全面办公室日常管理制度.doc

全面办公室日常管理制度

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2020年4月19日
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办公室日常管理制度

目录

总则 2
第一条 办公秩序 2
第二条 考勤休假制度 4
第四条 办公室卫生规章制度 5
第五条 办公室用电安全 6
第六条 档案管理 6
第七条 印鉴管理 7
第八条 办公用品的管理 8
第九条 会议制度 11

总 则
1.为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
2.本规定所指行政事务包括服务规范、办公秩序、办公室卫生规章制度、办公室用电安全、档案管理、印鉴管理、办公用品管理等。

第一条 办公秩序
（一） 基本准则
1. 不得大声喧哗、打闹，不许利用计算机、CD等高声播放音乐或歌曲而影响她人工作，也不许谈论与工作无关的事及公开对公司内部和外部人员发表直接或间接的评论或牢骚；
2. 个人通讯方式要留存公司，如有变动及时通知行政部门进行更新，若有急事须及时回复，以免耽误工作；
3. 保持办公区域环境清洁：不得在办公区域内吸烟；不得在办公区内堆放纸箱、书籍、或其它杂物；不乱扔杂物、随地吐痰；不得在办公区内用餐；保持电话、电脑等办公设备清洁；不得在室内摆放与工作无关的物品，下班前保持桌面整洁、座椅归位。
4. 不得在公司的电脑上玩游戏（包括下班后）；
5. 不得在工作时间进行网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容；
6. 未经许可，不准随意翻动、阅览她人办公桌上的文件；废弃的文件应及时销毁，机要传真内容不得随便传阅泄密；
7. 不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件；
8. 工作期间私人手机一律调整为震动或无声，不得在办公区接打私人电话，确有需要时间在非办公区接打私人电话不得超过10分钟。禁止利用公司电话接打私人电话；
9. 饮食：叫餐时间为自下班前半小时起，就餐时间为12:00-13:30；下午18:30-19:15；
10. 不得利用工作时间和/或公司设备干私事；
11. 不得赌博、不得聚众闹事、不得使用侮辱语言；
12. 下班后，最后离开工作区的同事负责检查并关闭电源（电灯、电脑、空调等设施），关好门、窗；
13. 办公区内严禁焚烧杂物或使用明火，不能自行安装或乱拉电线，防止失火；
14. 未办理相关手续，不得将公司财产、记录或其它物品带出；
15. 办公台（桌）面每日下班前各自进行整理保持台（桌）面整洁、卫生，办公用品摆放整齐。
（二）服务规范
1.仪表：员工衣着应合乎企业形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落、服装整洁、完好协调、悦目（不能穿拖鞋、女士不能穿短裤、掉带装、睡衣、超短裙等；男士不能头发太长、长指甲、面容不清洁等等）
2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方；
3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；
4.现场接待：
4.1遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间，办公室内应保证有人接待；
4.2原则上公司不允许在办公室接待亲友。如特殊情况，经部门主管同意，可在不影响公司正常业务的情况下，在接待室或会议室进行。
5.电话接听：
接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录（包括何时，何地，是谁、什么事情、回复时间等），严禁占用公司电话时间太长。
第二条 考勤和休假制度
为规范员工的作息、提高工作效率。达成工作目标，公司全体员工都要遵守公司的考勤和休假制度，详见《考勤和休假制度》
1、 按时上下班：上班时间：上午：09：00-12：00
下午：13：00-18：00

第三条 办公室卫生规章制度
1、值日人员负责办公室当天的保洁工作。
2、值日人员上午应提前半小时上班，离开办公室时，下班时，应仔细检查电器电源是否关闭：如饮水机、打印机、空调、灯、窗户等，网络路由器、电话（网购负责）等。锁好门窗，防止火灾、防雨和失盗。最后离开公司的同事负责全面检查一遍后方可离开。
3、坚持每日轮流清扫卫生制度，做到地面、桌面、柜上、窗台上清洁、整齐、窗明几净。
4、室内不许存放垃圾，及时把垃圾倒入通道。
5、各位员工自已的办公用品和各种用具存放整齐有序，不准在室内和走廊堆放物品、燃烧废纸、乱贴乱画。
6、办公室工作人员要讲究卫生，养成良好的卫生习惯，保持办公室内外清洁美观，创造良好的工作环境。
7、办公室安排人员轮流值日，每日一小扫，每周一大扫，形成制度，坚持长久。
8、办公室人员有义务提醒外来人员：不准随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核，禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物。
第四条 办公室用电安全
1、公用区域用电安全
计算机、电灯、空调要做到人在才开，人走就关。下班后请自觉将办公室电灯关闭。
2、公共电器用电安全
复印机、打印机等电器用完以后请自觉关机，防止意外事件发生，同时节约用电，节省能源。
3、个人用电存在问题及安全使用
下班后，计算机关机，显示器关闭；中午休息时请将显示器关闭；请保持电源插座附近的清洁、远离水源。
第六条 档案管理
1.归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
2.档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
3.档案的借阅与索取：
(1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可经过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
(2)公司其它人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。
借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻 印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
4.档案的销毁：
(1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
(2)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
(3)经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

第七条 印鉴管理
1.公司印鉴（公章）由总经办负责保管。
2.公司印鉴的使用一律由副总经理或总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
3.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。
4.公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
5、公司财务章由财务保管，只限于财务部处理财务事物使用。
6、公司业务章由总经理指定专人管理，只限于业务往来事物处理使用。
7、公司人事章由行政人事部保管，只限于处理人事行政事物使用。
8.盖章后出现的意外情况由批准人负责。
第八条 办公用品管理制度

1. 目的
为规范办公用品的管理,特制订本制度。
2．办公用品种类
本制度称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：
2．1 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。
2．2 管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。
2．3 管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台等。
3．办公用品的管理办法
3．1 办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及工程部专用办公具。
3．2 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。
3．3 领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放时间。
3．4 管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但消耗品不在此限。
3．5 管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿
或自购。
3．6 办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”，交行政部汇总，次月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。
3．7 行政部办公用品领用时分别登记，并控制文具领用状况。
3．8 办公用品严禁取回家私用。
3．9 采集人员可向办公用品批发商采购，必须品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品办公室门无法采购者，能够经办公室门同意授权各部门自行采购。
3．10 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向办公室请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。
3．11 印刷品（如信纸、信封、表格……）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。

需求计划
………各部门

汇 总
………行政部统计
办公用品管理流程图

审核批准
………总经理
No

Yes

验 收 保 管
………行政部
………采集采购
采 购

………各部门
领 用

第九条 会议制度
一、目的
为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，以便有效地提升公司运营水平，特制定本制度。

二、公司会议类型
公司各种例会召开时间、地点及主持人和参会人员表
时间
主题
地点
参会人
主持人
XX
(具体待定)

（如有其它临时召开会议或时间变动，请以临时通知为准）

三、会议议题
（1）、每次开会都要有主题，主会人召开专题会议，传达公司会议精神，讲评部门工作要点及存在问题，落实各项管理措施，帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指导。
（2）、各部门根据实际情况，由各部门经理决实是否邀请财务、人事等其它部门同事或公司领导参加例会。

四、会议要求
（1）、做好会议记录。
（2）、会议纪要在会议召开2天之内形成书面材料，并上传公司共享文件夹中，以便各部门学习与落实会议精神，以使大家共同遵守执行。
（3）、会议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、参会人应提交资料等）准备的组织工作；
（4）、每次会议都要有明确的主题和需要解决的问题，并围绕此召开会议，不能够在会议时间讨论与此无关话题。

五、会议纪律
（1）、书记员认真记录会议纪要，如实按会议制度记录会议内容，参会缺席、迟到等情况。
（2）、各部门参会人员必须准时，不缺席，迟到一分钟罚款10.00 元。
（3）、经理出差时，会议由副经理代理出席。
（4）、与会人员一般不得缺席或指定她人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为履行职责。

（5）、会议由人事行政部、总经办协助组织。
（6）会场内关闭手机或调至震动。开会期间安排专人在外接听电话，如无紧急事情，会后由当事人回复来电者，如有紧急事情，需经主会人允许再外出接听电话；会议期间参会者不喧哗、不窃窃私语，特殊情况会场外联络，如有违反此规则，第一次口头警告，第二次罚款10元，第三次罚款20元，以此类推。
六：会后事项
（1）会议使用者应自觉保持会议室的清洁卫生，会议结束后，应将电灯、空调等设备电源关闭，同时清理杂物、椅子归位，保持室内卫生整洁、设施完好。
（2）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
（3）会议力求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，会议负责人要指定专门的人按照落实要求进行跟进，层层进行传达贯彻，务必使执行人明确是什么、为什么、怎么做，对经常性工作要用制度的形式确定下来，力求每次会议都有具体的成果；

七、附则
1、本制度自 年 月 日起落实执行。
2、会议纪要格式
（1）、时间；（2）、地点；（3）、参会人员；（4）、议题；（5）、内容。