电大精编2019年-办公室管理考试专用试题及答案.doc
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1、 2019年办公室管理复习题一单项选择题1办公室顾名思义是办公的场所下列诸项中 B 应不属于办公室范畴 B实验室 2请示是文员工作上有疑难无法处理时向上司请求指示或无权处理时向上司请求批准下面请示中 C 是不当的 C越级请示 3以下关于办公室职能的说法那一种是正确的 C C办公室管理具有集中性和整体性 5邮件的寄发不要考虑以下哪项因素 D D爱好 10以下餐巾的使用方法正确的是 B B用来擦嘴唇嘴角 1文员传达上司的指示时哪一项做法是不适宜的 B B传达可以根据上司主要意思溶入自己对问题的意见2以下关于文员管理好时间的说法哪一个是不正确的 D D把零散工作安排在安静有效的时间段里去做 3有时应
2、上司要求文员参与会见或会谈以下哪些内容不是文员的任务 B B发表意见 4传真机最好用来传送以下哪种邮件 A A一般的图纸 5文员打印寄往欧美国家的信封收信人内容的打印顺序应该是 C C姓名部门地址国名 6下列接受名片时唯一正确的做法是 A A接受名片时要用双手 7以下哪一种类型适合自由谈话或是收集创意的会议 B B圆桌型 8按照美国人类学家爱德华 霍尔博士对交往空间距离的划分理论 45CM120CM应该是 A A个人区 9文员协助举行宴会时不用考虑 B B有无休息室 10上司参加各种应酬和会议有时需要更换服装文员应 A A通知上司家人把衣服送达 1以下哪点不是办公室事务管理的特征 B B决策性
3、2办公室布置要注意 D D各种沟通保密3文员在进行办公室布置时以下哪些行为是不适宜的 C C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上用标签贴在各种物品的下方4以下关于文员对办公室布置的情况哪一个是错误的 B B办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐东西可放得满一些5在办公室里 D 的位置是上座 D靠近窗户6传真机的使用哪一项是不对的 B B随时随地可向对方发送7在使用复印机的过程中以下哪项内容是不恰当的 A A接通电源可立即复印操作8以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的 A A录音时需将监听开关至于ON位置9以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的 D D应设置电脑的桌面屏幕保护功能10以下哪些不是文员
4、在准备办公用品时的职责 B B制造11以下文员订购和储备办公用品的行为中哪一项是不适宜的 B B让员工们随意领取办公用品12以下文员的工作顺序中哪一项是正确的 B B文员也应具有适当判断情况机智应对的应变能力13文员按照优先顺序处理工作以下哪一项是不适宜的D D可以按照文员自己的习惯进行工作14文员必须管理好自己的时间以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的 CC每天把工作安排得超出工作时间给自己压力16以下文员对办公室零用现金管理的行为中哪一项是不适宜的 C C标准的零用现金单据有一个签名18文员必须具有合作精神以下合作方法中哪一项是不适宜的 B B应该有自己的个性尽可能使别人服从自己19以下接
5、打电话的行为中哪一项是不适宜的 C C应随时使用手机在飞机上饭店里大剧院等进行联系20以下哪个接打电话的行为是不正确的 A A受到通话对方极大的责难应针锋相对回击21文员在接打电话时正确的做法是 B B在电话机旁随时放着电话记录单和笔一有留言就能立即记录下来22以下文员应遵守的电话礼仪中哪一项是不适宜的 B B打出电话而对方无人接听等铃声响了二三下可挂电话23以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的 C C按私人公务标准分拣24文员在拆邮件时不正确的做法是 A A拿到信件后在桌子上磕几下然后用手撕开25文员如果误拆了非本公司的信应该 A A在信封上注明误拆写上自己姓名的缩写并把信重新封好并退回去
6、26邮件送到单位所租的信箱由文员开启取出邮件带回办公室以下哪项事情与文员的工作要求不一致D D应提高办事效率把取邮件与其他事一起办27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素 D D爱好28文员打印寄往欧美国家的信封收信人内容的打印顺序应该是C C姓名部门地址国名30以下关于握手的礼节不正确的是C C双方有很多人时可以交叉握手31文员在处理信访工作时由收信人单位复信的情况是以下哪一种A A初次写信或有过激言行的32文员从事信访工作在处理顾客或其他人的来信时不应 C C处理信件按照分级负责归口办理原则进行转办交办或自办33在会议开始前和进行过程中文员的以下哪项活动是不恰当的C C作会议记录时离开会议室接听
7、电话34文员进行会议的计划和准备时不应该做的是 B B什么日期时间召开会议应要考虑议题的紧急程度35文员做会议记录时可以在会议记录中 C C与发言者用词不一致但意思完全一致36会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理这时文员应 D D征求主持人意见停止笔录关录音机37上司决定参加某个会议时文员不应该 A A只在便笺上写好会议名称39以下关于交互式电话会议的功能中哪一项是不具备的 A A审查功能41文员根据上司指示向对方要求约会时以下哪种做法是错误的 D D如果上司出差可以在他回来的当天安排约会42文员制作日程安排计划表时以下哪一种情况应避免 D D日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上可
8、以废弃43在某些情况下文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任取决于两点一是掌握足够的知识了解业务的轻重缓急另一是具有 B了解要求约会者的心理 B说话的技巧44以下关于确认上司日程安排计划的行为中哪一项是不适宜的 A A以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划不用再以书面形式确认45文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作以下哪一项是不适宜的 B B代替上司制定约会计划46以下关于预订工作的行为中哪一项是不适宜的 D D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明47上司出差文员预订机票时以下哪一种做法不正确 D D不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认48照料上司身边琐事的说法哪一种
9、是不正确的 D D应酬需要更换衣服这是上司个人的需要不必给予协助49以下关于名片的使用方式哪项是错误的 D D各自只能当面递送寄去是不礼貌的50文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字应 D D请教对方可否请问一下这个字怎么念51以下关于交际礼仪的举止行为哪一项是比较适宜的 D D穿着短裙的下蹲姿势应跨前半步后腿虚跪上身保持挺直蹲下时慢悠悠地弯下腰52社交场合很讲究次序礼仪一般 B B以右为尊53当文员获知婚丧喜庆的消息后首先应 D D查证消息的可靠性55以下说明宴会的种类与形式的内容哪一项是正确的 C C工作餐是非正式宴请形式早午晚举行均可56以下关于文员的宴会礼仪中哪一项是正确的 D D吃西餐
10、时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起再用汤匙轻轻由里向外舀去57以下餐巾的使用方法是正确的 C C用来擦嘴唇嘴角59以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中哪一项是不适宜的 C C 未用完一道莱时应将刀叉平行排放在盘了上右侧叉尖向上刀刃向内61以下关于说话的要领中哪一项不适宜 B B由过程先说62接受忠告的正确反应是 D D切勿感情用事63办公室人员在社交活动中应如何选择话题哪些是属于合适的话题 A A有共同利益的话题64将同文多页沿边取齐后均匀错开从首页到末页在页边加盖一完整公章可以证明文件各页确实是同时形成以杜绝日后篡改之嫌疑这是 A A 骑边章65值班人员不应该做以下哪类事情 A A签发文件6
11、6文员要做好档案收集应该收集的文书资料是A A下级单位报送的报告统计报表等67以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷如问函与复函等用 A A 按通讯者特征立卷68文书立卷归档要求遵守一定的制度包括以下方面 B B归档范围归档时间归档耍求69文书立卷的归档制度包括三方面归档范围 A 和归档要求 A归档时间70为了防止办公室出现瓶颈现象下列做法中哪项工作应该改进 D D工作人员工作尽可能专门化单一化71文员在收取邮件时不正确的做法是 D D为提高办事效率应带着邮件去办理其他事情73在办公室的布置方面 A 的位置是上座 A离入口最远74在公务专用信件书写礼仪方面一般在收函单位或个人称呼后习惯
12、用 D D台安钧安 76对新情况新问题无章可循时上司又没有明确的指示文员可参照有关政策作出合乎情理的处理这是采用的 C 方法 c变通77 文员在为上司筛选电话时以下做法不正确的是 D D 来电者寻找你的上词应弄清对方的身份再通报上司79文员必须管理好金钱学会节约开支以下行为中哪一项是不恰当的 A A 最好到价格便宜的商店去购买质量并不重要二判断题1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度 2办公室的灯光照明要避开自然光最好用人工灯光 3在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机效果不受影响 4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作 5
13、文员第一次做一项工作时应该快一些如果错误可以再做一遍 6善于合作指每一个文秘人员都要谦虚谨慎对同事尊重和理解即不能违反同事的意愿 7文员对支票管理要谨慎支票簿与印章应该一同锁入抽屉 8文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心支票簿与印章应该一起收藏以避免被盗用冒领 9文员传达上司信息时可以把上司的话语加多或减少以个人的口吻来转达 10文员代替上司传达不利消息时因为当这个信差很困难所以要拖到最后一刻行动因为上司震怒自己转达口信的语气也应该变成上司的语气 11如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话告诉上司要找的人马上就会来听电话让上司直接与对方通话 12
14、文员对报纸和杂志的处理可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上其他的放在报刊架上供大家阅读 11小办公室的配置打字复印间应离上司办公室稍远一些 13文员应避免不必要的通信和邮寄尽可能频繁的联系集中起来分批进行 14文员在工作时间如需要补妆应随时随地进行 15文员在工作时间如需要补妆应该去洗手间 16男女之间男士先伸手了女土才能与之相握 17按英美国家习惯文员接待来访者应该站起来与来访者讲话 18如果需要与来访者确定会面时间应先征求来访者方便的时间查看上司的时间表如果这一时间有空就可答应下来 19如果会客室的门是拉开的文员进入会客室后才能让客人进入 20如果会客室的门是拉开的先让来访者进入会
15、客室后文员立即换手握住室内的门把手以轻盈的步伐进入室内轻轻关上门 21如果会客室的门是推开的文员应先小步走进会客室等客人进入后再轻轻关上门 22介绍地位相同的人时应按照到职的先后先介绍新进的职员若同时到职就先介绍年纪较轻的人 23文员作介绍应先介绍地位高的人再介绍地位低的人 24文员作介绍若年龄地位都相同应从较亲近的人开始介绍 25同时介绍很多人时可从右至左按顺序介绍 26如果是你主持会议则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹如果以后出现问题可以查看笔记证实某一天你曾给某人安排了某件工作等 27为来自外地的与会者安排宾馆住宿最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间只要弄清有
16、多少人数即可 28假如上司不准备参加某个会议应立即将会议通知丢掉以免干扰其他事情 29如果会议气氛紧张且对上司立场不利时文员可借奉茶为名态度和蔼轻柔缓慢地端出茶点以消除紧张的气氛 30会议租用的设备文员必须确保宾馆或其他供应者把所需用设备都送过来并在会议开始前有足够的时间布置好这些设备应由文员具体操作和负责 31代表会议依法定期召开与会代表必须达到法定人数方为有效因此文员应仔细核对出席人数 32如果上司一年之中交往很多但很难记住每一个人和每一次见面的情况文员应把有关资料输入电脑准备交往提示文件 33受到直属上司以外的指派时假如是文员自己能够安排办理而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受否
17、则要向直属上司请示后再作决定 34如果不小心发生日程安排计划重复的情形就要排定能够动用的空档自己决定优先顺序 35上司自己安排的约会忘了事先告诉你出现约会冲突解决方法是让上司先见他自己安排的那一位 36文员因为已经打过电话并给对方留了言即是已经完成任务了做过某项工作和完成某项工作是完全相同的 37对于误投邮件文员可先拆开看看然后在信封上写上该地址不对并把它退回去 38假如对方所要求的日期已经被预约除非有相当的确认文秘人员切不可独断地拒绝应该问明上司的意思因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情 39拜访长辈或地位较高人士时可先请人递上你的名片以作通报 40当上司要求文员协助私人事务时就把它当作
18、是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务 41即使是上司私人的应酬文秘人员也应该积极乐意地去协助 42如果是沿着人行道走两个人并行尊贵的位置是在右边三个人并行则在中间 43文员坐下时脚尖在膝盖垂直线以内也可稍向左侧后右侧膝盖与大脚可分开 44女性文员坐下后臀部在椅子上只坐三分之二后背离椅面有一个拳头大小距离 45当与人擦肩而过或越过长辈上司前面或因事中途离坐时都要招呼一声 46交际应酬要讲求时效若时机错过再来补救不但无法表达诚意还会破坏彼此关系 47宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯但必须有反映我国传统风味的土特产品如茅台等烈性酒 48不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论也不可评论菜肴
19、的优劣 49用叉匙进食西餐时可将餐具的整体放人嘴里或用舌头去舔 50宴请的请柬一般要提前一至二周发出以便客人及早安排已经口头约定的就不要补发请柬了 51无论何种礼服都应考虑宴会的地点时间形式请帖上指定打黑领结便表示穿无尾正式礼服 52鸡尾酒会一般要安排好座次在请柬上注明对着装的要求 53口头语言视时间场合对象的不同而有所不同对上司或长者说话应文雅些对一般同事或顾客说话就可通俗 54要发问或有意见时应该等上司说完话之后再发问可以提出自己的看法如果上司不加采用应说服上司 55如果要拒绝别人最好是依照自己和对方的人际关系程度分别使用表示方法以避免因为拒绝而发生不必要的困扰 56合适的话题可以有双方都
20、感兴趣的有共同利益的话题比较高雅的话题和夸耀自己的话题 57凡是单位撤消原公章应立即停用不用通知有关单位 58监印员可把印章携带出办公室去其他地方盖章 59介绍信的正本和存根必须一致可以出具空白介绍信 60值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理 61面对突发事件值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施 62办公室人员值班工作的制度有交接班制度请示报告制度和安全保密制度但没有岗位责任制度 63列入保密范围的公文应在产生的同时由制文机关确定密级和保密范围密级和保密期限的变更和解密 64注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办
21、理的结果 65档案是指使用过的文件中所指事情已经办理完毕具有保存价值的文书 66即使客观形势发生变化也不应变更档案的密级期限 67文书部门立好的案卷必须逐年移交给档案室集中保管称为归档有归档范围和要求但没有期限 68文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目将已经处理完毕的文件随时按类目上的对应条款归人卷内即为年终归卷工作 69办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是样样事必躬亲 70两个电话铃同时响时文员要同时对两个电话讲话 71上下级之间握手下级先伸手后上级才能相握 72文员应有效利用时间可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做 73日常交往中的上下级角色关系不应谈化 74无论是什
22、么样的文本和图表几乎都能通过传真发送因而文员传递信息应首选传真 X 75办公室桌椅特别是客人的椅子应放在直对光源的地方 76请示与报告可以合并使用如关于xxxx问题的请示报告 77办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作 78小办公室的优点是节省空间空气流通联系方便 79对于紧急而重要的事文员应作书面请示留档备查 80文员在接听电话时如果投诉者无端辱骂可把他使用的字眼写下来以做证据再慢慢地向他解释邓先生如果你一直说脏话我就没有办法再跟你谈下去了 81女性文员应留短薄式的发型以免妨碍工作 82如果两位来访者均未预约应该按照先来后到的原则引见给上司 83文员对于在值班期间发生的重要情况可以等交
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