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材料出、入库与报销管理制度

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2020年5月29日
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材料(零件)出、入库及报销管理办法

加强材料(零件)管理是保证生产顺利进行,降低产品成本,节约流动资金,防止资产流失,准确核算企业产品成本的有效途径之一,材料(零件)从购入,到投入生产,转移到产品成本中去,组成产品的一部分,要经历”购入、检验、入库、领用、销售”等过程,因此加强材料(零件)核算的管理,是如实反映材料采购收发、保管和使用情况,明确经济责任,严格执行材料采购、领用、审核等手续制度的重要手段。现对材料(零件)的购入、待验、入库、出库(领料、委托加工、销售)、报销五个环节制定管理办法。

第一节 购入的管理
【1】材料(零件)的外部采购应根据销售计划编制生产计划,根据生产计划在ERP系统中录入采购订单,各采购员依据采购指令进行采购,一方面要保证生产所需,按时、按质、按品种进行采购,不能超计划入库,另一方面又要将库存资金压低到最低限额,以加速公司资金循环。
【2】对从市场购入的同一材料(零件),必须做到货比三家,物美价廉。
【3】材料(零件)的合同,按<华阳电器公司经济合同管理规定>签订,数量根据生产计划进度,按月或生产需要,价格以合同签订的核价单为依据,生产部综合计划科根据合同规定的数量、价格及质量要求购入,对生产计划进度有变化的,应及时与供货单位取得联系变更有关合同。

第二节 待验库的管理
材料(零件)购入,先入待验库,在待验库的材料(零件)意味着材料(零件)尚待检验,未确定是否合格,因此,材料(零件)到达待验库后,对待验库的材料(零件)有以下要求:
【1】材料(零件)到达待验库后,待验库保管员与主管计划员应立即检查、清点数量、分类,并挂上待验标识后,待验库保管员根据采购订单编制到货单及审核。
【2】主管计划员立即提交办理材料(零件)的复验手续。
【3】检验合格后,主管计划员及时在ERP系统中办理入库手续即生成采购入库单。
【4】如果复验不合格需退货的,待验库保管员应及时告知各主管计划员,并在ERP系统中录入到货拒收单,以便退货;
【5】如果复验不合格需办理代料使用的,主管计划员需办理手续,并将采购订单变更未已同意使用的材料后,主管计划员再在ERP系统中办理入库手续即生成采购入库单。
【6】严禁在待验库中的材料(零件)流入生产现场。

第三节 材料(零件)入库的管理
材料(零件)复验合格后,应办理从待验库进入材料(零件)库房的手续,即办理入库手续,因材料(零件)收入的渠道,有外部采购、委托加工材料入库、自制零件,和废料交库,现对材料(零件)采购入库中外部采购材料(零件)的入库、委托加工材料入库、生产自制零件的入库和废料交库的管理,做以下要求:
一、外部采购材料(零件)的入库
【1】材料(零件)购入在待验库复验手续合格后,材料(零件)转入材料(零件)仓库,同时主管计划员必须及时在ERP系统中根据到货单或采购订单办理入库手续即生成采购入库单,材料(零件)仓库保管员在收到材料(零件)时对数量及合格证复查,12小时内对收到材料(零件)的采购入库单进行审核,如不符,12小时内通知主管计划员进行处理,未审核的单据不能超过12小时,注意:每月25日入库的单据,保管员的审核日期一定是25日的时间。
【2】入库单一式四联,第一联报销联(白色),第二联财务部作为材料核算的原始凭证联(红色),第三联库房留存备查联(蓝色),第四联综合计划科计划员备查联(黄色)。
【3】单货同行,首先先检验发票与货物是否一致,发票、材料(零件)已到,复验手续合格后,必须按时办理入库手续。
【4】发票未到,材料(零件)已到,复验手续合格后,也必须按时办理暂估入库手续,采购员应及时向供应商索取发票。
【5】发票已到,材料(零件)未到或复验手续不合格,不能办理入库手续。
【6】保管员有权拒绝签收材料(零件)未到或材料(零件)复验手续不合格的入库单,否则造成的一切经济损失由保管员承担。
【7】由于种种原因,已办理入库的材料(零件)需要退货,有以下处理方式:
入库单财务已记账,计划员应参照采购订单办理采购退货单,并生成红字入库单,同时,在备注拦内应注明退回原因。在报销时,将红字入库单和蓝字入库单的报销联一起交财务科结算,或蓝字入库单到财务科已结算完毕,红字入库单必须及时开具红字发票结算或冲下批蓝字入库单的发票一并到财务科结算。
二、生产自制零件的入库
【1】根据生产订单,各车间将生产的合格零件办理入库手续。
【2】根据生产订单,各承制车间编制产成品入库单,保管员审核零件已合格的产成品入库单,并打印产成品入库单后,由保管员、各承制车间签字,保管员接受入库零件。
四、废料的管理
【1】废料是指工业企业生产过程中,所产生的边角余料和不可修复的废品残料以及报废的固定资产的残料等。
A．对回收后能够利用的废料,则应按她们的用途分别回收办理入库。
B．对回收后不能利用的废料,由各车间负责回收进行归类、整理、建帐。
C．废料由综合计划科统一负责出售,售价需经总经理批准,所得款项一律交财务科。
【2】对报废的车辆或需要出售的车辆,经总经理批准,由经理部属下的汽车队负责办理相关的手续,并将售车款交到财务科。

第四节 材料(零件)的出库管理
一、材料(零件)的领用管理
(一)有生产订单的材料(零件)的领用管理
【1】完成零部件加工所需原材料领用的管理
各车间根据生产订单计算所需的材料定额,编制调拨单,库房保管员审核调拨单后生成其它入库单和其它出库单,各车间审核其它入库单,库房保管员审核其它出库单,库房保管员打印调拨单、其它入库单、其它出库单后,并由库房保管员和各车间签字,保管员办理材料出库。
【2】零件的领用管理
各车间根据生产订单,编制材料出库单,库房保管员审核材料出库单后,打印材料出库单,并由库房保管员和各车间签字,保管员办理零件出库。
【3】废品补料,则作如下处理:
根据不合格品处理单和生产订单,各承制单位或库房保管员编制补料业务中的材料出库单,保管员审核补料业务中的材料出库单后打印补料业务中的材料出库单,并由库房保管员和各车间签字,保管员办理材料出库。

(二)无生产订单的材料(零件)的领用管理
对于办公用品、劳保用品、各车间在生产中所需的辅助材料等,应按如下程序办理。
各车间、部门根据已审批的报告书编制领用申请单,各车间、部门领导审核领用申请单打印并签字,各车间、部门根据各车间、部门领导审核生产材料出库单,保管员根据已审批的报告书或各车间、部门领导审核领用申请单审核材料出库单后并打印材料出库单,各车间、部门领用人和保管员在材料出库单上签字后发料。

二、材料(零件)的销售管理
原材料原则上不对外销售,如需要销售的材料,是因库房材料积压,或产品结构改变材料已不适用等原因,但材料销售时必须货、款两清,具体销售程序如下:
【1】主管计划员编制”发货通知单”并打印,由主管领导、总经理审批打印的纸质”发货通知单”,如认可,各业务部门领导根据审批的纸质”发货通知单”在ERP系统上审核,保管员审核销售出库单,并负责打印,打印的销售出库单由保管员、主管计划员签字后,方可对外销售。
【2】销售价原则上应大于进价(销售价(不含税)=进价(不含税)+运费+10%的保管费+利润)。
【3】开发票人员根据销售出库单的实际数量开具销售发票。
【4】购材料单位经办人,持销售发票及材料调拨单到财务科办理结算手续。
【5】库房保管员必须依据财务科盖有发票专用章的发票,方可办理材料出库手续,否则不予发料。
【6】杜绝先发料,后开发票。
【7】对于销售价低于进价时,调拨单需经总经理批准方可对外销售。其它程序同上。

第五节 材料(零件)的委托加工的管理
委托加工材料(零件)是指由于本企业工艺、设备及加工条件的限制以及加工成本优选等因素的影响,需要送往外部进行加工,改变其原来的实物形态及用途,以满足本企业生产需要的材料,由于公司尚未运用 ”委托加工”模块,现阶段”委托加工”经过以下方法进行核算:
【1】根据生产订单,主管采购员编制材料出库单,保管员审核材料出库单,保管员负责打印并由保管员,主管采购员(或加工单位)签字后,保管员发放委托加工材料进行补加工。
【2】加工完毕,验收合格,根据生产订单,主管采购员编制产成品入库单,保管员清点数量审核产成品入库单,保管员负责打印并由保管员,主管采购员签字后,保管员接受委托加工材料。
【3】主管采购员应对委托外厂加工入库的数量与委托外厂加工领料数量进行核对,每月对ERP系统中综合计划科的在制品数量进行清理,查找原因,并办理入库、退库、报废等手续,否则,造成经济损失由主管采购员承担。
【4】为了减少零件多次周转,注塑车间部分需要委外的零件,由注塑车间代理综合计划科办理委加工零件的领出及入库,系统会显示”代理综合计划科”办理。
【5】五车间自制零件委托加工的管理
为了减少零件多次周转,重复计量零件数量的因素,五车间加工的零件如需电镀加工的,由五车间直接将零件送至华科,同时华科零件加工完毕由五车间办理入库,
根据生产订单,冲压车间加工的零件需要委外电镀的零件,由冲压车间负责委外电镀,华科零件加工完毕,验收合格,电镀完工入库由冲压车间负责办理编制产成品入库单,并在备注栏注明电镀的转工入库单号,保管员清点数量审核产成品入库单,保管员负责打印并由保管员、冲压车间签字后,保管员接受委托加工材料。
华科签字认可后的数量与五车间填写的”产成品入库单”必须相同,如不同由五车间协调办理华科质量索赔单,交质保部按正常手续索赔。

第六节 库房材料(零件)的录入、审核、记账
为了保证材料核算的正确性,做到帐卡相符,帐实相符,帐表相符,就必须作好材料收发凭证的日常审核工作,主管材料会计应不定期对库房材料进行抽盘及检查。
【1】材料(零件)库房保管员、计划员和各车间应随时将当月的各项材料(零件)入库单、领料单、其它出入库单、销售出库单等发生业务的单据及时录入审核。
【2】财务人员在26日对25日前的材料(零件)库房出、入库单据进行检查记账。
【3】检查记账的内容包括:收、发料内容是否正确,手续是否齐全,用途是否符合规定,是否按生产订单领料,有无违反材料保管、领退制度的情况。
【4】财务会计每月只检查上月26日至本月25日的各项出入库单据,库房保管员、计划员和各车间负责库存数据录入的人员在收、发材料同时,及时登帐,原则上规定当天收到或发出的材料在第二天必须在库存核算系统中录入并审核完成,上月26日至本月25日的审核日期必须是本月25日前的,对于超过时间未及时办理在库存核算系统中录入并审核完成,应对库房保管员、计划员和各车间一定的经济制裁。
【5】保管员应随时对库房材料(零件)进行盘点,财务人员于年终或不定期的与保管员对库房材料(零件)进行实地盘点,并由物流科编制”年度物资库存明细表”。
【6】保管员对库存帐实相符负有不可推卸的责任,保管员有权拒绝公司各级领导不合规的指令,对不合格的,给公司造成帐实混乱,给公司带来经济损失的保管员,公司将追究其相关的经济责任。

第七节 发票报销管理
【1】采购货物的发票应在每月25日前录入ERP采购发票报销系统报销,并同时将有主管领导、报销人签字的报销单及发票和入库单交财务部。
【2】报销时,财务人员要审核价格,对价格上涨的材料或零件,如事先未办理有关审价手续,原则上不予报销。
【3】报销单后应附有发票、材料(零件)入库单白联,材料(零件)入库单的数量及内容与发票清单上的数量及内容应一致,如有不符,不予报销,查明原因予于纠正,如有合理解释,则应提交书面说明原因,经主管领导批准,方可报销。
【4】材料(零件)未办理入库或未到达,发票已到,财务科不予挂帐。
【5】材料(零件)报销单上,发票、运费单及其它报销凭据的购货单位名称、税号应一致,即单位名称”贵州贵航汽车零部件股份有限公司华阳电器公司”,税号”5 ”。
【6】综合计划科应配合财务科督促各计划员及时报销,以发票上的发票日期为准,控制在2个月内,如无正当理由不及时报销,财务科将停止该计划员购货付款。
【7】公司采购材料(零件)原则上应取得增值税发票,如因特殊原因不能取得的增值税发票,需经财务主管、总经理签字认可,各采购员一方面要及时取得增值税发票,另一方面又要及时到财务科办理报销手续,如由于增值税发票遗失或持有时间过长,造成税务局不予办理抵扣手续,而给公司带来经济损失的,将追究有关采购员与以上损失相当的经济责任。

第八节 其它
【1】非标的电器元器件、工具库的出、入库及报销的管理办法按实际用量采购报销,入库数量与领用数量必须相符。
【2】本办法解释权归财务部财务科。
【3】本管理办法从 1月1日起执行。
【4】原管理办法从 1月1日起停止执行。