合同管理系统功能说明样本.doc

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合同管理系统功能说明
1 合同审批
有合同要签订时, 能够起草新合同发起审批, 提交给相关部门相关领导进行审批, 以便检查合同相关信息以及合同条款等是否正确, 审批经过之后审批结束。
1.1 合同起草
合同信息录入, 主要包括合同基本信息、 合同正文、 合同双方履约义务、 合同收支计划以及合同风险这几个部分。
1.1.1. 合同基本信息
包括合同的收付方向( 收款、 付款、 收付款) 、 合同类型、 执行人信息( 执行部门、 执行人、 联系电话) 、 是否关联主合同、 核算币种以及金额( 收款方向金额、 付款方向金额) 、 合同附件、 合同期限( 开始时间、 结束时间) 、 合同监控人员、 其它相关信息( 所属项目、 客户信息、 供应商信息) 。
1.1.2. 合同正文
提供word录入, 能够编辑合同正文信息。
1.1.3. 履约义务
包括我方履约义务和她方履约义务两个部分。每个履约义务都有对应的履约时间, 能够录入多个履约义务。能够设置履约责任人并指定提醒方式(短信、 邮件、 RTX), 在合同监控中, 依据履约时间和履约义务的执行状态( 未完成、 完成、 逾期、 逾期完成) 发送提醒信息。
1.1.4. 收支计划
包括收款计划和付款计划两个部分。收款计划的总金额和付款计划的总金额要分别和合同核算金额一致。
收款计划包括计划收款时间、 计划收款金额、 实际收款时间、 实际收款金额这几个方面。能够录入多个收款计划, 在合同起草时编辑计划收款信息, 实际收款信息在做收款管理时再进行录入。在收款管理中, 依据这个计划收款时间和实际收款信息判断该收支计划的执行状态( 完成、 逾期完成) 。
付款计划包括计划付款时间、 计划付款金额、 实际付款时间、 实际付款金额这几个方面。能够录入多个付款计划。在合同起草时编辑计划付款信息, 实际付款信息在做付款管理时再进行录入。在付款管理中, 依据这个计划付款时间和实际付款信息判断该收支计划的执行状态( 完成、 逾期完成) 。
能够设置收支责任人并指定提醒方式(短信、 邮件、 RTX), 在合同监控中, 根据收支计划的执行状态发送提醒信息。
1.1.5. 风险管理
包括风险类型、 风险名称、 应对措施、 风险等级、 风险状态这几个方面。合同风险能够录入多个。
在合同监控中, 能够对合同风险进行管理, 调整风险状态( 未发生、 已识别、 已跟踪、 已关闭) 。
1.2 合同审批
合同起草完成之后, 进入审批流程。合同审批项包括: 合同基本信息、 合同正文、 履约义务、 收支计划、 风险管理、 流程跟踪表单。
2 合同履行阶段
2.1 合同监控
合同审批流程结束之后, 进入合同履行的监控阶段。在合同监控中能够查看合同基本信息以及审批流程、 维护合同履约义务执行状态、 调整收支计划, 调整合同风险状态( 未发生、 已识别、 已跟踪、 已关闭) 。
2.1.1 合同概览
查看合同起草时录入的合同基本信息。
2.1.2 合同审批
查看合同审批流程信息。
2.1.3 履约义务
对履约义务进行管理。
显示合同起草时填写的履约义务信息, 可修改履约义务执行状态( 未完成、 完成、 逾期、 逾期完成) 。
2.1.4 收支情况
对收支计划进行管理。
显示合同起草时填写的收款计划和付款计划信息。收款计划的实际收款信息在收款管理中进行维护, 在合同监控中可查看。付款计划的实际付款信息在付款管理中进行维护, 在合同监控中可查看。
2.1.5 合同风险
对合同风险进行管理。
在合同监控中, 能够修改风险状态( 未发生、 已识别、 已跟踪、 已关闭) 。
2.1.6 监控提醒
在合同起草时, 指定履约义务与收支计划的被提醒人以及提醒方式, 在合同审批结束之后, 依据规则, 将提醒信息写入至提醒表中。在合同监控阶段, 根据提醒表中的记录, 实现消息提醒功能。
提供邮件提醒, 可扩展。其它提醒方式与具体实现, 可由用户根据实际需求进行扩展。提醒规则如下。
2.1.6.1 一次性提醒
在履约义务和收支计划到期的前一周, 按照合同起草时指定的提醒方式, 向相关责任人发送到期提醒, 提醒责任人关注。只提醒一次。
2.1.6.2 周期性提醒
在履约义务和收支计划到期之后, 按照合同起草时指定的提醒方式, 向相关责任人发送逾期提醒, 提醒责任人尽快处理, 每天都进行发送。当履约义务和收支计划的状态已经变更为完成( 完成、 逾期完成) 之后, 消息提醒不再发送。
2.2 收款管理
对已经审批完成的合同, 依据收支计划中的收款计划, 对收款流程和收款情况进行管理维护。
收款信息包括: 执行人信息( 执行部门、 执行人) 、 相关合同信息、 收款金额、 核算币种、 收款时间、 收款方式( 现金、 支票、 电汇、 其它) 、 发票信息这几个方面。
一个收款流程, 能够对应多个合同的多条收款计划, 收款计划的金额总和必须和收款金额一致。合同每条收款计划不能被重复使用。
在收款流程结束之后, 根据收款信息, 更新合同收款计划的实际收款时间、 实际收款金额以及状态, 实际收款金额应与计划收款金额一致。
2.3 付款管理
对已经审批完成的合同, 依据收支计划中的付款计划, 对付款流程和付款情况进行管理维护。
付款信息包括: 执行人信息( 执行部门、 执行人) 、 相关合同信息、 付款金额、 核算币种、 付款时间、 付款方式( 电汇、 银行委托、 现金、 虚拟、 其它) 、 供应商信息、 发票信息这几个方面。
经过审批和财务确认之后, 进行实际的付款操作, 付款完成之后结束付款流程, 并根据付款信息, 更新合同付款计划的实际付款时间、 付款金额以及状态。
2.4 交货管理
对交货确认流程和实际交货情况进行管理。
对已经进入履行阶段的合同, 有实际产物要进行交付时, 能够发起交货确认申请。填写交货内容、 相关合同信息、 我方信息、 她方信息等发起交货流程进行审批, 审批经过之后, 由实际交货人编辑交换清单( 交付物、 规格、 数量等信息) 结束交货流程。
2.5 开票管理
对开票申请流程和实际开票信息进行管理。
对已经进入履行阶段的合同能够发起开票申请。需要对合同做开票时, 填写开票内容、 相关合同信息、 开票金额、 交税金额等信息发起开票申请进行审批, 审批经过之后, 由实际开票人编辑开票清单( 开票时间、 发票号、 发票金额) 结束开票流程。
3 统计查询
查看、 检索合同信息以及合同已经履行的收支、 开票信息。
3.1 合同明细
列出合同的概要信息, 可根据合同信息进行搜索。
3.2 合同统计
以合同为依据, 列出合同的已收款金额、 已付款金额、 已开票金额。可根据合同信息进行搜索。
3.3 合同收支明细
以合同为依据, 列出合同的收支明细信息, 包括计划收款时间、 实际收款时间、 执行状态、 收款金额这几个方面。可根据合同信息进行搜索。
4 合同模板管理
提供合同模板的上传、 下载功能, 实现对合同模板的管理维护。
4.1 合同模块管理
对合同模板进行管理, 能够添加新模板, 编辑、 删除已有模板。
4.2 合同模板查看
能够查看所有的合同模板, 用户能够下载所需的模板。
5 信息管理
5.1 供应商信息管理
5.1.1 新增供应商信息
编辑供应商编号、 供应商名称、 供应商地址、 联系人信息、 传真、 邮编、 供应商类型, 能够新增一个供应商。在合同起草时, 能够从供应商列表中进行选择。
5.1.2 供应商信息维护
对已有的供应商进行维护, 能够更新地址、 联系人等信息, 能够设置供应商的状态( 是否启用) 。能够删除。
5.2 客户信息管理
5.2.1 新增客户信息
编辑客户编号、 客户名称、 客户地址、 联系人信息、 传真、 邮编、 客户类型, 能够新增一个客户。在合同起草时, 能够从客户列表中进行选择。
5.2.2 客户信息维护
对已有的客户进行维护, 能够更新地址、 联系人等信息, 能够设置客户的状态( 是否启用) 。能够删除。
5.3 项目信息管理
5.3.1 新增项目信息
编辑项目编号、 项目名称、 项目执行部门、 项目负责人, 能够新增一个项目。在合同起草时, 能够从项目列表中进行选择。

5.3.2 项目信息维护
对已有的项目进行维护, 能够更新项目的状态( 是否启用) 。能够删除。
6 与其它系统的接口
6.1 ERP系统
供应商、 客户等合同管理中所需的信息不在本系统中进行管理时, 能够根据第三方提供的数据接口获取信息。
6.2 财务系统
收款管理、 付款管理方面, 需要与财务系统进行交互的, 能够根据第三方提供的数据接口获取信息进行流程审批操作。提供数据导入入口, 在流程审批之后, 将相应的收付款信息导入至财务系统。
6.3 单点登录
企业内部有多套IT管理系统时, 能够配置单点登录, 方便用户在各系统之间切换。