农商银行信贷档案管理办法.doc

农商银行信贷档案管理办法

19
2020年4月19日
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
某某农村商业银行股份有限公司信贷档案管理办法
（草案）
第一章 总 则
第一条 为实现信贷业务档案的科学管理，做好信贷管理基础工作，促进信贷业务档案管理工作制度化、规范化，有效防范信贷风险，加强信贷业务档案管理，确保信贷资料的完整性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业银行法》、《贷款通则》等有关法律法规和信贷管理的相关规定，结合我行实际，特制定本办法。
第二条 信贷档案是指在信贷工作中形成的具有保存价值的文字、图表、盘片、声象等不同载体和不同门类的文件材料，它是信贷工作的历史记录，是维护农村金融工作历史真实面貌的重要资料。
第三条 信贷档案管理，是对各支行、分理处在信贷业务经营管理活动中对所形成的文字材料、图表、声像、各项合同、协议、文件、函电、账表、记要、记录、发票、法律文书、通知、证件等形态的历史真迹资料进行收集、整理、立卷归档和保管的过程。信贷档案管理工作是农村商行信贷工作的一个非常重要的组成部分，也是维护信贷历史真实面貌的重要基础性工作。
第二章 信贷档案分类
第四条 信贷档案应分为信贷管理档案和贷款资料档案两大类，即：
（一）信贷管理档案：包括：
1、信贷管理相关法律法规：如《贷款通则》、《担保法》、《商业银行法》等；
2、信贷管理规章制度：如《某某农村商业银行股份有限公司农户联保贷款管理办法》、《某某农村商业银行股份有限公司贷款管理办法》等；
3、各类信贷业务文件资料、通知、检查反馈等；
4、会议记录：信贷工作会议记录、贷款审批会议记录和贷款风险分类会议记录等；
5、各类贷款台帐：“三违”贷款台账、已置换不良贷款台账、贷款十大户台账、新增不良贷款台账等。
6、总行、监稽、人行等上级部门对贷款运作问题稽核意见书、通知书和整改意见书；
7、其它与信贷管理有关的资料。
（二）贷款档案资料：
1、客户基本信息资料；
2、每笔贷款业务资料。
第五条 信贷档案实行“统一领导，分级管理，严格监督、定期检查”的管理原则。信贷档案管理要遵循以下原则：
一是信贷档案资料必须真实、完整和合法；
二是档案管理要原始材料账册化，必备资料标准化，移交档案制度化，贷款资料信息化；
三是要严格执行谁贷款，谁立卷；谁建档，谁管理。
第六条 各支行、分理处应将信贷管理档案与贷款业务资料分开保管:
1、将法律法规、规章制度、相关信贷文件资料、通知、检查反馈等专分保管；
2、将风险分类会议记录、贷款审批会议记录等专分保管；
3、贷款业务资料一户一档，将小额信用与大额贷款分别按村分片保管。
第三章 管理程序及人员职责
第七条 信贷档案涉及支行（行分理处）和客户的相关信息，档案管理人员、调阅人员和其它相关人员均须严格执行保密制度。
第八条 基层支行、分理处的信贷人员对贷款客户的档案资料，按客户申请、调查、审查、审批、发放、检查、收回等操作程序运行后，按资料形成时间归类建档、保管。
第九条 支行行长、分理处主任是信贷业务档案管理的责任人，信贷员为信贷业务档案管理人员，负责信贷业务档案的日常管理。
（一）支行行长、分理处主任。其基本职责是：对辖内信贷档案管理负有领导、检查、监督的责任，包片信贷档案的管理。
（二）信贷员。其基本职责是：
1、及时建立和搜集、整理归类所管理贷款客户从借款申请到贷款使用、回收全程的有关档案资料，按资料形成时间顺序和归类要求整理立卷、建档、装订成册并按顺序编页码（页码必须连续）、专夹（卷）、专户保管，做到真实完整；
2、未终结贷款的信贷档案由各分片信贷员保管；
3、采用电脑管理的信贷档案，须及时将贷款有关数据及信贷档案等有关资料信息录入电脑数据库；
4、 包片信贷员要对其各自管理信贷档案资料的真实性和完整性负责。
5、各支行、分理处指定一名信贷员专门负责已终结贷款信贷档案和信贷管理类档案的管理。
第四章 信贷业务档案的基本内容
第十条 信贷业务档案分三个区域：立卷区、归档区、权证区。
立卷区：存放执行中业务的档案资料。
归档区：存放已经执行终了业务的档案资料。
权证区：有价单据、其它权证类、保险单必须由出纳存放于金库，但必须双人、双锁保管。
第十一条 支行、分理处责任信贷员，无论贷款金额大小，均应建立信贷档案，执行中业务档案资料需要收集基本信息资料、放款业务信息资料、担保业务信息资料和其它资料共四类，内容具体应有：
（一）企业贷款：以借款企业或贷款项目为单位，逐户建立信贷档案，内容有：
1、借款人基本情况资料：
（1）公司简介；借款企业有年检记录的《法人营业执照》或《事业单位法人登记证》复印件（借款人若为集团性公司，还需提供其子公司的分布、生产经营及资信情况，主要财产如房地产、大型关键设备等权属证明文件；借款人若属“三资”企业，还需有外商资信证明材料）、注册资本验资报告（须经会计或审计师事务所审计验资）；法人代表简历、法人代表的身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核正确户口簿或护照复印件）、法人代表证；企业营业执照要素变更的通知书、国（地）税务登记证复印件等。
（2）借款企业组建公司的批件、依法成立公司的合同、章程，股份制企业的股份协议，联营企业的联营协议书等。
（3）经与工商部门核正确借款人的专用印鉴卡。
（4）工矿企业需提供生产经营许可证、开采许可证等，生产经营或投资项目需取得环保部门的许可证明，若医药、卫生、采矿等特殊行业需持有权部门颁发的生产、经营等许可证明等。
（5）借款企业经年检有效的贷款证或贷款卡复印件、有年检记录的代码证（卡）复印件、开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明（开户许可证）复印件、借款人主要开户及往来银行的账户与存贷款情况；
（6）属挂靠集体所有制企业的，要出示挂靠单位证明。
2、发生贷款业务的文件资料：
（1）借款企业申请贷款的书面申请书
（2）合伙企业、有限责任公司、股份公司等必须提供公司董事会同意借款的有关决议书；
（3）借款企业提供的购销合同复印件；
（4）借款企业上年（季）度财务报表、申请借款前一期的财务报表（含资产负债表、损益表和现金流量表）、固定资产明细表及有关统计报表；
（5）借款企业法人代表（或股东个人）授权委托书、公证书；
（6）借款企业年度信用等级证明,借款企业授信额度（限额）文件；
（7）借款企业法人代表及所有股东个人担保声明书
（8）贷款贷前调查报告；
（9）信用社贷款审批会议记录复印件，超权限联社审贷委员会批复；
（10）属社团贷款的，须有社团贷款协议书、通知书；
（11）贷款审查报告、贷款承诺书、企业短期借款申请书（表格式）及企业短期借款审批（咨询）书；
（12）借款借据（非正本）及有关附件；
（13）借款合同及担保合同（含保证、抵押、质押、最高额保证、最高额抵押借款合同，）。
（14）贷款发放责任合同书；
（15）贷款展期档案资料，包括借款展期申请书，保证人、抵押人、出质人同意担保延期的书面证明；
（16）贷后定期检查报告、贷款风险五级分类综合认定文本（30万元以上贷款必须有五级分类认定表）、贷款催收通知书、担保人履行责任通知书、起诉书、人民法院判决（调解）书、执行申请书、人民法院裁定书和人民法院债权凭证等其它资料。
3、企业贷款担保的文件资料：
（1）采用保证担保方式。
①保证人是企业法人的，需提供有效的《企业法人营业执照》复印件、注册资本验资报告复印件、法人代表和所有股东身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核正确户口簿或护照复印件）、法人代表证明书或法人代表（个人）授权委托书、有效的贷款卡（证）复印件、有年检记录的代码证复印件、开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明（开户许可证）复印件；
②保证人上年（季）度财务报表，担保贷款前一期的财务报表（含资产负债表、损益表、现金流量表）及有关统计报表；
③保证人为有限责任公司、股份公司、联营公司的，须有依法成立公司的合同、章程、协议和董事会（股东大会）同意担保的决议书、所有股东个人担保声明书以及其它资信评估等资料；
④信贷员对保证人的资格审查意见和核保资料；
⑤保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函、个人担保声明书 。
（2）采用抵押担保方式。
①以借款人或第三人财产抵押的，需提供抵押物的产权证明文件、单据等各项重要原件或复印件，如抵押物为房地产的，需提供《房屋所有权证》、《土地使用权证》、《房产她项权利转移证》等产权证；如抵押物为进口关键设备的，需提供发票、海关证明及上级主管部门同意抵押的证明文件；如抵押物为车辆、船舶等动产的，需提供有关发票和行驶证复印件，并由有关管理部门出具抵押登记证明。如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证、注册资本、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料
②抵押物为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及共有人身份证复印件,财产共有人同意抵押担保承诺书；
③经会计（审计）师事务所审计评估的资产验资报告或有权部门评估的报告书；
④抵押物须到有关部门办理抵押登记并取得《抵押登记证》；
⑤涉外财产抵押，须有外商所在地经中方有关部门认可的律师事务所出具的证明；
⑥财产保险单复印件（经与原件核正确复印件）；
⑦有限责任公司、股份公司企业董事会（股东大会）同意抵押意见书或文件资料；国有资产抵押，需有国有资产管理部门批准同意抵押或行政主管部门出具书面同意抵押的证明文件；
⑧抵押物清单；
（3）采用质押担保方式。
①借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；
②质押物的产权证明文件复印件（正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐入库登记保管）；
③存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件；
4、申请中长期贷款还要提供以下资料（归档时放在业务文件资料内）：
①有权部门批准的项目建设书、可行性研究报告、项目设计或实施方案、纳入年度固定资产投资计划等有关批文，环保部门批准的《环境影响报告书》等；
②项目开工前期准备工作完成情况，若为续建项目要提供前期投资情况、资金来源及使用情况、工程进度等资料；
③信用社主持进行的项目评估报告，上报上级社的贷款请示文件，上级社的贷款批复文件；
④中长期贷款使用情况检查报告、项目竣工验收报告、项目后评估报告；
⑤在开户社存入规定比例资本金的证明；
⑥资本金和其它建设资金筹措方案及来源落实的证明材料。
⑦涉及环境保护、消防、供电供水、卫生防疫、劳动保护、税收优惠，生产产品或商品购销属专营、土地征用、城市规划、生产工艺及新产品技术鉴定等方面的项目，需提供有关方面的批准文件或证明材料和审核意见。
5、其它资料：
①借款人自贷款日至归还日的分月（或季）财务报表；
②若为归还再贷的，须有还款凭证；
③为保证信贷资产安全需要客户提供的其它资料
（二）、自然人（包括农户和非农户）贷款：以村以组为单位，逐户建立信贷档案，内容有：
1、借款人基本情况资料：
Ⅰ、一般自然人（包括农户和非农户）基本情况资料：
（1）客户基本信息表；
（2）借款人及家庭主要成员身份证复印件、借款人及家庭主要成员户口薄复印件，（要求必要户口薄复印件，这样能充分证明借款人与其家庭主要成员的关系，便于按户管理贷款）；
（3）授权代理人身份证复印件（如身份证遗失,未及时补办，须提供与原件核正确户口簿或护照复印件）；
（4）借款人家庭基本情况（包括人口、收入、及房屋情况等）；
（5）其它资料；
Ⅱ、个体工商户基本情况资料：
（1）客户基本信息表；
（2）借款人及家庭主要成员身份证复印件、借款人及家庭主要成员户口薄复印件，（要求必要户口薄复印件，这样能充分证明借款人与其家庭主要成员的关系，便于按户管理贷款）；
（3）有年检记录的个体工商户《营业执照》复印件、国（地）税《税务登记证》复印件；
（4）个体工商户授信评级相关资料，包括信用等级评定申请表、打分表和审批表等一套完整授信评级资料；
（5）授权代理人身份证复印件（如身份证遗失,未及时补办，须提供与原件核正确户口簿或护照复印件）；
（6）借款人家庭基本情况（包括人口、收入、及房屋情况等）；
（7）房地产等资产证明材料、经营行业相关证明资料和收入证明等其它资料；
2、发生贷款业务的资料：
（1）借款人申请贷款的书面申请书；
（2）债务共有人同意借款人借款的声明书；
（3）信贷员的贷款贷前调查报告；
（4）贷款审查报告、审批通知书、贷款承诺书、农户及其它短期借款审批（咨询）书；
（5）借款人授权委托书、公证书；
（6）属农户小额信用贷款的，须有《农户小额信用贷款管理办法》所要求的材料；
（7）属大额贷款要求还有信用社贷款审批会议记录复印件和联社审贷委员会批复；
（8）表格式申请、借款合同；
（9）借款担保合同（含保证、抵押、质押、最高额保证、最高额抵押借款合同，其中：最高额保证、最高额抵押借款合同提供复印件，至可办理最后一笔贷款或贷款还清后，原件方可装订归档）。
（10）贷款发放责任合同书；
（11）贷款展期档案资料，包括借款展期申请书，保证人、抵押人、出质人同意担保延期的书面证明；
（12）贷后定期检查报告、贷款风险五级分类综合认定文本（30万元以上贷款必须有五级分类认定表）、贷款催收通知书、担保人履行责任通知书、起诉书、人民法院判决（调解）书、执行申请书、人民法院裁定书和人民法院债权凭证等其它资料。
3、贷款担保的文件资料
（1）采用保证担保方式。
①保证人是个人担保的：须有保证人身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核正确户口簿或护照复印件）；个人担保承诺书；对担保人担保资格的审查报告。
②保证人是企业担保的：与企业贷款采用的保证担保方式所需材料相同。
（2）采用抵押担保方式。
①借款人需提供抵押物的产权证明文件原件及复印件（经核对后，复印件作为信贷档案），如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证（户口簿）、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。
②经有权部门评估的报告书；
③抵押物为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及身份证，财产共有人同意抵押担保承诺书；
④属房地产做抵押的须到土地局或房管局办理抵押登记并取得《抵押登记证》；
⑤有办理保险的，须提供保险单复印件（经与原件核正确复印件）；
⑥抵押物清单；
（3）采用质押担保方式
①借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；
②质押物的产权证明文件复印件（正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐入库登记保管）；
③存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。
第五章 信贷档案资料管理操作流程
第十二条 收集。信贷档案资料收集分企业信贷档案和自然人信贷档案，收集内容包括借款人基本信息资料、业务信息资料和担保信息资料。信贷人员应根据第四章第十一条具体内容和顺序及时收集资料，对贷款发生后形成的检查报告、企业财务报表等资料，应按月（季）及时撰写并收集。
第十三条 整理。信贷档案资料立卷原则上必须使用A4纸；在整理时小于A4纸的借款借据（第五联期限管理凭证）、还贷凭证、止付（撤销）通知书、抵（质）押品代保管凭证（收据）等应粘贴在A4纸上保存；借款借据（第五联期限管理凭证）与还贷凭证应粘贴在同一张A4纸上，借款借据粘贴在A4纸上方，还贷凭证粘贴在借款借据的下方（该笔贷款业务终结时）。凡企业与个人提供的复印件资料，需加盖“该复印件与原件核对相符”的印章并有核对人签名。
对“账销案存”的贷款，按户分笔抄列清册，独立建档保管。
第十四条 装订。信贷员在整理客户资料时按信贷档案资料清单中的资料类别进行分类装入档案袋（盒），对已结清贷款的信贷档案资料应按还款时间次序进行装订。
(一)借款人基本信息资料和业务信息资料在装订时采用联社统一设制的封皮及目录；
(二)在入档时基本信息资料在前，业务信息资料在后（担保信息资料属业务信息一部分，附在业务信息后，用担保信息资料目录隔开），多笔业务按发生时间顺序依次向后放置。
第十五条 补充与更新
信贷业务发生后形成的调查、检查报告、企业财务报表等重要文件资料，客户经理或贷款管理责任人应按月及时收集并归档。客户基本信息应根据客户实际情况，做相应的补充与更新，1.对于每年都要年检的资料，信贷人员应根据年检的时间及时补充与更新年检后的复印件；2.对于企业变更情况，客户经理或贷款管理责任人要及时根据变更情况，及时掌握和收集有关资料，其相应的信贷档案资料也应作补充与更新。3.对于较短期间内连续发生的信贷业务或承兑汇票业务，前一步业务已有相应的基本资料（如前笔业务已有借款人或法人代表身份证复印件等资料），后一笔业务能够不再提供，以避免不必要的重复（要求现存的基本资料档案中必须是有效的资料）。4.对贷后检查、催收、五级分类资料，社主任要定期检查、督促，动态做实信贷档案资料。
第十六条 归档与归档时间
(一)归档。执行中的信贷基础资料（借款人、担保人基础资料）根据贷款发放时间次序归档，结清后的信贷档案资料根据贷款还款时间次序归档。
(二)归档时间。客户档案中已终结业务的档案资料，在终结时需提供最后终结时的还贷凭证，并按月分类装订，于次月底前入档保管。
第十七条 保管与销毁
(一)保管
1.各支行、分理处每年应对信贷业务档案进行一次全面检查，日常采取防盗、防火、防虫、防潮等保护措施。如有发现破损、虫蛀等情况应及时进行修补和复印。
2.对支行、分理处发展具有重大保存价值或可作为示范的贷款信贷档案应长期保存。对“账销案存”的信贷业务档案应当永久保存。
3.信贷业务档案保管期限是指贷款结清后，该项目档案的保存时间。档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查信贷档案的保管情况，并作书面记录。
(1)尚有信贷关系的信贷档案作永久保管；结清全部贷款的客户档案从客户与本支行（分理处）最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保管期为三年。
(2)结清全部商业汇票承兑与贴现的客户档案从客户与本信用社最后一笔业务结清后次年的1月1日起，保管期限为三年。
(3)凡属国家重点建设项目、大中型建设项目及地方重点建设项目、中长期信贷业务档案从客户与本信用社最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保存期限为十年；
(4)向人民法院起诉后（未结清）的档案资料，包括：借款借据、借款合同、贷款审批书、贷款催收通知书及回执、起诉书、人民法院判决（调解）书、人民法院裁定书、人民法院债权凭证等必须全部归档，按年装订成册，作永久保管。
(5)已核销或已置换信贷业务档案及核销清册为永久保管。
(6)担保业务档案保管期限参照借款客户档案期限管理。
(二)销毁：信贷业务档案保存期满后，若认定存档资料能够销毁时，由支行（分理处）提出正式的过期档案销毁申请，经总行业务发展部及稽核审计部审核并报总行分管领导批准后进行销毁。销毁之前，支行（分理处）档案管理人员要对销毁的档案资料逐一登记造册，经支行行长（分理处主任）审批后，并报经总行分管领导签字确认后方可销毁。未经批准任何人不得擅自销毁授信档案，档案销毁后资料登记清册必须永久保存备查。
经总行分管领导批准同意销毁后，信用社档案管理人员及有关人员和总行业务发展部及稽核审计部共同派员监销，监销人员应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告总行分管领导。
第十八条 调阅与外借
(一)调阅。支行（分理处）均应建立《信贷档案调阅登记簿》，登记调阅人姓名、日期、内容等并经支行行长（分理处主任）签字同意。
1、内部人员调阅信贷档案。凡已归档保管的信贷档案和由信贷员负责保管的信贷档案，一律不准借出。因工作需要调阅的，应由调阅人出具借条，并经行长、主任签字同意方可调阅。信贷员和档案管理员应负责登记调阅人员名单、时间和调阅内容；调阅的信贷档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。
外部人员调阅信贷档案。信贷档案原则上不对外调阅借出。当发生借款纠纷或依法起诉、处理案件等情况时，有：
①司法、法院等部门需查阅、复印时，必须持有县（市）级以上主管部门的正式公文介绍信，经信用社主任签字批准后方可查阅；
②己方律师如有需要能够查阅；
③对方律师原则上不能够查阅，若其经过法院来查阅,法院须持有县（市）级以上主管部门的正式公文介绍信，经支行行长（分理处主任）签字批准后方可查阅。查阅时，支行（分理处）应有专人在场陪同，查阅人需要索取复印有关证据和资料时，须经支行行长（分理处主任）同意后，方可抄录和复印，但严禁将原件抽出借出。
2、查阅人和调阅人均不得将贷款档案材料涂改、伪造、遗失或毁损。档案管理员对借阅归还的档案要检查其完整性和原始性。对发现档案不完整或有改动，可拒绝接受并及时报告支行行长（分理处主任）。
(二)外借。信贷业务档案的调阅原则上只能现场调阅，如遇特殊情况，须报总行分管领导批准，并填写信贷业务档案外借单。
第六章 信贷档案管理人员的责任
第十九条 在信贷业务档案管理中，收集资料不全或未及时补充与更新信贷档案资料的，其责任由支行（分理处）包片信贷员负责，并按照有关规定做出相应处罚。
第二十条 对信贷业务档案管理工作中未按规定组织检查，发现问题隐患未及时报告、纠正，造成不良后果的，其责任由支行行长（分理处主任）负责，并按照有关规定做出相应处罚。
第二十一条 对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。
第七章 附 则
第二十二条 信贷业务档案管理所需档案袋（盒）由联社按规定格式统一定制。
第二十三条 本办法规定的信贷档案内容是指至少应包括的基本信息内容。
第二十四条 本办法由某某农村商业银行股份有限公司负责解释和修订，本办法从发文之日起执行。