行政管理制度规则.doc

行政管理制度规则482020年4月19日文档仅供参考上海百胜斯生物科技有限公司行政管理制度汇编目 录第一章 行政管理系统组织条例03第二章 行政管理制度总则05第三章印章管理06第四章办公自动化管理07第五章行文管理09第六章列册与书籍管理14第七章办公资产管理15第八章会议管理17第9章 提案管理18第10章 保密制度19第11章 考勤管理20第12章 值班管理21第13章 车辆管理22第14章 宿舍第15章 管理24第16章 办公环境管理与礼仪规范25第17章 附则27 第一章 行政组织条例一、总则(1) 为健全公司的组织制度,(2) 确保公司的合理运作,(3) 特制定本条例。(4) 公司将以市场需要为依据,(5) 以效率为目标,(6) 以全体员工为依靠,(7) 不(8) 断完善管理。(9) 各职能部门和员工应当坚持相互服(10) 务。(11) 公司实行岗位责任制,(12) 坚持因事设岗,(13) 定岗定编责权对等,(14) 分工协作,(15) 统一指(16) 挥的原则。二、组织机构(1) 董事会是最高权力机构,(2) 决定公司一切(3) 重大事宜。董事长为公司的法定代表人。(4) 董事、经理及财务负责人不(5) 得兼任监事。监事会行使下列职权: 1、 检查公司财务; 2、 对董事、总经理执行公司职务时违反法律、法规或者公司章程行为进行监督; 3、 当董事和经理的行为损害公司的利益时,4、 要求董事和经理予以纠正; 5、 提议召开临时股东会;监事列席董事会会议。 (6) 总经理直接对董事会负责,(7) 执行董事会的各项决定,(8) 组织和领导公司的日常经营工作。 (9) 总经理助理协助总经理处理公司经营的组织、协调和平衡工作。督导各部门按期完成公司下达的各项任务,(10) 完善工作制度,(11) 提高分管部门的工作效率。(12) 公司管理机关设总经办、人力资源中心、财务管理中心、营销管中心、市场推广中心、监审中心六个部门。(13) 公司组织架构:见下页 三、岗位责任制(1) 各部门领导负责对部门各岗位制定详细的岗位责任制,(2) 行为准则和细则和规章,(3) 以作为工作和考核的依据。同(4) 时制定详细的岗位职务说明书,(5) 作为员工培训依据。(6) 各岗位人选实行公开竞争、择优录取的原则确定,(7) 一般经过笔试、面试、试用和签约录用四个阶段,(8) 由人力资源部统筹进行。(9) 根据工作量适宜原则,(10) 能够一岗多人,(11) 一人多岗,(12) 但会计与出纳不(13) 能一人兼任。(14) 各岗位人员外出或请假,(15) 其主管应指(16) 定她人暂時代理其岗位,(17) 代理岗位者上岗前应进行培训,(18) 暂时离岗者应交待有关事宜及提供后续支援,(19) 主管应特别协助代理岗位者执行职务。各岗位不(20) 得因人员流动造成缺岗。第二章 行政管理制度总则行政管理的依据来自正式下发的中长期工作计划、规划,各种规章制度,组织政策规定及相关权限,上级的授权。行政管理必须做到有法可依、有法必依、令行禁止。(1) 行政管理原则:1、 服2、 从指3、 挥:对上级合乎法律和制度的指4、 令都要服5、 从,不6、 得无故拖延上级布置的任务。7、 逐级管理:上级对下级指8、 挥和下级对上级的请示都要逐级进行,9、 不10、 得越级。上级可越级检查不11、 能够越级指12、 挥,13、 下级能够越级申诉不14、 能够越级请示。申诉用书面形式表示。15、 一人负责:不16、 论什么工作,17、 上级应使最终负责任的人只有一个。18、 连续工作:任何人任何形式的离岗,19、 都要做好工作交接,20、 不21、 得使工作间断。22、 及时复23、 命:任何指24、 令不25、 管能否完成,26、 必须在限定的短时间内向下达指27、 令者回复28、 。29、 一致性:任何人无权改变公司制度规则,30、 制度的改变必须按程序进行。31、 指32、 挥:在管理结构图或岗位设置图上有指33、 挥线直接连接的上下级岗位之间有指34、 挥与被指35、 挥的关系。36、 授权:包括常规性授权和临时性授权。授权时要把要求下级做什么,37、 达到什么效果,38、 赋予下级什么权力,39、 必须清楚,同40、 时应当把这种授权通知相关人员。授权应避免权力的交叉和重叠。临时性授权是指,41、 任何管理者由于个人原因使自己的工作职责不42、 能够亲自完成时,43、 可经过授权的方式让下属完成。44、 检查监督:任何管理者都有检查监督的职责,45、 主要是本部门负责范围内的检查监督。(2) 本制度规范公司的行政管理工作,(3) 是公司整体管理制度的重要组分,(4) 公司及所属职能部门、地区分部等,(5) 不(6) 论地域,(7) 在行政作业事项中除国家有关规定外,(8) 皆按本制度办理。(9) 本制度旨在规范公司各级管理机构的行政管理,(10) 建立统一、科学、严格的行政管理体制,(11) 为进一步提升整体管理水平奠定基础。(12) 行政管理是为实现管理目标而(13) 进行的动作、控制、授权、反馈等企业内部管理行为的总和,(14) 是区别于业务管理的企业基础管理。(15) 行政管理有责任对公司上下、各部门之间管理活动进行协调。(16) 本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。(17) 行政效能管理的五项行为规定”五定模式”:1、 定位”人”的功能及角色的扮演,2、 必须设定,3、 才能实施权责与职责的机能。4、 定点内部实施与运用的各式表格、资料、文件等,5、 必须设定固定的”责任区”和”置放区”,6、 以确保操作的流程化,7、 做有条不8、 紊。各种文件资料必须分类列册管理。9、 定向依工作流程方法运转,10、 在每一个环节,11、 皆保持一定的操作方向,12、 才不13、 致混乱。14、 定人将工作责任到人,15、 实施”个人责任制度”,16、 在每一个环节流程中,17、 无论是表格、资料、文件等,18、 都必须落实到个人负责范围,19、 以便执行查核、推动及督导。20、 定时将上述所列的各式内容,21、 在日作业、周作业、月作业或季度作业中,22、 无论是由上往下或由下往上,23、 都必须设定”时间管制”以便加强效率运转。(18) 员工必须以书面方式取代口头方式、以记录方式取代记忆方式,(19) 进行工作流程,(20) 任何口头请示、承诺或批准均为无效;能够以表格反馈的事项尽量不(21) 以文字描述,(22) 能够以图表描述的事项尽量不(23) 用表格。第三章 印 信 管 理本制度规定了印章和介绍信保管及管理内容要求。一、印章的种类:(1) 印鉴:指(2) 公司向政府主管机关登记的公司印章或指(3) 定业务专用的公司印章。(4) 职衔章:刻有公司负责人职衔的印章。(5) 部门章:刻有公司部门名(6) 称的印章。(7) 职衔签字章:指(8) 刻有公司负责人职衔及签名(9) 的印章。二、印章和介绍信的保管(1) 公司印章和介绍信由总经办主任保管,(2) 一般情况下,(3) 总经理不(4) 可直接保管公章。(5) 合同(6) 专用章由总经办主任保管;合同(7) 专用章仅用于产品销售的业务合同,(8) 公司的其它重要合同(9) 必须使用公章。(10) 财务专用章及公司负责人名(11) 章等预留银行印鉴由公司财务负责人和总经办主任分别保管,(12) 与银行支票分开管理,(13) 支票及其它有价证券由出纳保管。(14) 各职能部门的部门章由部门负责人指(15) 定专人保管。(16) 印鉴为公司的贵重物品,(17) 各印章保管人须妥善保管好公司印章,(18) 不(19) 得私自用章,(20) 并把好用印关。有遗失印鉴或用印违规失职者,(21) 公司将视情节严重程度予以处分。三、用印、用信规定及手续(1) 任何部门或任何人要盖公章,(2) 必须填写,(3) 并经公司负责人同(4) 意后方可用印,(5) 并由总经办盖章。在公文上盖印是公文合法的标(6) 志。因此,(7) 必须正确无误,(8) 认真对待。凡经领导签发的公文,(9) 不(10) 得漏盖印章或模糊不(11) 清。盖章的位置放在公文年月日的中间。(12) 任何部门或任何人要盖合同(13) 专用章,(14) 必须填写并经公司负责人审核同(16) 意后方可用印,(17) 并由总经办盖章。(18) 财务专用章及法人章必须根据已经由公司各级领导审核批准的财务凭证用印。(19) 用部门章也须填写,(20) 并经部门负责人或其指(21) 定职务代理人签字同(22) 意后方可用印。(23) 凡因公事须介绍信,(24) 均由公司负责人签字同(25) 意,(26) 由总经办登记后,(27) 出具介绍信,(28) 并加盖公章。介绍信必须写明具体事由。(29) 公司员工因个人私事要该公章,(30) 必须经公司负责人审核同(31) 意后,(32) 总经办予以登记,(33) 再行盖章。四、拒绝用印(1) 禁止在空白纸上盖印。(2) 非公事不(3) 能开具介绍信(4) 禁止开具空白介绍信。(5) 对事由含糊不(6) 清或模棱两可的不(7) 予办理。第四章 办公自动化管理电话和传真已经成为现代信息沟通的主要工具,本制度所指电话传真管理是从接收到最后处理的全部环节的完整程序化管理。本制度适用于总公司、分公司。一、电话、传真操作管理(1) 接听电话时,(2) 标(3) 准用语为:”您好,(4) 百胜斯公司”。(5) 接听电话要迅速、准确,(6) 用语简练、清晰、耐心。应在铃响2(7) 3声之间就拿起话筒。(8) 接听电话时要做好记录准备,(9) 主要是六大要素:何人、何地、何因、何事、何时、何果。(10) 各部门必须有电话记录本,(11) 并定期归档,(12) 作为信息传递的重要基础资料。二、传真的接收(1) 接收传真时注意几个要素:来电人姓名(2) 、单位、传真页数,(3) 重要程度,(4) 送交时间,(5) 送交部门,(6) 送交何人。(7) 传真不(8) 清晰时,(9) 必须及时要求重传,(10) 直至清晰为止,(11) 对于重要数字要进行核定。(12) 收到传真后要立即登记在,(13) 将相关要素记录清楚,(14) 作好签收工作。三、电话与传真的传递与处理接听电话、传真后应立即填写,将有关信息及时反馈到相关部门或相关领导,具体要求是:(1) 公司、部门负责人的重要电话、传真,(2) 必须在电话结束后10分钟内与有关人员取得联系并及时准确地传达电话内容。(3) 当无法与相关人员取得联系时,(4) 必须根据事件急缓,(5) 在尽可能短的时间内给来电者回复,(6) 并继续与相关人员联系。(7) 重要传真件必须复(8) 印后立册归档。(9) 任何有实质内容的传真与电话都必须记录在登记簿上。(10) 重要传真、与电话必须按照传递、送审、处理、反馈的程序进行。四、电脑及网络管理:(1) 电脑设备(2) 作为我们工作必不(3) 可少的重要工具,(4) 计算机网是指(5) 利用网络设备(6) 、通信介质和适宜的组网技术与协议,(7) 以及各类系统管理软件和应用软件,(8) 将公司计算机和各种终端设备(9) 有机地集成在一起,(10) 用于培训、公司管理、信息资源共享等方面工作的计算机局域网络系统。各部门、各地区分部必须按本规定落实电脑及网络管理实施细则,(11) 并严格执行。(12) 公司所有计算机由办公室负责。未经办公室许可,(13) 任何人不(14) 得更换、损毁;不(15) 得改变其物理的位置、性能;不(16) 得改变其连接关系、运行状态、系统配置。(17) 办公室负责电脑及外设、备(18) 件的计划、采购,同(19) 一单位使用的电脑尽量购买同(20) 一个品牌,(21) 以便于维护和硬件资源共享。各部门如确需配置电脑,(22) 需向公司负责人提出申请。(23) 各部门应该及时在局域网提供本部门制定的规章制度、公司使用各类表格等(已经各部门确认的)必须设定共享。(24) 办公室要切(25) 实加强对员工上网的管理和引导。为避免网上不(26) 良信息对计算机侵袭和影响,(27) 使用者必须一星期至少进行3次电脑杀毒措施;为优化电脑内存,(28) 每月进行一次内存空间整理。(29) 电脑如在操作过程中发现异常情况,(30) 须立即报本部门负责人,(31) 仍不(32) 能解决,(33) 由办公室作相应处理。(34) 公司网所有使用者应在其上网过程中应该遵守网络礼仪和道德规范,(35) 不(36) 得从事危害公司利益、影响公司形象、窃取或泄露她人秘密以及其它不(37) 良行为。(38) 违反本办法及人为造成网络故障、系统异常使公司遭受经济损失的,(39) 其责任由本人自负外,(40) 公司给予相应处罚。五、电脑操作管理(1) 电脑操作本着一人负责的原则,(2) 每台电脑必须确定一人负责。用户对系统和办公室所分配的电脑在在职期内享有专用权,(3) 为了防止数据被盗、丢失、系统错乱等现象,(4) 须进行必要的密码设置。任何人未经许可,(5) 不(6) 得使用。(7) 电脑操作者必须经过专业培训,(8) 未经培训者不(9) 得单独上机。(10) 操作电脑时不(11) 准吸烟或进行其它与操作电脑无关的事情。(12) 复(13) 制或安装软件必须经过电脑管理部门的同(14) 意方可进行。(15) 电脑内信息资料的复(16) 制必须经过本部主管领导的同(17) 意方可进行。第五章 行文管理本制度规定另外公文处理的基本原则和公文收、分、传、办以及行文的基本内容、要求、程序。本制度适用于本公司及下属各分公司。一、文件种类:(1) 请示:请上级指(2) 示和批准,(3) 用”请示”。(4) 报告:向上级汇报工作,(5) 反映情况,(6) 用”报告”。(7) 批复(8) :答复(9) 请示事项,(10) 用”批复(11) ”。(12) 通知:传达上级指(13) 示,(14) 要求下级办理或者需要知道的事项,(15) 批转下级的公文或转发上级、同(16) 级和不(17) 相隶属单位的公文,(18) 用”通知”。(19) 通报:表扬好人好事,(20) 批评错误,(21) 传达重要情况以及需要所属单位知道的事项,(22) 用”通报”。(23) 决定:对某些问题或者重大行动做出安排,(24) 用”决定”。(25) 函:平行或不(26) 相隶属单位之间互相商洽工作,(27) 向有关主管部门询问和答复(28) 问题,(29) 用”函”。(30) 会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,(31) 要求有关单位共同(32) 遵守执行的,(33) 用”会议纪要”。(34) 简报:上下左右之间反映工作情况,(35) 交流工作经验,(36) 主要限于内部使用的,(37) 用”简报”。(38) 调查报告:为了解决实际问题,(39) 掌握客观规律,(40) 进行调查,(41) 获得对事物本质和规律性认识,(42) 用”调查报告”。二、公司行政文件分为三类:(1) A类文件:制度、规定、规范、补充规定、规章制度的解释说明等;(2) B类文件:公告、决定、通告、通函、通知、复(3) 函等;(4) C类文件:公司签呈、文件会签单、收发文确认单等表格单据类。三、公司行政文件编号规则:(1) A类文件编号规则:AAB(2) CCCC(3) DDD1、 AA:编文单位及部门。2、 B:文件类别码,3、 A类文件的类别码即为”A”。4、 CCCC:文件编制的年份。例如,5、 6、 DDD:顺序号,7、 是在前三项基础上的大流水号。例如:编号为”中心办公室A 002”(二) B、C类文件编号规则:AABCCCCDDEEFF1、 A:编文单位及部门。2、 B:文件类别码。3、 CCCC:文件编制的年份。4、 DD:文件编制的月份。5、 E:文件编制日。6、 FF:顺序号,7、 是在前五项基础上的大流水号。例如: 7月22日发布的,编号为”人力资源中心B 072201”四、公司行政类表格单据类码:表格部门名称表格名例如:财务管理中心的,编码为:”表格财务部借款单”五、只有公司职能中心有权签发A、B类文件,签发人必须为公司负责人或职能中心负责人,核发人必须为公司负责人或总经办主任。涉及多个部门配合执行的文件经过知晓人签字的方式完成会签后,方可正式行文。附于正式文件之后,存于发文部门。六、文件格式:(1) 公司内部及对外的文件均需打印,(2) 无论行文或表格,(3) 均应采用标(4) 准的页眉及页脚格式。除固定的表格外,(5) 整篇文章的上下页边距不(6) 少于2厘米,(7) 左右页边距不(8) 少于2.5厘米,(9) 连续数页的文章,(10) 应于页脚正中连续编号(例如共5页的第2页标(11) 为”5(12) 2”,(13) 字体一律用简体宋体,(14) 主标(15) 题二号字体,(16) 副标(17) 题三号字体,(18) 正文小四号字体,(19) 正文行间距为固定值24磅;文件标(20) 题之下均需注明文件编号;文件结尾须有签发部门、签发人、核发人、抄报、送、抄发行等。(21) 文件格式一般包括:标(22) 题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号等。(23) 文件纸一般用A4纸,(24) 中文直写文件以右方装订为原则,(25) 中文横写或外文文件则以左方装订为原则。(26) 文件如有皱折、破损、参差不(27) 齐等情形,(28) 应先整补,(29) 裁切(30) 折叠,(31) 使其整齐划一。(32) 内部行文能够用分公司或职能中心名(33) 义行文,(34) 分公司或职能中心不(35) 得联合行文,(36) 各职能中心之间不(37) 要用发文形式解决一般性问题。(38) 各行文单位一般不(39) 得越级行文,(40) 特殊情况必须越级行文的,(41) 应当抄报越过的单位。(42) 向上级请示的公文应一文一事,(43) 主送一个单位,(44) 不(45) 要同(46) 时抄送下级单位,(47) 不(48) 要直接送领导人(除直接交办外);向下级单位的重要行文,(49) 能够抄报直接上级单位。(50) 基本格式如下所示:(下页)文件主标题副标题(AAB-CCCC-DD-EE-FF)正文:。签发部门:上海百胜斯生物科技有限公司 *中心签发人: 核发人:抄报:上级部门抄送:同级部门抄发:下级部门(51) 对外行文的字号:1、 公司:X1X2(X3)总字第0000号。X1X2为公司简称;X3为地区类别,2、 不3、 需分地区者省略;0000为公司收(发)文流水号。4、 对于企业对外行文编号由总经理办公室统一制定管理。七、管理内容和要求(1) 保证及时、准确地处理公文,(2) 反对积压和紊乱,(3) 注意文件的安全,(4) 防止失密泄密,(5) 是公文处理的基本原则。及时,(6) 就是要时刻注意文件的时间性,(7) 保证及时、迅速地处理公文,(8) 解决问题,(9) 不(10) 积压,(11) 不(12) 拖拉,(13) 不(14) 误时,(15) 不(16) 误事。一般公文的处理以不(17) 超过一周为限,(18) 紧急公文随到随办。准确,(19) 就是要时刻注意文件办理的准确性,(20) 行文文字要简明、确切,(21) 条理要清楚。文件收发运转要准确无误,(22) 不(23) 出差错。(24) 收文1、 有外单位送本公司的公文,2、 统一由总经办签收、拆封、登记。做到当日来文,3、 当日拆封。如发现漏页、漏附或误送,4、 应立即联系发文单位。因故未能将当日来文拆封处理时,5、 应将收到的文件全部看一遍,6、 急件急办,7、 以防误压。8、 ”亲收”、”亲启”的文件,9、 一定要有收件人或指10、 定人员亲自收启。可视情况进行登记。11、 ”绝密”文件,12、 一定要由公司负责人或指13、 定的人员拆封。14、 某些不15、 重要的,16、 今后又无参考价值的文件,17、 如一般的会议通知、便函等,18、 可不19、 作登记。20、 在拆封登记时,21、 要按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本的项目,22、 一般应包括:收文日期、收文编号、来文单位、来文编号、来文摘由、附件密级。随文附来的各种附件(包括文字、表格),23、 要在专栏里将份数登记清楚。(25) 分文1、 来文经过登记手续后,2、 按各部门分文,3、 并要求签收。4、 分文、批办、签注意见时,5、 一定要写清楚主办、协办部门、阅知部门;哪些领导、部门负责人阅知、阅批。6、 凡是职责不7、 清,8、 难以确定主办部门的文件,9、 先由总经办与有关部门联系后确定主办部门,10、 如经联系后仍不11、 能解决的,12、 则送请领导指13、 定部门主办。(26) 运转1、 领导阅示。某部门办的文:先领导,2、 后其它部门。3、 领导阅。某部门阅的文:先领导,4、 后部门。(27) 办文1、 承办人收到文件后,2、 拟办文稿,3、 连同4、 来文一并提交领导审核签发。5、 来文如有前案,6、 承办人应将前案处理情况摘要说明。7、 需要会办会签的公文,8、 会办会签前,9、 主办部门必须与有关部门交换意见,10、 取得一致意见后,11、 由主办部门负责迅速拟稿,12、 并办理会签。13、 如需以上级名14、 义行文时,15、 要求内容正确,16、 注意公文体式和文字、标17、 点,18、 必须根据问题的性质、内容和涉及范围,19、 确定公文的文种、发放范围(主送、抄报、抄送)、缓急程度(特急、紧急、急)、机密程度(绝密、机密、秘密)等。(28) 签发1、 凡以公司名2、 义发出的公文,3、 均由总经办内勤拟稿、打印,4、 主任核稿,5、 总经理签发。6、 各职能中心发出的公文,7、 由各职能中心专人拟稿、打印,8、 公司领导核稿,9、 中心领导签发。(29) 发文1、 凡经领导签发的公文,2、 必须由总经办收发人员登记编号。发文登记按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本的项目,3、 包括顺序、发文日期、发往公司或部门、文件份数、密级等。4、 文件封发时,5、 应检查份数,6、 附件是否相符,7、 是否盖章,8、 文件中的收文机关和信封上是否一致,9、 检查无误后进行包封登记。并在文件原稿和发文簿上注明发出日期。(30) 缮印和校对1、 凡由总经办拟办的各类公文、简报、信息、会议日程、上报材料等由内勤拟稿,2、 总经办主任校对,3、 并送公司领导或主任核准后,4、 方可打印。5、 各职能中心拟办的各类公文、简报、信息、上报材料等由职能中心专人拟稿,6、 中心负责人校对,7、 并送公司领导或中心负责人核准后,8、 方可打印。9、 公文打印按文件缓急程度依次排列,10、 一般情况公文不11、 超过两天,12、 急件必须当日完成。(31) 文件递送1、 和收文人在同2、 一区域内,3、 可采取文件直接递送,4、 而且收文单位的收文人须在上签字确认。5、 公司间的文件递送可用传真、邮寄(挂号信)、快递。(32) 传真事项:1、 所有传真资料必须经责任部门负责人签字(相关财务时,2、 必须有财务主管签字)。3、 清楚填写”收发文确认单”,4、 以回传的确认单由总经办按日期统一归档。以便备5、 查。(十一)邮寄事项:1、 如需邮寄、快递的所有物品或资料,2、 都须经部门负责人同3、 意,4、 由部门负责人通知前台文员寄送。并在以及快件底单上签字确认。八、总经办负责各部门需公告文件公告与收回交存工作,原则上公司文件公告期为5天;凡在岗员工均须在公告文件上签名以示知悉,办公室负责统计未签名之员工,并给予处罚;每次10元。第六章 列册与图书管理为了规范本公司的所有文件、资料、业务单据以及图书报刊,特制订本制度。本制度适用于总公司以及下属分公司。一、列册管理(1) 部门各有关文件、资料、业务单据必须列册管理,(2) 按”定点”及”定向”原则分类排序置放,(3) 以提升工作之效率与有序性。(4) 文件列册归档范围:1、 重要的会议材料,2、 包括会议的通知、报告、决议、总结,3、 领导人讲话,4、 典型发言,5、 会议简报,6、 会议记录等。7、 上级管理部门发来的与本公司有关的决定,8、 决议,9、 指10、 示,11、 命令,12、 条例,13、 规定,14、 计划等文件材料。15、 对外的正式发文与有关单位来往的文书。16、 请示与上级管理部门的批复17、 。18、 反映主要职能活动的报告,19、 总结。20、 各种工作计划、总结、请示、批复21、 、会议记录、统计报表及简报。22、 与有关单位签订的合同23、 、协议书等文件材料。24、 干部任免的文件材料以及有关职工奖励,25、 处分的文件材料。26、 职工劳动、工资、福利方面的文件材料。27、 公司的大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。(5) 各职能中心固定列册包括文件手续列册、发文列册、收发列册、分公司往来列册、业务单据流程列册等:1、 文件手续列册:各职能中心履行文件收发手续的资料应统一分类列册。2、 收文列册:收到的其它职能中心文件,3、 可统一列册,4、 分不同5、 中心管理。6、 发文列册:按文件类型及文号统一列册管理。7、 分公司往来列册:与分公司的各种文件往来需分地区单独列册管理。8、 业务单据流程列册:针对一式数联的业务单据应按其执行进度分别列册管理。(6) 各职能中心专用文档也必须做到列册管理。(7) 公司办公室为本项规定的查核责任部门。(8) 保存期限。文件保存期限除政府有关法令或本公司其它规章特定外,(9) 依下列规定办理:1、 永久保存:公司章程、组织规程及办事细则、董事会记录、财务报表、政府有关核准文件、不2、 动产所有权及其它债权凭证、产品设计图等其它须永久保存的文书。3、 保存:预、决算书类,4、 会计凭证、公司计划资料等其它核定须保存 的文书。5、 5年保存:期满或解除的合约、其它经核定保存5年的文书。6、 1年保存:结案后无长期保存必要者。7、 规章由规章管理部门永久保存,8、 使用部门视其有效期间予以保存。(10) 借阅、调用档案,(11) 资料:1、 借阅、调用资料须如实填写,2、 经所在部门主管签字确认,3、 方可借阅。4、 财务、职工劳动工资等方面资料其部门自行保管一年,5、 后转交办公室统一保管。 二、图书管理(1) 适用范围:本公司所有员工,(2) 须认真遵守本公司借阅制度。(3) 公司阅读时间:早上9:00前;中午:11:30-12:30;下午17:00后。(4) 借阅办法:1、 各类书籍、杂志一人一次借阅仅限一册,2、 时间最长不3、 得超过一个星期,4、 到期不5、 能归还,6、 须办理续借手续。一个月内允许续借一次。7、 各项借阅、归还须在前台登记办理借阅登记、签收事宜,8、 不9、 得私自动用;不10、 得转借她人。11、 借阅书籍、杂志要保持整洁、完整、按时归还,12、 不13、 得损坏、涂改、和遗失如有此类情况公司将追究借阅人责任,14、 按原价予以赔偿。(5) 各类书籍、杂志、报刊的借阅,(6) 均由办公室负责管理。(7) 上述违章赔款,(8) 由办公室统计后,(9) 由财务扣款。第七章 办公资产管理一、公司办公用资产分类如下:(1) 电子设备(2) :包括电脑、传真机、复(3) 印机、打印机、电视机、音响设施、电话机等;(4) 办公设施:包括保险柜、会议桌椅、沙发、茶几、办公桌椅、文件柜等;(5) 低值品:包括计算器、账本、文件册、文件夹、订书机、打孔机、文件盒、剪刀等;(6) 易耗品:包括签字笔、胶水、纸张、回形针、大头针、橡皮、铅笔、信封信纸、涂改液、印台、夹子等;(7) 其它:员工工作牌、制服(8) 等。二、固定资产、办公设施、家私等的购置,实行预算管理。(1) 使用部门购置时,(2) 需由申请人填写申购签呈(须列明资产明细及申购详细内容),(3) 由申请人直属领导审批,(4) 呈公司负责人核准后,(5) 交办公室统一采购(任何人不(6) 得先购买,(7) 后请款)。(8) 办公室采购后验收入库,(9) 编入资产管理,(10) 并通知使用部门领取,(11) 领取人必须如实在上签收后领取。(12) 采购人员必须凭合法、真实、有效的发票、由采购人员在发票右上角签字认可并填写,(13) 经逐级审批后报销。(14) 办公室将资产落实到部门、个人管理,(15) 明确各自的责任。三、办公低值品、易耗品购置:办公用品是日常工作中需用的低值易耗品,按照使用功能可分为低耗品,为了提高工作效率,确保办公用品妥善保管和使用,实行各部门预算管理,办公室统一采购按资产登录管理。(1) 公司各职能中心办公用品实行预算管理,(2) 根据各中心的工作性质、人员编制及对办公用品需要量,(3) 制定办公用品定额,(4) 实行超额停发,(5) 计划领用(特殊情况或专案需求时另行呈报)。(6) 各职能中心每月25日前根据所部下月需要填写,(7) 由办公室汇总,(8) 制订下月的办公用品采购计划,(9) 报公司负责人签字后,(10) 统一购置并办理入库手续。(11) 办公用品实行低值品和易耗品分类管理:1、 低值品领用:使用人提出申请,2、 由其直属部门负责人核准后凭领用,同3、 时登录部门考核表;4、 易耗品领用:使用人提出申请,5、 办公室核准后登录部门考核表。(12) 采购人员必须凭合法、真实、有效的发票、由采购人员在发票右上角签字认可并填写,(13) 财务审批、公司负责人签字后报销。四、购买任何物品,一定先入库登记备查,才能申请使用,各职能中心不得偏离程序。五、公司办公用品及设备的采购、发放、管理由总经办指定专人管理。六、公司设备、设施统一进行资产编号,如造成人为损坏、遗失等原因视情节轻重处理。第八章 会 议 管 理会议是各级领导部署任务,推动工作开展的基本方法之一。为加强会议综合管理,有计划,按步骤地召开各类会议,减少会议次数,提高会议质量,制定管理条列。一、会务管理要求(1) 总经办按照领导的要求安排每周会议日程表。(2) 总经办负责对公司会议室的管理。(3) 由总经办负责公司各类会议的会务工作,(4) 包括做好会议通知的发放,(5) 会场布置,(6) 会议资料准备,(7) 工作就餐、住宿等工作。二、会议分类。根据会议的性质分类分为:董事会、职能中心负责人会议、月度会议、专项小组会议以及其它临时性会议。(1) 董事会例会至少每年召开一次。经三分之一以上的董事提议,(2) 可召开董事会临时会议。董事会会议原则上在公司所在地举行。由董事长召集并主持。(3) 部门负责人会议例会原则上每周召开一次,(4) 召集人为公司负责人,(5) 汇报上周各部门工作完成情况,(6) 安排本周工作计划。部门之间需要合作完成的工作,(7) 在此会议中,(8) 由公司领导在会中协调解决。由总经办负责人作例会记录,(9) 统一归档,(10) 以便查阅。(11) 月度会议每月召开一次。公司全体员工参加,(12) 主要汇报一个月的工作完成情况,(13) 以及下月各部门的工作计划。目的是让公司的全体员工都能了解,(14) 当前公司的工作状况及发展进程。(15) 专项小组会议以及临时会议,(16) 会议由公司负责人或专项小组负责人视工作需要进行召集,(17) 并由总经办负责安排并通知与会人员。视需要指(18) 定人员进行会议记录,(19) 并归档。(20) 公司各项培训会议、阶段性销售工作会议由职能中心提出,(21) 各职能中心负责筹办。三、举办任何会议必须遵循以规则:(1) 有明确的会议目的。(2) 有比较妥当的时机和场所。(3) 严格按标(4) 准筛选参会人员。(5) 对会议主旨、议题、应备(6) 资料及时通知参会人员。(7) 会议应该有完备(8) 的会议记录,(9) 必要时需要有音像记录。会议结束后应形成,(10) 已经形成决议的,(11) 由行政主管部门督办。(12) 无论何种会议,(13) 都必须尽量简短,(14) 提高会议效率。第九章 提案管理为了推动我公司科学技术的发展,不断提高科技水平,发扬群策群力的精神,鼓励全体员工在产品开发、市场开发以及经营管理等方面提出合理化建议;以及越级向公司高层领导反映本公司以及分公司日常经营管理中所存在的问题,特制定本管理办法。本管理办法适合总公司以及下属各分公司。一、本办法所称合理化建议,主要是指有关改进和完善开发、经营管理、技术等方面的办法和措施。二、本公司各级员工所提建议,将以书面形式向所在中心主任呈报,经核