: 申请日期:
本次发文目的

拟发文题目

文章纲要

预达效果

计划发文媒体
媒体所在地
媒体名称
预发文字数
预发文版面
预发文时间段
预发文价格

媒体总数

预发文总字数

预发文总金额

公共关系总监建议

总裁批示

附件二:
XX公司NO. 号媒体发文执行进度表

附件三:
XX公司NO. 号发文计划预统计表

附件四:

刊登媒体:
刊登日期:
文章标题:

第 页
附件五:
XX公司NO. 号发文评估报告
单一媒体评估分析
发布地区
发文媒体
发布版面
发布内容
发布形式
发布金额
综合评价

整合评估
发布媒体范围评估

覆盖地区情况评估

传播效果评估分析

所遇问题评估分析

媒体反馈信息情况

行业变化情况分析

下上步媒体公关传播建议

下一阶段媒介公关传播目标

附件六:
XX公司发文媒体维护计划表
维护媒体
维护费用标准
维护项目说明
备注

合计金额

公共关系总监意见

总裁批示

附件七:
公司发文媒体及国内主流媒体分析表

附件八:
公司发文媒体及国内主流媒体关系维护表

附件九:
公司发文媒体及国内主流媒体基本分类表
媒体性质

媒体名称
一类
二类
三类
四类
五类
全国权威报纸
1
新华每日电讯
√

2
人民日报
√

3
光明日报
√

4
经济日报
√

行业权威报纸
1
金融时报
√

2
中国汽车报
√

3
中国保险报

√

4
国际金融报

√

5
市场报

√

6
中国经济时报

√

7
中国财经报

√

8
中国消费者报

√

9
财经时报

√

10
中国汽车市场杂志

√

11
证券日报

√

12
证券时报

√

13
中国证券报

√

深度报道媒体
1
21世纪经济报道

√

2
中国经营报

√

3
经济观察报

√

地方权威媒体
1
北京晚报

√

2
解放日报
√

3
北京青年报
√

4
广州日报
√

5
浙江日报

√

地方大众媒体
1
京华时报

√

2
精品购物指南

√

3
新闻晨报

√

4
新闻晚报

√

5
文汇报

√

6
上海壹周

√

7
申江报务导报

√

8
天津日报

√

9
每日新报

√

10
羊城晚报

√

11
南方都市报

√

12
新快报

√

13
钱江晚报

√

14
都市快报

√

15
杭州日报

√

16
青年时报

√

17
每日商报

√

18
宁波日报

√

19
宁波晚报

√

20
东南商报

√
21
温州晚报

√

22
温州日报

√

23
温州都市报

√
24
金华日报

√

25
金华晚报

√

26
参考消息报

√
网络媒体
1
新浪网

√

2
搜狐网

√

3
网易163

√

4
汽车世界网

√

5
汤姆网

√

6
浙江都市网

√

附件十:
公司发文媒体及国内主流媒体发文价格表
发文字数
一类
二类
三类
四类
五类
500
1500-
1200-1500
800-1200
500-800
300-600
500-1000
1500-
1200-1800
1000-1300
800-1000
500-800
1000-1500
-3000
1500-2500
1200-1500
1000-1500
800-1200
1500-3000
3000-5000
-3000
1500-2500
1300-

3000-5000
5000-8000
3000-5000
2500-3500

5000以上
8000-15000
5000-10000

附件十一:
年度公司媒介发文档案
整理办法
一、 按照发文的序号将每次发文的全部资料(样报除外)装入一个档案袋,其中1包括:
①<XX公司发文计划申请函>
②正式的发文稿
③<媒介发文执行进度表>
④<XX公司NO. 号发文计划预统计表>
⑤本次发文的剪报一套
⑥<XX公司NO. 号发文评估报告>
⑦发文费用统计
⑧其它相关资料
二、 将整年度的发文做一个目录,标明发文时间段及文章名称等基本信息,以方便随时抽调相关资料。
三、 每一份发文的样报装一个信封,封面注明发布媒体、发布日期、文章题目,并进行编号。
四、 为本年度的发文样报建一个目录,以便随时抽调报纸。