OA运行管理制度.doc

OA运行管理制度

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2020年4月19日
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OA系统运行管理制度

第一章 总则

一、 目的：
1. 加强OA系统运行管理，保证系统有序、安全运行；
2. 理清流程、分清责任、明确权限及办理时限，提高工作效率、减少推诿扯皮；
3. 建立信息集成平台，增强领导监控能力；
4. 强力推行无纸化办公，实现OA系统价值的最大化。
二、 适用范围：本制度适用于XX公司（以下简称股份公司），下属公司及控股公司参照执行。
三、 职责：
(一) 股份公司 X部
1. 负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作；
2. 负责OA系统规章制度制定，以及对制度执行情况进行检查、考核；
3. 负责股份公司OA流程设计、修改；
(二) 公司领导（各部门部长、分管副总、股份公司总经理，下属公司总经理）
1. 支持OA系统建设，在分管单位强力推行无纸化办公、减少纸质文稿审批。
2. 按时限及表单要求审批各项业务流程；对分管单位发起的业务流程把关，严禁不合理、不合规的流程进入下道工序。
3. 对分管的业务流程实施检查、考核，确保每项流程按时完成，杜绝超期办理。
(三) OA系统管理员
1. 维护OA系统运行，不破坏系统安全，不私自串改、删除她人账户信息。
2. 及时处理OA系统运行过程中的各种问题，必要时组织操作培训。
3. 对固定业务流程检查，对超期办理、违规签批的行为通报、考核，每周一次。
(四) 其它使用人员
1. 流程发起人：按时限要求提交各项业务流程，并对办理业务流程的后续节点进行跟踪、催办。
2. 按时处理待办事项，尽量保证待办流程数量为0。
3. 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照岗位职责、工作权限、时限要求，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。
4. 线上审批要以线下沟通为基础，各部门在发起业务流程前应事先充分沟通。
(五) 控股公司及其下属子公司负责制定本单位OA系统相应的管理办法，并向股份公司报备，管理办法不能与本制度相冲突。
四、 运行基础
(一) 用户开户与注销
1. 开通：按工作需要，需开通OA账户的需经部门部长同意后由系统管理员开通。
2. 注销：人员离职后一周内，行政人事部人事管理科通知系统管理员完成离职人员账户注销。
(二) 账户安全
1. 系统使用人员的账号初始密码为123456，使用人员登陆后必须修改密码，并避免她人使用。禁止使用“ABCDEF”或“AAAAAA”形式的密码。
2. 若密码丢失，由本人提出申请，部门负责人或上级领导同意后，系统管理员恢复初始密码。
(三) 使用规范
1. 登陆地址：公司内网地址：http://XXXX，外网地址：XXXX，手机端普通连接：http:/XXX
2. 在线要求：为保证各项业务办理及响应时间，以下为强制要求。
A. 有办公电脑、或有共用的办公电脑的用户每天至少登陆OA系统2次（上午1次，下午1次），休息时间不作要求；
B. 配备手机OA的用户，在休息时间也要登陆OA处理待办事项，要求每天至少登陆2次；
C. 其它因办公条件限制，不能保证每天登陆OA系统的用户，至少要每周登陆1次OA，对待办流程进行处理。
3. OA系统使用实行实名制，任何人不得在OA系统上发布与公司工作无关的内容，言论应遵守公司各项规章制度。

第二章 业务流程管理
五、流程管理
(一) 管理原则
1. 层级管理：按岗位职责与职务级别层层审批，严禁跳跃主管领导、分管领导。
层级管理原则的补充说明：各级领导批阅OA除了审查正文还需对流程把关，流程设置要符合管理原则，由部门报出的流程必须经部门负责人签字审阅，经分管领导协调签字，经相关部门会签，在各单位明确意见后再报公司审批。
2. 跟踪督办：是谁发起由谁跟踪，为谁服务就由谁督办，归谁管理由谁负责；
跟踪督办要求的补充说明：经公司领导批阅的OA由对口部门跟踪落实，要明确时限、落实到人，不能有遗漏；所有转经行政人事部的OA流程由行政人事部跟踪督办，未转经行政人事部的OA流程由发起部门跟踪督办。
3. 统一管理：跨部门属公司级的业务流程，由行政人事部统一制定、统一模板、统一办理时限。属部门级的业务流程，由各部门统一管理。
(二) 流程的办理时限
1. 流程办理的各个节点时限超出设置的时限即为超时；
2. 流程发起在签批过程中另涉及其它业务，需制定方案、开展调查、核算成本的，办理时限可再增加1-2个工作日。若预估在增加2个工作日后仍不能完成的，应在意见栏说明原因，写明完成时限后让流程继续流转（或写明原因后暂存待办），并在承诺的截止日期前对流程完成处理；
3.配备了手机OA的用户，在请假休息时也要对签批时限进行考核。
（三）超期督办
1.在制作表单模板时，由系统管理员依据工作需要针对不同的流程模板指定不同的督办者，一个流程模板仅能授权一位督办者。
2.督办者的权限：督办者能够在“协同工作”下拉的“超期督办”菜单栏中对督办的流程进行进度检查，能够查看流程信息，能够对各节点发送跟催消息，能够对超期的节点进行换人处理，能够依据制度对流程审批中的违规提出考核。
3.督办者的职责：定期检查、跟踪流程进度，根据需要对超时节点换人处理，对流程审批中的违规进行考核。（对流程的跟踪检查原则上每天至少登陆OA检查一次，若休假、工作外出或无法登陆OA时可适当放宽要求）
六、签批要求
(一) 表态说明
1. “已阅”：仅指已阅读或知悉相关内容。
2. “不同意”：指对当前处理内容不同意，或有其它意见，选择不同意要注明原因。
3. “同意”：对当前处理的内容全部同意，且无其它异议。
(二) 表态要求
1. 业务流程中明确要求会签人表明观点、签署意见、审核内容的，会签时要明确“同意”或“不同意”，若选择“已阅”要说明不表态原因。
2. 上级审批下级业务流程，要明确“同意”或“不同意”，不能选择“已阅”。
3. 业务流程中已存在2种观点态度的，会签人不论签署“同意”或“不同意”，还需在意见栏明确“同意”或“不同意”的具体内容。
4. 能选择已阅的三种情况：
A. 流程最后一节点的会签人。（如：周例会纪要审批下发流程的最后节点为所有参会人，参会人处理下发的纪要可点“已阅”。如：报告可能继续加签后续节点，当前节点不能确定是否为最后一个节点时，不能只点“已阅）
B. 流程中已说明只需后续节点知悉的可点“已阅”。
C. 流程中转会签人（如：合同流程发起人、报告会签人、制度发布会签人）。
（三）流程签批把关
1、标题不详细,不能简单概述正文内容的流程，在会签时要予以回退；
2、流程设置不符合层级管理原则的，在会签时要予以回退；
3、正文陈述不清楚，诉求不明，意见不明，表述不清的流程，在会签时要予以回退；
4、发起人不正确的流程，在会签时要予以回退；
5、选用模板不正确的流程，在会签时要予以回退。

七、固定模板的分类、适用范围、时限要求
分类
名 称
适 用 范 围
发起时限
完结时限
流程督办者
人
力
资
源
类
培训计划
部门培训计划申报
每月23号
1工作日

公司培训计划审批
每月26号
3工作日
培训记录表
填报培训实施情况
培训后三日内
2工作日
辞职审批表
辞职申请表的审批
——
2工作日

离职人员周报表
申报部门离职信息
——
1工作日
面试审批表
人员入职审批
——
2.5工作日

试用期转正审批表
新员工试用期满转正
——
4工作日
干部转正审批表
干部试用期满转正
——
5.5工作日
加班审批单
申报加班
加班2小时前
5.5工作日
工伤申请审批表
申请工伤认定或工伤鉴定
——
5.5天

绩效考核数据提交表
填报绩效考核数据
每月8号
1工作日

供
应
类
临时采购申请单
申报临时采购计划
——
3.5工作日

月度采购计划申报
申报月度采购计划
每月23号
1工作日
委外维修加工申请
部门申请委外维修
——
5工作日
简易合同流程
采购金额不超过1万元的合同评审
——
2工作日
合同归档
——
7工作日
合同评审单
采购金额高于1万元的合同评审
——
4.5工作日
合同归档
——
15工作日
企
划
管
理
报告
需向公司报告、申请、请示、汇报工作时，无固定模板、无固定流程的事务皆可用报告流程
——
5工作日

整改通知书
向其它部门下达整改要求
——
7工作日

制度检查报告
制度检查后提交检查报告
——
1工作日

制度发布会签单
制度会签
——
5工作日

检查通报
下达检查通报
——
2工作日

重点工作计划
重点工作计划申报表
每月23号
1工作日

重点工作计划审批表
每月26号
3工作日
工作总结
提交重点工作总结
每月8号
2工作日

自查报告
部门工作自查
每周六
1工作日

工作联络单
向其它部门联络事务，告知、申述
——
3工作日

会议纪要
会议纪要审批
会后1天内
1工作日

整改通知单
下达整改通知
——
7工作日

经
营
计
划
资金支付计划
申报月度资金支付计划
每月23号
1工作日

生产计划
申报生产计划
每月23号
1工作日
销售计划
申报销售计划
每月23号
1工作日
大宗物资采购计划
申报采购计划
每月23号
1工作日
生产经营计划
生产经营计划报批
每月26号
3工作日
安全管理
动火证
易燃或安全隐患部位动火
动火前1天
3.5工作日

事故报告
事故发生后的分析、调查、处理
事故发生3天内
2.5工作日

生产
产质量日报表
填报每天产质量
每天
1工作日

工艺指标变更通知单
一级工艺指标变更申请
变更前1天内
1工作日

质量管理类
材料报检单
材料报检
——
1工作日

材料验收评审单
材料验收结果评审
验收完3天内
4工作日
工程项目验收申请
申请工程项目验收
——
1工作日
工程项目验收报告
工程项目验收结果评审
验收完3天内
7工作日
原料进厂验收单
原燃材料验收结果评审
验收完3天内
3工作日
其它
超期玻璃库存表
报送超期玻璃明细
月中、月底
2工作日

档案借阅申请单
借阅档案
——
2工作日

用印审批单
申请用印
——
4工作日

物资报废鉴定表
报废物资鉴申请定、入库、处理
——
7工作日

注：各表单模板的具体流程以OA系统中表单模板的备注说明为准。人员变更调整后，由系统管理员对督办者进行调整

八、单位文档管理
(一) 文件归档
1. 所有使用固定模板发起的业务流程，业务文档及流程痕迹自动归档在单位文档对应的子文件夹中。
2. 所有公文收文、签报、发文文档自动归档在公文文档中。
3. 所有公司制度由“文档管理员”手动归集在单位文档对应的子文件夹中。
(二) 文档消息订阅：所有采用固定模板发起的业务流程在单位文档中自动归档，同时自动生成订阅消息，知会消息订阅人。
(三) 文件共享：单位文档按岗位职责对指定的人员开放共享权限，拥有共享权限的人员可监控对应流程从发起到结束的全部动态。
第三章 公共信息管理
九、公告分类及发布管理
(一) 公告分类及发布权限
1. 行政管理公告，发布权限：
2. 制度检查公告，发布权限
3. 财 务 公 告 ，发布权限：
4. 检查通 报 栏，发布权限：
5. 生 产 公 告 ，发布权限：
6. 安 全 专 栏 ，发布权限：安全专员
(二) 公告发布要求：
1. 公告发布人对所发布的内容负直接责任，部门领导负管理责任。
2. 公告需报经分管领导审批后方可发布。
第四章 应急处理
十、系统故障应急处理，
1. 系统故障导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知行政人事部，行政人事部尽快组织有关单位查明原因，排除故障；
2. 系统管理员确认系统故障无法在24小时内恢复正常的，相关业务流程以纸质文稿审批；
3. 所有表单文件对应纸质文件由行政人事部负责收集、保留。
第五章 考核管理
十一、考核
1. 超时办理，每次扣款20元；
2. 出现违规签批，每次扣款20元；
3. 未按时限要求发起流程，每次扣款20元；
4. 主管领导、分管领导对业务流程把关不严，让不合理、不合规的流程进入下道工序的，每次扣款20元；
5. 在线时长或次数未达要求，一周内超过1次的每，每次扣款20元；
6. OA系统中已有固定的流程模板，在工作中却不使用的，每次扣款20元；
7. 危害系统安全，侦测、盗用她人账号和密码等信息，刺探服务器配置和数据库信息，上传病毒文件，每次罚款200元；造成OA系统运行中断或其它损失的由公司另行处理。
8. 违反制度其它规定，或未尽到制度规定的相应职责，视情节轻重处20-200元处罚。

第六章 附则
十二、本制度由行政人事部负责解释与补充。
十三、本制度自发布之日起生效。
十四、前期规定与本制度不一致处，以本制度规定为准。
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