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采购物资入库管理制度

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2020年5月29日
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北京全聚德烤鸭股份有限公司
物资管理的任务

第一条 物资管理是指对公司所需各种物资进行计划、采购、验收、保管、发放、节约使用和综合利用等一系列组织管理工作的总称。餐饮企业的生产过程,同时也是物资的消耗过程。合理而有计划地组织物资的采购、供应、保管、使用是保证公司经营顺利进行的前提。加强物资管理与库存控制工作,努力管好、用好物资,最大限度的节约物资,对于提高公司的经济效益起着重要作用。
第二条 关于物资管理的任务如下:
①按质、按时、按量、成套齐备地供应企业所需的各种物资,保证公司经营活动的顺利进行。
②在保证产品质量的前提下,尽量选用资源充分、价格低廉、路程较近、交通方便的货源,以节约采购、运输、保管费用。
③督促有关部门制订先进合理的物资消耗定额,严格按定额发料,并督促物资使用部门爱惜使用及合理使用物资,努力降低物资单耗。
④加速物资周转,合理地确定仓库物资储备量和储备期,最小限度地占用流动资金,制定先进的物资采购计划和相应的审批手续。
⑤规范物资保管,建立科学的仓储制度,严格各种用料的审批手续,避免一切物资的流失及损失。
⑥搞好物资的综合利用和废旧利用,做到物尽其用,充分发挥物资的潜力。
⑦遵守国家有关物资工作的方针、政策和法令,加强对有毒、有害、易燃、易爆危险物品的监控管理,严防一切事故的发生。

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物资采购计划的制定方法

第一条 公司对物料和固定资产实现计划采购。
第二条 物料分为杂品、办公用品、瓷厨、棉织四大类。
固定资产分为办公设备、饮食设备、通用设备三大类。
第三条 各店在每年十二月底由各部门编制物料与固定资产的下年度需求计划,报店总经理审批
第四条 经店总经理审批过的物料采购计划和固定资产的购置计划,由店总经理办公室统计整理,形成物料采购计划,一式三份,一份交总务部、一份交财务部、一份店总经理办公室留底。
第五条 总务部根据年度计划控制各部门固定资产与物料的实际采购状况,对于超出年度采购计划的采购活动,必须提请各部门重新申请,并经店总经理审批后方可实施。

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物资采购与库存量的管理方法
第一条 物资采购过多,会造成流动资金、仓库面积的大量占用,反之,又会造成对生产的供不应求,因此用科学方法控制物资采购,保持合理库存量非常重要。
第二条 月物料申购量的计算:
月物料申购量=月计划生产量(或销售量)×单位产品用量(1+合理损耗)—期初物料库存量+保险储备量
期初库存量=编制计划时的实际库存量+期初前的到货量—期初前的耗用量
保险储备量=平均每日需用量×保险储备天数
说明:月物料申购量并不完全等于月采购计划量。
第三条 建立物资储备定额制度。
物资储备定额是企业物资管理的重要基础性资料,它是监督物资库存动态,使其保持合理水平的工具,是编制物资供应计划的重要依据之一;也是企业核定流动资金的重要依据;还是确定仓库面积和储存设施数量的依据。企业的物资储备定额是经常储备量和保险储备量两部分组成。
经常储备量=(供应间隔天数+物资使用前准备天数)＊平均每日需用量
物资储备量的有关理论分析见下图:
供应间隔期

供应间隔期
库存量

物耗

最高储备
最高储备

时间

保险储备(最低储备)

第四条 实行定期订购方式与定量订购方式对库存量加以控制。
①定期订购方式。
就是订购的时间预先固定,而每次订购的数量则不固定,根据库存的情况来决定。这种方式对库存量控制严格,在每次订购时都要检查实际库存来确定订购量,可避免物资超储、节省流动资金;缺点是管理上需花费较多精力。关于订购量计算公式如下:
订购量=平均每日需用量×(订购时间+订购间隔)+保险储备量—实际库存量—前订货余额
②定量订购方式。
就是每次订购的数量预先固定而订购的时间不定。具体方法是:预先规定一个订货点,当实际库存降到订货点量时,就按固定的订购数量提出采购。这种方式优缺点与上述方式相反,是一种比较粗放、简便的控制方式。采用何种方式应根据物资的不同特点来决定。关于订货点的库存量,可用以下公式确定:订货点量=平均每日需要量×订购时间十保险储备量
第五条 对物资采用重点管理法(又称ABC法)。
就是把品种繁多的物资按其重要程度、消耗数量、价值大小、资金占用等情况,进行分类排队,然后分别采用不同的管理方法,做到抓重点、照顾一般:
A类物资:品种约占10％,而资金占用约65％。
B类物资:品种约占35％,而资金占用约25％。
C类物资:品种约占55％,而资金占用约10％。
物资按照上述分类后,需要采用相应的管理方法是:
A类物资:这类物资品种不多,但占资占用多、消耗量大、比较贵重,应重点管理、严格库存盘点、来料期限、领发料等。应实行定期订购的控制方式;
C类物资:属于品种繁多、但占资少、消耗量小、单价低且不经常领用的物资,应采用比较粗放的管理方法,并可适当加大保险储备量,防止缺料现象发生。这类物资应采用定量订购的控制方式;
B类物资,其特点介于上述两种之间,企业可根据自己的实际情况对上述两种控制方式予以选用。
第六条 条件成熟时,公司将召集各分店的采购人员成立股份公司综合采购部,进行批量集中采购,由各分店分别结算。

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采购工作实施细则

第一条 采购部门对蔬菜一律凭请购单进行采购作业。
第二条 每天下班前各餐饮作业班组将下一日的蔬菜请购计划报到料青处,由料青进行统计汇总,形成请购单后传递至总务采购部门,由采购员向供货单位订货。
请购单应明确填写请购材料名称、数量、需求日期,必要时还应写清用途及报价参考等;对填写不全或欠详,给采购带来困难的,采购部门有权退回请购部门修订。
第三条 鲜鱼的采购由厨师长直接向供货商采购,厨师长验货后,给供货商开具收据,收据一式二份,一份给供货商,一份厨师长留底。
第四条 供应商每天拿前一天所提供活鱼的收据到总务部采购处换取收料单,收料单一式三份,该收料单经厨师长再次审核,并签字认可后方能到财务结算。
第五条 对于库存商品、原材料、水果等物品,由库管根据仓库的留存量及时提出采购计划,由供应部门负责采购。
第六条 采购原则:
①未经核决的请购物资一律不得采购;
②库内已有闲置物资应首先使用;
③凡本地区能解决的,不到外地区采购;
④对长期订货和高额品种采购,应经过签订合同和实行银行结算的原则;
⑤采用询价、比价、议价,实行货比三家的原则,并在确保质量的前提下,尽量采用价廉品或代用品(应事前与使用部门沟通);
⑥关键物资及重大特种物资的采购应及时汇报情况,实行特殊处理的原则;
⑦对于先试用后采购的物资,不得在试用鉴定前采购。
第七条 采购人员必须按”采购作业期限”运作,对未能按既定进度完成作业时,应及早报告总务部主管:说明异常原因,提出相应意见方案。总务部主管视情况,应及时与请购部门沟通,拟定补救办法和处理对策,特别重大事项,应汇报店总经理。
第八条 设备的采购是一项重要、严肃的工作,必要时应与专业技术人员共同订货,并要综合考虑”功能、质量、价格、交货期、售后服务”五个方面,进行择优选用。
第九条 采购物资入库前应进行检验,检验后有下列情况应作出处理,并实行谁经办谁处理原则:
①名称、品种、型号、规格等与请购单不合的应退货,重新采购;
②对质量不符要求的应退换;
③对数量短交应补足,对超交应汇报研究处理;
④对价、物不符的应及时与供应商联系处理。
第十条 请购撤销按下列方式处理:
① 若原请购项目尚未办理,采购可在原请购单盖上”撤销”章,按一般请购单据存档方式处理;
② 若请购项目已向供应商订购,由采购经办人及时与供应商洽谈撤销,办妥撤销的可依前项方式办理,对不能办理撤销的由采购主管在原请购单上注明原因,通知原请购部门;对损失较大的,报总务部长或分管副店总经理处理。
第十一条 采购流程图
不合格
厂商基本资料调查表

禁止交易
初次评审

差

登录合格供应商名称

不理想
定期评估
合格
不合格
停止采购,并待合格后再行采购
继续交易

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采购物资入库管理制度

第一条 物资入库,库管人员应及时通知检验人员(一般为使用部门),进行数量核对、质量检验,未经检验合格的物资不得进入货位,更不得投入使用。等核对检验工作完成,库管人员再同交货人办理交接手续。
第二条 属外观等易识别性质检验物料,验收应于交货时当天完成。
第三条 属化学或物理检验的材料,检验部门应于收件后三日内完成。
第四条 对于必须试用才能实施检验的,一般不得超过七天。
第五条 紧急材料入库时,若仓库尚未收到请购单,收料人应先询问总务处采购,确认无误后方可办理入库。
第六条 材料验收合格后仓管员方能开具入库单,入库单一式四份,二份留财务、一份留库房、一分给采购。
财务部门对无入库单的材料报销单据应拒绝受理。
第七条 对检验出的不合格品,应隔离堆放,并要有明显的标签(标记),以示区别,经主管核示处理办法,并通知请购单位,转采购科办理退货。
第八条 检验时发现的质量以外问题,如:品名、规格、数量不符及不成套、不齐全等现象,采购经办人应立即采取相应处理,不得拖延。
第九条 外购物资(包括固定资产、原材料、库存商品、物料等)到达后,由总务部经办人填制”商品验收单”一式四份(经仓管员签字后的”商品验收单”,一联由总务部门留底,一联交三级账,一联由总务部门交财务部,一联交仓库作为开具”入库单”依据),仓管员根据”商品验收单”填写的品名、规格、数量、单价,将实物点验入库后,在”商品验收单”上签名,并根据点验结果如实填制”入库单”一式三份,送货人需将货物与”入库单”的相应项目与仓管员核对,确认无误后在”入库单”上签名,做到货、单相符,仓管员凭手续齐全的”商品验收单(仓库联)”和”入库单”的存根登记仓库实物账,其余一联交财部门,一联交总务部门。
第十条 因生产需要而直接进入餐饮部的既用物品,应同时办理入库手续和出库手续,以准确反映企业的物流量。
第十一条 车间余料退库应填制红字领料单一式三份,并在备注栏内详细说明原因,如系月底的退料,则在办理退料手续的同时,办理下月领料手续。
第十二条 对于物资验收入库过程中所发现的有关数量、质量、。规格、品种等不相符的现象,仓管员有权拒绝办理入库手续,并视其程序报告总务部门、财务部门和企业主管领导处理。

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仓库物资存放保管规定

第一条 对库存物资应做好防湿、防尘、防霉、防蛀工作,对易碎和易坏品应格外小心存放,对危险品应单独存放,
第二条 存放品应便于计数和检查,推行五五堆放;根据货物特点做到过目见数、检点方便、成行成列、文明整齐。
第三条 同类物质应集中存放同一场所,摆放时注意取拿方向一致。
第四条 厚重品置于下方,轻薄品置于上方,出库频率高的放于出口附近。
第五条 各物品存放堆之间应留有足够的通道,方便搬运机械操作。
第六条 充分考虑物品的自重,以免压损其它物品,堆放应稳固,避免发生塌落事故。
第七条 在货架上存放的物品,其形状、尺寸应与货架相适宜,小物品应尽量放于抽屉式货箱中,各类少量物品应尽量组合存放,便于查找。
第八条 每种物品在货位上应设”进、出、存货卡”,物品出入仓应在货卡上登记,并给出存货数,与物资明细账余额相符。

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仓库管理人员工作制度

第一条 各仓管人员应负责综理仓库物品的出货、储存、保管、检验及账务报表的登录等工作。
第二条 仓库物资实行先进先出的作业原则,并按此原则分别决定储存方式及位置。
第三条 仓库不准代私人保管物品,也不得擅自答应未经领导同意的其它单位和部门的物品存仓。
第四条 任何人员除验收时所需外,不准将仓库物资试用试看。
第五条 除仓管人员和因业务工作需要的有关人员外,任何人未经许可,不得进入仓库。严禁库内会客及其它部门职工围聚闲聊。
第六条 仓库严禁烟火,配置的消防器材,仓管人员应会使用,并定期接受行政部的安全检查和监督。
第七条 仓管人员对物品进、出仓,应当即办理手续,不得事后补办;应保证账物相符,经常核对,并得随时受单位主管或财务部稽核人员的抽点。
第八条 每月仓库应盘点一次,检查货物实存、货卡结存数、物资明细账余额三者是否一致;每半年末,库管应会同总务部采购、财务部共同办理总盘存,并填具盘存报告表。
第九条 仓库物资如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等,应及时上报主管,分析原因、查明责任,按规定办理报批手续。未经批准一律不得擅自处理;仓管员不得采取”盈时多送,亏时克扣”的违纪做法。
第十条 保管物资未经主管同意,一律不得擅自借出;总成物资一律不准拆件零发,特殊情况应经主管批准。
第十一条 仓管人员下班离开前,应巡视仓库门窗、电源、水源是否关闭,以确保仓库的安全。
第十二条 实施电算化管理后,”物资盘点表”由电脑制表,仓管员应不断提高自身业务素质、提高工作效率。每天下班前,必须将当天进出库的小票及时输入电脑中,并打印出当日各种物资收发存日报,并报送总务部部长。
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物资领用、发放审批制度

第一条 各部门领用物料,必须填制”仓库领料单”,并要有发料人、领用人、审批人的签字,缺一不可。
第二条 仓管人员应严格按:先办出仓手续,后发货的程序发货,严禁先出货后补手续的错误做法,严禁白条发货。
第三条 各部门领用材料时,应严格按照领料单规定的内容和要求填写,不准在领料单上作任何更改,如填写错误必须重写;对不符合规定的领料单,仓库有权拒发。
第四条 各种物资材料的转让和外售,一律由总务部长批准,属于赠送的物品需经店总经理批准后,方可领取。
第五条 办公用品器材的领用,由总务部部长审批,领取后应作登记,归口管理。
第六条 维护材料(包括设备配件等)的领用由总务部部长审批。
第七条 餐饮部领用原料、工具等物资时,仓管员凭餐饮部的用料定额和厨房负责人签发的领料单发放,仓管员和领料人均须在领料单上签名,领料单一式三份,一联退回厨房或领料部门作为其物资消耗的考核依据,一联交财务部作成本核算依据,一联由仓库作为登记实物账的依据。
第八条 发往外单位委托加工的材料,应同样办理出库手续,但须在出库单上注明,并设置”委托加工登记簿”进行登记。
第九条 属于劳保用品,一律按照行政办制定的”劳保用品发放条例”执行,领用时由各部门主管审批;超出”条例”范围的领用,需经店总经理审批。
第十条 属于生产工具的领用,由餐饮部长审批,领用后应作登记,归口管理。
第十一条 凡是属于借出的物资(包括展品、试用样品等)均应严格控制,除把住审批关外,仓管人员还应规定借用期,并按时收回。