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企业计财部部门管理规章制度概述

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2020年5月29日
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新管理模式计财部部门制度
目 录
前言................................3
一、计财部组织机构和岗位设置
（一） 组织机构图..........................4
（二） 岗位设置图..........................5
二、计财部岗位职责
（一） 经理.............................6
（二） 出纳.............................7
（三） 助理会计...........................8
（四） 成本会计...........................9
（五） 日审核员 ..........................10
（六） 采购部经理 .........................11
（七） 采购员 ...........................11
（八） 总台收银领班 ........................12
（九） 总台收银员 .........................13
（十） 餐厅收银员 .........................14
(十一)仓库保管员.........................15
三、计财部工作人员素质要求
四、计财部工作规范
（一） 总台结账收款 ........................19
（二） 外币兑换 ..........................24
（三） 各营业点收款 ........................25
（四） 收入稽核 ..........................27
（五） 信用催账 ..........................28
（六） 采购 ............................30
（七） 验收、保管员.........................32
（八） 年度预算编制 ........................33
（九） 核算工作规范 ........................34
五、计财部工作质量标准
（三） 前台结账收款 ........................39
（四） 外币兑换 ..........................39
（五） 收入审计 ..........................39
（六） 信用催收 ..........................39
（七） 资金管理 ..........................39
（八） 会计核算 ..........................40
（九） 成本控制 ..........................40
（十） 财产管理 ..........................40
（十一） 采购 ............................41
六、计财部管理制度
（一） 安全管理制度 ........................42
（二） 财务内控制度 ........................45
（三） 采购管理制度 ........................46
（四） 仓库管理制度 ........................49
（五） 成本管理制度 ........................50
（六） 会计档案管理制度 ......................52
（七） 货币资金管理制度 ......................53
（八） 计划工作管理制度 ......................55
（九） 经济合同管理制度 ......................56
（十） 零星费用管理制度 ......................58
(十一)票证和发票的管理制度....................61
(十二)财产物资管理制度 .....................61
(十三)统计工作制度 .......................64
(十四)预算管理制度 .......................66
七、计财部工作协调和沟通 .....................72
附表格 ..............................75
前 言

大厦计财部是负责大厦经营预算计划及决算、大厦财务管理、财产物资管理、采购管理等强化统一管理的职能部门。它的主要任务是为大厦经营管理者加强计划、财务、财产和物资管理全面指导,不断整改,为增加营收、提高效益、降低成本和费用当好参谋和助手。
根据国家旅游业财务会计制度进行会计核算、财务管理,积极配合各营业部门和非营业部门科学地制定和审核年度营收、成本、费用和经营利润的预算计划,年终做好决算工作;及时掌握酒店经营管理和财务信息,按月、季作出经济活动分析,适时提出改进经营管理,加强成本控制,提高经济效益的建议和措施;严格执行国家规定的财务制度,遵守有关财经纪律,不断完善各项财务管理制度,并督促有关人员严格贯彻执行;及时完成收支核算,做好财务报表,正确核算营业成本、费用和经营利润,做好财务分析;管理和控制各项资金,做好资金收支计划与平衡工作,严格检查备用金的使用情况,严格执行库存现金限额制度;认真做好各收银点的收银服务与管理,负责并协同营业部门及时催收应收账款;负责饭店财产和物资采购的审核、登记、检查、调拨以及日常管理工作,最大限度地降低物料采购成本;建立和健全酒店电算化管理制度,完善其功能和作用,为大厦的经营管理服务。
大厦计划财务部管理模式按锦江管理公司专业化管理要求及酒店的实际情况设定。大厦设立计财部,执行计财部职能和职责。

一、计财部组织机构和岗位设置图
部门经理
(一)组织机构图

日审员
各收银点
收银领班
助理会计
采 购 部 经 理
成本会计
出 纳 员

采购员
仓库保管员

经理兼总帐1人
(二)岗位设置

助理会计1人
采购部经理1人
成本会计1人
出 纳 员1人
收银领班
1
人
各收银点
8
人
日审员
1
人
采购员
1
人
仓库保管员
2
人

三、计财部岗位职责
(一)经理岗位职责
1、协助部门总监做好职责范围和岗位责任内的各项工作,对部门总监负责并报告工作。
2、负责审核大厦财务收支计划编制,督导各部门的经济核算,负责大厦计划编制,并组织督促、检查落实情况。
3、负责大厦财务、会计、统计报表(月、季、年度)的汇总编制和纳税申报的审核,年终会同财政、税务部门进行预、清、决算。
4、负责指导做好月、季、年度的经济活动分析,为总经理提供符合实际运作的经济活动信息,为领导决策提供依据。
5、负责制定本部门的规章制度并组织实施和检查。
6、负责大厦财务人员的培训与业务指导,提高大厦财务管理水平。
7、负责大厦计财部及下属部门主管级人员、会计人员的任免、晋升、调动、奖励和业务考核工作。
8、根据部门总监的委托和授权,直接参与和督导分管的工作,并切实做好。
9、负责审核所有记账凭证及所有原始单据,确保数据正确、真实、合法。
10、负责核算总分类账,督导各明细分类账,做到账账相符,账证相符,账实相符。
11、审核前台抵减收入的各种凭证是否符合规定,审核各项费用、税金的计提是否正确。
12、负责各项税金及各类应缴款项的核算,及时正确地办理各类款项的解交手续。
13、负责编制会计月报表,年报表及财务分析。
14、督导下属整理、装订、保管各类会计档案。
15、督导总出纳的现金收支、支票和收银员的备用金管理。
16、督导成本控制,在保证大厦营业质量的前提下,努力降低餐饮成本和各项营业费用。
17、督导往来账款,审核各类付款事项,按照规定办理付款手续。
18、督导费用核算员按规定分配各部门的工资,税金和各项费用。
19、督导大厦固定资产、低值易耗品的核算、管理。
20、负责属下员工的当班、考勤和考核工作,并根据她们的情况,提出奖惩意见。
21、负责属下员工的培训工作,检查员工纪律,完成上级分配的其它工作。

(二)出纳岗位职责
1、向部门经理汇报工作,接受指令。
2、严格按照有关现金管理制度及银行结算制度的规定,对审核人员审核盖章的付款凭证进行复核,办理付款手续。
3、负责全店各项营业收入的现款清点、汇总以及支票、信用卡等各项银行结算业务。
4、负责每天清点库存现金,并结出当日现金余额,负责编制每日出纳报告及月末出纳收支分析表。
5、月终五日内对平银行存款余款,并做好”银行存款余额调节表”,使账面余额与银行对账单上余额调节相符,对于未到达款项要查明原因,负责清理,一般问题一个月之内解决。
6、做好转帐支票管理工作,并据此做好支票使用,核销的登记记录,一般情况下要控制支票最高使用限额,出借支票期限为一星期,逾期应收时催结。
7、随时掌握银行存款余额,不准签发空头支票,不准将银行支票及银行账户出租或借用。
8、收进支票要认真查看日期、印章,金额及必要的身份证件、记录,如发现问题应协助有关人员及时催收。
9、杜绝银行付款的少付、重付错误,一旦发现应记录在册,并及时清理。
10、负责每月发放工资及奖金工作,发放完毕应及时装订成册,注明记帐凭证编号,妥善保管。
11、积极参加培训,遵守大厦规章制度,完成上级分配的其它工作。
(三)助理会计岗位职责
1、执行部门经理的工作指令并报告工作。具体负责大厦的部分会计工作。
2、检查所有记账凭证的会计核算内容是否准确规范和完整、附件是否齐全。
3、负责核算大厦发生的应收帐款AR账目,正确及时地反映与客户间的债权,债务情况,每月月初编制上月应收账款账龄分析表。
4、负责核算大厦的部分营收账目,正确及时地反映与记录
5、对应收帐款要及时催收结算,一般情况不应超过一个月期限,书面形式向财务经理上报催书情况,尽可能压缩各类应收款余额,加速大厦资金回笼。
6、对由于种种原因两个月以上的仍未解决的呆帐要加速清理,找出原因,负责到底,余额较大的应收呆帐要及时向部门经理报告。
7、确实无法收回的应收款项应说明原因,按照规定批报处理。
8、月终账面余额与总账核对无误后,要附清单于会计报表后页。9、检查会计账簿的记账单装订质量是否符合要求,抽查账账、账表是否相符。
10、根据规定按期编制大厦各类会计报表、统计报表。
11、分析资金运作质量,检查货币资金和往来账户情况,考核各环节资金占用,提供有关分析资料。
12、每天上班将大厦的营业日报送财务总监签字后送总经理。
13、负责本部门的会计信息资料的登记及保管工作,及时分卷归档。
14、指导前台收银做好收银结算工作
(四)成本会计岗位职责
1、向部门经理汇报工作,接受指令。
2、根据审批后的原始凭证及时填制记账凭证,所列会计科目应如实反映原始凭证内容,负责大厦员工工资费用的分配,正确划清成本,费用的界限,凡分摊费用不得一次性摊完。
3、根据财务开支计划和制度按照费用开支标准和范围,逐笔审核各项费用开支,对各自制和外来的原始凭证既要审核手续是否齐全,又要审核是否具有真实性。
4、按时、按月、按季、按年完成大厦的成本费用分析报告。
5、会同有关部门建立和健全各项原始记录,定额管理、计量检验,规范核算制度,为准确计算成本、加强成本管理提供可靠依据,按时完成各部门的成本费用核算。
6、核对餐饮部酒水销售报表,核对客房部小酒吧销售报表。
7、进一步审核夜审审核过的各项数据,对夜间审核员发现的尚未处理的问题要及时了解和处理,并将处理结果写入工作日记。
8、具体负责大厦在用、在库固定资产及各种财产物资的管理,并指导各部门二、三级财物帐的建账、记账工作,协同各部门做好固定资产的卡片登记,责任到人、定期盘点、核对。
9、严格按照规定,办理固定资产增加、转移、报废、调拨、外借等手续。
10、负责固定资产的明细账、记账工作,准确地反映和监督固定资产的购入和监督固定资产的采购、领用、保管及清理报废,确保大厦财产的安全、完整;
11、准确、及时的计提固定资产的折旧;
12、做好各部门低耗品的台账登记工作,部门建立卡片、责任到人、定期盘点、核对,发现问题及时反映处理;
13、负责做好存货的核算,审核验收、领用,根据原始凭证编制会计凭证,每月与仓库核对余额,做到帐帐相符。
14、每月参加仓库盘点工作,监督调整本月合理消耗,正确计算成本,指导编制盘点表。
指导工程、餐饮、房务、娱乐部二级库存月末盘点并进行抽查。
15、组织仓库每年进行二次存货全面清点,并及时督促和协助处理清点中出现的盘盈、盘亏和其它问题。
16、组织各使用部门每年进行二次固定资产的全面清点,并及时督促和协助处理清点中出现的盘盈、盘亏和其它问题。
17、负责按财产规定要求做好物资明细账核算管理工作
18、积极参加培训,遵守大厦规章制度,完成上级分配的其它工作。
(五)日审核员岗位职责
1、向部门经理汇报工作,接受指令。
2、负责核对前台接待输入电脑的客户账目情况,检查订房委托书,房价是否正确,折扣有无核批手续等,发现问题应及时通知前台接待更正。
3、审核商务中心,康乐、洗衣等各类账单,发现差错和问题及时通知有关部门更正。
(1)审核所发生的费用和营业收入单据金额是否相符。
(2)顺号排列营业收入单据
4、审核住房账单
(1)账单金额和报表金额是否一致。
(2)发票和账单是否一致。
(3)退款单和金额是否准确无误,所附账单上是否有客人签字。(4)各项退款是否按大厦规定办理。
(5)顺号排列各项营业票据。
5、负责大厦发票、账单的销号工作,根据发行记录,及时对已使用的账单、发票进行销号,发现漏号,跳号等应及时查问清楚;对较长时间未出现号码要认真清理,负责解决,特殊情况及时报告前台收银主管。
6、对照营业报表,审核各收银员交款报告表,编制大厦营业收入报表。
7、积极参加培训、遵守大厦规章制度完成上级分配的其它工作。
(六)采购部经理岗位职责
1、合理安排各环节、各工种的具体工作,使各工种职责分明、分工明确、落实月度、季度采购计划,确保大厦正常运转。
2、根据大厦下达的采购计划,编制实施具体细则。
3、根据使用部门及计财部仓库的实际需要,研究确定合理的库存采购量,并安排采购员日常采购工作。
4、协助财务总监与各供货商签订供货合同。
5、全面负责大厦采购工作,承担有关工作问题上的领导责任
6、审核各部门的申购单,并负责联系采购。
7、负责检查、培训、考核采购员的工作表现,提出有关任免、调动和奖励意见。
8、写好工作日志,完成上级交办的其它任务。
(七)采购员岗位职责
1、对部门经理负责并向其汇报工作。负责大厦各种物资,包括日用百货,劳保用品,制服、印刷品、维修工具、五金工具和能源等的采购。
2、熟悉市场物资供应情况及价格行情,掌握大厦各部门对物资需用要求和仓库存货情况。
3、对各部门所需物资按急先缓后的原则安排采购,积极与供货单位经常取得联系,沟通物资供货渠道。
4、物资采购以申购单为依据,对计划外的急需物品应严格按零星申购有关规定手续齐全后方可进行采购。
5、坚持货比三家的规定,经常进行市场调研,尽量降低物品采购成本。
6、大宗订制物品,必须签订购货合同,严审合同条款,报领导审批后方可实施订货。
7、采购的物资既要保证质量可靠,又要确保价格合理。把好质量关,对不符合采购要求的物品负责退货或更换。
8、积极与仓库联系,及时了解库存情况,防止物品积压现象,采取有效措施,加快物品周转。
9、采购完毕,要联合仓库做好物资入库的验收工作。及时将发票、入库单交计财部报账,不得随意拖帐和挂帐。
10、遵守大厦各项规章制度,保质保量完成部门经理交办的各项采购任务。
(八)前台收银领班岗位职责
1、负责前台结账收银管理工作,检查督导大厦夜审工作。审核大厦营业收入和客账的信誉,及时检查应收款的催收和收回各类拖欠款事项。
2、保证本岗位的各项工作的完成,确保优质、高效。
3、负责督导前台结账收款规章制度和工作程序的执行。
4、负责前台记账收款人员的培训、考核工作,并根据她们的表现,提出奖惩意见。
5、负责审核各种营业收入,信用限额和应收账款等有关单据和报表。
6、组织员工认真做好应收账款的催收工作,及时处理各种逃账和疑难问题,并负责与各营业部门业务的协调。
7、负责编制客账分析表,每月向总经理、计财部、营销部提供大厦应收账款、客账余额报告。
8、督促本部门员工做好安全保卫、环境卫生工作,严格执行外事纪律,注意礼节礼貌、仪容仪表。
9、负责检查和控制有关现金和旅客费用的折让、冲账、调整等账务处理。
10、督促本部门员工严格执行备用金和外汇管理规定以及营业收入的按时解交。
11、负责处理各种账务、现金的差错追收和更正,并及时提出请示报告。
12、负责本部门员工的培训工作,检查员工纪律、关心员工思想和工作情况,完成上级分配的其它工作。
(九)总台收银员岗位职责
1、对照预期离店客人报表,整理好客人的客帐资料,确保客人签单与客账记录相符。
2、签收核对餐厅挂账账单。
3、签收其它营业部门的营业账单并予以过账,及时收取非住店客人的消费账款。
4、准确、迅速为客人办理离店结账事宜,并负责旅游团体及长住户、公司、单位账单结转。
5、按规定做好客用保险箱服务工作,保管好未租用保险箱的钥匙。
6、按规定做好外币兑换工作。
7、将新到客人住宿登记单的各项内容输入电脑,开户入账。
8、对照当天入住客人报表,查验当天入住客人的预收定金等情况,并予以过账,查验已压印的信用卡签字、有效日期、单据种类等。
9、将已过账的营业账单,按日期顺序整理后放入客人账套里。
10、每天检查电脑内客人的消费情况,发现超过信用限额要及时催讨,因工作失职造成的逃账、漏账、错账要负责赔偿。
11、客人最后离店结账时,应有礼貌地主动向客人收回房门钥匙和房号卡。客人结账后及时做好记录,并通知房务中心及电话总机。
12、负责填制有关报表,整理营业单据,移交夜审员审核。
13、做好电脑保养、报修工作。
14、准确掌握当日外币牌价,严格按照中国银行有关规定办理,水单上填清姓名、房号、日期、币种、金额。
15、坚持一人开单,一人收付钱款,两人共同计算,互相复核的工作制度。
16、熟悉掌握各种外币票面额,支票和信用卡面值。暗记识别信用卡、支票、现钞真伪的方法,如有疑问立即向中国银行有关部门联系。
17、妥善保管自己负责的各种货币、凭证,按时复核凭证,每天做好兑换日报。
(十)餐厅收银员岗位职责
1、做好开市前的准备工作,备注必要的账单与用品
2、熟悉掌握餐厅收银机操作技能和收款的基本知识。
3、准确做好收款工作;
(1)客人签房号账,核对房号,并尽快交给前台收款员。
(2)客人挂账签单,须经餐厅当值经理签字。
(3)大厦部门用餐、宴请应由当事人先办理签单手续。
(4)客人付信用卡、核对黑名单,压抑签购单,填写客人身份证号码,核对签名。
(5)贵宾卡给予折扣,须经餐厅经理签名。
(6)客人现金付款、应正确找零。
(7)保留取消、作废单据,如有遗失应向上级汇报。
(8)将收银机的营业记录带登记在营业收入报表上。
(9)严格遵守支票管理规定和大厦制定的其它有关收付款制度。
4、做好交接班工作,清点备用金,并保证下一班有足够的找零钱。
5、做好收银机的保养、报修工作。
6、积极参加培训,遵守大厦规章制度,完成上级分配的其它工作。
(十一)仓库保管员岗位职责
1、向部门经理汇报工作,接受指令。
2、入库物资到货后,要根据到货物资的发票及入库单认真进行验收,验证物资的品名、数量、产品质量是否符合要求。
3、负责大厦物资的保管,发放工作,合理利用仓库,分门别类保管好各类物品,保持库房整洁、仓库物品要做到先进、先出,防止损耗变质,要勤检查、防止霉变。
4、严格执行领发单制度,发放物资一定要凭领料单,必须有指定人员签字后方可发放。
5、根据业务需要,制订各种物资库存量的最高限额和最低限额,视限额情况分别督促进货补充库存。
6、建立货卡和物资数量细账,根据收发料单登记货卡和明细金额账、实物帐,经常核对,保持账、卡、物相符,月底编制收、发、存报表。
7、明细帐做到日清、旬对、月盘,一物一卡,连续盘存、卡、物、帐相符,结算报表清楚。
8、清仓盘点工作中如发现差错缺损应及时查明原因,上报处理。9、认真做好各种采购物资的复核过磅,验质、验量。发现问题签署意见,有权拒收入库,直至通知计财部停止付款。
10、核对发票,开具入库单,及时将单据移交有关人员或计财部。11、核对数量、质量不符合标准的物品,退货食品除拒绝验收外,应填写好货物退货单,交采购部负责退换。
12、积极参加培训,遵守大厦规章制度,完成上级交给的其它工作。
三、计财部工作人员素质要求
计财部工作人员必须具有强烈的工作责任心和敬业奉献精神,遒守国家财政法规和酒店规定的管理制度、规范。忠于职守、坚持原则。严于律己、团结互助、努力学习。身体健康、外貌端正。职业道德良好,行为准则符合酒店要求。岗位的知识、能力、经历等。要求如下:
岗位
知识要求
能力要求
经历要求
财务总监
1、大学本科或财经类专业以上学历,会计师以上职称。
2、熟悉酒店经营管理、经济发、税法和财经制度、纪律等专业知识。
3、具有较高的政策理论水平。
1、具有较强的法制观念,原则性强,忠于职守,
2、经过加强财务管理,提高酒店的管理水平和经济效益的能力。

五年以上财会工作经历,担任过三年以上财务部门经理经历。
财务经理
1、大专以上财经类专业毕业,会计师职称。
2、熟悉有关财税法规、政策。
3、掌握财务管理基础理念。
1、具有业务实施、组织、管理、协调公关、语言文字表示和理解判断能力。
2、经过行业外语Ｂ级考核,取得电脑证书。
五年以上酒店财务工作经历,担任过三年以上会计主管经历。
助理会计
1、大专财经类专业毕业或同等学历,会计初级职称。
2、具有一定的财务管理基础理论知识,熟悉有关财税政策和制度
1、掌握酒店会计核算流程,有一定管理能力。
2、经过行业外语Ｂ级考核,取得电脑证书。
三年以上酒店财务会计核算工作经历。
成本会计
1、大专以上财经类专业毕业,会计初级以上职称。
2、掌握会计理论知识,熟悉酒店成本核算等业务知识。
3、掌握有关财经政策法规和物价政策。
1、熟悉酒店成本核算流程。
2、具有一定的组织管理能力。
3、经过行业外语Ｂ级考核,取得电脑证书。
二年以上酒店财务工作经历,担任过二年以上成本费用管理工作经历
出纳员
1、中专以上财经类专业毕业,会计员以上职称。
2、掌握会计核算基础知识,熟悉有关政策规定。
1、有按工作规范做好出纳工作的能力。
2、语言文字表示清晰。
3、经过行业外语Ｂ级考核,取得电脑证书。
一年以上酒店会计或会计核算工作经历。

日审员
1、中专毕业。
2、具有一定的财务知识。
1、具有稽核实施能力。
2、经过行业外语Ｂ级考核,取得电脑证书。
从事酒店财务工作1~2年或担任收银员两年以上经历。
前台收银领班
1、中专毕业。
2、掌握前台收银员专业知识。
1、具有业务实施和组织、管理能力。
2、外语流利,经过行业外语B级考核,取得电脑证书。
二年以上酒店收银工作经历。

各营业点收银员
1、中专毕业。
2、掌握前台收银员专业知识。
1、具有一定的业务实施能力。
2、经过行业外语Ｂ级考核,取得电脑证书。
一年以上酒店工作经历。
采购部经理
1、大专或以上学历,助理经济师以上职称。
2、熟悉经济法规和酒店采购业务。
1、具有业务实施、组织管理、协调公关的能力。
2、经过行业外语C级考核,取得电脑证书。
五年以上酒店采购工作经历,担任过三年以上采购主管经历。
采购员
1、中专毕业或同等学历。
2、掌握市场情况和商品知识和酒店采购管理制度。
1、具有实施酒店物品采购能力。
2、经过行业外语才级考核。
一年以上酒店采购工作经历

仓库保管员
1、高中毕业或同等学历。

2、熟悉本岗位财产物资管

理基本知识。
1、掌握仓库管理知识,帐务处理技能。
2、经过行业外语Ｃ级考核,取得电脑证书。
一年以上酒店工作经历。
一年以上酒店仓管工作经历

四、计划财务部工作规范
(一)总台结账收款工作规范
1、散客结账收款工作流程
项目
规范内容与要求
入住登记
核查总台传来的订房委托书是否有接待员及输单员的签名后,找开电脑核对客人姓名、房号、抵离日期、房价、付款方式等资料是否与订房委托书相符。
收取预付金
(1)对上门客人,因没有委托单位或信用担保人,应在客人办理入住手续时,收取预付金,预付金原则上按住店期间的全部房费等计算。
(2)现金结算:根据接待员开出的房价、入住天数等收取预付金,并开出预付款收据。
(3)信用卡结算:应检查信用卡的真伪、收受范围有效性,核对银行公布的止付名单,并把信用卡压印在签购单上,同时开出预收款收据,并写明信用卡种类、号码。
(4)支票结算:应检查支票的收受范围及有效性,并请客人出示身份证或有效证件,查对后作好记录,同时开出预收款收据,写明支票种类及号码。
(5)转账结算:应核对转账结算名册中有否客人姓名,并检查订房委托书中接待单位的认可签字及同意转账的项目,超出转账项目范围的也要收取预付金。
(6)预收款收据一式四联,一联交客人作离店结账凭证,二联随现金、支票交计财部入账,一联留总台作存根备查。

归集、核对客人消费账目
(1)客人在大厦酒店餐厅等营业场所的消费账目,除设有与总台结账电脑联机的以外,需用手工输入,要做到:
A、收到收银机联机的账单后,应认真核对账单上的签字、房号与账卡内住宿登记单上的房号、签字是否相符,与账单登记单上的金额是否一致,再打开电脑,核实账单上的内容是否已全部输入客人的账户后,将账单插入客人的房间账卡内。
B、收到末联机的账单后,也应按上述要求认真核对账单和登记单,再打开电脑,将账单内容输入客人账户,并将账单插入客人的房间账卡内。
(2)账单登记单一式二联,签字核对后,一联留总台结账处,一联退有关收银点。
结账
(1)客人结账时,应主动礼貌问好,当问清客人确是离店结账后,应立即通知楼层服务员(或房务中心)检查该客人房间的小酒吧等其它项目消费情况,开消费单据,或用电话报账。
(2)将客人房间账卡内的入住登记单、账单等资料全部取出,工作流程如下:
A/检查客人钥匙上房号与入住登记单、账单上的房号是否一致。
B/检查取出的账卡资料内有无附件,有否宾客同意专账单。
C/检查客人刚刚发生的其它费用是否已入账。
D/打开电脑核对客人的全部账单是否已输入账户,特别要检查那些未能与总台结账联机的费用发生点。
E/账单内容确定无误后,将客人离店的时间输入电脑并打印账单,账单打印出后,应复核一遍,确实无误后递交给客人确认签字,客人如对账单中的某些项目提出争议,应报告结账主管处理。
F/向客人收回预收款收据,并核对,如客人的预收款收据遗失,而查核确有预收款的,请客人在预收款收据遗失单上签字。
G/根据客人在订房委托书上选择的付款方式收取款项,如用信用卡付款的,应查看是否超过预拉信用卡限额,超过限额是否已有授权,如无授权应马上与信用卡公司取得联系授权,并请客人在签购单上签名;用现金结算的,如预收的预付金额小于或大于实际费用数,应请客人补付差额或把余额退给客人,并请客人在现金指出单上签字,同时核对该单上的签字与入住登记表上的签字是否相符;用转账方式结算的,应检查转账结算名册里印鉴样本与该客人在账单上的签字是否一致,转账项目、标准是否与订房委托书一致,如有超出委托书范围以外部分,应收取费用,并将转账付费与自理费用分别打印账单。
(3)结账后在客人入住登记单盖上”已结账”章,并在电脑做”CHECK-OUT”,关闭国内外长途电话,防止漏账。
交款编表
(1)清点当班取得的现金、支票、信用卡等,按款项类别分类填制缴款单,一式二联,送交总出纳员签收后,一联退还交款人备查。
(2)采用封包交款的,应将核对无误后填制的交款单连同现金、支票、信用卡等装入特制的信封内封好,投入指定的保险箱内,并请在场的其它收银员在登记表上签字见证。
(3)把已离店结账或挂账结账的账单以及预付金单据等按现金、支票、信用卡等分类整理,并计算出每一类合计金额。
(4)编制收银员报告,与各类账单一起交夜审员审核,报告中要列明发票账单的使用情况。
2、团队结账工作规范
接到营销部转来团队预订资料时,应核对旅行社、主账号、团名、国籍、抵离日期、人数、用房数、房价、餐费标准和联系人及联系电话,如有不符,要求营销部填全,然后按日期顺序插入团队账卡内。

及时与当天到店团队的陪同联系,一起核对该团人数、房间、就餐及离店时间等事宜,并请陪同在团队结算单上签字。
如遇团队预订有变动时,营销部应及时签来更改或取消,对取消的团队如收取费用,应要求营销部写明收取方法及金额,然后送信用催收员;如不收取费用,应有营销部经理签字确认。
当天离店的团队走后,将资料卡、到店团通知单及账单一起转到信用催收,将寓客账转到外客账中。

接到团队到店通知,应待前厅部做完该团的登记,即打印出到店团房价表,与资料卡进行核对,如发现有疑问或差错,应及时与有关人员核对无误后,开出团队结算单,连同资料卡,到店团队通知一起,根据离店日期插入团队账卡中。

收到团队就餐通知单后,应即将就餐的餐厅名称写到该团资料卡上,夜班结账员应根据该团准确人数及就餐厅地点开出包餐单送到各餐厅收款点,包餐单上应注明该团主账号、就餐标准及人数。

夜班结账员于清晨打出当天离店团队自费付款金额表,并在该团离店签一小时与陪同 联系上,督促客人在离店前付清个人应付款项。

团队客人所有自费项目付清后,填写团队行李发放表送前厅部行李房。

3、长住户结账工作规范
项目
规范内容与要求
结账
(1)每天整理长住户发生的有关费用账单,并分别插入住户账卡中。每月最后一天分别打出当月长住户的房费、餐费、电话费等分项明细账单,确认后做账目压缩,并经过电脑转如信用催账的电脑账中。
(2)根据分项账单,开列长住户欠账通知单,附上分项明细账单一份(另一份要妥善保管,以备查用)。每月5日前送到长住户房中,如前一个月欠款未付清,应一并列入欠账通知单上。
(3)通知单交给客户时,应请签字给回执,同时了解长住户何时能付款,如需要长住户签字的账单,应马上提供。
(4)款收到后,出具收款收据,并编制当天交款报告。
催账
(1)上班时,要核对总台交接记录本,检查前台代收款的情况,查看是否有错。
(2)每月核对合同及电脑中的有关数据,注意长住户的离店时间,为结账做好准备。如有新入店客人,应及时与营销部联系,拿到合同资料后,须核对电脑中房价、日期等有关资料,按合同规定催收客人预付金,收到后开出预收款收据,并打入电脑中的定金户。退定金时,要核对预收款收据,方可办理有关结账手续。
(3)每周打印一份住店总表,发现非长住户时,要与前厅部、营销部联系解决。
(4)每月上旬做一份长住户欠款情况表,分别报部经理和财务总监,对拖欠一个月以上的客户经催收无效后,须打专门报告,报计财部、营销部和总经理,及时采取措施。
(5)收到客户欠款后,按规定在电脑中做收回。如需调账或冲账,应由主管经理审核确认签字后方可执行,不得私自在电脑中更改任何账目。

4、其它零星收入收款工作规范
其它零星收入系指行李寄存费、客衣洗烫费、代办费、客房物品、纪念品费以及赔偿款等。
其余工作如上述收款流程
收款时要唱票

(二)外币兑换工作规范

现钞兑换
1、按规定时间,每日早上根据中国银行公布的外汇行情,t调整好外汇牌价。
2、请客人填写外汇兑换水单一式三联,要求填明国籍、姓名、护照号、房号及日期。
3、收到外汇后要认清币种、面值、鉴别真伪、唱票收取,发现可疑,应及时与中国银行联系。
4、根据客人所兑外币,填写在客人已填写的兑换水单上,要求分栏填明现金、外币符号及金额,按当日公布的外汇现钞牌价,计算出应兑人民币金额。
5、根据计算出金额付给客人人民币,将第二联兑换水单给客人,第一联送中国银行,第三联留存。
旅行支票兑换
1、请客人填写外汇兑换水单一式三联,要求填明国籍、姓名(签名)、护照号、房号及日期。
2、该客人当面在旅行支票上复签一栏中签字,如客人持有签过字的旅行支票,一定要求客人当面背书。
3、查看旅行支票初签与复签的签字字体是否相同,如有疑问,要请客人在支票背面重新背书或查看客人护照上的签名。
4、根据客人所要兑换的旅行支票、填写在客人已填写的外币兑换水单上,分栏填写支票、外币符号及金额,按当日公布的外汇旅行支票牌价,计算出应兑人民币的金额,并扣去规定的贴息。
5、根据计算出金额付给客人人民币,将第二联兑换水单给客人,第一联送中国银行,第三联留存。
解送银行
1、每天兑换工作结束后,应将当日所兑的外币现金、旅行支票分别做代兑换现钞及代兑换支票的结汇单,根据银行要求逐栏填写清楚。
2、复核收到的外币同付出的人民币的兑换金额,将兑换的人民币金额与库存现金轧平后,方可将所有外币现钞按规定作成封包,在规定时间内将封包送交中国银行,换回兑出的人民币。
3、加强对库存现金保管,制订有效的制度,遵守执行。

(三)各营业点收款工作规范
项目
规范内容与要求
娱乐收银
1、上岗后查阅交接本,处理好上班未完成事项,备足零钱。
2、给服务员送来的取菜单、酒水小票盖章、用POS打出客人消费账单,让服务员送给客人并收款。
3、客人消费结束后,根据该客人所点菜、酒水小票用POS机打出客人消费账单,让服务员送给客人并收款。
A、收到现金时,应向服务员唱票。
B、如若住店客人签字的应立即打开电脑核对,并输入账中。
C、如是店外客人要求签单的,须经康乐部经理同意,并请客人在账单上写清单位、联系人及电话等,必要时请客人出示证件,同时 注明经过什么方式或何时来付清,账单送总台结账处挂账。
D、客人用信用卡付账的,超过银行规定限额的必须要取得授权后方可接纳,并将授权号码注明。
E、客人用支票付款的,需请客人出示身份证并将证号等记录在支票背面。
4、下班前必须做好当班的康乐营业日报,按表上规定填写清楚,有小计、总计、账单编号及人数等,字迹清楚,不得涂改。
5、要编制寓客及外客转账挂账登记表,连同账单送至总收款处,要求结账员核对无误后签收,以备核查。
6、将现金、支票、信用卡送至总收款处,并将完成的营业日报连同账单交夜审员。账单一定要连号,作废单必须经康乐经理签字,二联同附。
餐饮收银
1、上岗后查阅交接本,处理好上班未完成事项,备足零钱。
2、给服务员送来的取菜单、酒水小票盖章、用POS打出客人消费账单,让服务员送给客人并收款。
3、客人消费结束后,根