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业主合同评审制度

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2020年6月23日
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业主合同评审制度

1 目的
为确保充分识别并确定与产品有关的要求, 包括业主的需求和期望, 对其实施有效的评审, 并与业主进行有效的沟通; 确保公司有满足这些要求的能力, 特制定并执行本规定。

2 范围
规定了对顾客有关的过程的控制原则和方法。
适用于对顾客要求的识别、 对产品要求的评审及顾客的沟通。

3 术语
采用GB/T19000- 《质量管理体系基础和术语》和本公司《质量手册》中的术语及其定义。
业主合同: 本公司与业主之间签订的建设工程施工合同。
主报价师: 指在投标中负责投标书商务文件部分组织工作的人。
主方案师: 指在投标中负责投标书技术文件部分组织工作的人。

4 职责
4.1合同评审一般分投标期招投标文件的评审和签约期及签约后业主合同的评审。合同评审工作由市场部门负责, 一般工程由市场部门负责人或其授权人组织并主持评审, 超过3000万元( 含) 的大型工程由分管营销工作的领导主持。工程部门、 技术部门、 质量部门、 财务部门、 合约部门等参加合同评审, 并对相关内容的评审结论负责。如需要, 三总师和其它部门也要参加。
4.1.1市场部门
a投标期招投标文件的评审由工程所属分公司( 区域公司、 专业公司) 的市场部门负责组织。委托公司市场部编写投标书的工程, 评审工作由市场部负责组织。投标决策由工程所属分公司( 区域公司、 专业公司) 的经理负责。公司直接承接的工程由市场部负责组织。
b签约期业主合同的评审按以下标准执行:
分公司3000万元以下、 区域公司1000万元以下、 专业公司500万元以下的工程, 由分公司( 区域公司、 专业公司) 的市场部门组织评审, 如需要, 可要求公司有关部门参加。
分公司3000万元( 含) 以上、 区域公司1000万元( 含) 以上、 专业公司500万元( 含) 以上, 以及市场营销分部承接的工程, 先由分公司( 区域公司、 专业公司) 的市场部门或营销分部组织评审, 然后将评审结果报公司市场部, 由市场部组织审查备案后, 方可签约。
4.1.2相关责任部门
工程部门: 负责施工现场、 工期、 材料设备供应、 安全文明施工、 竣工验收、 保修的等条款的评审。
技术部门: 负责施工组织设计、 设计变更等条款的评审。
质量部门: 负责质量与验收条款的评审。
财务部门: 负责工程款预付与支付条款的评审。
合约部门: 负责工程量的核实确认、 竣工结算等条款的评审以及合同严密性、 合法性的审查。
4.1.3项目部: 负责签约后业主合同的评审。
4.1.4 公司、 分公司营销副经理
a 领导、 协调、 主持合同评审工作。
 b 审查招投标文件、 业主合同及其评审记录。
4.2合同评审必须做好书面记录并由专人负责保存。

5 工作程序
5.1投标期招投标文件的评审
5.1.1 市场部门在获得招标信息或接到招标通知、 招标邀请后, 经过各种渠道对工程的背景进行评审, 主要包括以下内容:
a 业主的资信条件, 投资的可靠性;
b 参加投标的单位及情况分析, 中标的可能性;
c 工程的规模是否适合本公司, 是否需要同其它单位联合投标;
d 是否为本公司的技术专长项目, 是否存在明显的技术难度, 类似工程的承包经验;
e 项目的社会影响及对进一步开拓市场的推动作用;
f 对新进入地区, 还应评估该地的市场前景。
5.1.2 根据 5.1.1条的分析结果, 由市场部门作出投标可行性评审报告, 报请分管营销领导决定是否参加投标。若决定投标, 市场部门应按规定的要求和时间填写投标申请书并送达招标单位, 审查经过后即领取或购买招标文件。
5.1.3 获得招标文件后, 由市场部门根据招标文件的要求组织报价、 技术等有关人员编写投标书, 并由市场部门负责人或其授权人组织参加编标的人员召开招标文件评审会, 并将评审结果报营销副经理审批。如需要, 三总师及其它部门也要参加, 评审主要包括以下内容:
a 施工现场及周围环境。
b 工程发包范围及承包方式, 有无业主指定分包商。
c 工期: 是否过于紧迫, 是否有分段竣工交付的要求, 工期奖罚的额度。
b 质量: 要求达到的质量等级, 对优良工程是否有经济补偿。
c 工程款支付: 是否有预付工程款及扣回方法; 进度款支付方式, 包括付款比例、 保留金比例、 拖延付款的利息支付等。
d 材料设备供应方式, 材料价格是否能够调整等。
e 确保各项活动和产品实现过程符合相关的环境法律法规的要求。
f 工程保证金等其它条件。
5.1.4 上述评审应做好记录( R04-01) , 由市场部门保存五年。
5.1.5 市场部门应根据招标评审结果制定相应的投标策略, 市场部门根据招标文件的要求组织报价、 技术等有关人员组织编写标书, 对招标文件有疑义或异议时, 应形成书面文件提交业主。投标书送出前应组织主报价师、 主方案师及相关人员会签( R04-02) , 然后报营销副经理审查, 法定代表人或其委托人审批。投标书必须在规定的日期和时间内送达招标单位。
5.2签约期的合同评审
5.2.1市场部门在接到工程中标通知书后, 依据投标书中的有关条款与业主商订、 起草工程施工合同, 并组织工程、 技术、 质量、 财务、 合约等相关部门对合同进行全面评审, 评审应确保:
a 所有要求都已明确, 并已形成文件;
b 所有与投标不一致的要求或改变合同条件的建议已得到解决;
c 公司有能力满足合同的要求。
5.2.2 当合同的评审结果不能满足以上要求时, 由市场部门负责与业主联系沟通、 协商解决, 并将草拟合同连同会签、 评审记录营销副经理审查, 同意后报法人代表或其授权人审批, 批准后填写正式合同, 办理双方签字盖章及鉴证手续。如业主不同意修改合同, 市场部门应将合同连同评审记录报营销副经理审查, 签署意见后, 报法定代表人或其授权委托人审批, 并按审批意见办理有关事宜。
5.2.3 上述评审必须做好书面记录( R04-03) , 由市场部门指定专人保存五年。
5.3签约后业主合同的评审
5.3.1在工程开工前, 项目部应组织项目主要人员对业主合同及招投标文件、 施工图纸等有关合同文件进行全面评审, 了解清楚业主的要求, 确保按质、 按时完成合同。如需要, 可要求有关部门参加。
5.3.2发现有问题时, 应立即与业主代表联系、 磋商、 澄清问题。如需要, 可要求有关部门协助。
5.4业主合同变更的评审
5.4.1合同的当事人( 业主) 、 标的( 指工程名称、 地点、 建筑面积、 结构形式等工程内容及承包范围) 、 质量、 工期、 价款支付方式、 工程的取费标准等合同条款的变更, 由市场部门按5.2的要求组织有关部门评审, 评审结果报营销副经理审查, 法定代表人或其委托代理人审批。市场部门根据评审结果和审批意见与业主签订补充合同或协议, 办理双方签字盖章手续。
5.4.2补充合同或协议的发放、 借阅、 保存与归档由合约部门按5.5执行。
5.4.3评审必须做好书面记录( R04-04) , 并由市场部门指定专人保存5年。
5.5合同文件的发放、 借阅、 保存与归档
合同发放由市场部门负责。所有分公司( 区域公司、 专业公司) 工程合同正本统一送公司合约部保存; 合同副本( 一份) 移交项目部, 由项目经理签收; 影印副本交工程、 技术、 质量、 财务等部门签收。所有分公司( 区域公司、 专业公司) 工程的合同副本均应报公司市场部一份备案。
合同的借阅、 保存由合约部门负责。工程竣工后一月内, 由合约部门将合同正本连同补充合同或协议一起整理归档。
同时一并执行公司《经济合同管理办法》
5.6与业主沟通
5.6.1与业主沟通的内容应包括:
a 产品信息;
b 问讯、 合同的处理( 包括修改) ;
c 顾客信息反馈( 包括投诉) 。
5.6.2市场部门应经过多种渠道收集信息, 立项跟踪, 回答咨询, 予以记录; 并在合同签订中积极与业主洽商, 了解业主需求, 达到业主满意。
5.6.3合同履行过程中的业主代表指令、 工期顺延、 设计变更、 工程洽商等由项目部按合同文件的要求与业主办理签证、 备忘录、 会议纪要等书面手续。如需要, 可要求有关部门协助。需要更改合同的, 通知市场部门办理。
5.6.4工程竣工后, 用户服务中心负责收集业主的反馈信息, 妥善处理业主投诉。

6 记录
6.6.1 招标文件评审记录表( R04-01)
6.6.2 投标书会签表( R04-02)
6.6.3 业主合同评审记录表( R04-03)
6.6.4 合同更改评审记录表( R04-04)

招标文件评审记录表( R02-01)
编号: 日期:
工 程 名 称

招标单位或业主

工程概况( 地点、 结构、 层数、 跨度、 高度等)

评 审 项 目
内 容
评审结论( 是否确认)
施工现场及周围环境

工程发包范围及承包方式; 有无业主指定分包商

工 期

质 量

工程款支付

材料设备供应方式, 价格是否能够调整等

工程的计价取费依据, 是否能够调整

保证金等其它条件

签

字

栏
部 门
姓 名
部 门
姓 名

市场部门负责人:

年 月 日
分管营销工作的领导:

年 月 日
主持人: 经办人:
投标书会签表( R02-02)
编号: 日期:
工 程 名 称

招标单位或业主

工程概况( 地点、 规模、 结构、 层数、 跨度、 高度等)

招标范围及承包方式

投 标 书 主 要 内 容
工程报价
预算总价
主材用量
钢材

其中
建筑
安装
水泥

投标报价
其中
建筑
木材

安装
工 期
总日历 天。开工 年 月 日, 竣工 年 月 日
质 量

主要施工方案

其它

签字栏
总负责

综合部分

报价部分
土建

方案部分
土建

安装

安装

市场部门负责人:

年 月 日
分管营销工作的领导:

年 月 日
法定代表人或其委托人:

年 月 日
主持人: 经办人:

编号:

业 主 合 同 评 审 记 录 表( R02-03)

工 程 名 称:

业主( 甲方) :

合同主谈人:

年 月 日

业主合同评审记录表( R02-03)
工 程 名 称

业主( 甲方)

工程概况( 地点、 规模、 结构、 层数、 跨度、 高度等)

承包范围及承包方式

合同价款

质量等级

工 期
总日历 天。开工 年 月 日, 竣工 年 月 日
评 审 内 容
责任部门
评审结论( 是否有能力满足)
工期
工程部门

材料设备供应
工程部门

安全文明施工及成品、 环境保护
工程部门

竣工交付
工程部门

保修
工程部门

施工组织设计
技术部门

设计变更
技术部门

专利技术、 特殊工艺和合理化建议
技术部门

质量与验收
质量部门

工程款预付与支付
财务部门

工程量的核实确认
合约部门

( 转下页)

( 续上页)
评 审 内 容
责任部门
评审结论( 是否有能力满足)
竣工结算
合约部门

合同严密性、 合法性审查
合约部门

合同真实性、 可行性审查
市场部门

分管营销工作的领导审查:

年 月 日
法定代表人或其委托人审批:

年 月 日
主持人: 经办人:

分公司3000万元( 含) 以上、 区域公司1000万元( 含) 以上、 专业公司500万元( 含) 以上的工程报公司审查。
市场部( 主要审查合同的真实性、 可行性) :

合约部( 主要审查合同的严密性、 合法性) :

分管营销工作领导:

法定代表人:

经办人:
合同变更评审记录表( R04-04)
编号: 日期:
工程名称

业主

工程概况( 地点、 规模、 结构、 层数、 跨度、 高度等)

承包范围及承包方式

合同价款

质量等级

工期
总日历 天。开工 年 月 日, 竣工 年 月 日
合同变更内容

责 任 部 门
评审结论( 是否有能力满足)
工程部门

技术部门

质量部门

财务部门

合约部门

市场部门

营销副经理审查:

法定代表人或其委托代理人审批:

主持人: 经办人: