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广州分公司财务管理规定

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2020年5月29日
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广州分公司财务管理规定

为了规范公司日常工作行为,加强财务管理,提高企业效益,特制定本制度。
一:借款的有关规定
1:出差人员暂支差旅费款,必须先到财务部门领取”领款凭证”,填好该凭证后先经财务审核,再由分公司经理或经理授权人签字后,方可借支,前次借支出差返回时间超过三天无故未报销者,不得再借款。
2:公司员工一般不允许因私借款,如有特殊原因需要借款的,需注明理由和还款期限,1000元以内由财务审核、分公司经理审批,1000元以上报总部由财务副总审批。还款期限内不还清欠款,财务部门有权在当月工资中扣回。并视具体情况对当事人处以所借款额10%—30%的罚款。
3:试用人员借支差旅费,若借款人未能偿还借款,由分公司经理或其委托人负连带责任。
4:借款出差人员回公司后,三天内应到财务部报帐,报帐后结欠部分金额或三天内不办理报销手续的人员欠款,财务部门有权在当月工资中扣回。并视具体情况对当事人进行其所欠款项的10%—30%的罚款。

二:费用管理制度

(一):差旅费
1:公司人员出差前都应填写”出差申请单”,出差期限视具体情况核定,不能核定的,由出差人员在出差回来后补填。
2 :出差中途因特殊情况需要延时外,不得因私事或借故延长差期,否则除不予报销旅费外,并依情节轻重按人事管理制度论处。
3:出差旅费分为交通费、住宿费、餐费、招待费、杂费等,其报销最高限额如下:

职位 经理 副经理 主任 主任以下
费用
交通费 实支 实支 实支 实支
每日住宿费 200 160 140 120
每日 早餐 10 10 10 10
餐费 中晚餐各 20 20 20 20
每日杂费 10 10 10 10
说明:
1、 交通费以正规单据报销,如单据遗失,须同行人为证共同签字,方可报销;没有同行人,以经理核准报销。
2、 住宿费以凭证于给付标准内认定,超过部分自付。本公司有住宿场所且能住宿的或出差在外有人支付住宿费的不得报销住宿费,如低于标准的,按实支和标准额的差额的50%奖励给当事人。住宿费额度以标准房认定即两个人的标准与一个人同。以此类推
3、 低阶人员随高阶人员因公出差时,其宿费可比照高阶人员的出差旅费标准。
4、 原则上应当日来回的出差,不得报销住宿费。
5、餐费在标准内以符合要求的票据(正规发票和在客观上无正规发票时取得收款收据。)报销,超标准的自付。由公司、代理商或其它个人供应餐饮或已报销招待费的,不另报餐费。如无符合规定票据则改为补贴方式,分别为早餐10元、中晚餐各15元。
6、分公司人员一般情况不得乘飞机,如有特殊情况需乘飞机的需经主管副总审批,除分公司经理和副经理以外其它人不得乘坐火车软卧,如有乘坐者,由乘坐者自行承担软卧票面金额的30%。
7、因时间紧迫或交通不便或业务客观需要须出租车代步时,经经理核准,经理应对出租车严加限制。打的费用必须在票面上写明从何处至何处、办何事,并注明日期。未注明或不合理的不能报销。
8、出差人员一定要填写”差旅费报销单”,不能用”领款单”代替;填写”差旅费报销单”时,应当如实填写清楚”月、日”出发日期、回公司日期,出差每个地方费用都要分开,以便财务审计。
9、在费用报销上弄虚作假、多报乱报的,一经发现按原发票金额的双倍处罚 。严重者上报总部处理。
10、杂费如包裹费、电话费(无手机费报销人员)等,金额控制在10元以内,凭正规单据报销。无补贴。已报手机费者不得报电话费。 差旅费报销明细单
项目 时间
自何处至何处
交通费
住宿费
餐费
招待费
杂费
合 计
月 日至月 日

月 日至月 日

月 日至月 日

合 计

(二):伙食费
广州办事处现有7人,每月定为2100元。
超过标准的,超过部分由办事处人员分担。
(三):业务招待费
1、业务开支以”业务客观需要,节约”为原则,非业务需要而发生的招待费不得报销。
2、业务招待费开支必须与伙食费严格区分。
3、业务招待费报销必须提供正规的单据,同时写清事由、请客对象、人数等,否则不允许报销,审核者必须严格把关。
(四):手机费
手机费以”实际需要”为原则,根据分公司的实际情况作以下规定:
1:金松福每月报销最高限额为700元。(皮鞋采购)
2:张德忠每月报销最高限额为700元。(皮料、鞋材采购)
3:林跃君每月报销最高限额为700元。(皮具采购)
3:手机报销以正规发票为准,低于最高限额的按实际报销,超额自负。
4:各分公司必须将符合报销条件的人员名单上报财务部。年内如有新增符合报销条件的人员必须先申请后报销,报销起始时间以公司批准日为准。
(五):电话费
1、办事处电话遵循”公私分明、私话自付、长话短说、严禁浪费”的原则。
2、根据实际情况,公司规定每月办事处人员私人用话限额30元,超额自付(按邮电局明细单为准)。
3、通话时发现闲聊,私话费用严重超额的处以超额部分的10倍予以重罚。
(六):医药费
1、办事处人员日常购买的药品,花费的医药费一律不予报销。
2、如遇大额医药费支出,由本人提出申请,经分公司经理签署意见后上报公司财务部,由财务副总根据具体情况给予一定金额的补贴。
(七):办公费
1、 购买办公用品应遵循实用、适价、节约的原则,谁使用谁负责,如造成毁坏,由责任人赔偿。

(八):生活用品
办事处人员日常共用生活用品,如蚊香、洗衣粉等由专人负责购买经经理审核准许报销,私人用品一律不得报销。

三:仓库管理
1、仓库管理必须由一名专职仓管人员负责,仓库钥匙除仓管员外,其它人不得配有。因业务需要进入库内的需要仓管员同意,私自配有仓库钥匙者,库内存货发生短缺由其负全责并立即开除。
2、仓管人员要对每天的到货进行单货核对,核对无误后填制仓库入库单,同时将发货单附在入库单后面;若核对有误,应及时和发货方联系尽快查出原因妥善处理,并经过验收入库调整单来作入库处理
3、 库商品堆放应遵循利于找、便于取的原则,尽可能同一货号堆放在一起,排列有序,残次鞋与好鞋分开堆放,以避免差错,提高工作效率。
4、 仓管人员要对仓库库存的数量负责,还要对仓库的质量负责,如因管理不善而造成的损失,仓管人员需承担相应责任。
5、 客户提货时,仓管人员应先根据客户要货清单整理调配好商品再据及时开具移货单;同时在出库前必须进行单、货复核。不得乱发、错发。
6、 仓管员对客户退货要按规定把好关,对退回的商品要验收合格后开具冲红移货单,并提交经理签字和客户签字确认(或在冲红移货单后附客户退货清单)。
7、 仓管人员要及时做好仓库进度表,并定期与会计进行帐帐核对,如有不符及时查出原因,做出处理。并不定期地与仓库实货核对。
8、 库存盘点要定期进行,进行帐实核对,并做好公司指定的盘点表。如有帐实不符,需做盘点溢缺报告单上报分公司经理,若是个人原因造成库存短缺,由责任人按厂价赔偿,严重者开除。
9、仓库盘点一个月一次,为月底盘点,仓库人员编制好实物盘存表与会计库存商品帐核对,如有窜号,溢余,短缺,填制盘盈盘亏表和短缺报告单上报经理签字并查找原因,做相应的处理。
10、仓管人员要做好商品销售情况的有关信息资料向领导汇报,以便领导及时掌握库存信息,做好要货计划和促销、削价计划。
11、仓库管理人员要做好防盗、防火工作,库内禁止吸烟。
12、不论什么类型的出库都必须要经过开单,不得以白条抵库。发生白条抵库者由仓库员按批发价支付。
13、有违上述规定的(无处罚措施的条款)对相关责任人视情节轻重处以100—3000元罚款,严重者开除。
四、现金管理
1、现金及银行的收支必须由出纳员专人负责。
2、出纳员收到现金时开具收款收据,并加盖”现金收讫”章。收到客户汇款时,也要开具收款收据并加盖”银行收讫”章。
3、出纳员必须严格掌握好差旅费和个人借款规定。
4、出纳员要对每天的现金及银行的收支进行认真核对,及时入帐,做到日清月结。定期编制现金结报单与会计核对,若有不符,及时查找原因并进行处理。
5、 现金和银行支出时,出纳人员必须对各种支出的单据进行核对,把好最后一道关。只有财务审核经理签字后方可付款核对无误后方可付款,并加盖”现金付讫””银行付讫”章。并要对单据按类别编号,据以登记日记帐。
6、及时将营业款汇入总部。
7、出纳员不得擅自支付、支出现金,如有此行为者作贪污处理。
轻者除必须追回款项外对出纳罚款支出金额的10%;重者予以开除。
8、上规定者(无处罚措施的条款)视具体情况对责任人处以100—3000元的罚款。严重者开除。

本制度于9月1日实施