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公司内控管理制度

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2020年4月19日
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第一章 :财务管理
第一部分:会计制度

第一条 为加强财务管理,规范财务工作,促进公司经营业务的发展,提高公司经济效益,根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。
　　第二条 公司会计核算遵循权责发生制原则。
　　第三条 财务管理的基本任务和方法:
(一)筹集资金和有效使用资金,监督资金正常运行,维护资金安全,努力提高公司经济效益。
(二)做好财务管理基础工作,建立健全财务管理制度,认真做好财务收支的计划、控制、核算、分析和考核工作。
(三)加强财务核算的管理,以提高会计资讯的及时性和准确性。
(四)监督公司财产的购建、保管和使用,配合综合管理部定期进行财产清查。
(五)按期编制各类会计报表和财务说明书,做好分析、考核工作。
第四条 财务管理是公司经营管理的一个重要方面,公司财务负责人对财务管理工作负有组织、实施、检查的责任,财会人员要认真执行<会计法>,坚决按财务制度办事,并严守公司秘密。
第五条 加强原始凭证管理,做到制度化、规范化。原始凭证是公司发生的每项经营活动不可缺少的书面证明,是会计记录的主要依据。
第六条 公司应根据审核无误的原始凭证编制记帐凭证。记帐凭证的内容必须具备:填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员,复核人员、会计主管人员签名或盖章。收款和付款记帐凭证还应当由出纳人员签名或盖章。
第七条 健全会计核算,按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计帐簿。会计核算应以实际发生的经济业务为依据,按照规定的会计处理方法进行,保证会计指标的口径一致,相互可比和会计处理方法前后相一致。
　　第八条 做好会计审核工作,经办财会人员应认真审核每项业务的合法性、真实性、手续完整性和资料的准确性。编制会计凭证、报表时应经专人复核,重大事项应由财务负责人复核。
　　第九条 会计人员根据不同的帐务内容采用定期对会计帐簿记录的有关数位与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或个人等进行相互核对,保证帐证相符、帐实相符、帐表相符。
　　第十条 建立会计档案,包括对会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计资料都应建立档案,妥善保管。按<会计档案管理办法>的规定进行保管和销毁。
第十一条 会计人员因工作变动或离职,必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。会计人员办理交接手续,必须有监交人负责监交,交接人员及监交人员应分别在交接清单上签字后,移交人员方可调离或离职。
第十二条 资本金是公司经营的核心资本,必须加强资本金管理。公司筹集的资本金必须聘请中国注册会计师验资,根据验资报告向投资者开具出资证明,并据此入帐。
　　第十三条 经公司董事会提议,股东会批准,能够按章程规定增加资本。财务部门应及时调整实收资本。
　　第十四条 公司股东之间可相互转让其全部或部分出资,股东应按公司章程规定,向股东以外的人转让出资和购买其它股东转让的出资。财务部门应据实调整。
　　第十五条 公司以负债形式筹集资金,须努力降低筹资成本,同时应按月计提利息支出,并计入成本。
　　第十六条 加强应付帐款和其它应付款的管理,及时核对余额,保证负债的真实性和准确性。凡一年以上应付而未付的款项应查找原因,对确实无法付出的应付款项报公司总经理、董事长批准后处理。
　　第十七条 公司对外担保业务,经董事长审批后,由财务部登记后才能正式对外签发,财务部据此纳入公司或有负债管理,在担保期满后及时督促撤销担保。
　　第十八条 现金的管理:根据本公司实际需要,合理核实现金的库存限额,超出限额部分要及时送存银行。
　　第十九条 严禁白条抵库和任意挪用现金,出纳人员必须每日结出现金日记帐的帐面余额,并与库存现金相核对,发现不符要及时查明原因。对库存现金进行定期或不定期检查,以保证现金的安全和完整。公司的一切现金收付都必须有合法的原始凭证。
　　第二十条 银行存款的管理:加强对银行帐户及其它帐户的保密工作,非因业务需要不准外泄,银行帐户印签实行分管、并用制,不得一人统一保管使用。严禁在空白合同上加盖银行帐户印签。
　　第二十一条 出纳人员要随时掌握银行存款余额,不准签发空头支票,不准将银行帐户出借给任何单位和个人办理结算或套取现金。在每月末要做好与银行的对帐工作,并编制银行存款余额调节表,对未达帐项进行分析,查找原因,并报财务负责人。
　　第二十二条 应收帐款的管理:对应收帐款,每季末做一次帐龄和清收情况的分析,并报有关领导和分管业务部门,督促业务部门积极催收,避免形成坏帐。
　　第二十三条 其它应收款的管理:应按户分页记帐,要严格个人借款审批程式,借款的审批程式是:借款人→部门负责人→财务副总→董事长。借用现金,必须用于现金结算范围内的各种费用的支付。
　　第二十四条 固定资产的管理:有下列情况之一的资产应纳入固定资产进行核算:①使用期限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其它与经营有关的设备器具、工具等;②不属于经营主要设备的物品,单位价值在 元以上,而且使用期限超过2年的。
　　第二十五条 固定资产要做到有帐、有卡,帐实相符。财务部负责固定资产的价值核算与管理,综合管理部负责实物的记录、保管和卡片登记工作,财务部应建立固定资产明细帐。
　　第二十六条 固定资产的购置和调入均按实际成本入帐,固定资产折旧采用直线法分类计提,分类折旧年限为:
　　(一)房屋、营业用房 35年
　　(二)通讯设备、交通运输设备 5年
　　(三)电子电脑、办公及文字处理设备 3年
　　(四)电器设备、安全保卫设备 3年
　　第二十七条 已经提足折旧、继续使用的固定资产不再提取折旧,提前报废的固定资产,不再补提折旧。当月增加的固定资产,当月不提折旧,当月减少的固定资产,当月照提折旧。
　　第二十八条 对固定资产和其它资产要进行定期盘点,每年末由综合管理部负责盘点一次,盘点中发现短缺或盈余,应及时查明原因,并编制盘盈盘亏表,报财务部审核后,经总经理批准后进行帐务处理。
　　第二十九条 无形资产指被公司长期使用而没有实物形态的资产,包括:专利权、土地使用权、商誉等。无形资产按实际成本入帐,在受益期内或有效期内按不短于 的期限摊销。
第三十条 递延资产是不能全部计入当期损益,需要在以后年度内分期摊销的各项费用,包括开办费,租入固定资产的改良支出和摊销期限超过一年,金额较大的修理费支出。开办费自营业之日起,分期摊入成本。分摊期不短于5年,以经营租入的固定资产改良支出,在有效租赁期内分期摊销。
第三十一条 公司的营业收入包括产品销售收入、其它营业收入等。营业收入要严格按照权责发生制原则确认,并认真核实、正确反映,以保证公司损益的真实性。
　　第三十二条 营业收入要按照规定列入相关的收入账簿,不得截留到帐外或作其它处理。
　　第三十三条 公司在业务经营活动中发生的与业务有关的支出,按规定计入成本费用。成本费用是管理公司经济效益的重要内容。控制好成本费用,对堵塞管理漏洞、提高公司经济效益具有重要作用。
　　第三十四条 成本费用开支范围包括:利息支出、营业费用、其它营业支出等。
(一)利息支出:指支付以负债形式筹集的资金成本支出。
(二)营业费用包括:职工工资、职工福利费、医药费、职工教育经费、工会经费、保险费、固定资产折旧费、摊销费、修理费、管理费、通讯费、交通费、招待费、差旅费、车辆使用费、报刊费、会议费、办公费、奖励费、水电费、职工工作餐等费用。
(三)固定资产折旧费:根据固定资产原值和国家规定的固定资产分类折等旧率计算摊销。
(四)摊销费:指递延资产的摊销费用,分摊期不短于5年。
第三十五条 加强对费用的总额控制,严格制定各项费用的开支标准和审批手续,财务人员应认真审核有关支出凭证,未经领导签字或审批手续不全的,不予报销,对违反有关制度规定的行为应及时向领导反映。
　　第三十六条 公司各项成本费用由财务部负责管理和核算,财务部要定期进行成本费用检查、分析、制定降低成本的措施。
　 第三十七条 财务报表分月报和年报,月报财务报表包括资产负债表、损益表。年度财务报表包括资产负债表、损益表、现金流量表、营业费用明细表、利润分配表。公司财务月报表应于次月15日内完成,年度财务会计报告应于次年90日内制作,必要时聘请会计师事务所进行审计。
　 第三十八条 财务分析是公司财务管理的重要组成部分,财务部应对公司经营状况和经营成果进行总结、评价和考核,经过财务分析促进增收节支,充分发挥资金效能,为领导或有关部门的决策提供依据。
　　第三十九条 会计电算化硬体设备是指专用于会计电算化的微机及其配套设备,会计电算化硬体设备由财务部统一管理和使用,非会计电算化工作人员一般情况下不得使用,特殊情况确需使用时,应经财务负责人批准,在不影响会计电算化正常工作情况下进行。
　　第四十条 每月15日前对上个月的会计资料进行备份。操作人员运用财务软件必须是经过系统功能表选项进入系统操作,应根据工作需要设置操作许可权和密码。操作人员对使用的硬体设备的安全负责。下班时应关闭设备的电源,设备的开启和关闭应严格按规范程式进行。
第四十一条 企业银行电子支付系统的管理,严格按照企业银行电子支付程式和许可权规定执行。电子支付密码器、智慧IC卡、帐户密码和操作人员密码是使用企业银行系统的关键要素,应妥善保管,主管卡和操作员卡应按照分管并用的原则,由会计主管和操作员分别设制密码,不得一人统管使用。
第二部分:报销制度及流程
为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,合理控制费用支出,特制定本制度。 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
一、借款管理规定
(一)出差借款:出差人员凭审批后的<出差申请表>按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二)其它临时借款,如业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其它借款原则上不允许跨月借支。
(三)各项借款金额超过2万元应提前一天通知财务部备款。
(四)借款销账规定:
(1)借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐;
(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
(五)借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
二、因公借款流程
(一) 借款人按规定填写<借款单>,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。
(二)审批权限、审批流程:借款人→部门负责人审核签字→财务部稽核(前款未清者,原则上不办理新借支)→分管副总审核→财务副总审核→→出纳付款。
三、日常费用报销制度及流程
日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、礼品费、交际费、培训费、资料费等。
(一) 费用报销的一般规定
1、 报销人必须取得相应的合法票据,且须有经办人签名。
2、 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。
3、报销 0元以上需提前一天通知财务部以便备款。
(二) 费用报销的一般流程:
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→财务部稽核→部门负责人审核签字→分管副总审核签字→总经理审批签字→董事长(副董事长)签批→财务副总复核确认(根据资金情况决定是否付款)→出纳报销付款。
(三) 差旅费报销制度
1、费用标准:
职 务
交通工具
住宿标准
伙食标准
外埠市内交通费用
一般员工
火车硬卧
120元/天
30元/天
30元/天
部门负责人
火车硬卧
150元/天
40元/天
40元/天
副总经理
火车(飞机)
200元/天
50元/天
50元/天
总经理及以上
飞机
实报实销
实报实销
实报实销

2、费用标准的补充说明:
(1)住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。
(2)实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回公司驻地时间为准,12:00以后出发(或12:00以前到达)以半天计,12:00以前出发(或12:00以后到达)以一天计。
(3)伙食、交通费用标准实行包干制,依据实际出差天数结算,原则上采用额度内据实报销形式,特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
(4)宴请客户需由董事长批准后方可报销招待费,并扣减出差人当天的伙食补贴。
(5)出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
(四) 报销流程
1、出差申请:拟出差人员首先填写<出差申请单>,详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等,出差申请单由总经理批准。
2、借支差旅费:出差人员将审批过的<出差申请单>交财务部,按借款管理规定办理借款手续,出纳按规定支付所借款项。
3、返回报销:出差人员应在回公司后3个工作日内办理报销事宜,根据差旅费用标准填写<差旅费报销单>,部门经理审核签字 财务部稽核签字 分管副总审批 总经理审批签字 董事长(副董事长)签批 财务副总复核确认(根据资金情况决定是否付款) 出纳报销付款。
四、电话费报销制度及流程
(一) 费用标准1、移动通讯费:为了兼顾效率与公平的原则,员工的手机费用的报销采用与岗位相关制,即依据不同岗位,根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准,具体标准见人事行政部相关规定。
2、固定电话费:公司为员工提供工作必须的固定电话,并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
(二)报销流程
1、公司人事行政部每月初(10日前)将本月员工手机费执行标准(含特批执行标准)交财务部。
2、 固定电话费由人事行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续,若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因,特殊情况报总经理批示处理办法。
五、交通费报销制度及流程
(一) 费用标准:(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车,在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后能够乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
(二) 报销流程
1、员工整理交通车票,票面签经办人名字,并由行政部派车人员签字确认,按规定填好<交通费报销单>。
2、审批:按日常费用审批程序审批。
3、员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
六、办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司人事行政部统一管理,集中购置,并指定专人负责。
(二)报销流程
1、购置申请: 公司人事行政部根据需求及库存情况统一编制购置申请单按资产管理规定报批。
2、报销程序:报销人先填写费用报销单(附出入库单),按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3、费用归集:财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表,核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用,待实际领用时分摊。
七、 招待费、礼品、交际费、培训费、资料费及其它报销制度及流程:
(一)费用标准
1、招待费、礼品、有价卡、交际费:为了规范该部分费用的支出,支出单笔 元以内的上述费用(融资可放宽至3000元),应事先征得总经理同意;单笔费用超过 元或融资费用超过3000元的,应事前征得董事长(副董事长)批准;
2、礼品由董事长办公室统一采购和保管,赠送礼品、有价卡和支出交际费时,按照上述审批标准规定,经由董事长办公室办理相关手续。
3、培训费:为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由公司人事行政部门统一管理,各部门培训需求应及时报送人力资源。人事行政部根据实际需要编制培训计划报总经理、董事长(副董事长)审批。
4、 资料费:在保证满足需要的前提下,尽量节约成本,注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写<资料申请单>,在报销前必须到人事行政部资料管理人员处进行登记。
( 二)报销流程:
1、招待、礼品、有价卡等费用:不论数额大小,由经办人持分管副总、总经理签批的消费单据面呈董事长(副董事长)审批后,经财务副总复核确认方可办理报销手续。
2、培训费:由人事行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3、资料费:在报销前需办理资料登记手续,按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
4、其它费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
八、工薪福利及相关费用支出制度及流程
(一)工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等,此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
(二)工薪福利支付流程
1、 工资支付流程:
(1)每月10日由人事行政部将本月经董事长(总经理)审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;
(2)分管副总提供职工月(季)度奖金分配表;
(3)财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;
(4)按工薪审批程序审批;
(5)每月15日由财务部经过银行代发形式支付工资。
2、临时工资支付流程同工资支付流程。
3、社会保险及住房公积金支付流程:(1)由人事行政部将董事长(总经理)审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理;(2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付;(3)社会保险金由财务部协助人事行政部办理银行托收手续。
4、其它福利费支出由公司人事行政部按审批后的支付标准填写报销单→部门经理签字确认→分管副总审核→总经理→董事长(副董事长)审批→出纳报销付款。
九、专项支出财务报销制度及流程
(一)专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其它专项费用等。
(二)软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
1、填写购置申请:按公司<资产管理制度>相关规定填写<资产购置申请单>并报批。
2、报销标准:相关的合同协议及批准生效的购置申请。
3、结账报销:(1)资产验收(软件应安装调试)无误后,经办人凭发票等资料办理出入库手续,按规定填写报销单(须有经办人签字并附出入库单);(2)按资金支出规定审批程序审批;(3)财务部根据审批后的报销单以支票形式付款;(4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。
十、其它专项支出报销制度及流程
(一)费用范围:其它专项支出包括其它所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其它专项费用)。
(二)费用标准:此类费用一般金额较大,由主管部门经理根据实际需要向董事长(总经理)提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等),经董事长(总经理)签署审批意见。
(三)财务报销流程
1、审批后的报告文件合同等到财务部备案,以便财务备款。
2、签订合同:依照合同管理制度的相关规定执行;
3、付款流程:(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);(2)按审批程序审批:主管部门负责人审核签字→ 财务稽核签字 →分管副总经理审批→行政副总经理审批→董事长(总经理)签批;(3)财务副总复核确认;(4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。
十一、资金支付报销程序(附表1):
附表1
序号
资金支出项目
报销程序
1
因公借款
借款人提交借款单(借款事由)→部门负责人审核→财务部稽核(前款未清者原则上不办理新借支)→分管副总审核→人事行政副总审批(10000元以内终审)→董事长(总经理)审批10000元以上→出纳办理结算。
2
物资采购
经办人→部门负责人审核→财务部稽核→分管副总审核→人事行政副总审批(单笔10000元内终审)→董事长(总经理)审批10000元以上→财务副总复核→票证会计制单→出纳结算。
序号
资金支出项目
报销程序
3

4
能源、动力费用(排污、水、电、蒸汽等)
相关部门提供发票→分管副总审核→行政副总审批(终审)→财务副总复核→票证会计制单→出纳办理结算。
6
销货款退付
客户(业务员)提交退款申请→部门负责人审核→分管副总审核→主管会计核准→人事行政副总或董事长(总经理)审批→财务副总复核→票证会计制单→出纳办理结算。
7
工程款
(未出定案)
基建部编制工程进度拨款表→部门负责人核实→人事行政副总审批(10万元以内终审)→董事长(总经理)审批10万元以上→财务副总复核确认→票证会计制单→出纳办理结算。
8
工程款
(已出定案、一次性包干价、合同约定一次性付清工程款的项目)
建筑商提供收款收据或发票(付结算报告和合同书)→部门主管核实→主管会计审核→人事行政副总审批(3万元以内终审)→董事长(总经理)审批3万元以上→财务副总复核→票证会计制单→出纳办理结算。
9
对外借款
借款方提供借款借据→财务副总审核(根据资金结存、调度)→人事行政副总签批(50万元内终审))→董事长(总经理)签批50万元以上→往来会计登记→票证会计制单→出纳结算。
10
社会融资
融资部门提交融资申请→财务副总签批(根据资金需求和依据公司融资利率)→董事长(总经理)在借款手续上签字批准→票证会计制单→出纳办理结算。
11
薪酬、劳动保险费
支付
人力资源部薪资核算员提供薪酬表→人事行政副总审批(终审)→票证会计制单→出纳办理结算→银行代发薪酬。
12
通讯费、个人车辆
费用
人力资源部薪资核算员依照规定标准提供通讯费、个人车辆费用表→人事行政副总审批(终审)→票证会计制单→出纳办理结算。
13
探亲交通费
员工提供费用单据→人力资源部依据相关规定核实→人事行政副总审批(终审)→票证会计制单→出纳办理结算。
14
招待费、公关费
(礼品、有价卡等)
经办人→分管副总审核→董事长(总经理)审批→财务副总复核→票证会计制单→出纳办理结算。
注:1.部门经费是指与业务非直接关联的开支,如招待、公关、办公、差旅费等。
2.业务费用是指与业务直接相关的费用,如登记注册、环保、检测、评估、年检、审计、诉讼、登记抵押费及行政事业性收费等。
第二章:营销管理制度

第一部分:采购管理制度
1 总则:
1.1 目的:为使本公司主辅原材的采购作业有所遵循,根据生产经营需求及时提供适质,适量,适价的主辅原材,特制定本制度。
1.2 范围:公司所有主辅原材采购业务中,有关询价、议价、采购等作业,均适用本制度。
1.3 物资部及权限的划分
1.3.1 公司主辅原材的采购计划、价格、策略等均由采购委员会决议。
1.3.2 临时的、紧急的采购,由使用部门提出书面申请,物资部负责询价,呈分管领导及总经理、董事长或董事长授权人签批。
1.3.3 物资部采购范围:生产用原材料、辅料(锌锭)、五金备件;固定资产(机器设备、房屋、大额资产);
1.3.4 具体采购业务由物资部负责执行。
1.4 采购工作基本原则
1.4.1 采购委员会是公司在主辅原材采购过程中的最高决策机构。
1.4.2 总经理、董事长或董事长授权人是采购委员会会议决议的最高执行者。
1.4.3 计划财务部必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符予以充分的反映和监督。
1.4.4 生产、技术部门以及品质管理部门必须对购入生产原、辅料的质量进行事前、事中、事后全过程的监控。
1.4.5 物资部必须根据采购委员会的会议精神,多途径,少环节,货比三家,适时,适质,适量,适价保证主辅原材的供给。
1.4.6 采购委员会会议在营销管理部提出销售计划后2日内召开。
1.4.7 物资部必须每月底根据预算情况做出差异分析,提交计划财务部,上传至办公文件柜,以供采购委员会查阅。物资部应对供货市场,供应商情况,需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、主辅原材料库存及耗用情况及时做出分析。
1.4.8 物资部及时与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料。
a） 截止对货时间:每月25日24:00;
b） 内容:供货数量、货款差额、货物发票;
c） 方式:物资部与财务中心对账,物资部与供应商对账,财务中心与供应商对账;
d） 存档:各单位将各自负责的带有签名或盖章的对账结果书面存档。
1.4.9 物资部应定期对采购人员进行业务培训和考核,以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。
1.4.10 主原材采购遵循”定金签订合同分批付款提货或全款提货”原则,辅原材(锌锭除外)采购遵循”货到付款”的原则,严格控制主辅原材预付货款。
2 采购委员会及其会议制度:
2.1 目的:采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。奠定稳定的采购管理工作基础;提高采购管理水平;降低采购成本和储存费用,合理使用资金。
2.2 采购委员会的组织及职责
2.2.1 公司设立采购委员会,由总经理、董事长,分管副总经理、物资部部长、生产技术部部长,品质管理部部长,计划财务部部长,行政副总经理组成。由总经理、董事长或董事长授权人担任采购委员会主任,物资部部长兼任会议秘书,做会议记录并负责决议案的执行。采购小组各成员分别代表本职能专业为采购决策提交职能意见,对所提交的职能专业意见的可靠性、准确性承担责任。
2.2.2 采购委员会职责:
a） 拟定主辅原材的采购政策并确保政策的适当执行。
b） 依据本公司的质量标准,确保主辅原材的品质及合理的市场价格。
c） 审核决定采购的时机、价格、数量及供应商。
d） 协调、解决影响采购实施的重大问题。
2.2.3 采购委员会组织的运行
e） 待销售计划出具后二日内召开采购委员会会议。
f） 不定期召开采购委员会会议针对采购管理过程中的出现得市场波动或生产经营计划调整等事项处理。
g） 会议主持人为采购委员会主任,主任因故不能出席会议时应委托公司其它领导主持。
2.2.4 采购委员会的决议程序: 决议程序包括一般决议程序和特殊决议程序,一般决议程序采用会议的形式,总经理或董事长授权人根据各委员提交的对信息来源作出决策。在紧急性、特殊性采购的情况下可采取以下方式议决:
a) 紧急会议决议;
b) 经过办公自动化系统(OA)议决;
c) 先使用短信征求意见并决策,然后补上文字确认;
d) 决策人向参与决策人员提交OA或短信决策方案,规定回复时间,逾期视作默认并后补上文字确认。

2.2.5 物资部部长负责会议的召集
2.3 采购委员会会议的内容及程序
2.3.1 物资部部长报告以下情况:
a） 上次会议决议事项的执行情况。
b） 主辅原材的未到货量。
c） 主辅原材的市场行情预测动态,公司应采取的措施。
d） 下月主辅原材采购计划(包括数量、价格、供应商)及资金需求计划。
e） 物资部外欠货款情况。
f） 采购实施中需协调解决的问题。
2.3.2 采购委员会成员根据各自部门的职责对原料部报告内容进行评论并做出决定,各部门必须保证评论内容的可实施性和准确性并对自己职责范围内发表的意见应承担责任。
2.3.3 会议决议事项由物资部部长记录,当日整理后呈采购委员会主任核准。
2.3.4 物资部部长将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执行。
2.4 采购委员会控制要点
2.4.1 对采购过程中发生的重大采购事项,必须由采购委员会讨论决定。
2.4.2 主辅原材价格应在同地区,同行业中保持较低的水平。
2.4.3 主辅原材质量必须在同地区,同行业中保持较高的水准。
2.4.4 根据产销实际情况,确定每月辅材料的安全库存量,确定需阶段性(季节性)储备原料的合理库存量。
2.4.5 主原材采购原则上实行”一单一清”。
3 供应商管理办法:
1.2 供应商的选定及指导
1.2.1 物资部建立相对稳定的供应商,并建立客户档案作为日后询议价和供料的参考。
1.2.2 为确保货源,根据原材特点寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购,以稳定货源、降低价格。
1.2.3 选定供应商时,应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑,并依此确定是否发展为长期供应商。
1.2.4 若供应商为贸易商或代理商时,应调查其信誉及技术服务能力等,凭以作为判断是否为采购对象的依据。
1.2.5 积极向供应商宣传公司主辅原材品质标准,并在品质及技术服务上给予必要的帮助,使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。
1.3 供应商的管理和分类
1.3.1 每一笔采购业务,其货物的价格和数量提报相关人员,要进行采购成本分析,提交部长层。
1.3.2 供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性(数量、品质)、资金状况、发运能力等方面进行分类,以便合理安排采购计划。
1.3.3 对于时常出现交货品质不符合质量标准,交货数量不足,延误交货期,售后服务不良等情况的供应商,应立即通知其改进,如未能改进者,物资部应另行开发新的供应商。
1.4 供应商的开发
1.4.1 物资部应积极调查主辅原材资讯,收集主辅原材市场行情,积极开发新的供应商。
1.4.2 开发主辅原材新供应商,必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后,进行详细评估,决定是否列为供应商。辅原材应取样经生产技术部或使用部门检验分析,提出报告。
1.5 采购资料及档案管理
1.5.1 物资部每月汇总到货原材记录,呈报办公会。
1.5.2 市场行情及时了解分析,价格走势定期分析,供应商信誉等级定期评审,来电来函文件资料及时分类保存。
1.5.3 公司有关人员如需借阅有关资料、档案,必须经部门负责人同意后,由档案管理人员登记,借阅人员签名后方可。
1.5.4 有关采购委员会的资料,由部门负责人归类存档保管,借阅需经采购委员会主席同意,并登记后执行。
2 主辅原材采购管理办法:
2.1 计划
2.1.1 主原材料采购计划:原料部根据销售计划提报初步采购计划,由采购委员会会议讨论确定最终采购计划,包括采购数量、到货日期、市场价格、供应商确定。
2.1.2 辅原材采购计划:原料部根据生产部门提报的需求计划进行比价采购。
2.2 信息收集与分析
2.2.1 物资部应掌握主要原料产品特性及市场定位,供采购委员会参考以便确定最佳采购时机。
2.2.2 物资部须以电话、传真等多种方式,随时向供应商询价,以了解原料市场行情变化情况。
2.2.3 物资部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后,提供采购委员会讨论、决策。
2.3 核准
2.3.1 采购委员会根据原料部提供的资料及其它方面的资讯,做出采购决策。资料及咨讯包括各供应商当前生产状况及报价,到货日期,以及市场现货资源情况;当前市场行情分析及后市分析。
a) 生产部长提供现有原材的数量及生产情况,评价采购计划中原材的质量情况(主要为成品率);
b) 品主管理部部长评价采购计划中原材的质量情况(主要为成品率);
c) 物资部部长提供成品库存数量,分析市场需求情况,按规格建议原材的到货日期及数量;
d) 物资部部长负责提供当前市场价格、行情分析及后市分析。
e) 计划财务部经理根据生产成本进行核算,提供采购价格差异分析,对资金需求计划提出合理化建议。
2.3.2 物资部根据采购委员会的决定,向供应商订货,签订采购合同,实施采购作业。
2.3.3 物资部须随时注意市场行情变化,如遇价格上涨,则可考虑多进货,如遇价格下跌,则适时要求供应商降价,并及时掌握最新价格。
2.4 合同
2.4.1 所有主辅原材采购原则上都必须签订合同,信件和数据电文能够作为合同附件,应注意互相之间时间和内容的一致性。
2.4.2 签订程序:物资部部长起草合同文本(对方合同版本除外,但必须严格审核条款)并初步审核 合同管理员审核 营销管理部审核 物资部部长审核 分管副总审核 总经理、董事长审核 归口部门签订合同(特殊情况由董事长审核后可委托其它人员签订合同)。
2.4.3 合同签订完毕后,物资部部长必须及时将采购数据录入ERP系统中。
2.4.4 如市场行情发生变化,合同需更改,须由物资部部长报送各上级领导核准后才可变更,必要时,可临时召集采购委员会讨论决定。
2.4.5 采购合同内容由当事人约定,应将以下内容明确、清楚、具体写出,不得含糊其辞:　
a) 标的;
b) 数量;
c) 质量;
d) 价格;
e) 包装;
f) 交货期限;
g) 验收地点及办法;
h) 交货方式及地点;
i) 付款条件及付款方式;
j) 保险;
k) 运输损耗的承担;
l) 违约责任。
物流管理:
2.4.6 合同签订后若有异议,应按<合同法>有关规定处理。
2.4.7 交货期控制
a) 合同签定后,物资部必须追踪,督促交货进度。
b) 物资部根据原料客户发货情况,提前填写”原料到货预报表”送生产技术部、镀锌彩涂车间、营销管理部,以便做好生产经营安排。每月填报”合同履行及付款明细表”。
c) 每批主辅原材收货结束,营销管理部及车间接货人员必须统计当日到货明细。
2.5 异常情况处理
2.5.1 主辅原材质量、数量等不符合验收标准时,由品质管理部填写<原材异常报告书>并当日通知原料部,物资部应及时书面通知供应商处理,并达成质量异议处理协议。
2.5.2 生产技术部负责原材质量标准修订和补充草案的起草和提交工作。
2.5.3 如采购计划外临时需采购主原材,则须按以下程序办理:使用部门申请→分管副总核准→原料部询价、比价 总经理、董事长核准→物资部采购。
2.6 货款结算
2.6.1 物资部部长根据所订原料的到货期及付款条件,测算资金的使用时间,每周填报”付款计划”报分管领导和总经理及计划财务部审批。
2.6.2 每单合同执行完毕后,物资部必须进行对账处理,尽快催促供应商开具货物发票。
2.6.3 各付款凭证必须保存完整。
2.7 付款及报销管理
2.7.1 采购人员不得进行付款操作和发票报销操作,须由商务助理进行办理,而且严格执行控股公司相关文件及签批手续,以此监督。
2.7.2 货款原则上实行电汇、汇票、承兑等方式。
3 主辅原材提货和退货管理办法:
3.1 主辅原材提货:采购人员及时与供应商联系,确定发货时间,通知物流中心安排提货车辆,提供书面车辆信息,掌握车辆到达时间,通知商务助理接货并提供合同编号。
3.2 主辅原材退货:采购人员与供应商联系,由供应商派车提货,并提供书面车辆信息,商务助理核实无误后通知车间装车,并根据有关规定签批放行。
4 采购物资的验收作业:
4.1 营销管理部商务助理、车间保管员、品质管理部质检员三人一起验收,商务助理填写到货明细,车间保管员核对到货明细数据是否无误,品质管理部质检员负责进行外观验收和重量抽检(验收标准执行<外观验收检查标准>)。检验无误后三者在<物资到货明细表>上签字接收,如有异议由生产技术部质检员签署不合格意见,并及时反馈至物资部进行处理。
4.2 提供资料:商务助理向车间保管员提供该批货物的订单编号,接货完毕后2小时内车间保管员将到货原材录