档案管理制度上墙.doc

档案管理制度上墙

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2020年4月19日
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档案库房管理制度

一、档案库房严格执行库房、阅档室、档案员办公室“三室”分开制度，确保库房整洁。
二、档案库房应配备温、湿度控制和调节设备，其温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。
二、档案员每天定时对库房温、温度进行检查，做好检查记录，保持库房恒温。
三、档案库房保持清洁卫生，保证防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施的落实。
四、未经允许，严禁任何人进入库房。
五、查档人员在办理档案借阅登记手续后在阅档室内阅档，不得进入库房。
六、严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续。
七、档案室内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品，对电源、线路、开关插头、办公设备（如电脑、打印机、切纸机）等要定期检查，做到发现隐患，及时报告，尽快整改。
八、档案柜具排列应避免阳光直射，柜具间的通道间距不少于80cm，柜具与墙壁应保持一定距离，柜具间的通道应为迂回式。
　　九、 档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案类目设置的具体顺序。

档案保管制度

一、本单位形成的各种门类和载体的档案，由档案室集中统一保管,做到专库、专柜、专职人员负责保管。
二、接收档案入库，必须坚持先验收后办交接手续的原则，确保进室档案的质量。
三、档案的存放应分门别类、定位排列，便于查找。
四、档案移进、移出，必须严格履行登记手续，严防错、漏、丢失事故发生。
五、严格执行档案鉴定销毁制度，自觉维护档案的安全。
六、档案库房必须具有防盗、防火、防潮、防光、防尘、防有害生体、防微生物侵害的功能。档案室要根据自然环境，适时降温去湿，保持室内合适的温湿度。
七、档案库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物品。
八、做好库房温湿度的监控与登记工作。
九、对因保管不善造成档案损毁或丢失者，要追究其责任，严重的应予以处罚。
十、每季度对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度

一、严格执行中国《档案法》、《保密法》，严守保密纪律，确保档案的完整与安全。
二、档案文件的划密、更密、解密必须严格按照国家有关文件规定办理。
三、非因工作不得谈论档案内容，不准在私人交往中泄露属于国家秘密的档案、资料。
四、严格控制秘密档案查阅范围，并按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁。
五、查阅利用档案，必须严格履行登记手续。不准擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家秘密的档案、资料。
六、需要销毁的档案文件材料，必须登记造册经分管领导批准后，送指定造纸厂，由二人以上负责监销。
七、定期检查档案保密情况。发现问题及时上报，不隐瞒失泄密事故。
八、加强库房管理，未经允许，任何人不得进入档案室。
九、档案管理人员必须熟悉业务，定期认真地清理检查档案库存情况，发现缺损、遗失或应及时报告并采取必要措施，迅速追查处理。
十、档案工作人员调离岗位或调出本单位，必须按涉密人员要求严格遵守和办理有关移交手续，交出全部所管资料，不准泄露所知秘密。
档案鉴定销毁制度

一、档案的销毁，必须由档案鉴定小组负责。
二、档案鉴定小组，由档案有关业务部门的领导及业务 人员若干人组成。
三、档案鉴定小组必须根据有关文件规定，对保管期限已满的档案认真进行鉴定，判定其存毁。
四、鉴定工作完毕，鉴定小组须写出鉴定报告，提出处 理意见，报主管校长批准。
五、对经过鉴定，确认已失去保存价值的档案，鉴定小 组应写出销毁报告，编制销毁清册，及时进行销毁。
六、档案销毁工作，由档案部门执行，鉴定小组指定专 人监销。销毁人、监销人应在对需销毁的档案，认真地进行 清点核对，以防错销、误销。
七、档案销毁完毕，销毁人、监销人应在销毁清册上签 字，档案销毁清册与鉴定报告、销毁报告一并归档，永久保存。
八、未经鉴定和批准，任何人不得销毁任何档案。档案销毁后应报上级主管部门备案。

档案利用制度

一、档案人员要熟悉室藏，掌握信息，根据公安工作活动的规律，做好档案利用的超前预测工作。
二、认真做好档案利用情况的登记和统计，注意收集利用效果的典型事例。
三、根据本局各部门利用工作的特点，编制多种检索工具，提高档案的查全率、查准率。
四、做好档案资源开发利用工作，对档案信息进行二次、三次加工，积极拓宽档案的利用渠道。
五、正确处理利用和保密的关系，既要提供利用又要严格执行保密制度，防止泄露党和国家的机密。
六、利用录像带、录音带、缩微胶片、电子档案，需复制，须经分管领导批准。档案一般不外借，如特殊情况需外借时，须经主要领导批准，严格履行借阅手续,限期归还，借阅人必须妥善保管,保证所借档案完好无损,归还时由管理人员进行检查,如有损坏,由借阅人承担责任。
七、复制照片档案,须经分管领导批准，引用时须注明照片来源
八、利用者在局域网上查阅档案、资料者，由管理人员负责操作，不得私自下载。
九、利用者需爱护档案，不得在档案、资料原件上做任
何标记，不得撕毁、折叠、污染、涂改档案、资料和自行拆卷。如出现上述情况，要按照《档案法》有关规定追究责任。
档案统计制度

一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其它有关法规、规章要求。
二、建立健全档案室各种登记制度，并在日常工作中认真执行，为档案统计奠定基础。
三、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案管理员要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。
四、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。
五、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。
六、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其它档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。
七、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。
八、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。