小额贷款公司综合部管理制度范本.docx

小额贷款公司综合部管理制度范本

31
2020年4月19日
文档仅供参考
总 纲
为加强综合部管理,使各项管理制度与公司的实际和发展需要相适应,并规范我部门员工行为,我部门特制定本制度。
大理州宾川嘉信小额贷款股份有限公司综合部管理制度是综合部管理的重要文件,其管理依据是<大理州宾川嘉信小额贷款股份有限公司管理制度>和<大理州宾川嘉信小额贷款股份有限公司员工守则>。
本制度的修改须经总经理核准;重大事项的更改须报董事会核准。
适用范围
本部门的管理,除应遵守国家和地方有关法令、公司管理制度外,都应按本制度办理。
本规范适用于综合部全体员工。

行政管理
第一章 总则
1．为规范综合部部门管理,维护部门正常办公秩序,提高工作效率,且有利于员工各项工作的正常开展,特制定本规范。
2．综合部全体员工均须按规定执行。

第二章 综合部日常管理办法
一、礼仪规范
1．综合部人员须保持仪容仪表整洁,言谈举止文明礼貌,不得穿着短裤、背心、拖鞋上班。
2． 文明礼貌待人,上班时间不得串岗、嬉闹、高声喧哗。
3．上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍她人工作;有必要进行集体讨论时,在会议室内进行。
4．准时上下班,对所担负工作争取时效,不拖延,不积压。
5．保持个人办公台面整洁,做好办公室日常清洁维护。
6．对所保管的文书、财物及其一切公物应尽善保管,不得私自携出或出租、出借。
7．对于所办事项不得私自收受任何馈赠或向往来客户挪借、索取财物。 
8．工作时间不得接待私人来访或拨打私人电话。
9． 维护公司信誉,不作任何有损公司信誉、形象的行为。 
10．不私自兼任公司以外的职业。 
11． 服从上级指挥,如有不同意见,应先执行,后陈述。 
12．不得任意翻阅不属于自己负责的文件、帐簿或函件。 
13． 员工之间在工作上、生活上应该互相帮助、互相支持、互相谅解。 
14． 努力学习综合部各项业务,提高业务水平,为公司的发展作出积极的贡献。
二、综合部工作计划
没有计划的行为是无效率的行为。综合部强调对部门、员工行为的计划性要求,用以明确和把握我们的工作方向,同时提高工作效率与工作效益。因此,经过对计划体系的规定,并经过相关计划流程和计划表格的制作,实现工作计划的确立、执行和评估。
(一)部门年度发展计划
1．综合部经理于每一年度末制定下一年度的发展计划。
2．综合部年度发展计划经部门全体职员讨论制作,公司总经理核准同意后确定执行。
3．综合部年度发展计划是综合部、个人月度工作计划的基础和依据。
4．审议流程

部门年度计划审议流程图
(二)部门、员工月度工作计划
1．综合部经理、个人在每月度底分别进行部门、个人下月度工作计划安排。
2．月度工作计划经过对<月度工作计划表>的制作来完成,在该表格中应该相应地填写部门、员工下月工作内容安排和时间控制。
3．员工月度工作计划交综合部经理核准同意后确定执行。
4．综合部月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。
5．月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。
6．审议流程

部门月度计划审议流程图
三、违纪行为
(一)相关名词定义
1．警告:一次性罚款100元;
2．记小过:一次性罚款300元,并由综合部通报全公司予以批评;
3．记大过:一次性罚款500元,不得参与年终薪酬调整考核评定,并由综合部通报全公司予以批评;
4．辞退:扣除所有未结工资,并由综合部通报全公司。
(二)员工具有下列行为之一者,予以警告处分,造成损失者赔偿另计(累计警告三次以上予以记小过处分。)
1．上班时间从事私事者;
2．浪费原材料或因过失造成损失情节较轻者;
3．妨碍现场工作秩序或违反安全、卫生守则者;
4．未经主管同意,私自调班调休者;
5．发现有损综合部利益的事件,知情不报者;
6．损坏文件或积压公务者;
7．在办公室或工作场所发泄个人情绪者;
8．经上级认定具有同等情节,或违反公司其它管理制度之相应条款者。
(三)员工具有下列行为之一,予以记小过处分,造成损失赔偿另计(累计记小过三次以上给予记大过处分。)
1．对上级指示或有期限的命令,无正当理由而未能如期完成者;
2．直属主管对所属人员明知舞弊有据,而予以隐瞒庇护或不予举报者;
3．因疏忽致使机器设备或物品遭受损害或伤及她人,但情节较轻者;
4．上班时间睡觉或在工作场所喧哗、嬉戏、吵闹,严重妨碍她人工作者;
5．携带危险物品进入公司者;
6．未经许可,私自出借公司财物者;
7．工作时间酗酒滋事,影响工作秩序者;
8．未经使用人或主管允许擅自操作机械设备尚未造成损失者;
9．违反公司其它管理制度之相应条款者。
(四)员工具有下列行为之一者,予以记大过处分,造成损失者赔偿另计(当年累计记大过三次者予以辞退。)
1．擅离职守,或擅自变更工作方法,使公司蒙受较大损失者;
2．对主管或同事打击报复,或不服从主管人员安排和指挥,经指出仍不改正者;
3．泄漏公司机密;
4．伪造出勤记录;
5．遇紧急事故借故离开,临危不救,致使部门蒙受重大损失或同事受到人身伤害者;
6．违反公司其它管理制度之相关条款者。
(五)员工具有下列行为之一者,予以辞退(造成损失者赔偿另计。)
1．不按作业流程操作,致使设备受损或材料浪费,情节严重者;
2．删除、毁弃公司文件资料,或遗失公司绝密文件资料者;
3．在公司以外兼职或经营与本公司同类业务者;
4．模仿公司各级领导签字或篡改公司文件者;
5．发表虚假或诽谤言论,影响公司声誉者;
6．擅离职守,导致事故,给公司造成损失或给员工造成较大伤害者;
7．在对外活动中给公司形象造成重大损害者;
8．消极怠工,不按时完成上级交办的工作任务者;
9．违反公司其它管理制度之相关条款者;
10．情节特别严重者将移送公安机关处理。
四、监督检查
为确保综合部工作质量,落实管理责任,保证日常监督检查制度有效执行,特制定本办法。
(一)监督检查对象
本部门所有员工
(二)监督检查内容
1. 部门重点工作、年度计划(工作要点、重要工作部署)、重要文件、重要规章制度和重要决定事项的贯彻落实情况;
2．公司领导的重要批示、临时交办事项的落实情况;
3．经公司领导批示、需要督办的各部门的请示、报告办理情况及部门要求帮助解决的有关问题的落实情况;
4．个人月度工作计划完成情况;
5．管理与创新情况。
(三)监督检查方式
1．经理、副经理、主管日常巡查;
2．员工月初工作计划报告及月末工作总结;
3．公司绩效年终考核。
4．部门专项督办结束后,按要求填写<监督检查评分表>(包括监督项目、监督内容、评分标准、领导确认评价、办结结果统计、检查反馈等)整理归档。

第三章 办公区域管理办法
一、办公环境管理
(一)卫生区域划分
1．公司公共区域卫生是指独立办公室、走廊(通道)、洗手间、会议室等的清洁卫生。
办公室卫生包括:每日地面卫生的清洁、垃圾的清运、下班前办公区域的整理。
走廊(通道)卫生包括:走廊(通道)地毯/地面/墙壁的清洁、走廊(通道)两侧的防火器材/报警器/植物的清洁。
洗手间卫生包括:洗手间地面、墙壁、窗户、便槽、便池、垃圾篓、隔板等的清洁卫生。
会议室卫生包括:会议室的日常清洁、会议前/会议后的彻底清洁(包括地面、墙壁、窗户、黑板、讲台、立架、饮水机、垃圾篓等)。
(二)注意事项
1．注意保持办公室的环境卫生,不得随地吐痰、乱丢杂物,办公用品、文件资料、器具等须陈设整齐,并每日清理一次,严禁将衣物、箱架、雨衣(伞)、头盔等私人物品摆放到办公室内,下班后应整理好桌面物品,严禁乱摆乱放。
2．办公室内的各种设施(包括灯管、电话、电脑等)未经同意不准随意拆装,如出现故障须即时通知综合部要求维修,凡擅自拆装或者损坏的,照价赔偿。
3．公共办公室内严禁吸烟(除吸烟区外),严禁将烟头扔进纸篓。
4．下班后务必关好门窗,关闭空调、灯管、电脑等电源。
5．未经她人允许,不准私用她人电话,随意翻阅她人办公资料,更换台、凳、电话等。
6. 凡新入职职员,必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。
二、办公用品管理
(一)日常办公用品管理
1．文具
(1)由专人负责办公用品的采购与领用登记,并保管<采购申请表>;
(2)负责人须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材(铁圈、封面纸、封面薄膜)及文件夹的存量,以保证公司办公的正常进行。
2．茶、水
(1)由综合部负责茶、水等日用品的采购与使用登记;
(2)负责人应定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量,及时购买补充,以保证正常的办公秩序;
(3)综合部举办培训等大型活动时,负责人应及时了解情况,备足茶、水、杯用品,以保证活动的正常进行。
(二)固定资产管理
1．综合部对公司所有固定资产进行登记注册;
2．固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者,由使用者按要求填写<固定资产处分申请单>一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处分原因、处分方式及其它有关资料分别转送财物部填入购买金额、累计折旧、残值后,依核决权限送呈签核;
3．固定资产如遭窃盗或破坏者,由综合部经理应提出损失清单及向警察单位报案办理。
(三)申购
1．在节约总成本和控制办公费用总额度基础上,由负责人统一购置公司的办公日用品和低耗品在为公司。
2．由负责人统一处理办公设备维修、邮件投递等业务委托。
3．负责人须对固定供应商建立完整的档案系统,以节约成本之原则,选择、跟换供应商。
4．公司各业务部门将需要购置的固定资产以申请单形式上报综合部,经批准后,由负责人对采购物资的数量、质量、规格、供应商、价格进行统计、分析、比较,作出清单,递交总经理批示,经批准后由综合部下达采购指令,予以履行同供应商进行市场询价、报价、谈判及草拟合同条款,最后确定采购价格及合同条款,委任采购人员进行其它后续工作。合同文本交综合部门备案。
(四)领用
1．负责人应制作<办公用品申购表>,并在每季度末发放和回收该表,统计下月办公文具用品需求。
2．每季度前,负责人把各部门的文具申领情况及文具库存情况汇总,经综合部经理审核后,交总经理审批,确定文具采购计划。
3．每月8号,负责人必须完成文具的采购工作,8号后各部门人员可至综合部领用文具。
(五)移交、变更职责
1．负责人移交固定资产管理权限前,须提前清点所有负责管理资产,并与资产管理相关表格一一对应,如有严重与实际不符的情况,经过经理审核之后,须照价赔付;
2．承接人接手前,应清点并整理相关物品,并按要求填写<办公用品责任变更表>。
三、电脑设备、其它设备管理办法
(一)电脑
1．负责人根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统;
2．根据保密原则需要,由负责人对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码;
3．部门员工不得私设电脑密码;
4．对于联网的电脑,部门员工在未经批准的情况下,不得向计算机网络拷入(出)软件;
5．所有电脑不得私自安装游戏软件;
6．文件档案的备份由相关负责人管理;
7．软盘、U盘在使用前,必须确保无病毒;
8．部门员工在使用完电脑后,应及时退出系统,下班离开公司前应将电脑退出系统并正常关机;
9．任何人未经同意,不得使用其它部门的电脑。
(二)传真机、复印件
1．由综合部安排专人负责复印机的维护与保养,任何人必须听从安排,不得有故意损坏机器的行为;
2．复印机发生故障应立即关机,负责人须做好标识注明,并第一时间通知维修公司前来维修,待复印机完全修好后方可作业;
3．负责人应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行;
4．节约用纸,复印完后,注意保持复印区域整洁;
5．禁止帮非公司人员复印文件资料;
6．部员上下班时应检查复印机的开关情况。
(三)固定电话管理
1．公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上部门员工不得打私人电话,特殊情况需用电话要经部门经理同意后方可使用;
2．员工正常工作联络应长话短说,提高效率。通话时间应控制在3分钟以内,特殊情况不超过5分钟;
3．电话铃响3声内就要接听电话,且使用文明礼貌语言,如”您好,嘉信小贷”;
4．接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容,必要时可礼貌要求对方重复,重要事项要做出书面记录,并及时知会相关人员。
四、信函、快递管理
(一)信函收发
1．综合部对外信函之收发的负责人为指定专人统一办理,负责人为各级文件管理的直接承担者。
2．负责人在收文后必须先根据信函的分类及时编号、登记,按要求填写<收、发文登记表>,并附<信函处理单>。分送有关人员传阅承办,同时请传阅人或承办人在<收文签字簿>上签收,负责人对有回复要求的信函须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。
3．综合部的各类信函均属内部机密文件,任何员工不得截留、泄露和私自外带,违者予以记大过处罚或严重者或追究法律责任。
4．信函传真的发文工作亦由专人负责,需发涵者将文稿经综合部经理签字后交专人登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。
5.每月未,负责人应将收、发文整理装订成册。每半年将经综合部经理确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁,并按要求填写<档案资本销毁情况记录表>。
6.对综合部所有订阅的报刊由员工将重要信息摘录后交专人按分类归档,员工必须做好登记造册工作。每月未,员工应将收、发文整理装订成册。
7.每半年将综合部经理确认的确无用之文、报刊可作一次销毁,专人定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。
(二)快递管理
1．综合部快递统一由专人负责收发工作。
2．员工在领取和外发快递时,应在负责人处,按要求填写<快递收发登记表>。
五、图书管理
(一)管理事宜
1．综合部所属图书是专供相关公司内人士参阅,由专人统一保管,于每年6月、12月下旬详实盘点。
2．图书按书名、出版社名称、数册、金额按类型编号,员工由于工作需要借阅的须在负责人处登记借期、归还期,并按要求填写<图书登记册>。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。
3．一般情况下,图书只得在司内阅读,借书册数以三册为限,借书期限不得超出过二周,若要续借者,重新到综合部处登记。
4．对图书有损坏或遗失者,要作出一定的赔偿。
(二)管理流程
1．工作人员如因工作需要购买书籍,须填写<购书申请表>并按表格要求注明书名、用途、数量、预计金额等,交综合部经理签批意见;
2．将签批意见后的申请表格,交负责人核准后,呈报总经理审批;
3．审批后书籍的购买,由综合部或由所需员工自行购买,届时视实际情况由综合部经理确定;
4．书籍购买后,先到负责人处办理登记备案手续,再办理书籍借用手续;
5．书籍采购报销时,凭经审批的<购书申请表>及有效票据,由综合部经理复核签名,呈报总经理审批后方可报帐;
6．当书籍使用人员调岗或离职时,应将书籍退返负责人消档。
六、访客接待基本礼仪
1．客人来访时,应马上从椅子上站起来,并礼貌性招呼一声”您好”,当对方递过名片来时,应用双手接过来,并念出对方的姓名和公司名称。
2．引导访客到上司办公室或会客室时,在离位前应先把桌上的信函资料合起并放好,避免让人看到或遗失。
3．在走廊、楼梯陪同访客行走时,要配合访客步调,在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作,让访客明白所往去处。
4．在到达目的地前,要指明”就在这里”,在打开门之前要先敲门。如果门向外开,应用手按住门,让访客先行进入并指引落座;如果门向内开,应先进入,按住门后再请访客入内。
5．进入室内后,应请客人坐上位(离入口较远处),并说”请坐,稍候”。退出会客室时,应以正面倒走方式退出,并关上门,挂上”访客中”字样的牌。
6．面谈时,应当在适当的时候端饮品(茶、水),饮品应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上,并做出请用的手式。面谈时间过长,应当在适当时间入内添加茶水;面谈结束后,应将访客的物品交给对方,若发现访客离开后有遗忘之物,应马上上报处理。
7．办公室人员在访客走后,要对会客室进行整理,处理善后事务。为了避免新访客到来久等,整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间,应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂,应马上清除。总之,无论在何时,或处于何种状态,办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。
第四章 会议管理办法
一、办法说明
会议是综合部决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。会议区分为定期例会与非定期会议,规定的人员必须准时参与,指定人员作好会议记录,与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。
二、定期例会
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集人员
综合部例会
每周一上午召开
综合部人员
安排本周工作相关情况
综合部主管
月度总结会
每月第一天召开
总经理
综合部主管工作人员
进行上月工作总结、及下月工作规划报告
总经理
三、非定期会议
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
临时会议
不定时
总经理
综合部主管
其它有关人员
特殊事宜
总经理
各部门经理
四、会议安排
1．综合部内会议由专人安排;
2．主会人会前一天需向负责人告知会议安排、会议内容;
3．负责人须提前四小时以上,书面通知与会人地址、时间、内容;
4．负责人会场安排与整理;
五、会议纪律
1．会议组织人应认真筹备会议,避免低效率开会。与会者可畅所欲言,但会议决定形成后必须严格执行并严守秘密,且开会时应关闭手机至振动。
2．开会期中,须进行记录;并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关领导及负责人备案。
3．各部员应按时参加会议,并按要求填写<会议签到表>。
4．坚持服从与公司级会议不冲突的原则。
六、会议流程

第五章 文件管理办法
一、文件种类
1．决议:适用于董事会、股东会对重要事项或者重大行动做出安排;
2．通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;
3．通知:适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议;
4．通报:适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚;
5．报告:适用于向上级部门汇报工作、反映情况,不需要上级回复及批示;
6．请示:适用于向上级部门请求指示、批准,需要上级批示;
7．会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项;
8．函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。
二、发文程序
1．凡以部门名义制发的文件,一般文件由综合部经理签发;
2.重要文件需请示总经理同意后,由专人负责拟稿,由总经理签发;
3．总经理签发的文件底稿,由负责人进行登记,统一编号后打印、校对,盖章后发出;
4．以综合部名义发文的文件,由文件起草人打印、校对,盖章后发出;
4．复印公司内部传阅文件,使用已复印过的单面纸或进行双面复印,以节省开支;
5．发文要有记录,文件接收人需要在发文登记表签名。
三、文件编排
1．公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章(签名)、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。
2．发文字号格式:部门简称+(年号)+文件编号(**号),例如综合部发文:综合( )012号,表示综合部 发的第12次公文。
3．紧急文件分别标明”特急”、”急件”。
4．公文标题应准确简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类,标题举例:”关于******请示”(报告、通知、决定、通报)。
5．公文除会议纪要外,应加盖印章,印章加盖应骑年压月。
6．公文统一简体字,题目用宋体字,正文用仿宋体。
7．公文编排规程,一律参照<国家行政机关公文格式>
四、文件处理流程
(一)一般文章发文流程

(二)重要文章发文流程

(三)对外文章发文流程

五、文件保管
1．公文收、发完毕后,负责人应及时将公文整理立卷,以便日后查阅;
2．没有归档和存查价值的公文,经过综合部经理批准后,能够定期销毁。

第六章 印章管理办法
一、印章种类
1．部门章:刻有综合部名称的印章。其不对外单位的部门章可加注"对内专用";
2．职衔签字章:刻有综合部负责人以上职衔及签名的印章。
二、印章使用规定
1．以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由部门负责人签章,盖部门经理签字章。
2．各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时,盖部门章。
三、印章保管、交接和停用
1．部门的印章由经理制定专人管理,经理签字章由本人自行管理。
2．部门印章的新刻、改刻与废止遵循公司规定流程办理。新刻的印章须在负责人留样存档;废止的印章由负责人收回后统一交实物资产管理员保管。新刻或废止印章须在<印章管理表>上记录。
3．部门印章如发生遗失,必须立即报告,并按相关规定办理挂失手续。
四、印章使用
1．加盖部门印章前应由经理确认,并在<印章使用登记表>上登记。
2．加盖印章一律用朱红印泥(除签字章外),盖章时影印必须端正、清晰。
3．部门印章一般不外借使用,确因工作需要必须携带外出使用的,须得到经理审批,并在<印章借用登记表>上签字后方可借出,但借用人须妥善保管,用完立即归还。

第七章 附则
1．本制度之解释权、修改权归综合部。
2．本制度自颁发之日起执行。

核准人:
执行日期: