公司文件管理制度(同名16615).doc
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1、公司文件管理制度(同名16615)公司文件管理制度文件编号:A-DCC-001编制日期:2011-7-28版本:A修改状态:001.0 目的为保障公司文件管理工作制度化、规范化,确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本,特制定本制度。2.0 适用范围2.1 外来文件(上级公司及同级单位来文);2.2 公司内部公文(包括公告和通知)、管理制度、作业标准等;2.3 文件的形式包括纸质和非纸质,如网络、软盘、光盘等数码性存储载体;2.4 受控和非受控文件,受控文件有“受控”印章。3.0 职责3.1 公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门,负责外来文件、管理制度、作业标准文件的发放、回收、销
2、毁、归档等,编制受控文件清单和记录清单;3.2 总经办文控中心负责各部门公文(包括公告和通知)统一编号,发放、回收、销毁、归档等工作由各起草部门负责;3.3 采购部负责商品采购合同的归档、保管工作;销售部负责商品报价单及销售合同的归档、保管工作;其他行政类合同由总经办负责归档、保管;3.4 各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定;3.5 总经理或授权部门负责人批准发布;3.6 各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置;3.7 填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。4.0 定义4.1 公文(包括公告和通知):其明确了发布范围,是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。公文具有
3、庄重性、广泛性和周知性特点;4.2 管理制度:为达到公司管理目标,而明确制定的指导性文件,以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的;4.3 作业标准:指保证在岗人员完成岗位要求的规定,即为规范作业人员的操作而制定的,对各项工作制定的操作程序和规范化规定;4.4 表格:是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行(列)或多行(列)单元格组成,以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要表达的信息;4.5 保密文件:凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件,均属于保密文件;4.6 非保密文件:属相对性概念。公司内部,以各类文件形式公开发布的公文、制
4、度及相关表格等,均属于非保密文件。相对于外部,公司内所有非保密文件均为保密文件。5.0 文件格式及标准5.1 公文(包括公告和通知)5.1.1 标题:二号微软雅黑,加粗;5.1.2 司标:文件右上角;5.1.3 文件号:文件编号及发文日期,黑体五号,靠右对齐;5.1.4 文件编码原则:流水号(3位数字)自然年(如2011)职能代码(见附件1,表1)编号中英文及数字采用五号Calibri字体。5.1.5 公文摘要部分格式:收文:发文:抄送:主题:四号黑体;5.1.6 正文:小四号宋体,正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体;5.1.7 页边距:上、下、左、右均2.5cm;5.1.8 段落
5、:1.25倍行距;段前、段后0cm;5.1.9 标点采用全角符号,装订左侧。5.2 管理制度5.2.1 标题格式:5.2.1.1 司标:文件左上角5.2.1.2 文件名称:三号宋体,加粗;上下左右居中;5.2.1.3 文件号:文件编号及版本号填写在标题框中;5.2.1.4 编码原则:流水号(3位)职能代码(见附件1,表1)文件级代码(见附件1,表2)编号中英文及数字采用五号Calibri字体;5.2.1.5 版本:用A、B表示,五号Calibri字体;5.2.1.6 修改状态:00、01,五号Calibri字体。5.2.2 段落标题:宋体小四字体,加粗;5.2.3 段落序号:一级:1.0、2.
6、0.;二级:一级段落号+流水号,如:1.1、1.2;2.1、2.2.;三级:二级段落号+流水号,如:1.1.1、1.1.2;2.1.1、2.1.2.;四级:三级段落号+流水号,如:1.1.1.1;2.1.1.2.;5.2.4 正文:宋体小四号,正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体;5.2.5 页边距:上、下、左、右均2.5cm;5.2.6 段落:1.25倍行距;段前、段后0;5.2.7 页眉和页脚:5.2.7.1 页眉格式:司标,靠左对齐;“内部资料不得外传”,宋体五号,靠右对齐。5.2.7.2 页脚格式:文件名称、文件编号及版本左对齐,斜体小五号字,Page(页码)of(总页数),
7、靠右对齐。字母及数字使用Calibri字体小五号;5.2.8 标点采用全角符号,装订左侧。5.3 表格5.3.1 页眉格式:司标,靠左对齐;5.3.2 表格名称:四号宋体,加粗,左右居中;5.3.3 文件号:表格编号及版本号,右对齐;5.3.4 表格编码原则:/表单版本号(A、B、C)/修改次流水号(2位数字)所属文件编号编号中英文及数字采用五号Calibri字体;5.3.5 版本:用A、B表示,五号Calibri字体;5.3.6 修改状态:00、01,五号Calibri字体;5.3.7 表格栏目字段:宋体五号字,英文及数字采用五号Calibri字体;5.3.8 行高:0.8cm;5.3.9
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