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年内蒙古恒盛泰房地产开发有限公司人事行政管理制度

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人事行政管理制度汇编

编 写 说 明
1、 本汇编所包含的任何条文和条款, 由公司人事行政部负责解释。
2、 本制度汇编一经批准下发, 即为公司最高行动准则, 公司所属员工必须严格遵守执行。
3、 本制度汇编在执行中, 由于部门工作内容、 职责的变化需要修订、 增删汇编中相关条款的, 经公司领导批准后, 由人事行政部统一进行修正。
4、 本制度汇编作为内部文件其所有者为本公司, 任何人不得以任何方式在公司以外的场合出示。

人事行政部 10月8日
第一部分 人事行政部岗位职责

总则
1、 公司的人事管理工作由人事行政部具体负责。
2、 人事行政部在人事管理上直接向总经理负责, 与各部门的关系是协调、 指导、 服务的关系。
一、 公司人事管理工作
1、 协助公司领导制定、 控制、 调整公司及各部门的编制、 定员;
2、 协同各部门办理员工的招聘工作, 为各部门提供符合条件的员工, 储备人才。
3、 协助公司领导和各部门做好员工的考核、 转正、 任免、 调配等工作;
4、 协同各部门对员工进行培训, 提高员工的整体素质及工作能力;
5、 负责统一管理和调整员工的薪金;
6、 负责正式员工劳动合同的签订;
7、 保存员工的个人档案资料;
8、 负责为符合条件的员工办理养老保险和医疗保险等相关福利;
9、 根据工作需要, 负责招聘临时工及对其的管理工作;
10、 为员工办理人事方面的手续和证明等。
二、 公司行政管理工作
1、 制定公司人事行政管理制度、 汇编公司各项制度、 监督检查各部门执行的情况, 并负责解释公司人事行政管理制度;
2、 负责对员工进行遵守劳动纪律的教育及考勤工作的管理;
3、 根据董事会批准的行政费用总额度, 每月制定公司行政费用预算, 并严格控制行政费用的支出;
4、 负责公司资产的管理, 建立固定资产、 低值易耗品等物品的购买、 验收、 使用登记及定期检查使用情况的制度;
5、 负责公司文件和档案的管理工作;
6、 根据公司行政管理制度, 做好电话、 传真和复印机等设备的维护和使用管理;
7、 负责公司车辆的管理和调度工作; 建立车辆档案, 做好车辆的维修、 保养工作, 定期检查车辆使用情况, 加强对司机、 非司机的安全教育工作;
8、 负责公司办公室环境卫生的管理;
9、 负责员工食堂工作的管理;
10、 负责内部招待和对外的接待及票务、 住宿、 餐饮等工作;
11、 根据总经理的指示, 积极组织好公司级的重大会务活动和日常的办公会议;
12、 负责公司大事纪工作;
13、 负责信访接待工作;

第二部分 人事管理制度

一、 员工招聘管理办法
第一条 公司招聘原则: 公开招聘、 平等竞争、 择优录用、 先内后外。
第二条 任何部门有人员缺编或出现新的岗位需求时, 由部门负责人填写《人员增补申请单》, 报人事行政部审核、 总经理批准后, 由人事行政部安排调配或招聘。
第三条 招聘形式:
1、 内部招聘 公司进行人才招聘应优先考虑内部招聘。在尊重员工和用人部门意见的前提下, 采用推荐、 竞聘等多种形式, 为供求双方提供双向选择的机会。
2、 外部招聘 在内部招聘难以满足公司人才需求时, 能够考虑外部招聘。外部招聘要根据岗位和级别的不同采取有效的招聘渠道组合。外部招聘工作的组织以人事行政部为主, 其它部门配合。必要时公司高层领导、 相关部门参加。
外部招聘人员来源可来自内部职工引荐人员、 职业介绍所和人才交流机构人员以及各类院校的毕业生。具体招聘渠道如下:
( 1) 校园招聘 每年春季将公司招聘信息及时发往各校毕业分配办公室, 对专业对口的院校有选择地参加学校人才交流会, 发布招聘住处并进行招聘活动。
( 2) 媒体招聘 经过相关网站、 大众媒体、 专业刊物广告发布招聘信息, 查阅网上应聘人员情况, 建立公司外部人才库, 根据需要考核录用。
( 3) 内部员工推荐 公司鼓励内部员工推荐优秀人才, 由人事行政部本着平等竞争、 择优录用的原则按程序考核录用。
( 4) 招聘会招聘 经过参加各地人才招聘会招聘。
( 5) 委托中介公司招聘 对公司关键的管理和技术职位的招聘可考虑经过人才中介招聘。
第四条 经过外部招聘的求职者, 需如实填写《求职申请表》, 由人事行政部进行初审, 然后汇集用人部门意见和总经理意见, 最终决定录用与否。
第五条 因国家对劳动模范和退役军人的工作环境和条件另有规定, 为了更好的保障劳动模范和退役军人的合法权利, 招用劳动模范( 含全国、 省、 市、 县) 、 退役军人须报人事行政部批准后方可安排入职, 同时必须按国家规定提供必要劳动条件。
第六条 任何部门在招聘过程中不得向应聘者承诺超出公司薪酬办法的工资标准和考勤办法的工作休息时间标准。如有特殊情况, 需报总经理书面同意。
第七条 任何部门均不得在员工入职前向应聘者提交除招聘简章和公司( 项目) 介绍以外的书面文件。
第八条 新进人员在入职时需出具身份证等基础证件( 明) , 无身份证件( 明) 者, 不得录用。
第九条 人员录用程序:
1、 对于面试合格者、 且决定录用者, 由人事行政部向被录用人员发送《试用通知书》, 并通知其到人事行政部办理入职手续。
2、 入职手续办理完毕后, 由人事行政部按照法律相关规定与被录用者签订《劳动合同书》。我公司的劳动合同期限一般情况下为固定期限三年, 特殊情况按国家相关规定执行。
3、 人事行政部向用人部门发送《人事派遣通知单》、 向财务部发送《人员工资核定通知单》。
4、 用人部门凭《人事派遣通知单》为被录用人员安排办公场所、 提供相应工作资料。
第十条 试用人员转正: 按照《劳动合同书》中约定的试用期, 试用期满或试用期内表现优秀可提前转正者, 由试用人员填写《员工转正定级申请表》, 并经部门负责人同意后, 报人事行政部审核、 总经理审批。同意转正的, 自试用期满之日( 提前转正的以总经理批准之日) 起为公司正式员工。
第十一条 所有正式员工的个人简历及相关证件复印件的保管及借阅, 参照《劳动合同管理》办法中的”劳动合同保管”和”劳动合同借阅”之规定执行。

二、 劳动合同管理办法
第一条 劳动合同的签定
1、 我公司所有劳动合同由人事行政部代表公司与劳动者签定, 人事行政部负责人受公司委托在劳动合同上签字, 并加盖公司人事专用章。但下款规定的例外。
2、 公司人事行政部负责人的劳动合同, 由公司与劳动者签定, 公司总经理任受法人委托在劳动合同上签字, 并加盖公司公章。
3、 除本条1、 2款规定以外的任何部门( 公司) 和人员不得与劳动者签定带有劳动合同性质的协议、 合同等。
第二条 劳动合同管理
1、 公司所有劳动合同用人单位保存的一份, 由公司人事行政部统一保管。
3、 劳动合同最低保存年限为劳动合同到期或解除后的2周年。
第三条 劳动合同借阅
1、 公司所有职工不得借阅公司保管的、 与自己平级( 含上级) 职工的劳动合同。
2、 部门负责人如需借阅其下属的劳动合同, 总经理签字后, 到公司劳动合同保管部门办理。
3、 部门经理借阅其下属的劳动合同, 劳动合同保管部门只能提供与原件无异的复印件, 阅后要及时交回劳动合同保管部门。
第四条 其它
1、 劳动合同到期、 变更、 解除按国家( 地方) 法规结合本办法的原则办理。
2、 职工领到签订完成的劳动合同后, 应在劳动合同领取签收表上签字, 劳动合同保管部门应将签收表与劳动合同一起保管。

三、 员工离职管理办法
第一条 我公司职工离职手续一律由人事行政部办理, 任何部门不得未经人事行政部同意, 擅自向在职职工下达书面开除、 解聘、 终止劳动关系等文件。
第二条 各部门如有发现不再适合我公司的职工, 需提前将不适合的人员名单书面报交人事行政部, 并安排好工作交接准备工作。人事行政部结合用人部门意见出具解除方案, 然后会同用人部门进行解除。
第三条 公司所有用工单位职工无故脱岗2日以上, 其所在部门务必将情况在其脱岗的第3日下午16点之前上报人事行政部。逾期不报, 给公司带来损失, 由其所在部门负责人和其直接主管领导承担。
第四条 触犯国家法律法规被司法机关限制人身自由但尚未追究刑事责任的, 在被限制自由次日下午16点之前上报人事行政部。逾期不报, 给公司带来损失, 由其所在部门负责人和其直接主管领导承担。
第五条 职工主动辞职, 需填写辞职申请, 获得所在部门负责人签字后, 到人事行政部办理离职手续。未按规定办理离职手续擅自离职导致有关待遇不能享受的, 责任由其自行承担。
第六条 自动离职者, 按国家相关规定执行。
第八条 所有与公司脱离劳动关系的员工, 均与其签订《离职协议书》。
第九条 离职职工在离职之日未清算的工资与应得补助等, 在离职之日最近的工资发放日与公司工资一起发放。

四、 考勤及请假管理办法
第一条 工作时间
1、 公司实行六天工作制, 每天的正式工作时间: 夏季为上午8: 00--12: 00, 下午14: 30--18: 00; 冬季为上午8: 30--12: 00, 下午13: 30--17: 30。
2、 上款规定的夏季计算日期为: 5月1日至9月30日; 冬季计算日期为: 10月1日至次年4月30日。
3、 考勤时分以考勤设备显示为准。
第二条 签到
1、 考勤实行指纹签到制度。
2、 员工应在上班之前、 下班之后签到, 迟到10分钟内算迟到, 超过10分钟算旷工。
3、 考勤登记由办公室负责, 遇特殊情况者不能前来签到的需填写考勤说明卡, 并于24小时内交办公室处理。
4、 介于当前呼和浩特市交通状况, 特允许每月两次不计过迟到, 超出两次按考勤机记录登记。

第三条 请假
1、 所有人员请假均需事先填写《员工请假审批单》, 报请相关部门领导签批后方可离岗, 签批后的请假条必须报人事行政部备案, 否则按旷工处理。
2、 公伤假、 病假、 丧假不能事前请假者, 得于当天电话( 或其它方式) 迅速告知主管领导及人事部, 并于次日( 或假程期内) 补办。
3、 请假的最小申请单位: 除特别休假, 丧假以半日计。婚假、 产假以一日计外, 其余均以半日为单位。
4、 未办请假、 休假手续而擅离职守者, 或假期已届满仍未销假, 续假者或虚报假种者, 均以旷工论。
第四条 请假签批权限
1、 部门负责人请假: 需报总经理签批。
2、 一般人员请假:
( 1) 二天以内: 由部门负责人签批
( 3) 二天以上: 部门负责人签批后, 由总经理审批。( 工程人员还需主管副总审核)
第五条 处罚
1、 ( 1) 迟到、 早退十分钟内, 每次扣罚工资30元, 超出刷卡时间十分钟者按旷工半天处理;
( 2) 连续迟到、 早退3次按旷工1天处理;
( 3) 旷工半天扣罚50元, 旷工1天扣罚100元, 连续旷工二天( 含) 以上或当月累计旷工达三日及以上者, 按自动离职处理。
2、 请事假者, 按其实际请假天数从当月工资中扣除。
第六条 奖励
每月出满勤者, 可享受100元全勤奖。

五、 奖惩办法
第一条 为了对公司发展有特殊贡献的员工给予奖励, 以及对不良行为者给予惩处, 进而促使全体员工努力工作、 奋发向上, 特制定本办法。
第二条 有下列事迹之一的员工, 经人事行政部调查核实后, 应给予奖励, 其奖励种类视绩效程度而定:
1、 超额完成公司利润计划指标, 经济效益显著者。
2、 积极向公司提出合理化建议, 其建议被公司所采纳者。
3、 坚持业余自学, 不断提高业务水平, 在公司任职期内, 获取其它专业证书者。
4、 维护公司利益和荣誉, 保护公共财产, 防止事故发生或挽回经济损失有功者。
5、 维护公司的规章制度, 对各种违纪行为敢于制止、 批评、 揭发者。
6、 敢于制止、 揭发各种损害公司利益之行为者。
7、 对社会做出贡献, 使公司获得社会荣誉者。
8、 具有其它功绩, 人事行政部评定应给予奖励者。
第三条 有下列事由之一的员工, 经人事行政部调查核实后, 应根据情节轻重给予经济处罚或警告处分, 直至除名:
1、 违反当地政府法律、 法规、 政策和公司规章制度, 对公司造成经济损失或不良影响者。
2、 泄露公司经营机密, 未经公司同意, 擅自将机密文件透露给外公司人员者。
3、 办理公司相关事项时向对方索取回扣或中介费者; 经过非正当途径, 开假发票报销, 牟取非分利益者。
4、 各部门负责人发现所属人员违反公司规章制度造成经济损失和不良影响行为, 不及时向公司报告或有意隐瞒者。
5、 不服从工作安排或工作调动, 影响生产或工作秩序者。
6、 工作时间喧哗、 打闹, 影响正常工作秩序者。
7、 工作时间吃零食、 睡觉、 干私事、 阅读与工作无关之书报者。
8、 工作时间擅离工作岗位、 干私事者。
9、 1个月内累计迟到或早退 5次及以上者。
10、 工作时间不按公司要求着装及佩戴公司徽章者。
11、 贪污、 盗窃、 赌博、 营私舞弊、 无理取闹、 打架斗殴, 尚未达到受刑事处分程度者。
12、 违反操作规程、 损坏设备或工具、 浪费原材料或能源, 造成经济损失者。
13、 工作不负责任, 管理混乱, 造成经济损失或影响正常工作进度者。
14、 拨弄是非, 破坏团结, 损害她人名誉和威信, 影响正常工作秩序及公司信誉者。
15、 违反公司制度、 董事会议、 总经理或部门经理的决定, 或拒不执行者。
16、 《入职申请表》及相关入职材料中, 被证明有伪造成分者。
17、 犯有其它不良行为, 公司其它管理制度中明确规定应予惩处者。
第四条 员工的奖励和惩处由各部门主管领导推荐或提供材料, 由人事行政部负责调查落实, 总经理批准后, 由人事行政部落实执行。

六、 薪酬管理办法
第一条 总则
1、 本制度适用对象为我公司所有人员,不含兼职人员、 实习人员和临时工。
2、 以岗定薪是我公司薪酬设计的主导思想, 职工岗位调动, 自调动之日起享受新岗位的工资待遇。
3、 本制度规定的所有金额均为人民币。工资以现金或银行代发( 直接存入个人名下的借记卡) 的形式支付, 发放时间为每月15日之前。
4、 我公司职工工资实行基本工资( 岗位工资) 制。
第二条 工资标准
凡是依法与我公司建立劳动关系并提供正常劳动义务的所有在职职工全部享受, 具体标准见下表:
级别
代码
岗位
岗位工资
工资
级差
一级
二级
三级
四级
高管
A
董事长
15000
14000
13000
1
1000
B
副总经理
10000
9000
8000
7000
1000
C
总经理
10000
9000
8000
7000
1000
经理
A
部门经理
6000
5500
5000
4500
500
B
部门副经理
5000
4500
4000
3500
500
主管
A
部门主管
4000
3700
3400
3100
300
办事员
A

1800
1600
1400
200
第三条 工资标准的使用规定
1、 岗位工资不得重复享受。一身兼多职的人员, 按就高原则选一执行。
2、 新进人员按相应级别最低档工资执行, 特殊情况须经总经理批准。
3、 我公司职工岗位调动, 工资标准按照新的岗位或级别重新定。
第四条 工资的涨动
1、 职工个人作出特别贡献, 经所在部门提出、 人事行政部审核经过、 总经理批准可涨一级工资。
本款所指的特别贡献是指: 经过个人行为为公司争取到正常经营收入以外的资金或等价收入; 经过个人行为为公司避免正常管理节流以外的经济损失。
2、 总经理办公会提出并经过的其它涨动工资类型, 涨幅标准由当次会议审定。
3、 工资标准已经达到本岗位最高档的, 在岗位没有调动的情况下, 不再涨动工资。
第五条 奖金福利
1、 社会保险等国家法定福利按国家( 地方) 相关规定执行。
2、 除国家( 地方) 法定福利外, 奖金、 福利的发放办法需经总经理办公会批准后方可执行。
第六条 试用期和实习人员工资
1、 试用期按《劳动合同书》中的相关约定执行。
2、 试用期人员领取本制度标准中岗位工资的80%, 折算后如低于当地政府规定的最低工资标准, 按当地政府规定的最低工资标准执行。
2、 我公司实习人员, 在岗位工资标准以内, 原则上采用”一揽子”协商解决的办法执行, 最高不得高于同岗扣除保险以后的实发工资。
第七条 附则
1、 新增岗位需事先按本制度原则制作岗位工资标准, 报集团批准后成为本制度的一部分。
2、 如遇国家( 地方) 法律法规调整, 导致本制度标准低于国家( 地方) 法律法规的, 按国家( 地方) 法律法规执行; 本制度标准高于国家( 地方) 法律法规的, 按本制度标准执行。

第三部分 行政管理制度

一、 公文管理规定
第一条 为保证公司正常的办公秩序, 提工作效率, 在公司逐步建立起规范的行文程序, 现对有关公文的程序和格式作如下统一要求。
第二条 公文规则
1、 呈报的公文应一文一事。
2、 公司机构调整、 人事任免、 制度出台、 财务权授权、 经营管理等事项由总经理签发。
会议纪要一般不做为公文下发, 因工作需要必须下发的, 由会议主持人签字后方可下发。
3、 所有公文一律应用公司全称。
第三条 公文格式与要求
1、 公文格式
凡正式公文, 一律统一格式、 统一编号。
( 1) 内部公文的编号统一为( 例) :
内恒字[ ]第001号( 为年, 001 为该文编号)
( 2) 对外公文的编号统一为( 例) :
内恒函字[ ]第001号( 为年, 001 为该文编号)
2、 公文要求
公文标题: 简明扼要, 注明文件种类( 请示、 报告、 信函等) 。
文字内容: 应简练准确, 不能用大概、 可能及不准确的数字反映真实事件。
签 发 人: 内部行文一律要求在编号下面公开签发人姓名。( 对外公文不署签发人)
公文落款: 应署名承办部门及部门经理的签字, 注明呈文年月日及是否急件。( 对外公文不署落款)
书写要求: 行文一律打印, 书面干净, 签发人不得用铅笔书写, 不得将带有涂改的文字稿或未定稿件呈报公司领导签批。
第四条 公文管理程序
1、 凡以公司名义下发的公文, 由拟稿人按发文格式撰写后, 交本部门经理及相关部门核对签字, 公司领导签发, 人事行政部负责责统一编号、 调整格式。
2、 呈报公文的部门要主动询问报批情况。一般呈文应于两日内查询, 急件应在当日查询。
3、 所有公文的原件及其回复意见均由人事行政部存档, 管理办法参照公司《档案管理制度》执行。
第五条 收文程序
1、 凡政府有关部门的文件、 函电、 批复、 指示等, 一律由人事行政部签收、 登记, 并及时转交相关部门、 人员审阅。
2、 凡送交公司的函电, 由人事行政部拆封、 登记, 并送公司领导或有关部门阅办。
3、 董事长或总经理或批阅的函电, 由人事行政部转交承办人或存档。
4、 以公司名义下发的文件, 由部门负责人签字签收。
第六条 发文程序
1、 以公司名义发出的函电, 由人事行政部登记、 编号和存档。
2、 无论是收到还是发出的传真文件行政中心均要复印留底, 同时登记, 以便有案可查。
第七条 附则
发生文件丢失, 或传达文件不及时造成工作延误或损失的行为, 参照公司《奖罚条例》进行惩罚。

二、 办公区域管理规定
第一条 为加强办公区域规范管理, 确保公司良好的工作环境及工作秩序, 特制定本规定。
第二条 适用范围: 公司及其所属的办公区域。
第三条 办公区域的行为规范:
1．应以普通话低音量在办公区域内进行交流。禁止高声喧哗、 污言秽语。
2．不得在任何时间内将与工作无关的人员带入办公区域, 如有人员来访, 应由有关人员接待。
3．爱护办公区域内的一切设施, 不得随意毁坏、 涂抹, 不得将公共设施及物品据为已有, 发生办公品丢失或损坏的, 参照公司《办公用品管理办法》执行。
4．节约公司一切能源, 随时注意关闭电源、 水源开关。随意浪费者, 按公司《奖惩办法》进行处罚。
5．工作时间内不得进行打台球、 打牌、 下棋等娱乐活动, 不得在上班时间内进食(因工作延误等特殊情况除外)。
6．上班时间应衣着整洁, 不得穿短裤、 短裙、 背心及袒胸露背衣裙及拖鞋。
7．下班时必须关好门窗, 做好防盗、 防火工作。
第四条 办公区域的卫生规范
1．尊重保洁员的劳动成果, 注意保持办公区域的卫生, 保持办公区域空气清新、 流通。
2．桌、 椅、 办公物品、 清洁工具及柜内物品等摆放有序, 干净整洁。
3．办公桌上文件、 资料摆放整齐有序。
4．办公室门口及窗外不得丢弃废纸、 烟头、 倾倒剩茶和吐痰。
5.要养成良好的卫生习惯, 自觉搞好个人及办公区域卫生。
6．要节约用电, 空调、 电灯、 电脑等要及时关闭。
第五条 电话使用行为规范:
1．公司电话仅供工作之需, 不得使用公司电话拨打收费台听取信息。一经发现, 按公司《奖惩办法》进行处罚, 并由本人承担所需费用。
2．工作电话通话时间应尽量简短, 如确需长时间讨论细节, 应尽量安排面谈。
3．电话响铃三声以内必须马上接听, 若本人不在座位上, 电话临近的员工必须帮助接听, 并问清楚对方需沟通的事宜, 或记下对方电话, 待本人回来后及时转达。
4．接听电话必须使用礼貌用语普通话。
第六条 电脑、 复印机等其它办公设备使用:
1．出现办公设备不能正常工作的情况, 要及时通知人事行政部。非专业维保人员, 其它任何人不得私自更改电脑操作系统、 拆装电脑主机和复印机等。
2．严禁在上班时间用办公电脑播放电影和音乐、 玩游戏等。

三、 就餐管理规定
第一条 就餐时间为:
午餐12:00--13:00, 晚餐18:30-19:30
工程部等部门遇特殊情况需要加夜餐的, 应餐提前通知人事行政部。
第二条 员工就餐实行登记制度, 由人事行政部制定专人负责登记。
第三条 如果不回餐厅就餐, 应至少提前两小时向人事行政部办公室请假
第四条 就餐人员, 如有疾病( 包括感冒) 的要及时向人事行政部办公室报告。
第六条 员工应自觉保持餐厅卫生, 做到文明用餐, 饭前餐后要勤洗手。
用餐完毕后, 员工应将自己的餐具收拾到厨房清洗池内。

四、 档案管理规定
第一条 总则
1、 为加强本公司档案工作, 充分发挥档案作用, 全面提高档案管理水平, 有效地保护及利用档案, 为公司发展服务, 特制定本制度。
2、 公司档案, 是指公司从事经营、 管理以及其它各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、 图表、 声像等不同形式的历史记录。
3、 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。
第二条 管理部门
公司在人事行政部设立档案室并指定专人负责档案工作。
第三条 归档范围
包括但不了限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料( 简称文件) :
1、 管理文件: 公司内部制定、 颁布的规章制度, 重要的会议材料( 包括会议的通知、 报告、 决议、 总结、 典型发言、 会议记录等) , 公司下发的各种通知、 决定等。
2、 政府文件: 各级政府下发的对公司在经营活动中具有重要依据作用的各类文件, 包括各类公文。
3、 立项文件: 包括可行性报告、 合作合同、 章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。
4、 证照文件: 经营活动中产生的种类证、 照文件等。
5、 资信文件: 验资、 审计、 评估、 权属报告文件等。
6、 合同文件: 经营活动中产生的各类合同文件等。
7、 征地建设文件( 含图纸) 。
8、 规划报建文件( 含图纸) 。
9、 竣工验收文件( 含图纸) 。
10、 技术设备文件: 设备技术资料等。
11、 声像信息类: 集团具有重要价值的、 或用于营销策划广告的照片、 录音、 录像、 电子文件等。
12、 公司对外的正式发文、 与有关单位的来往文书等。
第四条 收集归档
1、 凡属归档范围的文件, 经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时交与档案管理部门归档, 不得私自留存。
2、 工程项目( 设计成果) 文件在形成过程中各阶段, 有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集, 不遗漏, 不丢失, 保证全套资料真实、 完整、 齐全地向档案管理部门移交归档。
3、 为避免归档档案的遗漏和混乱, 档案管理人员要认真核对归档档案的名称、 份数、 原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本, 列明档案的名称、 份数及必要说明并办理签收手续。
第五条 档案分类编号
1、 档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理, 编目归档, 保证档案调阅工作的顺利进行。
2、 档案分类编号方法应考虑档案目录的编制, 以方便查阅为原则。
第六条 档案保存
1、 档案室须做好防火、 防潮、 防蛀、 防盗工作, 保持档案完好无缺; 一旦出现险情, 须立即向公司行政第一负责人报告。
2、 严禁无关人员进入档案室; 非档案管理人员无故不许在档案室逗留;
3、 资料档案发生损毁丢失时, 根据公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对有关责任人进行处罚。
第七条 档案借阅
1、 借阅任何文件资料, 必须办理书面审批及借阅登记手续, 归还存档时, 经检查无误方可办理注销手续。
2、 借出原件, 借阅者须经部门负责人签批后报人事行政部负责人以上人员审批。
3、 办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项目报建文件, 输产权所需项目资料, 未经地区人事行政部门负责人批准不得借出。
3、 借阅机密性文件和绝密性文件( 包括复印件) , 须经总经理批准。
4、 下列文件资料( 含复印件) 未经人事行政部门负责人批准不得借出;
( 1) 国有土地使用权出让合同( 含土地证)
( 2) 建设用地批准书;
( 3) 建设用地规划许可证;
( 4) 规划设计要点、 方案批复;
( 5) 建设工程规划许可证;
( 6) 固定资产投资许可证;
( 7) 报建图;
( 8) 报建审核书;
( 9) 建设工程施工许可证;
( 10) 商品房预售许可证;
( 11) 产权证。
6、 外单位人员来查阅资料, 应出具其单位书面证明, 并经公司总经理批准, 方可查阅。
7、 任何人借阅档案原件, 原则上不准拆散案卷、 折页、 摘抄、 复制; 不准在文件上作记号、 涂改、 污损。确因工作需要摘抄、 复制, 须经人事行政部门负责人批准。
8、 借阅档案者必须严守公司机密, 绝不能将档案资料内容外泄; 由于泄漏机密而给公司造成损失者, 将按奖惩规定对其进行直至追究其法律责任。
第八条 档案借阅期限
短期使用资料借阅期不超过一周, 长期使用资料不超过15天。如确需延期应提前输续借手续。
第九条 档案销毁
档案销毁需经总经理批准, 并需由档案管理员及人事行政部门负责人同时在场。
第十条 工程技术资料、 人事、 财务、 营销等档案专业管理必须遵照本规定基本原则, 同时可根据其特点增加其它要求, 由各职能部门各自负责。

五、 办公用品管理办法
第一条 为规范公司办公用品的申购、 入库、 保管、 发放、 使用、 报废、 盘存、 交接程序,使之管理有序, 责任明确, 节俭节约, 避免浪费, 特制订本制度。
第二条 办公用品按使用的性质分为低值易耗品( A类) 、 高值保管品( B类) 和公共用品( C类) 三类类。
低值易耗品( A类) 主要指: 签字笔、 圆珠笔、 铅笔、 刀片、 胶水、 胶带、 气泡袋、 大头笔、 割刀、 刀座、 绑带、 大头针、 图钉、 曲别针、 橡皮筋、 复印纸、 打印纸、 便签纸、 橡皮擦、 原子笔、 笔芯、 夹子、 涂改液、 白板笔、 萤光笔、 记事本、 电风扇、 线插板、 剪刀、 钉书机、 计算器、 电话机、 装订机、 档夹、 裁纸刀、 印泥等价值较低的日常见品;
高值保管品( B类) 主要指: 电脑、 打印机、 文件柜、 空调、 相机、 投影仪、 办公桌椅等价值较高的物品。
公共用品( C类) 主要指: 公用办公室的门, 窗, 空调, 饮水机; 公共区域的用品( 如接待室的沙发、 桌、 椅、 饮水机等)
第三条 人事行政部负责各类办公用品的购买、 保管、 发放和盘点工作。人事行政部应当于每季度第一个月的5日前完成本月办公用品使用计划和上季度办公费用报表, 上交总经理审核。
第四条 办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类。其中常规费用是指低值易耗品的费用, 月初需由各部门负责人制定相应的月支出计划; 非常规费用是指高值保管品和公共用品的, 高值管理品不设月度计划, 根据实际需要情况经过正常审批程序购置。
第五条 低值易耗品( A类) 由人事行政部根据实际需要, 经部门负责人审批后采购, 以不影响工作、 适量储备为原则。高值保管品( B类) 由使用部门填写《办公用品请购单》, 部门负责人签字, 并由总经理批准后人事行政部方可购买和发放。公共用品( C类) 由人事行政部负责人填写《办公用品请购单》, 总经理签字审批后、 由人事行政部购买和发放。
第六条 办公用品由人事行政部统一采购。禁止其它部门自主采购, 否则产生的费用一律不报销。
第七条 各部门应在每季度最后一个月15日前将下季度《办公用品请购单》( 须有部门负责人签字) 报人事行政部, 以便定制计划统一采购, 逾期不报视为无需求, 届时办公用品管理人员有权拒发。
第八条 A类办公用品为定量领用, 每季度领一次, 领取时填写办公用品《办公用品领用单》, 标明领用日期、 数量、 规格, 领用人。
B类办公用品领用时, 填写《办公用品领用单》, 标明领用日期、 数量、 规格, 领用人和部门负责人签字。
C类办公用品由行政部负责人填写《办公用品领用单》, 并由其承担保管责任。
第九条 损坏赔偿责任。
1、 低值易耗品( A类) 办公用品的丢失、 损坏由个人承担。
2、 高值保管品( B类)办公用品: 发生损坏的, 由公司统一维修, 发生的费用由相关责任人和公司各承担50%; 发生丢失的, 由相关责任人承担相应费用, 费用的计算公式为: 赔偿费用=物品原价*( 10-X) /10, X为实际使用年数, 如果X的数值大于或等于10, 赔偿费用最高以原价的10%计算。
3、 公共用品( C类) 办公用品: 发生损坏的, 由公司统一维修, 发生的费用由公司、 部门负责人、 实际责任人共同承担, 承担的比例为公司30%、 部门负责人30%、 实际责任人40%。
4、 高值保管品( B类)和公共用品( C类) 办公用品发生丢失的, 相关费用由相应责任人承担, 费用的计算参照本条第2款执行。
第十条 公司对高值管理品的报废实行审批管理。各部门如有高值管理品损坏, 不能使用的, 应当依据以下程序进行处理。
1、 对简单问题的能够自行维修处理。但对有保修服务品, 且在保修期内的, 不得擅自自行处理。
2、 可维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至人事行政部统一进行处理。
3、 对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在提交过维修申请, 并经过维修但无法修好的情况下, 或者是无条件维修的, 经过了人事行政部的故障认定, 方可由该物品的保管人填写《办公用品报废申请单》, 经人事行政部会同财务部审核同意后方可进行报废处理。报废品原购买价值单件超过1000元的, 须报请公司主管副总经理的批准; 原购买价值单件超过3000元的, 须报请公司总经理的批准。
3、 高值保管品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理, 以求极可能的开源节流。
4、 高值管理品在完成报废程序后, 应当从《高值管理品登记表》上核销, 核销时应做红笔登记, 并附上《办公用品报废申请单》。
第十一条 新进人员到职时由其所任职的部门通知, 向人事行政部领用办公物品; 人员离职时, 必须在办理完办公物品归还手续后, 方可为其办理离职手续、 领取工资等事项。

六、 会议管理制度
第一条 为了规范公司会议管理、 提高会议质量、 降低会议成本, 特制订本制度。
第二条 本制度对公司内部各种会议和我公司人员参加的外部会议均有约束力。
第三条 会议通知工作:
( 一) 除例会外, 其它会议由会议组织部门或人事行政部经过电子邮件、 电话等形式进行通知;
( 二) 若会议( 含例会) 不能按计划召开, 应及时通知各相关部门和人员。
第四条 会议材料的准备:
( 一) 若有资料要发放, 会议组织部门或人事行政部应事先将其复印装订好;
( 二) 会议组织部门或人事行政部应准备好会议签到簿。
( 三) 会议组织部门或人事行政部应根据参会人员的数量, 布置好会场,准备好会议所需设备( 如茶水、 麦克风、 电脑、 投影仪等) 。
第五条 会议的一般进程:
( 一) 参会人员在会议签到簿上签到;
( 二) 会议组织部门检查、 汇报会议出勤情况;
( 三) 分发会议所需材料;
( 四) 会议开始;
( 五) 会议结束。
第六条 会场纪律:
( 一) 参会人员须在会议签到簿上签到( 要求字迹清楚) ;
( 二) 参会人员须提前5分钟到达会场;
( 三) 参会人员不得无故缺席, 如不能参加会议, 需至少在会议开始前一小时向会议组织者请假、 并告知会议通知者;
( 四) 会议开始后, 参会人员应关闭手机等通讯工具( 或改为震动) , 未经会议主持人许可, 不得接打电话、 发短信;
( 五) 参会人员在没有征得主持人或会场管理人员同意的情况下, 不得中途离开会场或随意走动。
第七条 会议纪要:
（一） 公司级会议的会议纪要:
1、 会议组织部门应指定专人负责会议记录, 重要会议必须安排两名会议记录人员, 准备好录音设备, 以保证会议记录质量;
2、 会议结束后记录人员应立即将会议记录整理成会议纪要交相关人员进行审核; 会议结束后一个工作日内必须确保会议纪要审核完毕下发;
3、 记录员必须做好会议纪要中重要内容的保密工作;
4、 由会议组织部门将下发的会议纪要发放到会议决议需传达的人员手中;
5、 重要讨论会的会议纪要必须由主要参会人员共同签字对会议纪要内容进行确认后下发执行。
（二） 部门级会议的会议纪要会议组织方根据自身情况作适当处理。
第八条 惩罚办法:
( 一) 会议组织部门没有布置好会场或没有准备好会