财务管理制度整理版.doc

扎鲁特旗香风农牧业机械
有限责任企业
财务管理制度
第一章 费用审批与报销管理
第二章 借款管理
第三章 采购管理
第四章 库存商品管理
第五章 发票管理及原始凭证管理

第一章费用审批与报销管理
一、 目标
为加强财务管理工作, 完善借款、 报销程序, 明确报销内容, 降低不合格单据传递失误, 加强各项费用核实, 提升工作效率特制订本制度。
二、 程序
参见费用审批及报销流程表
三、 费用审批及报销
( 一) 费用审批
1) 费用审批需填制《用款事项明细表》、 依据费用发生时间提报, 通常为费用发生前一周。( 《用款事项明细表》见附件1)
2.费用申请审批权限
申请人——部门责任人——总经理——财务部
( 二) 费用报销
1.费用报销审批权限
申请人——部门责任人——总经理——财务部
2. 费用报销周期
1)、 为确保当月费用全部能够记入当月账目, 每个月28日前( 不含28日) 发生费用必须在当月内报销完成, 不得拖延至下月, 不然财务部门不予受理。
2)在填制用款事项明细表同时, 填写一份借款单, 费用发生后, 填制费用报销单进行报销程序冲销借款单。
( 三) .报销单填写规范:
1．报销发票进行分类整理
1)发票按”企业名称”分类。
2)按类别分类、 日期分类、 需修剪要先修剪整齐。
2.项目与项目费用分开填写报销。
第二章借款管理
一、 目标
为规范借款管理, 降低资金不合理占用, 确保对借款进行有效控制和及时清欠, 特制订本制度。
二、 定义
个人借款是指因特殊用途需要暂借各种暂时性借款, 包含: 备用金借款、 零星采购借款和其它零星借款。
三、 程序
填”借款单”---”部门责任人”签字---”总经理”签字---”财务部”签字---”领款人”签字( 详细参见借款管理流程表)
四、 管理要求
1、 应该加强借款管理, 有以下情形之一者, 不得办理借款
A、 借款人不属于企业在职人员;
B、 前款未清、 后款不借;
2、 各部门应该加强备用金管理, 因工作需要, 需申请备用金, 应进行限额核定, 由使用人申请, 部门责任人审核, 行政副总复核, 财务部复核。申请人因工作岗位改变, 不再需要备用金, 或离职、 解聘等应及时结清备用金。
3、 各部门应该加强个人借款报帐、 清欠管理。
A、 对于备用金借款, 借款人应在年度终了前或离岗时将所借备用金结清。
B、 对于其它零星借款, 借款人应在业务办理完成3个工作日内办理报销及还款手续。
C、 借款还款时间合理性由员工所在部门责任人审核把关, 假如员工借款单中还款时间晚于业务完成时间, 按上述在业务完成后在要求时间内进行核报还款。
D、 出纳员负责按照借款单内注明还款时间及时催还。对超出借支单中约定还款时间10个工作日未还款员工, 财务部从借款人工资中扣回借款。
E、 在办理员工离职手续时, 离职交接单将由财务部审核其财务情况, 在企业有借款, 必须偿还全部借款后, 方可办理离职手续。
第三章采购管理
一、 目标
为了深入加强企业制度管理, 健全企业采购管理制度, 监督和控制无须要开支, 确保采购工作正常化、 规范化, 特制订此制度。
二、 工作程序
( 一) 采购标准
1.采购是一项主要、 严厉工作, 各级管理人员和采购经办人必须高度重视。
2.采购必须坚持”秉公办事、 维护企业利益”标准, 并综合考虑”质量、 价格”竞争, 择优选取。
3.通常日常办公用具及其它消耗用具由总务后勤人员负责采购;
4.物料采购应尽可能采取月结方式为付款条件与供给商洽谈。
( 二) 采购申请
1.采购之前, 采购经办人依照所购对象品名、 规格、 数量, 需求日期及注意事项填写”物品申请单或采购定单”。
2.紧急采购时, 由采购部门在”物品申请单”上注明”紧急采购”字样, 方便及时处理。
3.若撤消采购, 应立刻通知采购人员, 以免造成无须要损失。
( 三) 采购流程
1.采购经办人在”物品申请单或采购定单”内需填写所购物品估算价格、 数量和总金额。
2.各采购经办人在采购之前必须把”物品申请单或采购定单”报总经理审批后, 交到财务部进行审核, 方能进行采购。
(四)采购经办人职责
1.建立供给商资料与价格统计。
2.做好采内参市场行情经常性调查。
3.询价、 比价、 议价及定购作业。
4.所购物品品质、 数量异常处理及交期进度控制。
5.做好平时采购统计及对帐工作。
( 五) 采购方式
1.集中计划采购: 凡属日常办公用具必须集中计划购置。
2.长久报价采购: 凡生产用物料须选定供给商议定长久供货价格。
3.每年第一个月重新审定上年度供给商, 与供给商洽谈需两人以上进行, 并对供给商评审, 且作出相关评审统计。
( 六) 采购实施
1.”物品申请表”同意签字且到财务部立案后, 办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。
2.采购人员按核准”采购定单或物料申请表”到市场采购。
3.全部采购物品必须由仓库或使用部门验收合格签字后, 才能办理入仓手续。
( 七) 采购付款方式
1.物品采购不论金额多少, 一律由经办人签字, 总经理核准签字后方可财务部报销。
2.物料采购付款必须见供给商提供送货单及本企业开出入库单、 采购定单、 收款收据等单据方可结款或开支票。
( 八) 采购经办人行为规范
1.采购人员应本着质优价廉基本标准, 经过多方询价、 议价、 比价后填写定”采购定单或物品采购申请单”。
2.采购经办人应尽职尽责, 不能接收供给商任何形式馈赠、 回扣或贿赂。
三、 附则
1.各部门需要采购时, 凡是没有按上述审批手续审批和流程采购, 财务部将拒绝付款。
四、 本制度经总经理核准后实施。
五、 附物料采购流程图见附表二、 入库流程图见附表三:
第四章库存商品管理
第一条 目标
1. 为了加强商品存货管理, 明确商品进出库手续, 规范盘点流程, 促进库存商品管理水平提升。
2. 确保企业库存商品财产安全、 完整。
第二条 适用范围
适适用于企业库存商品出入库管理、 仓库现场管理、 指令审批管理、 仓储日常工作管理
第三条 库存商品管理条款
1. 库存商品定义
库存商品是指存放在企业仓库中全部权属企业且纳入库存商品核实各类商品。
2. 库存商品入库
a. 商品入库需商品采购责任人( 或待入库商品盘点人) 提交待入库商品明细清单, 经由库管人员盘点查对无误后, 将货物放置库房内, 分配货架, 办理入库手续, 制作入库单。入库单需由采购责任人、 库存管理直属领导、 库管人员共同签字方可生效; 入库单一式三份: 采购责任人、 库管人员、 存档各存一份。
b. 退货商品入库需由经办人提交退货清单。经由库管人员盘点查对无误后, 将货物放置库房内, 办理入库手续, 制作退货入库单。退货入库单需由经办人、 库管人员共同签字方可生效; 退货入库单一式三份: 经办人、 库管、 存档各存一份。
3. 库存商品盘点
a. 常规盘点: 每个月28日盘点库存, 查对库存表。
b. 非常规盘点:
采购商品入库前、 后需分别进行库存清点工作, 确保大宗新进商品入库前后库存商品无误。
批发订单商品出库前、 后需分别进行库存清点工作, 确保大宗商品出库前后库存商品无误。
c.库存盘点人员务必独立、 细心、 认真、 负责, 尽可能确保盘点准确。
第四条 仓库现场管理条款
1. 仓库日常维护
a.仓储管理人员需每日做好仓库通风、 整理工作。每日上班后开启仓库窗户通风, 检验仓库窗户门锁是否完整, 检验仓库温度; 每日下班前检验仓库门窗是否关上、 锁上。
b.依照商品数量合理分配仓位, 做好仓位资源整合优化, 充分利用仓库空间。
2. 仓库钥匙管理
a.仓库钥匙常备两套, 库管人员和库存管理直属领导各持一套, 不得将钥匙随意转交其它无关人员。
b.库管人员如因特殊原因需要暂时将仓库钥匙移交其它人员, 需经库存管理直属领导同意, 并办理仓库钥匙交接单, 接、 交钥匙之前均需盘点查对库存, 明确库存商品责任。
3.未经库管人员允许, 非库管人员禁止私入仓库。如工作需要需由库管人员陪同, 禁止非库管人员单独在仓库停留。
第五条 商品领用流程
领用人填写物品领料单后交库管人员, 库管人员依据订单取出对应商品, 并留下订单出库联( 绿色) , 其余各联指定财务核实人员、 库存管理直属领导各保留一联。
第五章发票管理及原始凭证管理
一、 目标
为了愈加好加强发票、 和财务监督, 维护经济秩序, 依照税务机关制订发票管理要求, 结合我企业实际情况, 特制订本制度。
二、 发票管理
1.发票领用
发票统一由企业财务部到税务机关领购
2.发票填开
由申请人填写”发票填开审批单”( 见附件7) , 经审批之后提交财务部, 由财务部开具发票。
三、 原始凭证管理
1.原始凭证有效性要求:
1).税务机关同意全国统一发票;
2).财政机关同意行政事业性收据;
3).邮政、 银行、 铁路系统各类带印戳收据、 支出证实单;
4).费用支出时需索取发票, 禁止自制收据报销, 禁止白条顶替报销。票据丢失等于现金丢失, 一律不准报销。
5).发票开具, 票据抬头为: 扎鲁特旗香风农牧业机械有限责任企业、 通辽市禾丰天弈草业有限企业。抬头为其它企业名称或无抬头均为不正当报销凭证, 不予报销。
6).取得发票时, 查对抬头、 经营范围、 金额是否正确、 是否有发票专用章及时间, 如有错误及时重
附表一:
用款事项明细表
申请日期: 年月日
序号
物品名称
规格型号
单位
数量
预计金额
用途
备注

金额( 大写) : 万仟佰拾元角分小写: ￥
总经理: 财务部: 申请人:
附表二:
企业物料采购流程
采购定单审批流程
采购人员填写企业采购定单并编号”
财务部(领款)
总经理同意

采购回来物品, 仓库验收入库

采购人员依照已同意”采购定单”实施采购

附表三:
入库单传送流程图
财务部
依照采购人员提供物料清单, 填写入库单, 入库单必须注明单号并留存一联

第三联
凭入库单、 发票到财务部报销

第二联

、 每个月28与库管 对 帐

采购人员