总务后勤管理制度全范文.doc

总务后勤管理制度全

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2020年4月19日
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三、总务后勤管理规章制度
1. 办公用品管理规定

了切实做好公司办公用品的供应和管理工作，使办公用品的采购、存储、发放有条不紊，本着保障供给、注重节约的原则，特制定本规定。
1.2 本规定所指办公用品主要包括：
1.2.1 低值易耗品。包括纸张、纸制品、胶水、橡皮、墨水、墨汁、印泥、印泥盒、印油、铅笔、圆珠笔、签字笔、文件夹、文件盒、刀片、黑（白）板擦、大头针、回行针、订书针、图钉等。
1.2.2 易耗品。包括碎纸机、订书机、打孔装订机、计算器、计算器用电池、剪刀、钢笔、砚台、丁字尺、黑板、白板等。
1.2.3 特殊印刷品（帐表、统计表、纪念性印刷品、公文稿头）和普通印刷品（信封、信纸、便签、连联函等）。
1.3 办公用品管理职责
1.3.1 低值易耗品：一般由个人消耗并负责。
1.3.2 易耗品：一般由部门消耗并负责。
1.3.3 专业帐表、统计报表等的使用按上级规定执行。
1.3.4 普通印刷品由办公室统一样式、规格、字体。其它部门未经办公室允许，不得自行印刷。
1.4 办公用品采购计划的编制
1.4.1 编制程序：
部门申购
办公室汇总审核
办公室编制采购计划单
主管经理批准
办公室采购
登记入库单
部门按批准计划领用单

1.4.2 办公室根据本年及以往年度办公用品平均耗用情况，加上计划期可能性变量因素，综合平均编制消耗基准，在此基础上编制下年度办公用品采购及使用计划，并呈报主管领导审核批准。
1.4.3 有关部门因客观因素须超出或事先未列入申请采购计划时，需先提出追加计划，经主管领导批准后送交办公室，经办公室审核后方可领用。
1.5 办公用品的管理
1.5.1 对于日常性小额办公用品（一次性采购金额50元以下者）可由办公室办公用品管理人员根据实际需要酌情采购。
1.5.2 对于50元以上或不属于公司日常性办公必须品（金额在100元以下）的采购需报办公室主管领导审核，经批准后方可采购。
1.5.3 对于较大金额或不属于公司日常性办公必须品（金额在100元以上）的采购，须经办公室主管领导审核，并呈报总经理批准同意后方可采购。
1.5.4 各部门领用日常性办公用品时需按照本管理规定履行办公用品领用手续；当需要领用金额较大（50元以上）或非日常性办公用品时，需所属处室部门领导签字批准方可领用；当所领用办公用品金额在100元以上或非日常性用品（金额在50元以上）时，需经所属处室主管领导签字批准，并经办公室核实后方可进行。
1.6 办公用品的控制
1.6.1 办公用品的采购：办公用品年度采购计划经有关领导审核批准后，由办公室办公用品管理人员负责按计划采购。办公用品采购过程中，应积极获取同类产品信息，在保证产品质量的前提下，本着“节约、务实”的原则，合理控制成本。
1.6.2 办公用品的入库
1.6.2.1 按计划采购的办公用品，应分批分类的作好入库保存工作。入库前，应对上年度剩余办公用品作数量统计，作好记录；入库工作完成后，应逐一清点，保证数量的准确无误。连同上年度剩余数量一起报主管领导。
1.6.2.2 在办公用品的使用过程中，应于每季度末对库存数量进行清点统计，并与发放数量相核对，做到帐实相符。
1.6.3 办公用品的发放
1.6.3.1 办公用品发放过程中应严格按照上述有关规定，作好核准、把关工作，对各种金额的办公用品的发放和使用应严格依据有关领导的批示进行。
1.6.3.2 在发放过程中，对各部门领用情况进行分类登记，并按有关规定于每季度末统计汇总，并将发放情况定期报主管领导。
1.6.4 票据的处理
1.6.4.1 对于公司日常性小额办公用品的票据，应定期汇总处理，原则上一个月汇总报销一次；较大金额或非日常性办公用品的采购票据应在物品购买后的一周内及时办理报销手续。
1.6.4.2 办公用品管理人员应定期向主管领导汇报办公用品采购、发放、领用情况，解释说明各类采购票据的金额、来源，作好成本控制。
1.6.5 办公用品是为公司办公耗用，不许私自将办公用品携带回家私用。
1.6.6 当使用者发生工作调离时，应根据公司《人员招聘、录用、离职管理规定》中有关办公用品的移交条款进行移交。
1.6.7 使用部门实际领用数量超出计划，或购买不到某种办公用品时，办公室应及时通知有关使用部门。
1.7 办公用品的年终核算
办公用品的核算工作采取平时核算与年终核算相结合，以合理控制成本，规范办公用品的领用、发放工作。
1.7.1 办公用品管理人员应按上述规定，对办公用品的发放、领用、库存作好清点、统计，并登记造册。
1.7.2 每年年终进行下年度办公用采购计划编制前，办公用品管理人员应于12月15前对本年度办公用品采购及使用情况、采购费用、计划执行情况等作出统计，连同办公用日常领用登记表一同送交主管领导审核，做到帐实相符。
1.7.3 对于帐实不符，或者采购金额与原计划有较大出入者，办公用品管理人员应负责作出合理的解释。
附表五：
部门申购表

部门： 日期：
序号
品名
单位
规格(型号)
申购数量
金额
备注

部门负责人： 制表： 主管领导：

附表六
采购计划表
编制部门： 年度：
序号
品名
单位
规格
（型号）
上年末盘存数
本年计划采购数
备注

部门负责人： 制表： 编制时间：

附表七
入库登记表

序号
品名
单位
规格
（型号）
实际入库数
备注
数量
金额

附表八
领用登记表

序号
品名
单位
数量
日期
领用人

附表九

年终盘点表

序号
品
名
规格
(型号)
单位
上年末盘存
本年度
购入
本年度
发出
应
结存
实际
盘存

2. 汽车使用管理规定

2.1 为了使公司汽车管理达到确保重点、使用合理，做到爱车、守纪、安全、节约的要求，特制定本规定。
2.2 汽车的管理：
2.2.1 公司汽车由办公室统一管理，主要内容包括：
2.2.1.1 有关汽车证、照、核、验等事务的办理。
2.2.1.2 汽车调度及使用记录的管理。
2.2.1.3 汽车维护与保养的管理。
2.2.1.4 汽车耗用物料的管理。
2.2.1.5 汽车安全的管理。
2.2.1.6 司机出车费用报销管理等。
2.3 汽车的使用：
2.3.1 使用原则：确保重点，照顾一般。所谓重点，系指首先保证公司领导用车和公司急要公务用车。总经理、副总经理的用车，车辆分别实行固定、相对固定，公司急要公务用车实行优先派车，一般业务用车按下列条款进行。
2.3.2 处室一般业务用车，其距离必须在3公里以上，又必须用车的，方可申请用车。虽在3公里以内，但必须用汽车才能运输的，亦可申请用车。
2.3.3 公司、部门领导因公带车出市区应在公司办公室进行登记；因公带车出洛阳行政区的，需经公司办公室主管领导批准；因公带车出省的，需经公司总经理批准。
2.3.4 在特殊情况下，外单位需借本公司汽车或本公司员工因私事需要用车到市区以外的地方，需经公司总经理批准。
2.3.5 各处室因业务需要在非工作时间（含节假日、公休日）在市区内用车或公司员工因私在市区内用车的，需经公司办公室主管领导批准。
2.3.6 凡需经批准使用的车辆，均需在使用前由车辆使用人办理车辆使用审批手续，司机按批准手续要求出车。如遇公司不能正常派车时，用车处室可根据公务急要情况搭乘公交车或出租车，原则上由主管领导批准。
2.3.7 公司员工及其直系亲属因病需要在市区内用车到医院治疗或用车出院时，公司办公室可随时安排出车。
2.3.8 凡违犯本规定私自派车、用车、开车，以及擅自改变行车路线者均将视其具体情节严肃处理。
2.4 汽车维护和保养：
2.4.1 汽车保养严格按保养手册要求进行。
2.4.2 维修车辆经公司司机班长检查后方可到公司合同单位或指定的特约修理厂进行维修，不得在小店零摊进行维修，以确保维修质量。
2.4.3 车辆要定期清洗，保持清洁。
2.4.4 每年年底，公司司机班长要核实并记录公司所有车辆当年行驶里程数，并于次年元月5日前分别报办公室、财务处。
2.5 违章与事故处理：
2.5.1 有以下情况之一者，其责任与费用，由驾驶人员自负，并视其情节给予适当处分。
2.5.1.1 无照驾驶及造成事故的；
2.5.1.2 酒后驾驶及造成事故的；
2.5.1.3 未经批准私自出车及造成事故的；
2.5.1.4 未经有关领导批准，私自借给她人驾驶及造成事故的，由借出人负责；
2.5.1.5 其它违章驾驶及造成事故的。
以上违规事故发生时，涉及保险理赔事项者由驾驶人员或借出人具体负责协调处理；不在保险理赔范围之内者，所产生的各项费用由违规责任人自行担负。
2.5.2 在公务途中因不可抗拒因素导致车祸发生时，应先急救伤员，再向当地公安机关报案，并立即向公司主管部门及公司领导联系报警。如属一般小事故，可先处理，后报告。
2.5.3 因意外事故造成车辆损坏时，其责任划分如下：
2.5.3.1 属于保险范畴之内者，由驾驶人员及公司有关人员具体负责与保险公司协调理赔事宜。
2.5.3.2 如属于保险范畴之外的事故造成的损坏，视其事故形成原因具体确定责任归属，如因驾驶人员违规操作导致事故发生者，应由驾驶人员承担相应责任。
2.5.4 事故处理过程中，需向受害当事人赔偿损失时，除在保险范畴内应由保险公司支付部分外，其不足部分根据事故责任具体划分：
2.5.4.1 根据《中华人民共和国道路交通安全法》，属于驾驶人员违规驾驶导致受害人伤亡者，其相应责任应由驾驶人员担负；如因不可抗因素导致事故发生者，由公司担负。
2.5.4.2 如因受害人违规行驶，但经司法部门判定仍应由我方承担部分赔偿责任时，由公司担负。
2.6 费用报销：
2.6.1 公务用车之油费、路桥费、停车费等凭证、单据，经有关领导审核后实报实销。
2.6.2 按规定进行车辆维护、保养之费用，以凭证单据经有关领导审核后报销。
2.6.3 经有关领导批准，购置车辆备品、配件、材料等之费用，以凭证单据经有关领导审核后报销。
2.6.4 按公司规定，公司员工（包括公司、部门领导）因私事使用车辆（市区以外），应承担实际发生的汽油费、路桥费、司机出差补助费，在外过夜还应承担司机住宿费等发生的一切费用。具体费用核定由出车司机和公司财务处负责。
2.7 驾驶员守则：
2.7.1 努力学习政治、业务、技术知识，树立服务思想，不断提高技术水平。
2.7.2 爱护车辆，维护保养好车辆，确保车况良好，行驶安全。
2.7.3 遵守交通法规，时时、处处不违规驾驶。
2.7.4 服从调度，不拒出车。
2.7.5 遵守公司各项管理制度。
2.7.6 完成领导交办的其它任务。

附表十
公司车辆使用审批单

编号：

用车处室

用车人

出车司机

车牌号

出车事由

用车时间及路径

办公室主管领导审批意见

3. 电话、手机等通讯工具使用
管理规定

3.1 为了规范公司电话、手机等通讯工具的使用管理，合理控制通讯费用，特制定本管理规定。
3.2 公司办公电话管理：
3.2.1 公司各部门电话均由办公室统一负责管理，各部门领导负责监督与控制使用。
3.2.2 公司电话主要为与外界联系工作、开展业务之用，不允许有私人电话聊天或拨打信息台等现象出现，如无特殊原因，应少打或不打私人电话。
3.2.3 公司员工使用电话应注重礼貌，通话时应简洁、扼要，体现出公司员工良好的文化素质和精神风貌。
3.2.4 公司员工因业务需要拨打长途电话时，应先到办公室申请登记。
3.3 住宅电话、手机费用控制办法：
3.3.1 公司各类人员住宅电话安装费、手机购置费均由个人自理。
3.3.2 公司总经理、副总经理的住宅电话使用费，公司按每人每月***元限额承担。
3.3.3公司按照职务承担不同限额的手机费用，具体为：公司总经理、副总经理：***元/月；公司部门领导：***元/月；普通员工：***元/月。
3.3.4 以上公司承担的限额费用每年年终/每月由财务处负责统一核算，如超支则在其工资中扣除，节余则不再返还。
3.4 手机、住宅电话的维修费用由户主自己承担。
3.5 凡公司员工参加各种预存话费赠机或其它预存费用优惠活动的相关要求待定。

4. 图书、阅览室管理规定

4.1 为了丰富公司文化生活，创造良好的学习环境，提高员工的经营管理和技术知识，特制定本规定。
4.2 图书管理：
4.2.1 公司图书管理工作，统一由办公室负责。
4.2.2 公司图书实行统一编号，并同时将书籍名称、出版社名称、著作人、出版日期、购买日期、书价等登记造册。
4.3 图书的购置：由需书部门提出申请，经主管领导同意，原则上由需书部门自行购置。所购图书经办公室登记后方可报销。
4.4 图书借阅：
4.4.1 公司图书，只供本公司员工借阅。
4.4.2 工具书及珍贵书籍一般不准借出，只准许在阅览室查阅。因工作需要确需借出时，经办公室有关人员办理手续后，方可借出。借出时间原则上不超出一周（7天）。
4.4.3 图书借阅人要确保借阅图书不被玷污、损坏和撕页。
4.4.4 报纸、刊物实施开放式阅览，阅毕后放回原处，不许带出。
4.4.5 给有关处室订阅的专业刊物，在处室存放三个月后，应交还给办公室存放阅览室。
4.4.6 借阅图书，要按时归还。
4.5 赔罚：
4.5.1 借阅者凡发生图书遗失，应照原版本购赔，购不到原书时，照书籍原价2倍赔偿。
4.5.2 凡发现有在借书上批改、圈点、画线、涂写、破损情况，根据情节分别处以原书价50%至100%的罚款。
4.6 阅览室秩序：
4.6.1 保持安静、不大声喧哗。
4.6.2 保持空气新鲜，不准吸烟。
4.6.3 保持室内卫生，不准随地吐痰，不准随地乱扔果皮、杂物。

5. 计算机使用管理规定

5.1 为了提高公司工作效率，进一步规范公司计算机的使用管理，特制定本规定。
5.2 计算机的使用和管理实行各处室分口使用、办公室统一管理的办法。
5.2.1 凡独立上机操作人员，必须具有计算机使用基础知识和独立操作能力，否则不允许上机。各处室应每月自行使用公司DVD刻录机对计算机中资料进行刻录备份。
5.2.2 凡上机者必须按规范程序操作、保养，以有效降低消耗，一旦发现故障立即通知公司办公室，禁止带病运转。
5.2.3 使用人员上机后，应严格注意病毒的防范，在软盘或光盘使用前，先确认无病毒后才可使用。如发现异常，必须立即关掉机器并通知公司办公室采取适当解决措施。
5.2.4 计算机使用人员下班离开时应按照正确操作程序将计算机关闭，切断电源。严禁下班后计算机仍处于待机状态的现象发生。
5.2.5 设置在各处室的计算机，未经处室使用人员同意，她人不得上机使用。
5.2.6 各种信息载体必须安全存放、保管、防止丢失或失效。任何人不得将涉及公司机密信息载体带出公司。
5.2.7 公司所有计算机的维护和备品、配件的采购统一由公司办公室办理。
5.2.8 对各处室计算机的使用情况，由公司办公室人员负责按季度进行检查，每年检查次数不少于4次，并做好检查记录，对发现的问题应及时联系维修处理。
5.2.9 计算机技术培训由公司办公室统一组织。
5.2.10 公司相关业务处室使用互联网，由办公室根据公司统一规划办理相关手续，任何部门不得私自联系开通事宜。
5.2.11 公司公用电子邮箱、邮件均归公司所有，由公司办公室具体负责管理。
5.3 违禁与处理。有下列情形之一者，视其情节，进行批评教育或处罚。
5.3.1 凡有违规操作而使计算机染上病毒的；
5.3.2 私自安装和使用未经公司许可与日常工作无关的软件（含游戏）的；
5.3.3 因工作过失导致公司信息流失而造成公司重大损失的；
5.3.4 下班离开后计算机仍处于待机状态的；
5.3.5 根据造成损失的具体情况，由责任人负责赔偿；
5.4 公司根据各处室计算机使用和管理情况，对有关技术创新、管理创新人员，依据价值的大小进行适当奖励。

6. 安全消防管理制度

6.1 为了维护公司的人身安全和设施、设备、物品的安全，特制定本制度。
6.2 本制度所称安全、消防，包括防火、防盗、防自然灾害、防人身伤害及防止设施、设备、物品（器材）损坏等诸方面。
6.3 公司的安全消防管理实行“预防为主，防消结合”的方针，做到防患于未然。
6.4 安全组织机构：成立安全消防管理领导小组，统一指挥公司安全消防管理工作，日常安全消防事务由办公室负责。
6.5 火灾的防护：
6.2.1 全体员工，特别是公司各级领导，思想上要十分重视公司安全、消防工作。要组织全体员工认真学习国家安全、消防的有关法规，使人人明白安全、消防工作的重要性。
6.2.2 认真贯彻执行国家有关易燃、易爆等危险品的管理规定，人人做到不违规携带，不违规存放，不违规使用，遇到违规事件及时报告。
6.2.3 公司所有禁火地区，必须有明显的“严禁烟火”标识。
6.2.4 氧炔焊接及类似此操作必须远离易燃易爆物品。其焊接操作人员必须持有政府有关部门颁发的资格证书才能上岗，否则严禁上岗操作。
6.2.5 所有电线电路及电器设备的安装、维护，必须有持专业资格证件的人员按照电管部门的技术操作规程进行，不得违规。
6.2.6 办公室所有电器照明、空调、计算机、复印机以及图书室的电视机、音响设备等下班或不用时，必须关闭电源、不留隐患。
6.2.7 消防设施、设备器具要按“消防法”如数配置，并定期（一季）检查其完好有效。
6.2.8 任何人发现火情，要及时、准确的向消防部门和公司领导报告，并积极参加扑救。
6.3 盗窃防范：
6.3.1 防范重点：现金、涉及公司经营管理的机密性文件等。
6.3.2 防盗设施：防盗重点地区必须安装金属防盗门、铁窗，配置保险柜，并确保其完好、有效。
6.3.3 保险柜内存现金，不得超过公司的规定限额。
6.3.4 保险柜钥匙只许现金保管人一人持有，保险柜密码只许现金保管人一人知道。
6.4 电梯安全：
6.4.1 严禁超载。
6.4.2 电梯间的通讯设备应保持完好。
6.4.3 电梯一旦发生异常现象，应立即停用并报告办公室，要求专业维修部门尽快检修。
6.4.4 电梯突然停止，要立即按下报警器开关，或用通讯器材向外发出求援信息。
6.4.5 电梯内要按月进行消毒处理，保持空气清新。
6.5 自然灾害防范：
6.5.1 狂风、暴雨发生时要及时关闭门窗和必须关闭的有关电器设备的电源。
6.5.2 下班后，窗要关闭，门要落锁。
6.5.3 文件要入柜、入抽屉。
6.5.4 门窗损坏要及时报修。
6.5.5 如遇突发性自然灾害，在立即向上级报警的同时，要积极参加抢险工作。

7. 办公楼卫生管理制度

7.1 为了确保公司良好的办公秩序，维持清洁、有序、舒适的工作环境，特制定本制度。
7.2 公司卫生的基本要求：
7.2.1 过道及阶梯、栏杆要设专人日日清扫，日日清洁，确保地面无痰迹、无烟头、无纸屑、无果皮、无杂物；墙壁保持无污渍、无灰尘、干净光洁；楼梯扶手无破损、无灰尘；电梯间保持清洁卫生、空气新鲜、地毯干净无污。
7.2.2 办公室内要保持桌面、椅子、沙发、文件柜、茶几、墙壁等无灰尘、无污垢，沙发、椅套要定期清洗消毒；玻璃窗透明光洁，纱窗要经常刷洗，烟缸要天天清洗，确保室内空气流通、无异味。
7.2.3 洗手间和卫生间要保持天天清洗打扫和定期消毒，确保地面、盆、池清洁卫生，无堵塞、无积水，墙壁、镜面、窗子、窗台无积灰，便池要保持下水通畅，无突出异味，无污垢。
7.2.4 员工要保持着装整洁、时时、事事、处处保持良好的卫生习惯，洁身自律。
7.3 卫生纪律：
7.3.1 不准随地吐痰。
7.3.2 不准随地乱扔烟头、果皮、纸屑、杂物。
7.3.3 不准在墙上乱贴、乱写、乱画。
7.3.4 室内烟缸用后随时冲洗，不准过夜。
7.3.5 不准违犯公司卫生管理制度。
7.4 卫生检查：
7.4.1 对于公司卫生维护情况，每月检查一次，并如实作好记录。
7.4.2 检查工作由办公室总务后勤管理人员具体负责。
7.4.3 对违犯公司卫生管理制度的处室或个人，及时指出违规事项及改正要求，性质较严重或造成损失者，应视其情节，给予批评或经济处罚。
7.5 积极参加社会公益卫生活动，完成政府有关部门分配的任务。
7.6 办公设备清洁维护：
7.6.1 办公设备除办公桌、文件柜、书柜、椅子、计算机外，还包括空调、音响、电视机、电暖气、电风扇、碎纸机、电话机、干手机、健身器材等。
7.6.2 对于为处室配置的办公设备，各处室应注意爱护，按要求规范使用并定期清洁，如发现问题应通知办公室，以便及时维修。
7.6.3 公司办公设备由办公室统一管理，办公室每年分年中、年终两次负责对公司各办公设备进行清洁、检修，对各部门办公设备使用、维护情况进行监督检查，并作好检查记录。

8．员工集体宿舍管理规定

8.1 为加强员工宿舍管理，保证良好的住宿环境，特制定本规定。
8.2 凡符合公司规定条件需要提供住宿者，经办公室核准后，办理相关手续方可入住。
8.3 住宿员工有义务保持宿舍的整洁、卫生。
8.4 住宿员工应自觉爱护公共财物，不得擅自挪动、拆装宿舍内的各种公共设施。
8.5 住宿员工须保持房屋结构的完整。属人为损坏宿舍各种公共设施者应予以等价赔偿，并根据公司相关规定处理。
8.6 宿舍严禁存放易燃、易爆、有毒、有害等危险物品及各种违规违禁物品。
8.7 严禁在宿舍内进行酗酒、打架斗殴、赌博及其它各种违规违法活动。违者视情取消住宿资格或移交相关管理部门处理。
8.8 住宿员工应妥善保管好自己的钥匙，未经公司允许，不得擅自另配或转交她人；一经发现，视情况予以警告或取消住宿资格。造成损失的，视情节按公司相关管理制度予以处罚或移交相关管理部门处理。
8.9 自觉维护宿舍区内的生活秩序，遵守相关户籍管理制度；各种文体、娱乐活动、说话聊天不得影响邻居及同室员工的生活和学习。
8.10 未经公司办公室同意，严禁非本公司人员在公司宿舍留宿。
8.11 住宿人员搬出宿舍时，须到办公室办理物品移交手续。
8.12 凡违犯公司宿舍管理规定和相关法律法规造成的一切后果均由违犯者承担全部责任。