办公场所管理制度.docx

办公场所管理制度

17
2020年4月19日
文档仅供参考
（三） 河北晨达电子科技有限公司办公场所管理制度汇编
办公场所管理制度
第一条 总则
为了规范办秩序，做好办公场所安全防范工作，保障办公人员的身心健康，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司各部门及公共办公场所的管理。
公司涉密场所的管理执行本制度第九条的规定。
第三条 职责
1、 综合部
1） 统筹管理公司办公环境和公共区域的卫生、安全保卫、设备等；
2） 制定环境管理规章制度，组织实施、监督检查各环境管理情况；
2、 保密管理办公室
1） 负责公司保密要害部位设备及防护措施的指导和管理；
3、 其它各部门
1） 负责各自办公区的环境卫生及相关安全管理；
2） 自觉遵守制度，树立安全意识，维护公司的良好形象。
第四条 个人办公区域环境管理
1、 办公区作为公司日常办公及业务开展的场所，员工应自觉维护环境卫生。
2、 员工应注意清洁、整理个人办公区域，并保持桌面的卫生及整齐；不提倡员工在办公桌面摆放与工作无关的私人物品。
3、 常见的办公用品及卷宗应置于办公桌抽屉或文件柜内，保密文件等在保密文件柜中存放。
4、 上班时间严禁接待亲朋好友或与业务无关的客人、看与工作无关的书籍和报纸、上网玩游戏、闲谈、睡觉、进行打牌下棋等娱乐活动。
5、 垃圾、茶水等废弃物必须放置于指定的垃圾桶内，不得任意乱倒堆积。
6、 员工不得在严禁在办公区域内嬉戏、奔跑、大声喧哗，办公区域内严禁抽烟。
7、 公司电话为方便公司与外界沟通、处理公务专用，注意调低说话音量及电话铃声，以免影响其它同事的工作。
8、 下班后要将办公椅放归原位。
第五条 公共区域环境管理
1、 为保持走廊、消防通道的畅通无阻，未经许可，不得随意堆放物品。
2、 员工应自觉维护公司公共区域的整洁卫生，垃圾应放入指定的地点，不乱丢杂物，不随地吐痰及口香糖。勿在（茶水间）洗手间水槽和便槽内倒茶叶、丢烟头等杂物，以免下水道堵塞。
3、 员工应该爱护公司的公共设施，未经允许请勿在墙壁上钉钉、打孔、粘贴标语、口号、宣传图画、悬挂杂物、涂画等，确保办公区域内墙面的整洁、干净。
4、 员工要遵守厉行节约的原则，增强节水意识，做到随手关闭水龙头。如水闸、水管等设施出现问题，应及时报前台反映。
5、 复印、打印、扫描、传真文件应及时取走，涉密类文件需在保密室复印，严格禁止使用公用复印、打印机，避免造成泄密；
6、 本着节约资源的原则，打、复印公司内部非重要文件时尽量循环用纸和双面打印。
7、 未经允许，请勿随意调整办公区域内原有物品的摆放位置。
第六条 办公环境安全管理
1、 访客原则上不允许直接进入办公区域。所有送餐、快递业务指定在前台统一办理。
2、 请将桌面办公用品摆放整齐，待处理文件及已处理文件勿散放于桌面，及时归档于文件柜中。重要文件、资料、账册、报表等要随时妥善存放，防止泄露公司机密。
3、 废弃物品请投放于垃圾桶内，无用的或过期的资料请及时粉碎。
4、 公司的一切物品，非经允许，不得私自携出。
5、 员工必须严格遵守各项消防制度，爱护消防设施，不得随意搬动办公区域内的消防设备。
6、 未经允许，严禁乱动电源或私自拉线、搭线。如发现电源插座、接线盒等处破损应立即通知前台。手机充电完毕，须及时拔掉充电器，以免引起短路、火灾、爆炸等事故。
7、 办公区内严禁明火。禁止在办公区内存放易燃、易爆、剧毒、放射性等危险性物品。
第七条 会议室管理
1、 使用会议室要提前到前台预订登记，使用完毕后要通知前台整理会议室。如会议因故延期或取消，请及时通知前台。
2、 使用会议室期间，应指导与会人员服从相关管理，爱护会议室的设施、设备，保持室内清洁。对于故意损坏公物的，则由损坏人赔偿。
3、 会议室设备如在使用过程中发生故障，请及时与前台联系。
4、 会议室内严禁大声喧哗。
5、 会议室配置的设备、桌椅等物品，未经许可不得随意搬动、借出和挪用。
6、 会议室为无烟会议室，与会者不得吸烟。
第八条 门禁管理
1、 公司门禁实行指纹开启技术，任何时间出入必须输入指纹进行身份确认。
2、 最后离开公司的员工，须检查并关闭照明设施及打印机，同时确认公司已无人后，确认锁好防盗门后门方可离开。
3、 综合部需定期检查门禁使用情况，门禁异常时协调运维部或实施部相关技术人员解决。
4、 公司涉密场所的管理单独按照第九条执行。
第九条 公司涉密场所管理
1、 公司涉密场所是指保密管理室和涉密项目办公室。其中保密管理办公室主要存放保密文件、保密管理档案及各类记录；涉密项目办公室为涉密载体的主要制作、存储、保管场所。
2、 公司涉密场所的管理：
1） 保密工作领导小组负责保密要害部门、部位的确定；
2） 保密管理办公室负责公司保密要害部位设备及防护措施的指导和管理；
3） 售前部总工、实施部主管副总分别负责售前部、实施部的日常管理；
4） 运维部负责防护措施的日常维护及检查。
3、 公司涉密场所的管控措施：
1） 人工防护：综合部设前台岗位，负责进出人员的初步审查；需及时准确询问来司人员目的、联系人等情况；异常者随时汇报给相关负责人。
2） 物理防护：设二层防护，进入办公区内需经过前台管理的玻璃门，第二层为保密室防盗门、门禁、防盗窗；另配备密码文件柜、密码保险柜。
3） 技术防护：安装门禁、防盗报警装置、视频监控、配备文件粉碎机及涉密计算机三合一防护等安全保密设备。
4） 管理防护：实行进出登记制度，非公司涉密人员实行登记制；禁止携带具有存储功能的电子设备进入涉密场所；实行门禁和和视频定期检查制。
第十条 其它相关要求
1、 对与业务无关而进入办公场所的人员，如推销产品、收购废品等，应谢绝入内；
2、 财会室等重要部位，必须安装报警设备，并保持良好状态；
3、 涉密场所管理规范：
1） 涉密人员进出保密室实行登记制度，填写《涉密场所进出登记表》，当场记录进出时间、陪同人员。
2） 运维部定期对保密要害部位的视频监控信息进行回看检查,视频监控信息不少于3个月，发现问题及时整改。
3） 运维部定期检查维护门禁系统、视频监控系统和防盗报警系统等，填写《涉密场所安防系统巡检表》，确保系统处于有效工作状态。
4） 非公司涉密人员不得进入公司涉密办公场所，若有特殊情况确实要进入的，申请人应当填写《非涉密人员进出涉密场所登记单》，经主管业务副总同意后，由保密管理员全程陪同。
5） 严禁将具有录音、录像、拍照、存储、通信功能的设备带入涉密办公场所。
第十一条 检查与监督
1、 综合部门应每月公司场所进行安全检查，并做好记录；
2、 对员工反映强烈的办公环境问题，如噪声、照明、高低温等问题，需要改进的应及时进行整改。
3、 涉密场所的监督检查：
1） 严格控制涉密场所非涉密人员进出，保密管理办公室统一管理保密室钥匙，进出需在保密管理员处登记，并接受检查；
2） 根据实际情况，对计算机系统、涉密载体等进行专项的保密检查或技术检测；运维部定期查看视频门禁等记录；
3） 发现异常，上报保密管理办公室及保密工作领导小组；
4） 放假前一天对保密场所张贴封条；假期后由保密管理员开启封条；
5） 各项检查均需有记录。
第十二条 解释权
1、 本制度中，非涉密办公区域管理的解释权归综合部；
2、 本制度中，涉密办公区域管理的解释权归保密管理办公室；

附表目录：
附表1：涉密场所进出登记表
附表2：涉密场所安防系统巡检表：
（1） 门禁设施维护检查表门禁系统设施维护检查表
（2）红外报警系统定期检查表
附表3：非涉密人员进出涉密场所登记单

附表1：涉密场所进出登记表
涉密场所进出登记表
日期
姓名
所属部门
进出事由
进入时间
离开时间
保密员
签字
备注

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

附表2：（1）门禁设施维护检查表门禁系统设施维护检查表
检查日期

检察人员

检查测试内容
检查情况
处理结果
门禁开门按钮开关是否良好

无线遥控电池电力是否充分，功能是否灵敏

门禁电源电压、温度、声响

门禁电源继电器功能是否正常灵敏

检查读卡器、按键密码功能是否失灵

电控锁安装是否松动、磁力强度、温度、声响是否正常

遥控器运行状况及接线端子是否松动

门禁软件功能情况、电脑工作状态

信号传输电缆是否老化、破损

设备除尘、清洁

维管单位意见：
现场人员部门意见：
使用单位意见：
（2）红外报警系统定期检查表
正常(√),异常(×)并在备注一栏填写详因,每周定期检查一次;
检查日期
所在位置
透镜是否光洁
探测器的供电是否正常
探测器的灵敏度
检查人签字
备注

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

□正常
□异常
□正常
□异常
□正常
□异常

简易故障处理办法
备注
故障现象
可能的故障原因
处理方法
故障现象
可能的故障原因
处理方法

误报
可能是加热器、电扇、空调等设备引起空气温度变化
重新安装探头或移开热源
探头不工作
电源故障
检查机内外的电源

小动物进入防区
隔绝小动物进入
遥控器距离不足，按下遥控器任一键，指示灯无闪烁
电池电量不足
更换电池

探测器探测距离近
探测器安装角度是否合适
按照图解仔细调整安装角度
探测器探测距离被改变
室内家具被移动过
注意使探头不被家具阻挡
主机接收不到探测器的报警信号
新增加的探测器必须与主机进行编码学习
重新对码（详见LW2608使用说明书）

安装时探测器没固定好，有一点角度改变会导致防区的大范围改变
重新稳固探测器
新增加的探测器必须与主机进行编码学习
重新选择安装位置

新增加的探测器必须与主机进行编码学习
检查主机，根据主机说明书恢复该防区信号的接收

附表3：非涉密人员进出涉密场所登记单
非涉密人员进出涉密场所登记单
填表时间： 年 月 日
来访人员单位

人数

来访人姓名

来访理由
口联系工作 口维修服务 口参加会议 其它：
要害部门（部位）领导意见
签字： 年 月 日
陪同人签字
签字： 年 月 日
保密要求
l. 接待部门必须派人负责接送并全程陪同；
2. 只允许在指定部门.部位活动；
3. 注意做好指定部门.部位的保密工作；
4. 接待部门负责人承担来访者的保密责任。
其它：
备注
1. 人员较多，可附人员名单。
2. 此表由要害部门（部位）留存。