广告发布管理制度与原则.doc

广告发布管理制度与原则

11
2020年5月29日
文档仅供参考

广告发布管理制度

1、主题内容及适用范围
1.1本制度规定了广告发布的相关程序
1.2本制度适用于XX汽车租赁有限公司总公司及下属各分公司
1.3本制度的内容包括①报纸、杂志广告发布的管理办法, ②DM、公司介绍、产品介绍等宣传资料的印刷及发放管理办法, ③电视、广播广告的录制及发布管理办法, ④互联网广告发布管理办法。
1.4本办法重在明确各项广告发布的审批程序。

2.目标和原则
2.1目标:规范广告发布的流程及标准
2.2原则:准确执行、确保质量

3、本制度的执行管理机构及执行管理职责
3.1分公司、市场部是本制度的具体执行部门,分公司在分公司经理的领导下由市场主管负责具体工作,市场部在市场总监的领导下由市场推广主管负责具体工作。
3.2市场总监是各项广告发布工作的主管领导,负责本管理制度的内容及流程的制定。

4、广告发布的具体办法
4.1报纸广告的发布办法:
①各分公司每月的报纸广告预算额度根据公司年度广告预算中分配给各分公司的标准,由分公司经理自行调整分配。
②各分公司于每月月底6个工作日前以<XX公司 分公司 年 月报纸广告计划表>(见附件一)向市场部市场推广主管上报下月的广告发布计划。
③市场部市场推广主管 需在1个工作日内进行整理及价格审核,汇兑成<XX公司 年 月报纸广告计划表>(见附件二)上报市场总监。
④市场总监提出修改意见后上报集团总裁,在月底3个工作日前签发到市场部,由市场推广主管传送给各分公司执行。
⑤因特殊原因如市场总监或总裁出差、会见重要客人无暇审批,各分公司可先按照上报的广告计划执行。如审批结果有调整变动,各分公司应及时调整计划并将调整结果上报市场部市场推广主管。
⑥常规广告发布稿件随<XX公司 年 月报纸广告计划表>一同交付市场总监和集团总裁审批。
⑦分公司临时更换、增加及撤消广告需以紧急工作函的形式上报市场部,由市场总监批准后进行调整。
⑧分公司临时更换广告稿件需填报<XX公司 分公司更换报纸广告审批单>(见附件三),经市场总监批准后方可更换。

4.2杂志广告的户发布办法:
①根据杂志广告的发布特点,不适于以月度计划上报,因此分公司的杂志广告发布计划单独上报。上报同时,需注明杂志广告发布期间缩减及调整报纸广告的内容及广告额度。
②各分公司以<XX公司 分公司 年 月- 月杂志广告计划表>(见附件四)向市场部市场推广主管上报杂志广告发布计划。
③市场部市场推广主管需在1个工作日内进行发布价格及发布内容审核,再上报市场总监。
④市场总监提出修改意见后上报集团总裁,总裁在3个工作日内签发到市场部,由市场推广主管传送给各分公司执行。
⑤因特殊原因如市场总监或总裁出差、会见重要客人无暇审批,各分公司可先按照上报的广告计划执行。如审批结果有调整变动,各分公司应及时调整计划并将调整结果上报市场部市场推广主管。
⑥分公司临时更换、增加及撤消杂志广告需以紧急工作函形式上报市场部,由市场总监批准后进行调整。
⑦分公司临时更换广告稿件需填报<XX公司 分公司更换广告稿件审批单>(见附件三),经市场总监批准后方可更换。
4.3电视、广播广告的录制及发布的管理办法:
①根据公司的传播推广需求,电视、广播广告需选择专业广告公司或电视台、广播电台录制。电视广告片必须录制 成BATECOM录像带或更高质量标准的介质。公司需保留母带进行存档,同时备份普通家用录像带以便于平时查看。广播广告必须录制在MD光盘片中或其它高质量介质,同时备份普通家用录音带以便于平时查听。
②电视、广播广告如能按月编排发布计划则尽量以月度计划上报市场部,各分公司以<XX公司 分公司 年电视、广播广告计划表>(见附件五)向市场部市场推广主管上报电视、广播广告发布计划。
③市场部市场推广主管需在1个工作日内进行发布价格及发布内容审核,再上报市场总监。
④市场总监提出修改意见后上报集团总裁,总裁在3个工作日内签发到市场部,市场推广主管传送给各分公司执行。
⑤在总裁批复之前,分公司不得擅自执行广告发布计划。
⑥分公司临时更换、增加及撤消电视或广播广告需以紧急工作 形式上报市场部,由市场总监批准后进行调整。
4.4互联网广告发布管理办法:
①公司所指的互联网广告包括门户网站上的网花、通栏、文字链接等各种形式的广告,同时也包含Email群发广告和手机群发广告。
②各分公司如有此类广告需求,以工作函形式上报市场部,经市场推广主管对发布内容及价格进行审核后上报市场总监。
③市场总监提出修改意见后上报集团总裁,总裁在3个工作日内签发不能读部,由市场推广主管传送给各分公司执行。
④在总裁批复之前,分公司不得擅自执行广告发布计划。
4.5DM、公司介绍、产品介绍等宣传资料的鳧及发放管理办法:
①原则上各类宣传资料应由市场部统一安排印制以便确保低成本、高效率和高质量。
②市场部需在公司总部所在地寻找2-3家印刷厂,并与其签署<印刷价格及质量协议>(见附件六),协议需由市场总监以上职务的领导签字确认方可生效。
③由公司总部要求印刷的各类宣传资料需由市场部市场推广主管填写<XX公司宣传资料印刷审批单>(见附件七),上报市场总监审批,总金额超过5000元的审批单继续上报集团总裁审批,经批准后实施印刷。
④由分公司要求印刷的各类宣传资料需由市场推广主管填写<XX公司 分公司宣传资料印刷审批单>(见附件八),上报市场总监审批,总金额超过5000元的审批单继续上报集团总裁审批,经批准后实施印刷。
⑤市场部市场推广主管需确保印刷资料的纸张、色彩、尺寸、数量达到公司标准,确保公司的LOGO依照VI规范正确使用。
⑥对于未用尽的宣传资料,各分公司不得以废纸形式作变卖或遗弃处理,必须寄回总公司,由办公室统一至造纸厂打纸浆。或者由市场部经理授权分公司总经理,在分公司总经理亲自监督下做焚烧或碎纸处理。

5、广告发布过程的监控及管理原则
5.1报纸广告发布过程中的监控办法:
①报纸广告需严格按照<XX公司 年 月报纸广告计划表>执行。
②新更换的稿件,每期在发布之前,代理广告公司必须传真至分公司由分公司总经理签字确认后方可发布。
③日常发布的稿件,每期在发布之前,代理广告公司必有传真至分公司由分公司销售秘书签字确认后方可发布。
④每一期广告发布的当天,分公司需及时查阅报纸,确认是否按照鹟要求的尺寸、色彩、内容及版面等准确执行,并及时填充<XX公司 分公司 月报纸广告刊登确认单>。当月广告执行结束后,分公司需将由分公司总经理签字确认的<XX公司 分公司 月报纸广告刊登确认单>上报市场部。
⑤如广告刊登出现问题,需及时向代理广告公司反映,依照广告代理协议中的约定要求相应的赔偿,同时告知市场推广主管 ,而且分公司需及时将与代理广告公司协商的赔偿 结果告知市场推广主管。
⑥每月广告发布结束后,广告代理公司需及时提供三套广告样报,一套分公司存档,一套用于财务部广告费用报销凭证,一套市场部存档。
5.2杂志广告发布过程中的监控办法:
①杂志广告需严格按照<XX公司 分公司 年 月- 月杂志广告计划表>执行。
②每期广告发布之前,代理广告公司必须将发布内容的打样稿交与分公司总经理签字确认,并特快寄至市场部,由市场推广主管签字确认后,方可发布。
③每一期广告发布后,分公司需及时查阅,确认是否按照公司要求的尺寸、色彩、内容和版面等准确执行。
④如广告刊登出现问题,需及时向代理广告公司反映,依照广告代理协议中的约定要求相应的赔偿,同时告知市场推广主管;而且分公司需及时将与代理广告公司协商的赔偿结果告知市场推广主管。
⑤每月广告结束后,广告代理公司需及时提供三本广告样刊,一套分公司存档,一套用作财务部广告费用报销凭证,一套市场部存档。
5.3电视、广播广告发布过程中的监控办法:
①电视、广播广告需严格按照<XX公司 分公司 年电视、广播广告计划表>执行。
②广告播出过程中,广告代理公司需指定专人进行监听(看),如播出有误,需及时告知分公司总经理;广告代理公司需将每一期广告录制下来,并在当月广告结束后及时交给 分公司审核。
③分公司总经理指定专人,根据广告公司提供的样带,填报<XX公司 分公司 月广播(电视)广告播出确认单>,经分公司总经理签字确认后上报市场部。
④分公司总经理指定专人,每月不定期监听(看)广告,同时录制下来,以便与广告代理公司进行对照,以此来抽查检验广告公司是否按鹟要求进行广告监控。

6、违反制度的处罚规定
6.1对未按本制度规定及程序操作的相关人员予以经济处罚,视情节的严重性,扣罚相关责任人相应的绩效考核工资。
6.2分公司未按时上报月度报纸广告计划,扣罚分公司总经理1%的绩效工资;市场部市场推广主管未按时上报月度广告发布计划,扣罚市场推广主管1%的绩效考核工资。两次违反规定处罚加倍。
6.3未经市场总监或集团总裁批准,分公司擅自印刷、发放宣传资料以及擅自增加、调整、减少广告发布计划,擅自更换广告稿件,将给予分公司总经理甲类过失的行政处分。
6.4对市场部及分公司在广告发布过程中遗漏相关审批程序,扣罚相关责任人3%的绩效工资;对市场部及分公司在广告发布过程中遗漏相关审批程序,并事后未及时补报者,除扣罚相关责任人3%的绩效工资外,视情节轻重追究行政处分。

7、广告发布制度的调整办法
7.1本制度属于试用阶段,如果市场部工其它部门发现更优化的管理办法,以书面工作函形式直接上报市场总监,经总监批准后,由市场部市场推广主管修改制度,经市场总监审核后下发。
7.2公司组织结构詷变动后,由市场总监指定相应豄的工作并指定人员修改本制度的相应内容。经市场总监审核后下发。

8、本办法解释权归公司市场部。

9、本办法处 3月1日起执行。

附件清单:
附件一:XX公司 分公司 年 月报纸广告计划表
附件二:XX公司 年 月报纸广告计划表
附件三:XX公司 分公司更换广告稿件审批单
附件四:XX公司 分公司 年 月- 月杂志广告计划表
附件五:XX公司 分公司 年电视、广播广告计划表
附件六:印刷价格及质量协议
附件七:XX公司宣传资料印刷审批单
附件八:XX公司 分公司宣传资料印刷审批单
附件九:XX公司 分公司 月报纸广告刊登确认单
附件十:XX公司 分公司 月广播(电视)广告播出确认单