OA运行管理制度.doc
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1、OA运行管理制度122020年4月19日文档仅供参考OA系统运行管理制度第一章 总则一、 目的:1. 加强OA系统运行管理,保证系统有序、安全运行;2. 理清流程、分清责任、明确权限及办理时限,提高工作效率、减少推诿扯皮;3. 建立信息集成平台,增强领导监控能力;4. 强力推行无纸化办公,实现OA系统价值的最大化。二、 适用范围:本制度适用于XX公司(以下简称股份公司),下属公司及控股公司参照执行。三、 职责:(一) 股份公司 X部 1. 负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作;2. 负责OA系统规章制度制定,以及对制度执行情况进行检查、考核;3. 负责股份公司OA流程设计、修改;(二) 公司
2、领导(各部门部长、分管副总、股份公司总经理,下属公司总经理)1. 支持OA系统建设,在分管单位强力推行无纸化办公、减少纸质文稿审批。2. 按时限及表单要求审批各项业务流程;对分管单位发起的业务流程把关,严禁不合理、不合规的流程进入下道工序。3. 对分管的业务流程实施检查、考核,确保每项流程按时完成,杜绝超期办理。(三) OA系统管理员1. 维护OA系统运行,不破坏系统安全,不私自串改、删除她人账户信息。2. 及时处理OA系统运行过程中的各种问题,必要时组织操作培训。3. 对固定业务流程检查,对超期办理、违规签批的行为通报、考核,每周一次。(四) 其它使用人员1. 流程发起人:按时限要求提交各项
3、业务流程,并对办理业务流程的后续节点进行跟踪、催办。2. 按时处理待办事项,尽量保证待办流程数量为0。3. 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照岗位职责、工作权限、时限要求,认真完成本人在系统中所承担的工作任务。4. 线上审批要以线下沟通为基础,各部门在发起业务流程前应事先充分沟通。(五) 控股公司及其下属子公司负责制定本单位OA系统相应的管理办法,并向股份公司报备,管理办法不能与本制度相冲突。四、 运行基础(一) 用户开户与注销1. 开通:按工作需要,需开通OA账户的需经部门部长同意后由系统管理员开通。2. 注销:人员离职后一周内,行政人事部人事管理科通知系统管理员完成离职人员账户
4、注销。(二) 账户安全1. 系统使用人员的账号初始密码为123456,使用人员登陆后必须修改密码,并避免她人使用。禁止使用“ABCDEF”或“AAAAAA”形式的密码。2. 若密码丢失,由本人提出申请,部门负责人或上级领导同意后,系统管理员恢复初始密码。(三) 使用规范1. 登陆地址:公司内网地址:http:/XXXX,外网地址:XXXX,手机端普通连接:http:/XXX 2. 在线要求:为保证各项业务办理及响应时间,以下为强制要求。A. 有办公电脑、或有共用的办公电脑的用户每天至少登陆OA系统2次(上午1次,下午1次),休息时间不作要求;B. 配备手机OA的用户,在休息时间也要登陆OA处理
5、待办事项,要求每天至少登陆2次;C. 其它因办公条件限制,不能保证每天登陆OA系统的用户,至少要每周登陆1次OA,对待办流程进行处理。3. OA系统使用实行实名制,任何人不得在OA系统上发布与公司工作无关的内容,言论应遵守公司各项规章制度。第二章 业务流程管理五、流程管理(一)管理原则1.层级管理:按岗位职责与职务级别层层审批,严禁跳跃主管领导、分管领导。层级管理原则的补充说明:各级领导批阅OA除了审查正文还需对流程把关,流程设置要符合管理原则,由部门报出的流程必须经部门负责人签字审阅,经分管领导协调签字,经相关部门会签,在各单位明确意见后再报公司审批。2.跟踪督办:是谁发起由谁跟踪,为谁服务
6、就由谁督办,归谁管理由谁负责;跟踪督办要求的补充说明:经公司领导批阅的OA由对口部门跟踪落实,要明确时限、落实到人,不能有遗漏;所有转经行政人事部的OA流程由行政人事部跟踪督办,未转经行政人事部的OA流程由发起部门跟踪督办。3.统一管理:跨部门属公司级的业务流程,由行政人事部统一制定、统一模板、统一办理时限。属部门级的业务流程,由各部门统一管理。(二)流程的办理时限1.流程办理的各个节点时限超出设置的时限即为超时;2.流程发起在签批过程中另涉及其它业务,需制定方案、开展调查、核算成本的,办理时限可再增加1-2个工作日。若预估在增加2个工作日后仍不能完成的,应在意见栏说明原因,写明完成时限后让流
7、程继续流转(或写明原因后暂存待办),并在承诺的截止日期前对流程完成处理;3.配备了手机OA的用户,在请假休息时也要对签批时限进行考核。(三)超期督办1.在制作表单模板时,由系统管理员依据工作需要针对不同的流程模板指定不同的督办者,一个流程模板仅能授权一位督办者。2.督办者的权限:督办者能够在“协同工作”下拉的“超期督办”菜单栏中对督办的流程进行进度检查,能够查看流程信息,能够对各节点发送跟催消息,能够对超期的节点进行换人处理,能够依据制度对流程审批中的违规提出考核。3.督办者的职责:定期检查、跟踪流程进度,根据需要对超时节点换人处理,对流程审批中的违规进行考核。(对流程的跟踪检查原则上每天至少
8、登陆OA检查一次,若休假、工作外出或无法登陆OA时可适当放宽要求)六、签批要求(一)表态说明1.“已阅”:仅指已阅读或知悉相关内容。2.“不同意”:指对当前处理内容不同意,或有其它意见,选择不同意要注明原因。3.“同意”:对当前处理的内容全部同意,且无其它异议。(二)表态要求1.业务流程中明确要求会签人表明观点、签署意见、审核内容的,会签时要明确“同意”或“不同意”,若选择“已阅”要说明不表态原因。2.上级审批下级业务流程,要明确“同意”或“不同意”,不能选择“已阅”。3.业务流程中已存在2种观点态度的,会签人不论签署“同意”或“不同意”,还需在意见栏明确“同意”或“不同意”的具体内容。4.能
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