会议管理制度(同名8351).doc

会议管理制度(同名8351)

山东维宏会议管理制度------------------------------shandongweihonghuiyiguanlizhidu

会议管理制度
第一章 总 则
一、 为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，预防和纠正工作中存在的问题，特制定本制度。
二、 公司对各级管理者充分授权，对于公司颁发的各项管理制度和规定，采用谁主管谁拥有决策权、谁主管谁对过程管理的效果和结果负责、谁主管谁有权决定和处理所属范围内事务的管理思路和方法。
三、 与会人员对会议各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。
四、 会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。
五、 本制度适用于公司所属各部门。

第二章 会议类别

本制度所指的会议包括公司员工大会、总经理办公会、中层干部会、生产经营分析和协调会、各项专题会议（指公司生产管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程建设管理、预算管理。）、部门日常管理例会和接待会议等。

总经理办公会

一、 总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、环保和产品质量等问题进行工作部署，明确采购、生产、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。
二、 总经理办公会议原则上每月召开一次。特殊情况可临时召开。
三、总经理办公会议由公司董事长主持，总经理作重要讲话。公司总经理、总经理助理、副总经理（总监）、总经办主任、各部门经理（部长）参加，参加会议的人员应积极发言、突出会议主题并明确表态。
总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。
四、 总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。总经理助理或办公室主任负责督办总经理办公会决定事项。

中层干部会议
一、 中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司生产经营、管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任。激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。
二、召开中层干部会议由公司行政人事部提出，总经理批准，总经理主持，参加人员原则上为公司部门经理以上领导干部。
三、 公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。总经理助理或办公室主任负责督办总经理办公会决定事项。

公司月度会

一、公司月度会是公司对月（季）度生产经营完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各部门有关上月工作汇报和总结，会议主持人对此作出明确的评价，针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。
二、公司月度会原则上每月的最后一个工作日召开，特殊情况可临时召开。
三、召开公司月度会议由公司人事行政部提出，董事长批准，总经理主持，参加人员原则上为全体后勤人员、班组长以上领导干部和部分先进个人。
四、 公司月度会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。总经理助理或办公室主任负责督办总经理办公会决定事项。

生产经营分析协调会议

一、 生产经营分析会是公司逐项检查本期制定的各项计划完成情况和制度执行情况；分析生产各项指标、技术改造、市场动态、产品价格、客户管理、原料辅料采购情况以及存在问题，通过分析比较，找出差距，落实整改，不断提升公司管理水平和经济效益；研究解决公司生产经营过程中存在的问题，协调各部门之间的工作关系，研究落实采购、生产、销售等有关工作方案；对总经理办公会、公司分析会各项决议进行贯彻落实，特别就安全生产、环保和产品质量等问题进行具体部署，明确产品销售、原辅料采购的具体方案；分析公司每周的生产成本、生产经营运行质量，提高生产运行水平、降低生产成本、提升管理水平的会议。
二、生产经营分析会议原则上每月召开一次。必要时可临时机动安排。
三、生产经营分析会议由公司生产部、技术部提出，总经理批准，总经理主持，公司生产经营班子成员和生产、经营、质量、安全等相关部门负责人参加。
四、 生产经营分析会议由公司办公室通知、记录和整理纪要，存档。总经理助理或办公室主任负责督办总经理办公会决定事项。
专题会议
一、 公司专题会议是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、环境管理、经营管理、预算管理、等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。
二、专题会议由主办单位提出、总经理批准，会议由由主办单位的公司分管领导主持、总经理与总经理助理及各有关职能部门负责人参加。 有主办单位下通知并负责会议记录，督办会议决定事项，
三、专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行，同时报送办公室备案。

部门日常管理例会
一、 公司所有部门必须有效地召开日常管理例会，保证会议质量达到公司规定的目的。公司行政部负责对各部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。
二、 部门日常管理例会至少包括如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用切实可行的分析方法进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等。
三、部门日常管理例会原则上每周一次，由各部门适时组织召开，部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加。
四、公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录。每季度一次汇总交办公室存档。
班前会
一、 班前会的目的是总结前一个班的工作，突出查找上一个班出现的问题，针对出现的问题安排应对策略，不再出现类似错误，公布上一班的产量、质量完成情况，安排当班的任务及注意事项，是鼓舞士气，激励员工努力工作的班级工作会议。
二、 班前会的有各值班长主持，跟班调度与班组所有成员参加。会议时间控制在10——15分钟。
三、 班前会作为生产系统日常工作的一项重要内容，每班必开。
厂庆、年度员工大会
一、 厂庆、员工大会由行政人事部提出、总经理审核，董事长批准。
二、无上级领导参加时会议由行政人事副总主持，总经理作工作报告，董事长作重要讲话。上级来人与重要客商参加时会议由总经理主持，董事长作重要讲话。
第三章 会议的组织管理
会议的组织
一、会议的批准： 本制度已列出的会议按照规定程序批准。
二、 涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部门与办公室联系下达通知，备案会议情况；需办公室协调安排的，由办公室统一安排。牵头部门负责人或分管领导为主持人。
三、会议组织内容：会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要等。
四、 会议通知
（一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式（QQ群）通知；大型会议需至少提前2个工作日通知。
（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。
五、 会议的准备
（一）做好会议通知。确保应到人员按时参会。
（二）做好会场的落实和安排。
（三）做好参会人员的引导和组织。
（四）重要会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、公共活动等安排。

会议室的管理与服务
一、公司会议室由行政办公室负责管理，
二、会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、会议服务等。
三、会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。

第四章 会议资料管理
会议纪要的整理与印发

一、会议纪要由行政部或会议组织部门负责拟写，经主持人审核后下发。
（一）总经理办公会议、中层干部会议、公司分析会、生产经营分析、协调会议、生产经营协调会议须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。
（二）专题会议根据安排整理会议纪要。
（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。
二、 会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。
三、会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情况除外。

会议纪要的格式

一、会议纪要行文格式按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：
（一）文本全部使用A4型纸。
（二）文头用“某某公司某某会议纪要(可分两行排列)”的指定标题，用小一号宋体套黑字，正文部分用四号仿宋体非套黑字。
（三）发文字号由年份和序号组成，在发文机构标识下空2行，用小四号宋体非套黑字，居中排版，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，如〔2015〕20号。
（四）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“○”。

会议资料的存档

一、 各类会议资料必须存档。总经理办公会议、中层干部会议、公司分析会和公司级专题等会议资料由办公室负责按发文日期分类分次存档。其他会议资料由各承办部门每季度汇总一次交办公室存档。
二、会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、会议纪要等。

会议精神的督办

一、公司 总经理助理、行政人事总监、办公室主任分别负责对总经理办公会议、中层干部会议、公司分析会及有关专题会议的重大决定事项进行督办，督办结果按照预定时限完成日期督查并向会议主办单位负责人汇报。
二、对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。

会议纪律和要求

一、 会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。
二、不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。
三、会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。
四、会议发言要言简意赅，按照实际情况提名发言和自由发言。
五、会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在60分钟内。各级会议主持人应主动接受监督。
六、 会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。
七、 做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。
会议程序
一、通知：（相关部门参加公司会议）
1、会议时间：
2、 会议地点：
3、 会议主持：
4、 会议记录：
5、 参会人员：
6、 缺席人员：
7、 会议主题：

二、 会议议程
1、 主持人检查人员到会情况，宣布会议开始；
2、 全体起立：齐唱《维宏之歌》--领唱、主持人
3、 公司重大事件宣布，如没有直接进入会议主题；
4、 部门汇报上周工作、本周工作计划；
5、 副总解答及工作计划安排
6、 各部门发言全部完成后，总经理评价；
7、 总经理的工作计划安排；
8、 相关部门对总经理的安排提出异议，解决；
9、 会议的其他事项；
10、 董事长作重要讲话，
11、 主持人对会议事项做重点强调；
12、 主持人宣布议程结束。
13、 全体起立、齐唱《团结就是力量》、领唱———主持人
14、 、主持人宣布散会。
注：发言顺序：
总经理助理----综合部---人事行政副总（总监）---生产部---生产副总（总监）---技术部--技术副总（总监）--- 营销部--营销副总（总监）---财务部经理----总经理--董事长
会后：各部门按计划实施工作，综合管理部负责督办。

第五十四条 本制度自下发之日起执行。
第五十五条 本制度解释权归总经办。

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