中国建筑标准设计研究所图书管理办法.doc

中国建筑标准设计研究所图书管理办法

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2020年5月29日
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中国建筑标准设计研究所
质量管理体系文件
科技信息图书、资料管理办法
文件编号:QSC-05-
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科技信息、图书、资料管理办法
1目的
加强我所图书、资料的管理,确保科技信息、图书、资料(以下简称”图书资料”)更好地为广大科技人员服务。
2 范围
本办法适用于图书资料(包括标准图、期刊等)的收集、购买、分发、保管等工作。
3 职责
3.1 总工程师办室的档案资料组负责信息、图书、资料的统一管理。
3.2 为便于全所职工借阅、查找图书资料,随时将有关资料目录上传至所局域网。
4 图书资料管理
4.1 供全所职工借阅的图书资料由所总工程师办公室档案资料组统一购买,经各专业总工程师审阅,并经主管所长批准后方可购买。图书、资料要经总工办专人验收后由档案资料组管理人员将所购图书资料的名称、册数、价格一一核对无误后,单独登记备案,对所购图书进行分类编号、建立书卡、输入计算机和编入图书、资料目录,并填写图书、资料借阅卡,放入图书、资料的书兜,以便借阅。
4.2 所各设计室所需公用图书资料原则上每季度集中购买,每季度由总工程师办公室档案资料组提供图书资料信息目录,各室主任根据需要,汇总报档案资料组。
4.3 各室所需专用图书资料的购买,要填写<购买图书资料>申请单(格式见附录A),注明购书名称、数量(具体使用人员)和用途,经室主任同意,主管所长批准后,方可购买。费用列入各室成本。公用图书部分办理借阅手续,技术资料按室主任提供的名单计入个人资料卡。
4.4 每个专题组所购买的资料,需到总工程师办公室档案资料组办理登记手续,待课题完成后将其归还档案资料组。
4.5 所各设计室人员领取我所出版的国家建筑标准设计图集,先由总工程师办公室负责标准设计管理的人员在新图印刷前将图集
名称通知档案资料组,由档案资料组管理人员向各设计室征询意
向,并填写<领取国家建筑标准设计图集申请>单(格式见附录B),
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经室主任同意,主管所长批准后,方可领取。设计室和标准设计室统一领取发给个人的,计入个人资料卡;公务公用部分,单独办理登记手续。我所标准图费用暂不计入成本。
4.6 期刊、杂志一般每年预订一次。预定时征求各室主任及主管所长同意后方可预订。
4.7全所各技术人员参加各专业协会的交流资料,须由各会员到总工程师办公室办理资料目录登记手续,资料由各会员妥善保存。由总工程师办室负责将资料目录上传到所局域网,供全所交流共享。
4.8 职工借阅图书时,要严格按照借阅制度执行,总工程师办公室档案资料组专人按时催还图书,检查无误后将还书时间填写在书卡上,放回原处。对损坏与丢失的图书,及时进行处理,并办理注销登记手续。
4.9 图书资料等每半年清点、整理一次,届时提前通知并停止借阅一天。在资料室清点、整理时,可提前通知借阅人收回或重新办理借阅手续,借阅人应给予配合,不得拒绝。发现问题及时上报主任及主管所长。
4.10 图书、资料费用年终上报财务。
4.11 阅览室在借阅时间内保持清洁、安静,图书资料摆放整齐有序。
5 所图书资料的借阅
5.1 本所员工在总工程师办公室档案资料组借阅图书资料要办理借阅登记手续,借阅册数以四册为限。借期不得超过一个月,如需要继续使用,必须办理续借手续(延长一周)。
5.2 本所员工借阅外文书籍,先填写<外文书籍借阅申请单>(附录C),经室主任签字后方可借阅。借阅册数以二册为限,借期一周。如需要继续使用,必须办理续借手续(延长一周)。
5.3 外文字词典一律不外借,只限于资料室内阅览。
5.4 其它期刊、杂志、技术文件和资料等,只限在资料室内阅览,特殊情况借阅一天,并需办理借阅登记。
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5.5 各室借阅的专用图书和资料,设计室借期到设计文件归档时为止(特殊情况可延长到一年);标准设计室借期到相关标准设计
完成提交刊印时为止(特殊情况可延长到一年);方案室借期为一
年。方案室长期借阅的图书在此期间其它室人员有权借阅,但需办理借阅手续。
5.6 借出的图书、资料不得转借,不得在图书、资料上涂改、
勾划或污损,如发生上述情况视损坏程度进行赔偿。
5.7 本所职工因工作调动或长期出差、出国,在离所前必须将
所借图书、资料如数归还,并办理相关手续。
5.8 离、退休或调离本所职工,应将所借阅图书及个人资料卡登记的图书资料一并归还后,方可办理离、退休或调离手续。
5.9 标准所图书、资料只限于本所职工借阅,特殊情况外单位人员借阅时,需经总工办主任签字后方可借阅,借期两天。
5.10 对于长期积压在个人手中(借阅到期)的图书、资料,用<借阅图书资料催还通知单>(格式见附录D)催还。在催还后一周内仍不归还的,视为丢失。
6 图书资料丢失赔偿规定
6.1 1凡丢失的一般图书资料,要求在一周内购买原书补上。否则按原价的1.5倍赔偿。
6.2 凡丢失的外文书籍,要求在一个月内购买原书补上。否则按原价3倍赔偿。
6.3 丢失公用图书资料的借阅人应填写<图书资料丢失赔偿登记表>(格式见附录E),交总工办备案。

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附录A: 购买图书资料申请单
序号
图书资料名称
编号
份数
成本费用 (项目)
备注

室主任(签字)

总工(签字)

所长(签字)

资料员(签字)

(QSD-06- ) 年 月 日
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附录B: 中国建筑标准设计研究所
领取国家建筑标准设计图集申请单
(此表一式两份)
(QSD-07- )
日期
名 称
编 号
数 量
室 别
用 途

领取人
(签字)

室主任
(签字)

主管所长(签字)

资料员
(签字)

附录C: 中国建筑标准设计研究所

外文书籍借阅申请单

编号:
书名:
编号:
书名:
借阅姓名
借书日期
还书日期

室主任(签字)

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附录D:
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借阅图书资料催还通知单

﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍:您好!

您借阅的﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍

图书已到还书日期,请立即归还或办理续借手续。

谢谢您的合作!

借阅人(签字):_________________

中国建筑标准设计研究所
年 月 日

附注:本件一式两份。

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附录E:
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图书资料丢失赔偿登记表
(QSD-08- )
借书人: 年 月 日
图书编号:
书名:
图书价格:
丢失日期:
属意外丢失 □
赔偿金额: 元
属正常丢失 □
档案资料组
负责人签字
室主任
签字
主管所长
签字
财务部主管
签字