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公司办公室管理制度手册

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2020年4月19日
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公司办公室管理制度
从公司的办公室,我们便能够了解这家公司的管理是否科学,是否正确。换言之,办公室是整个公司的一个缩影,如果连办公室的管理制度都制定不好,别的管理制度也就可想而知了。办公室的管理内容十分庞杂,主要包括以下几个方面:
⊙印信管理制度
1.印信的种类。
(1) 印鉴:公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。
(2) 职章:刻有公司董事长或总经理职衔的印章。
(3) 部门章:刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注”对内专用”。
(4) 职衔签字章:刻有经理及总经理职衔及签名的印信。
2.印信的使用规定。
(1) 对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文,盖总经理职章。
(2) 以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件,及各类规章典范的核决等由总经理署名,盖总经理职衔章。
(3) 以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者,盖经理职衔签字章。
(4) 各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时,盖部门章。
3.印信的监印。
(1) 总经理职章及特定业务专用章需由总经理核定本公司的监印人员。
(2) 总经理职衔签字章需核定由管理部主管为监印人员。
(3) 经理职衔签字章及部门章需由经理指定监印人员。
4.印信盖用。
(1) 文件需用印时,应先填写”用印申请单”,经主管核准后,连同经审核的文件文稿等交监印人用印。
(2) 监印人除于文件、文稿上用印外,并应于”用印申请单”上加盖使用的印信存档。
5.各种印信由监印人负责保管,如有遗失或误用情况,由监印人全权负责。
6.监印人对未经批示文件,不得擅自用印,违者将受处分。
7.印信遗失时除立即向上级备案外,并应依法公告作废。
8.本办法经呈总经理核准后施行,核改时亦同。
⊙员工着装管理规定
1.为树立和保持公司良好的社会形象,进一步规范管理,本公司员工应按本规定的要求着装。
2.员工在上班时间内,要注意仪容仪表,总体要求是:得体、大方、整洁。
3.男职员的着装要求:夏天穿衬衣、系领带;穿衬衣时,不得挽起袖子或不系袖扣;穿西装时,要佩戴公司徽标。不准穿皮鞋以外的其它鞋类(包括皮凉鞋)。
4.女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其它有碍观瞻的奇装异服,并一律穿肉色丝袜。
5.女职员上班必须佩戴公司徽标;男职员穿西装时要求戴公司微标。公司徽标应佩戴在左胸前适当位置上。
6.部门副经理以上的员工,办公室一定要备有西服,以便有外出活动或重要业务治谈时穿用。
7.员工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳,并一般不准留胡子;女职员上班提倡化淡妆,金银或其它饰物的佩戴应得当。
8.员工违反本规定的,除通报批评外,每次罚款50元;一个月连续违反三次以上的,扣发当月奖金。
9.各部门、各线负责人应认真配合、督促属下员工遵守本规定。一月累计员工违反本规定人次超过三人次或该部、室员工总数20％的,该部室负责人亦应罚100元。
⊙关于公司制服、工作服和其它劳保用品
发放的规定
l.公司制服的发放,必须是本公司的正式调人职工和巳正式办理了招工手续的合同制职工。借调人员、聘用人员和临时工(含试用)的制服发放,先由公司垫付,然后以在本公司服务的实际工作年限折旧报销。
2.各类人员工作服装。
(1)公司的干部、职工(含借调、聘用和临时工)按其所从事的工种发放工作服装。
(2)凡是从事多种工种工作的职工,按工作时间最长的工种发给工作服装。
　3.制服、工作服和其它劳保用品的制作(购买)和管理。
　(1)公司制服、工作服和其它劳保用品由公司总务部统一加工制作(购买)和发放。
(2)对于公司制服和工作服装,任何部门和个人不得随意更改。
(3)对于调离公司的人员(含借、聘、临时工),要求收回服装不足使用年限部分的成本费。成本费的计算公式:每年摊销费=服装价格÷使用年限。
(4)制服要按公司要求统一着装,妥善保管,遗失自费补做。
4.本规定从发文之日起执行,具体有关细则由公司人事剖1部负责解释。
5.员工制服、劳保用品使用年限表附后。
表14-l 公司员工制服使用年限表:
(看)
限
用
使
别
性
看
位
单
种
品

冬制服
春秋装
夏装
冬裙制服
春秋装
夏装
皮鞋
领带
领带夹
中袄
上衣长裤
长袖衬衣长裤
短袖衬衣夏单裤
上衣长裤冬裙
女长袖
衬衣裙子
女短袖
衬衣
夏单裤
裙子
套
套
套
套
套
套
双
条
个
件
男
女
1
1
1

1

1

1
1
1
1
1
1
1
5
5

表14-2 各类工作人员劳保用品使用年限表
工
(月)
间
时
用
使
种
位
单
种
品

春秋工作服
夏工作服
防护眼镜
线手套
雨衣
手电筒
长筒雨鞋
中简雨鞋
洗 洁精
洗 衣粉
肥皂
雨伞
毛巾
口罩
护袖
夏炊事服
冬炊事服
工作帽
布围裙
套袖
工作用鞋
绝缘鞋
工作用运动鞋
防寒 手套
连衣雨衣裤
电池
套
套
副
双
件
个
双
双
瓶
包
块
把
条
个
双
套
套
顶
条
对
双
双
双
对
件
对
修理工
24
12
24
1

36

1
12
3

电工
24
12

2

36

2
12
3

36
24
36

水工
24
12

2

36

2
12
3

36
60
1
司机
24
12
24
4
60
4
36

1
5
1

1

保管员
36
24

6

36

2
12
4

炊事员

36

1
12
2
2

12
12
12
6
3
24

清洁员
24
12

2

36

1
12
3

行李员
24
12

2

36

2
12
1

12

服务员
36
24

36

2
12
6

机关人员

36

12

备注

1.兹订定本公司员工工作服装制发及穿着办法。
2.工作服装的制发:
(1)工作服装的制作由管理部统筹招商承制,按员工实有人数加制10％至15％以备新进人员之用,分支机构如有特殊原因可比照此项办法在当地招商承制,但必须将制作计划预算交管理部后办理。
(2)每一员工每年制发夏冬服各一套为限,列入年度预算。
(3)员工到职完成保证资料后即可领取工作服(临时工及包工均不发服装)。
(4)制发服装时由各部门依据人数造具领用名册盖章领用。
(5)工作服数量。
夏服:男性员工:浅蓝色短袖衬衣一件,深灰色西裤一条。
女性员工:浅蓝色短袖衬衣一件,深灰色短裙一条。
冬服:一律制发深灰色茄克一件同色长裤一条。
数量:男女性员工每年制发夏、冬服装各一套。
(6)套量:工作服装大小尺码由承制商制成样装由员工套量而定。
3.换季:每年以四月、十一月为换装时间。
4.服装穿着规定:
(1) 穿着工作服即代表本公司之精神,必须保持整洁,假日可免穿着。
(2) 为方便工作,工作服能够穿出厂外。
5.使用年限:
(1) 工作服穿着及保管以一年为期,按领用之日起算。
(2) 工作服如未达使用年限遗失或故意损坏者,应按原价赔偿。
(3) 离职员工如领用服装未届保管年限应即缴还,如未缴还者,在其薪资内扣还。
6.工作服装制发费用由各部门按实发数量分摊。
7.各部门未达该期营业目标不赚钱及全公司未达到营业总目标时,均不制发上项工作服装(如经总经理核准者不在此限)。
⊙公司警卫人员值勤准则
(一) 总则
l.本公司为使警卫人员值勤执行任务有所依据,特制定本准则。
2.警卫人员的服勤,系代表本公司执行职务。
3.警卫勤务应每日24小时执行不辍,其各班服勤时间,由警卫科订定呈准公布实施。
4.警卫人员的职责规定如下:
(1) 工厂及办公处所各种事故之预防、警戒及厂区(房)巡逻事项。
(2) 工厂及办公处所突发事故之应急措施。
(3) 进出工厂及办公处所的外宾及员工之管制、联络登记事项。
(4) 进出工厂车辆的管制事项。
(5) 进出工厂物品的查验及放行。
(6) 防止窃盗,协助维持工厂及办公处所秩序。
(7) 其它交办事项的处理。
5.警卫人员除前条各项职责外应恪守本公司一切规定,尤应严遵下列守则:
(1) 应绝对服从上级命令,切实执行任务,不得偏袒徇私。
(2) 平时应谨言慎行,执行职务时态度和蔼严正,不亢不卑。
(3) 服勤中应整肃服装仪容,对于应急及防身器具等应经常佩带,或储备齐全,以应不时之需。
(4) 服勤中应时刻提高警觉,遇有重大灾变时,更应临危不乱,果断敏捷,作适当处理,并立即报告上级。
(5) 服勤中应严守岗位,不得出现擅离职守或酗酒、闲聊、阅读书报、睡觉等失职情况。
(6) 应熟记厂内各处之水、电、燃料、开关、门锁及消防器材旋转地点,以免临危慌乱,对重要路口电灯、门窗、篱墙等有缺损时,应立即建议厂务单位处理。
(7) 应管制入厂人、物、车辆,对未挂识别证或未办妥人厂手续者,一概不准人厂,并绝对禁止携(夹)带违禁品人厂,除工厂需要外对危险或易燃品应严拒携入。
(8) 应遵照巡逻路线按时或不定时巡逻工厂各处。
(9) 交换班时,应将注意事项交代清楚,并将服勤中所见重要事项或事故,以及巡逻时间等登(列)人”警卫日志簿”,检查有关资料逐日分呈厂单位及警卫科核阅。
(二) 人员管理
6.辅导员工遵守各项规定,并严防不法行为的发生,维持工厂及办公处所秩序。
7.确实管理员工上下班,迟到、早退、加班人员的考勤卡记录。
8.员工在勤务中固公或事(病)假离厂时,应切实查验公出申请书或请假记录卡,始允其外出,并在公出单或到工卡上记录离厂、回厂时间以备查考。
各级人员公出或事(病)假之核准权责由各厂制定列表送警卫室执行。
副经理以上人员由警卫登记进出。
9.上班时间内除公事接洽外,一律谢绝会客。
10.外界来宾到厂接洽业务或参观访问,以及厂商的营业、采购、检查、安装人员等应至警卫室办理人厂手续,发给来宾证,并联络有关单位接待。非经厂单位人员接待,不得任其进入厂区。
1l.协力厂商长期派驻工厂人员,需凭厂务单位发给的识别证进出工厂。
12.假日加班人员或因事需进厂者,应凭厂务单位所送的名单核对相符后,准予进厂。但本厂科长(含副科长)以上人员需于登记后进厂。
13.公司或其它各厂同仁可凭识别证办理登记后进厂。
14.厂内住宿人员,在勤务时间外,凭住宿证进出工厂,但夜间不按规定时间出人厂者．应立即通知含监室处理。
(三)物品管理
IS．物品放行应凭核准的放行单核对无误始得放行。经警卫签认后的放行单由警卫窒按顺序装订保管。
放行物品的分类(如材物料、半成品、成品、用品、资产、废料、机械设备等)及授权核准人员由各厂制定列表送警卫审执行。
16．各协力厂商交货时所随带她家厂商物品的运出．在进厂时先由警卫人员查验登记,于离厂时樽经警卫人员依原登记查对符合后始予放行。
17．离厂人员经警卫查获有私带公物或她人物品之嫌者．暂扣留物品．并按下列程序处理:
(I)记录携带人所属单位、姓名、时间、地点。
(2)由携带者亲自写明理由．注明品名、数量．由何处取得等。
(3)情况严重时．不得让当事人离厂．应速呈报处理。
18．厂内住宿人员携带个人物品出厂时．按下列所定处理:
(I)携带行李、包裹、提箱等大件物晶者,应凭含监室开立的放行单放行。
(2)携带一般日常见品者．由警卫人员查验后放行。
19．本公司员工及一般外宾不准携带照栩机进厂．遇有特殊情况．如参观、访问或外籍人员携带照栩机者．应按厂单位主管所示处理。
20．同仁进入工厂上班不准携带与本公司产品相似的产品．厂内住宿人员如因需要．经厂务单位立证明单者(注明晶种、型号)准予携带进厂。但携带出厂者,应凭厂务单位开立的物品放行单．经查验无误后放行。
(四)车辆管理
21．本厂各型车辆(汽车、机车)．工厂凭厂单位的核派单放行。
22．外宾车辆进入工厂、除随车人员按本准则第十条及第十一条办理外,依下列所定处理:
(1)持有证明来厂交货或提货的车辆．准予驶入厂区内有关处所。
(2)一般接洽业务或参观访问。以及厂商营业、采购、检查、安装等人员所乘车辆,一律按指定位置依序停放,不照规定者,警卫应及时予以纠正。
23．公司或其它各厂车辆进厂,除随车人员按本准则第十三条处理外。应依第二十二条规定处理。
24．进出工厂车辆应一律检查．进厂车辆应注意有否载有违禁、危险或易燃物品。出厂车辆载有货物时。应凭放行单查验无误后放行。
(五) 紧急事件的处理
25.发现窃盗时,以收回失窃物为首要,并应立即呈请处理。
26.警卫人员应熟练使用安全装备,了解配置地点,紧急事发生时应镇静,以最有效方法使灾害减少至最低限度,不可慌张误事,视情况按下列程序处理:
(1) 判断情况若尚可消除时,应迅速采取行动,报告领导。
(2) 如事故有迅速扩大之势,应迅速通报有关单位,请求协助解决。
(3) 日间灾害急报有关主管,夜间灾害急报派出所、消防单位或救难单位。
27.夜间或休假日近邻发生灾难时,应将所知及判断是否波及本厂等情形,迅速通报有关主管。
(六) 附则
28.本准则如有未尽事宜,需随时以命令补充或修正。
29.本准则经呈奉总经理核准后实施,修改时亦同。

⊙值班室管理制度
1.坚守工作岗位,不得擅离职守,不做与值班无关的事项。
2.熟悉业务,认真钻研,提高业务水平,文明值班,积极妥善地处理好职责范围内的一切业务。
3.重大、紧急和超出职责范围内的业务,应及时向上级业务指挥部门、公司领导汇报和请示,以便把工作做好。
4.加强安全责任,保守机密,不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。
5.维护好室内秩序,做到整洁卫生,禁止在工作时间大声喧哗,无关人员不得随便进入该室。爱护公物,杜绝浪费。
6.坚持批评与自我批评,团结互助,互相尊重。
7.遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意,否则责任自负。
8.按规定时间交接班,不得迟到早退,并在交班前写好值班记录,以便分清责任。
⊙卫生管理准则
l.本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生,特制定本准则。
2.凡本公司卫生事宜,除另有规定外,悉依本准则行之。
3.本公司卫生事宜,除总务及生产单位(安全卫生委员会)负责外,全体人员切实遵行。
4.凡新进人员必须了解卫生的重要与应用的知识。
5.各工作场所内,均须保持整洁,不得堆积发出臭气或有碍卫生的垃圾、污垢或碎屑。
6.各工作场所内走道及阶梯,至少须每日清扫一次,并须采用适当方法减少灰尘的飞扬。
7.各工作场所内,应严禁随地吐痰。
8.饮水必须清洁。
9.洗手间、厕所、更衣室及其它卫生设施,必须特别保持清洁。
10.排水沟应经常清除污秽,保持清洁畅通。
1l.凡可能寄生传染菌的原料,应于使用前施以适当的消毒。
12.凡可能产生有碍卫生的气体、尘灰、粉末的工作,应遵守下列规定:
(1) 采用适当方法减少此类有害物的产生。
(2) 使用密闭器具以防止此类有害物的散发。
(3) 于发生此类有害物的最近处,按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等处理。
13.凡处理有毒物或高热物体的工作或从事于有尘埃、粉末或有毒气体散布场所的工作,或暴露于有害光线中的工作等,须着用防护服装或器具者,应按其性质制备。
从事于前项工作人员,对于本公司设备的防护服装或器具,必须善用。
14.各工作场所的采光,应依下列的规定:
(1) 各工作部门须有充分的光线。
(2) 光线须有适宜的分布。
(3) 须防止光线的眩耀及闪动。
15.各工作场内的窗面及照明器具的透光部分,均须保持清洁,勿使有所掩蔽。
16.凡阶梯、升降机上下处及机械危险部分,均须有适度的光线。
17.各工作场所应保持适当的温度,温度的调整以暖气、冷气或通风等方法进行。
18.各工作场所应使空气充分流通。
19.食堂及厨房一切用具及环境,均须保持清洁卫生。
20.垃圾、污物、废弃物等的清除,必须合乎卫生的要求,放置于所规定的场所或箱子内,不得任意乱倒堆积。
2l.公司应设置各种急救药品设备并存放于小箱或小橱内,置于明显之处以防污染而且便于取用。:每月必须检查一次,若有缺时应随时补充。
22.本准则经呈总经理核准后施行,修改时亦同。
⊙值班管理制度
1．公司于节假日及工作时间外应办一切事务,除由主管人员在各自职守内负责外,应另派员工值班处理下列事项:
(1)　临时发生事件及各项必要措施。
(2)　指挥监督保安人员及值勤工人。
(3)　预防灾害、盗窃及其它危机事项。
(4)　随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密。
(5)　公司交办的各项事宜。
2.本公司员工值班,其时间规定如下:
(1) 自星期一至星期六每日下午下班时起至次日上午上班时间止。
(2) 例假日:日班上午八时起至下午五时止(可随办公时间的变更而变更)。夜班下午五时半起至次日上午八时止。
3.员工值班安排表由各部门编排,于上月底公布并通知值班人员按时值班。并应配置值日牌,写明值班员工的姓名悬挂于明显地方。
4.值班员工应按照规定时间在指定场所连续执行任务,不得中途停歇或随意外出,并须在本公司或工厂内所指定的地方食宿。:
5.值班员工遇有事情发生可先行处理,事后方可报告。如遇其职权不能处理的,应立即通报并请示主管领导办理。
6.值班员工收到电文应分别依下列方式处理:
(1) 属于职权范围内的可即时处理。
(2) 非职权所及,视其性质应立即联系有关部门负责人处理。
(3) 密件或限时信件应立即原封保管,于上班时呈送有关领导。
7.值班员工应将值班时所处理的事项填写报告表,于交班后送主管领导转呈检查,报告表另定。
8.值班员工如遇紧急事件处理得当,使公司减少损失者,公司视其情节给予嘉奖。
9.值班员工在值班时间内,擅离职守应给予记大过处分,因情节严重造成损失者,从重论处。
10.值班员工因病和其它原因不能值班的,应先行请假或请其它员工代理并呈准,出差时亦同,代理者应负一切责任。
11.本公司员工值班可领取值班津贴,其标准另定。
⊙总台值班管理制度
1.总台及各楼层值班小姐,统称总办文员。
2.总办文员上班须着工作装、化淡妆。
3.总办文员要按以下程序工作:8:15到公司,穿工作服,检查打卡机,挂领导值班牌,开空调机(夏天);8:20,站立迎候员工上班,主动递送卡片;8:30收卡。由公司派车接送上班的员工,因堵车或其它非主观原因不能准时上班的,不以迟到论,但要注明原因。
4.总办文员对待员工或其它客人,要礼貌大方,热情周到,对来自高层领导的客人,要问清事先有无预约,并主动通知被找领导;客人到领导办公室后,应主动递送茶水;客人离开后,应及时收拾茶杯。
5.各楼层的文员,应视本楼层的具体情况,参照总台的工作程序做好工作。文员要保持会议室的整洁,早晚各检查一次。会议室开会时,应事先做好清洁工作,并主动给参加会议的人员倒茶水。会议结束后,立即清理会议室。
6.值班文员应推迟30分钟下班,各楼层文员下班前应先关好空调整机并检查各办公室,发现里面没有人时,应锁门关灯,做到人离灯灭。如有员工确因工作需要须加班时,要告知其离开时通知总台。当天值班的总台文员,亦应在员工下班后巡逻楼层,确保安全后,方可离开。
7.总办文员违反本制度或其它与其本职工作相关的工作制度的,视情节给予其批评,或处50元以上、100元以下罚款,屡教不改的,扣除当月奖金直至给予辞退处理。
⊙电脑室管理规定
l.电脑室员工应遵守公司的保密规定,禁止非电脑室人员进入电脑室。输入电脑的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。
2.电脑室员工必须按照要求和规定,科学地采集、输人、输出信息,为公司领导和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。
3.信息载体必须安全存放、保管、防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出电脑室。
4.电脑室员工应爱护各种设备,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
5.电脑室应每月统计核算费用上报办公室,同时抄报财务部。
6.严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给于罚款处理或行政处分;屡教不改者予以除名。
7.电脑室设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用,否则,造成设备损坏的应照价赔偿。
⊙计算机安全管理制度
本文涉及的电脑设备,包括电脑室电脑设备及由电脑室负责安装在其它部门或单位的电脑设备。
(一)病毒防护
1要求:
(1)装有软驱的微机一律不得人网;
(2)对于联网的计算机,任何人在未经批准的情况下,不得向计算机网络拷入软件或文档;
(3)对于尚未联网计算机,其软件的安装由电脑室负责;
(4)任何微机需安装软件时,由相关专业负责人提出书面报告,经经理同意后,由电脑室负责安装;
(5)所有微机不得安装游戏软件;
(6)数据的备份由相关专业负责人管理,备份用的软盘由专业负责人提供;
(7)软盘在使用前,必须确保无病毒;
(8)使用人在离开前应退出系统并关机;
(9)任何人未经保管人同意,不得使用她人的电脑。
2.监管措施:
(1)由电脑室指定专人负责电脑部管辖范围内所有微机的病毒检测和清理工作;
(2)由电脑室起草防病毒作业计划(含检测周期、时间、方式、工具及责任人),报电脑经理批准后实施;
(3)由各专业负责人和电脑室的专人,根据上述作业计划按时(每周最少一次)进行检测工作,并填写检测记录;
(4)由电脑部经理负责对防病毒措施的落实情况进行监督。
(二)硬件保护及保养
1.要求:
(1)除电脑室负责硬件维护的人员外,任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关的电脑设备:
(2)硬件维护人员在拆卸微机时,必须采取必要的防静电措施;
(3)硬件维护人员在作业完成后或准备离去时,必须将所拆卸的设备复原;
(4)要求各专业负责人认真落实所辖微机及配套设备的使用和保养责任;
(5)要求各专业负责人采取必要措施,确保所用的微机及外设始终处于整洁和良好的状态;
(6)所有带锁的微机,在使用完毕或离去前必须上锁;
(7)对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电、保护电源装置。
2.监管措施:
(1)各单位所辖微机的使用、清洗和保养工作,由相应专业负责人负责;
(2)各专业负责人必须经常检查所辖微机及外设的状况,及时发现和解决问题。
(三)奖惩办法
由于电脑设备已逐步成为我们工作中必不可少的重要工具。因此,电脑部决定将电脑的管理纳人对各专业负责人的考核范围,并将严格实行。
从本文公布之日起——
1.凡是发现:
(1)电脑感染病毒;
(2)私自安装和使用未经许可的软件(含游戏);
(3)微机具有密码功能却未使用;
(4)离开微机却未退出系统或关机;
(5)擅自使用她人微机或外设造成不良影响;
(6)没有及时检查或清洁电脑及相关外设。
电脑部根据实际情况追究当事人及其直接领导的责任。
2.凡发现由于:
(1)违章作业:
(2)保管不当;
(3)擅自安装、使用硬件和电气装置。
造成硬件的损坏或丢失的,其损失由当事人如数赔偿。
3.电脑部将根据检查的结果,按季度对认真执行本制度的专业负责人和系统维护人员进行奖励(具体办法另行公布)。
⊙员工姓名牌管理办法
1.为建立企业形象,提高员工荣誉感,并显示本公司同仁身份,故全员应佩挂姓名牌。
2.姓名牌一律挂在上衣上三个扣子问,不得挂于腰际或以其外衣遮盖,违者以未配姓名牌处理。
3.上班时间,员工应于办公场所及门市部佩挂姓名牌。
4.新进人员于试用期间仍应挂公司名牌,但可不刻名字,期满后由管理部订制;离职时应缴回,否则折价赔偿100元;任职未满8个月离职时应扣工本费60元。
5.姓名牌有遗失或损坏,应通知管理部补发,每枚扣缴工本费60元;如为故意损坏,并记小过一次。因公损坏时应报请单位主管签证后,交管理部补发。
6.凡有下列情形之一者,视情节轻重予以适当处分、解雇或移交法办:
(1)利用姓名牌在外做不正当的事情者;
(2)将姓名牌借给非本公司同仁,而在外破坏本公司名誉或肇事者。
7.各单位主管应督促所属员工挂姓名牌,并由管理部负责追踪考核工作,未挂者每月第一次警告,第二次起每次罚款20元,第三次(不含) 以上者,除罚款外,每次记申诫一次,主管受连带处分。门市部人员统由门市经理负责督导。
8.本办法经呈总经理核准后施行,修改时亦同。
⊙员工识别证使用准则
1.为配合人事管理需要,增进员工互相了解,由人事单位制发员工识别证。
2.员工识别证为员工出入办公处所及厂区识别之用,不得作为其它身份之证明。
3.员工出入办公处所及厂区,或在办公室处所及厂区范围内,应按规定配带识别证以资识别。
4.员工出入办公处所及厂区未按规定配带识别证者,禁止出人。
5.员工识别证应配带于左胸前口袋位置。:
6.员工识别证不得转借她人。
7.员工于离职时,应将识别证交还人事单位注销。
8.员工识别证如有遗失,应交附工本费5元向人事单位申请补发。
9.违犯本准则者,依其情节轻重签请总经理议处。
10.本准则未尽规定事项悉以本公司人事管理规则办理。
1l.本准则自签请总经理核准后公布施行。
⊙保险库管理办法
l.凡属本企业的有价证券、权状、执照、合同、营业资金、支票、机密性或重要性的物件等需统一保存者,需放置于保险库中。
2.总经理应指派专人负责经管保险库。
3.经管人应审慎保管保险库钥匙,并严守密码,离职或移交工作亦同,如因违反规定而致公司遭受损失,将依情节轻重惩处或依法究办。:
4.经管人应备签收簿,凡人库保存的证件均需签收;出库、借出或移
交时,亦应由接收人签收,以明权责。
5.经管人应将人库证件分公司或分类归档,并将公司、资料名称、数量、移交日期等记入”档案明细表”,以利查询。
6.签收簿及档案明细表应保存五年以上,不得丢弃或销毁。
7.保险库内物品如有遗失或失窃,应即呈报上级处理。
8.零星物件应装袋或装订,以免零乱。
9.盘点方式如下:
(1)经管人得于盘点前将资料、清单备妥。
(2)关系企业用保险库(编号1):每年由总管理处人员盘点一次。
(3)各公司财务部保险库(编号2):每年由总经理室人员盘点一次。
(4)总经理应不定期指派人员进行抽点。
(5)盘点人应于五日内,将盘点报告呈报上级校阅。
10.本办法经呈总经理核准后生效,修改时亦同。
⊙保密制度
(一)总则
1.为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度。
2.公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
3.公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。
4.公司保密工作,实行既确保秘密又便利工作的方针。
5.对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。
(二)保密范围和密级确定
6.公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项:
(1)公司重大决策中的秘密事项;
(2)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;
(3)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录;
(4)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表;
(5)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;
(6)公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料;
(7)其它经公司确定应当保密的事项。
一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
7.公司秘密的密级分为”绝密”、”机密”、”秘密”三级。
绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害;秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受损害。
8.公司秘级的确定:
(1)公司经营发展中,直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级;
(2)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级;
(3)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进人市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
9.属于公司秘密的文件、资料,应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级,并确定保密期限。保密期限届满,自行解密。
(三)保密措施
10.属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行;采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑负责人保密。
11.对于密级文件、资料和其它物品,必须采取以下保密措施:
(1)非经总经理或主管副总经理批准,不得复制和摘抄;
(2)收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;
(3)在设备完善的保险装置中保存。
12.属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁,由公司指定专门部门负责执行,并采用相应的保密措施。
13.在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。
14.具有属于公司秘密内容的会议和其它活动,主办部门应采取下列保密措施:
(1)选择具备保密条件的会议场所;
(2)根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定;
(3)依照保密规定使用会|义设备和管理会议文件;
(4)确定会议内容是否传达及传达范围。
15.不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准经过其它方式传递公司秘密。:
16.公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室;总经理办公室接到报告,应立即作出处理。
(四)责任与处罚
17.出现下列情况之一者,给予警告,并扣发工资10元以上500元以下:
(1)泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;
(2)违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的;
(3)已泄露公司秘密但采取补救措施的。
18.出现下列情况之一的,予以辞退并酌情赔偿经济损失:
(1)故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的;
(2)违反本保密制度规定,为她人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;
(3)利用职权强制她人违反保密规定的。
(五)附则
19.本制度规定的泄密是指下列行为之一:
(1)使公司秘密被不应知悉者知悉的;
(2)使公司秘密超出了限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的。
⊙员工打卡管理规定
1.本公司员工上下班打卡,悉依照本办法办理。
2.本公司内勤员工上午上下班,下午上下班应打卡,住在市区内的业务人员,上午及下午到公司打进卡,外出工作时打退卡。
3.本公司员工下午加班者,普通下班时间不必打卡,待加班完毕才予打卡。
4.本公司员工因事早退或出差需要离开公司,且当天不再返回公司者,应打退卡后才能离开公司。